Привет, GeekTimes! Расходы на печать, пожалуй – самая серьезная проблема, cвязанная с содержанием и использованием парка печатающих устройств. Нет такой компании, которая не стремилась бы снизить стоимость одного отпечатка бумажного документа. И нет такого дилетанта от ИТ, который бы не имел рецепта экономии.
Между тем, добиться реальной (и эффективной, не за счет качества печати или надежности техники) экономии можно благодаря соблюдению нескольких простых принципов.
Аутсортинг печати
Этот путь – не для всех. Во-первых, чтобы услуга аутсортинга была выгодной для заказчика, его парк принтеров и объемы печати должны быть достаточно велики (обычно, не менее 100 компьютеров и 10ти печатающих устройств). Во-вторых, эта компания вообще должна быть готова организовать печать как услугу, «впустив» в свою инфраструктуру посторонних. Доверие аутсортинговой компании – сродни доверию к облакам. Выгода, казалось бы, очевидна, но возможные предубеждения могут ее и превышать. И, тем не менее, если компания удовлетворяет этим двум условиям, стоит весьма внимательно рассмотреть возможность передачи печати «на сторону».
Услуга аутсортинга печати многогранна, а договор на аутсорс может предусматривать множество составляющих. Но, насколько сложным не был бы договор с исполнителем, экономию на расходных материалах он обеспечит благодаря принципу формирования цены: заказчик платит за отпечаток. Сколько страниц будет распечатано, столько и придется заплатить – и ни копейкой больше. При этом стоимость отпечатка будет явно ниже той, которой вы добьетесь, организовывая управление печатью самостоятельно.
Аутсорс же избавит и от необходимости покупки расходных материалов, и от затрат на обслуживание техники, и от головной боли, связанной с организацией печатающей инфраструктуры. Но заметной эта разница будет в том случае, если объемы печати в компании достаточно велики. В противном случае выгода окажется незначительной. К примеру, одна дистрибьюторская компания, заказывающая у нас эту услугу, сумела постепенно снизить стоимость отпечатка до 30%. Учитывая то, что объемы печати у нее составляют десятки тысяч листов в месяц, экономия получилась более чем солидной.
Посему, прежде чем заниматься поисками аутсортера, стоит определиться и с готовностью отдать печать в руки стороннего сервиса, и с перспективами в отношении реальной экономии. Впрочем, достоинств у аутсортинга печати много, и мы о них еще расскажем отдельно.
Только проверенные поставщики
Второй способ экономии – закупка расходных материалов только у проверенных поставщиков. Он – для тех, кто в силу той или иной причины не хочет или не может воспользоваться услугой аутсортинга печати. Остается пользоваться благами рынка, тем более, что он весьма развит и широк.
И здесь нужно напомнить то, о чем мы говорили в начале. Поставка расходных материалов кажется делом несложным, и это обстоятельство привлекает на рынок множество самых разных компаний. Среди них есть и те, что оказались на рынке случайно. Они в массе своей не авторизованы вендорами, закупают расходные материалы у посредников или случайных поставщиков, имеют весьма слабую защиту от контрафакта (а иногда и намеренно поставляют поддельные картриджи) и, самое главное, – не в состоянии предложить хорошие финансовые условия своим заказчикам.
Дело в том, что профессиональные компании, занимающиеся продажей расходных материалов, чаще всего ведут комплексный бизнес и в обязательном порядке имеют авторизацию у большинства производителей печатной техники. Это гарантирует поставку только подлинных картриджей (HP, например, регулярно инспектирует склады своих авторизованных партнеров на предмет отсутствия подделок) и более выгодные цены, предоставляемые партнерам. Для заказчика разница может достигать 10% от среднего уровня цены на рынке.
Возможно до вас доходили слухи о «секретных» программах: специально авторизованный поставщик может открыть вам доступ к корпоративному контракту, по которому можно будет закупать оригинальные контрактные картриджи НР на 20% дешевле их стандартных аналогов. Если вам интересна эта тема, оставьте комментарий под постом, и в одной из следующих записей мы осветим ее подробнее.
Кроме того, поставщики, работающие на рынке достаточно давно, имеют значительную экспертизу в своей области. Конечно, мы рекомендуем использовать оригинальные расходные материалы, но во время двух последних кризисов столкнулись с существенным ростом спроса на совместимые картриджи. Отвечая на этот спрос, мы провели экспертизу различных брендов в этом сегменте, и в результате многолетнего отбора остановились на тех брендах, которые предлагают наилучшее соотношение цена/качество. Для экспериментов мы использовали два абсолютно одинаковых МФУ НР и нагружали их работой поровну. В одном использовался оригинальный картридж НР, в другом – совместимый. Проблемы у некачественных совместимых картриджей проявлялись на 4-5 день: на документах появляются «марашки» — небольшая грязь, «волоски», смазанные буквы. Из некоторых картриджей банально сыпался тонер, у каких-то с самого начала при печати был серый тон вместо белого листа. Особенно заметны проблемы совместимых цветных лазерных картриджей — неправильная цветопередача, размытость картинки, блеклость. Такие распечатки было стыдно показывать клиентам.
Еще один козырь специализированных компаний – набор дополнительных услуг и сопутствующих товаров. Такие поставщики способны предложить бумагу, аксессуары, периферию, а их сервисные службы выгодно использовать для обслуживания техники. И, естественно, выгодно привлекать такие компании в качестве консультантов, потому что в основе экономии лежит рациональная организация печати.
Порядок в инфраструктуре
Грамотно выстроенная инфраструктура печати, при всей важности прямой экономии на стоимости расходных материалов (или стоимости отпечатка) остается, как ни крути, самым важным элементом рационализации затрат на печать. Поэтому повторим в сжатом виде то, что уже рассказывали в предыдущих постах. Грамотное распределение нагрузки на парк печатающих устройств в соответствии с их характеристиками и возможностями способны принести компании до 20% экономии расходов на печать. Это и планирование размещения принтеров и МФУ в офисе, и организация доступа к ним тех или иных сотрудников, и контроль использования устройств печати с одновременной борьбой с нецелевым их использованием, и мониторинг текущего состояния принтеров, и контроль остатка расходных материалов в принтерах, и даже грамотное бюджетирование.
У нас есть целая хрестоматия из примеров того, как не надо организовывать печать. Один из самых ярких: из небольшой туристической компании поступила просьба о консалтинге. Директор жаловался на абсолютно неадекватные расходы на печать. Объемы печати были небольшими, менее 10 тыс. листов в месяц, но стоимость отпечатка зашкаливала. Мы даже не успели настроить специализированное ПО – оказалось, что «приходящий» системный администратор догадался настроить по умолчанию для отдела по работе с клиентами цветной принтер, который, по задумке, приобретался только для печати маркетинговых материалов в небольших количествах. Сотрудники, недолго думая, распечатывали на нем текущую документацию. Она получалась очень красивой – в цвете, с отличным оформлением. Цена отпечатка тоже была красива как никогда — в три раза выше, чем должно было быть.
Это – пример вопиющий, но очень показательный. К потерям привело отсутствие элементарного порядка и культура использования принтеров.
Выстроенная и отлаженная инфраструктура вкупе с соблюдением простых правил при организации закупок позволит сократить стоимость одного отпечатка бумажного документа на 25%. Именно такого эффекта добиваются многие наши заказчики благодаря элементарному порядку в закупках и распределении нагрузки на принтеры.
Все это – способы прямой экономии на расходных материалах. Но есть и другие способы добиться сокращения расходов. Например – организация доступа к корпоративным МФУ и принтерам. Речь пойдет об аутентификации пользователей, которая помогает решить еще одну, куда более сложную задачу – соблюдение мер информационной безопасности. Следите за обновлениями.
Автор: Бизнес-Фабрика
