Мы продолжаем рассказывать о том, как создается наша традиционная конференция для разработчиков — DevCon. В прошлой статье мы поделились историей о том, как обновляется формат конференции с учетом отзывов участников прошлых лет. Сегодня мы расскажем о том, как формируется сетка конференции – почасовая и даже поминутная схема мероприятия, учитывающая различные параллельные активности, включая, безусловно, контентную программу конференции.
Точнее, начнем рассказывать, потому что данная тема будет состоять из двух частей:
- Первая часть, посвященная в основном организационным вопросам – это то, что вы читаете прямо сейчас.
- Вторая часть, рассказывающая о программе конференции, выйдет весной.
Начните с ограничений
Важные рамки
Одна из логистических задач, которую мы решали, планируя новый DevCon, заключалась в том, чтобы перенести конференцию поближе к Москве. Мы по-прежнему хотели проводить ее загородом, но так, чтобы участникам не составляло большого труда доехать на машине, а время транспортировки от ближайшего метро занимало как можно меньше времени.
Маршрут до предыдущего места проведения: 60+ км, 1.5+ ч (Яндекс.Карты)
Для сравнения: в прошлые годы автобус от метро до места проведения ехал примерно полтора часа, а если были пробки, то и все два – два с половиной. Как следствие, традиционное начало конференции было не в 10 часов утра, а в 11, причем, чтобы успеть доставить всех участников, мы начинали отправлять автобусы с 7 утра. При этом обычно мы закладываем время с запасом, например, в данном случае «окно транспортировки» — это четыре часа.
Маршрут до нового места проведения: 15+ км, 30+ мин. (Яндекс.Карты)
Новый DevCon будет проходить в пансионате «Клязьма» на Клязьминском водохранилище – вода, деревья, белки. Новое место дает свои преимущества и также накладывает свои ограничения.
С точки зрения программы мероприятия, экономия на расстоянии и времени транспортировки в один част в одну сторону – это существенно. Теперь мы не только даем участникам возможность побольше поспать (или больший буфер на перелеты/переезды, что критично для участников не из Москвы), но и можем раньше начать саму конференцию, а значит, потенциально больше рассказать всего интересного.
Аналогичная «экономия» времени получается и с отъездом в конце первого или второго дня – можно уехать позже, а время в пути при этом будет меньше.
Почему мы начали наш рассказ с транспорта? Потому что прежде, чем мы сможем формировать внутреннюю сетку мероприятия, нам важно понимать, какие у нас есть ограничения. Время начала и окончания конференции – это рамки, в которые нужно вписаться.
Геометрия пространства и времени
Второй важный пункт – это какие ограничения накладывает территория пансионата и расположение различных зон.
Потенциальные зоны для различных активностей на территории пансионата (Яндекс.Карты)
Проектируя программу мероприятия, важно понимать множество различных параметров, включая:
- Сколько времени занимает неспешный (благо, большая территория, дорожки и «лес густой» этому способствуют) переход между разными зонами? Например, я нахожусь в главном корпусе (1) и хочу дойти до пристани к зоне выставки (2) и после этого успеть вернуться к следующему докладу (1). Можно, конечно, измерять линейкой на карте, но важно – пройтись ножками с секундомером.
- Какими по длительности делать перерывы? Участникам нужно успеть (возможно, не всё сразу) пообщаться, посмотреть выставку, дойти до другой зоны, перекусить, попить, или, банально, дойти до ближайшего туалета (это тоже важно!). Тут снова нужно понимать геометрию территории.
- Сколько времени занимают завтрак, обед и ужин? Причем, важно понимать не только, сколько идти до ресторана из разных мест, но и сколько людей может разместиться комфортно одновременно и насколько служба ресторана готова обслуживать такое количество людей параллельно (например, может ли кухня своевременно подавать горячую еду). Еще, например, стоит выяснить, каким может быть минимальное время между разными «сессиями питания», например, между завтраком и обедом или между обедом и ближайшим перерывом на «чай, кофе, печеньки».
- Когда можно заселяться в номера и когда из них нужно выписаться? Это касается, прежде всего, тех участников, кто приезжает на всю конференцию, то есть на два дня. Мы должны быть уверены, что есть достаточно времени вне контентной части конференции, чтобы проделать эти операции. Попутно нужно убедиться, что служба размещения пансионата готова с нужной скоростью заселять людей (это тоже не просто, учитывая, что этот момент от нас не сильно зависит).
Поэтому наше традиционное упражнение – это большой командой организаторов приехать на потенциальную площадку и, помимо других организационных и технических моментов, выяснить все логистические вопросы.
Так, в октябре мы приезжали в Клязьму и проходили пешком между всеми основными зонами, чтобы узнать, где парковки, где ресторан, где каждый зал, где зона для курения (минздравсоцразвития предупреждает!) и т.п.
Готовя разбивку по времени, мы стараемся все блоки сделать кратными 15 минутам (так проще вписывать во временную сетку). С такой ячейкой определяем «внутренние» блоки:
- 30 минут на перерыв,
- 1.5 часа на обед и спокойный ужин,
- 1 час на завтрак.
Сверяем стрелки часов
В конечном счете, у вас формируется некоторый список вопросов, на которые нужно найти ответы. Например, он может выглядеть так:
Если конференция проходит в черте города, важно знать время пешком от ближайшего метро или крупного транспортного узла. Если площадка на окраине города, нужно учитывать время от центра (или кольцевой линии метро в Москве).
Бывают всякие интересные параметры, о которых многие организаторы не задумываются (или, к сожалению, ничего с ними не могут поделать). Скажем, шумность коридоров, а значит, наличие потребности найти «тихую зону», или, если конференция проходит в холодное время года, скорость обслуживания в гардеробе.
В зависимости от конфигурации площадки и количества участников конкретные числа могут быть уменьшены или увеличены. Например, время на обед сильно зависит от количества участников и пропускной способности ресторана. А время на перерывы – от близости расположения залов для докладов и совести организаторов.
По своему опыту участия в разных конференциях и проведения собственных мы знаем, что разные организаторы по-разному относятся ко всем этим параметрам. Обычно, необходимость их выяснение приходит с опытом. Для знакомой площадки, ключевые показатели могут быть известны.
В целом, если контентная составляющая (о ней мы поговорим ниже) – это время на получение знаний, то такие «внутренние секции» – это время на комфортное пребывание на конференции, что не менее важно, так как является частью общего впечатления.
Один из первых набросков сетки мероприятия
Крупные блоки легко распределяются по временной сетке (я использую Excel) и уже могут быть использованы независимо для планирования транспортировки и питания участников. Они же выступают ограничениями для контентной составляющей.
Договорившись на раннем этапе, мы в значительной степени можем дальше развести работу контентной команды и остальной части команды подготовки конференции.
Шкала времени
Интересный момент про шкалу времени: при планировании общей структуры мероприятия ключевая задача – это связать воедино разные блоки. Хотя можно вводить поминутный хронометраж, обычно достаточно шага в 15, 20 или 30 минут – такие относительно крупные блоки удобны для восприятия и подгонки под «круглые» значения.
Договорившись на верхнем уровне, уже можно погружаться в детали: теперь каждая конкретная активность может дробиться в соответствии с удобной для нее шкалой времени.
Например, имеющиеся полтора-два часа на транспортировку участников до пансионата легко бьются на 10-минутные интервалы отправления автобусов, которые в дальнейшем публикуются на сайте в качестве расписания.
Черновая версия расписания автобусов
А в случае с обедом, люди, отвечающие за питание, в своей версии программы заложат время на подготовку и уборку ресторана (это ответ на вопрос о минимальном времени между блоками питания):
Блок обеда во внутренней программе мероприятия
Аналогично для докладов каждый конкретный спикер выстраивает внутренний хронометраж своего выступления с удобным для него ритмом.
Наполните содержимым
Самое время перейти к контентной части конференции. Возможно, вы задаетесь вопросом: почему мы сначала обсуждаем какие-то организационные вопросы, логистику, время на перебежки и т.п., а не доклады. На это есть несколько естественных причин.
Разделяй и властвуй
Во-первых, важно понимать, как работает ответственный за трек или в целом за контент конференции. Например, на начальном этапе мы решили, что у конференции есть три большие темы, созвучные стратегии компании:
- Windows 10 и Universal Windows Platform (UWP)
- Microsoft Office и повышение продуктивности
- Microsoft Azure и умная облачная платформа
У каждой темы свой ответственный. Мы отдаем им равный приоритет. Первый же вопрос, который нам задают ответственные за треки – это: «Сколько у меня докладов»? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно сначала в некотором приближении спроектировать всю сетку мероприятия.
Зная такое ограничение, ответственный за трек начинает подбирать докладчиков и доклады в соответствии со своим видением того, как должен выглядеть трек.
Работая в команде, важно договориться на берегу. Даже если программу вы формируете единолично, вам важно понимать общий скелет программы до того, как вы позовете даже первого докладчика. В нашем случае мы договорились, что три тематический трека конференции выглядят так (каждый):
Структура тематического трека
В сумме это 5.5+ часов контента по каждой теме.
Через месяц другой ответственные за треки начнут задавать второй вопрос: «Сколько времени на доклад»? На самом деле, начали бы, но мы уже всё знаем и сказали.
Комната комнате рознь
Во-вторых, хотя доклад можно прочитать даже в маленькой комнате перед камерой и одним зрителем (оператором), на конференции мы работаем для живых участников, сидящих в зале. В помещении определенного размера, определенной вместимости, конфигурации и т.п.
Как правило, если место проведения конференции – это не специально созданное под такого рода активности конфигурируемое пространство, то нам нужно работать с тем ограничениями, которые мы получаем, выбрав эту самую площадку.
Нам важно использовать доступные залы максимально эффективно. Например, мы заведомо понимаем, что доклады лучше читать на большую аудиторию, а длительные мастер-классы ограничивать по количеству участников.
Примерное соотношение вместимости залов
В нашем случае мы имеем список залов и их вместимость. Также мы предварительно посмотрели все залы лично. Исходя из этой информации, мы можем спланировать, в каких залах что мы можем проводить:
Распределение залов по типам контента
Задайте ритм
В-третьих, у конференции должен быть понятный и достаточно простой ритм, помогающий сориентироваться в сетке параллельных активностей. Поэтому в дополнение к логистическим, мы обязательно задаем себе и «контентные» вопросы про время:
- Какова длительность доклада — 20, 30, 45 минут или час?
- Сколько времени нужно заложить на
- вопросы в рамках доклада — 5-10 минут?
- вопросы после доклада (например, общение в кулуарах) – еще 5-10 минут?
- Сколько времени требуется на смену докладчиков – и еще 5-10 минут?
Пустая сетка для ритма
В самом простом варианте все активности полностью синхронизированы и равномерны. То есть, если перерыв, то он в одно время у всех. Если доклады, то все одинаковые по длительности и в одно время у всех.
В самом сложном и неудобном – куча разных активностей с несогласованными ритмами.
Нам нужен правильный баланс, учитывающий, например, что для разных активностей идеально подходит разное время – и это время нужно вписать в общий ритм конференции! Тут мы пытаемся привязаться к шагу в 15 минут.
Синхронизация активностей по длительности
Совещаемся, учитываем собственный опыт и динамику аудитории, ищем хорошее сочетание.
Ключевые доклады
Это три важных доклада, которые мы хотим рассказать максимально широкой аудитории. Их важность подчеркивается как длительностью, так и тем, что параллельно с ними никаких других контентных активностей нет.
Длительность: 4x15 мин = 1 час.
Доклады тематических треков
Погружение в технологии трудно сделать за 20 минут, но и целый час выделять кажется по сегодняшним меркам уже излишним. Например, мы это чувствуем по молодой аудитории. 45 минут – в самый раз. При этом мы просим каждого докладчика обязательно предусмотреть внутри доклада 5-10 минут на вопросы и ответы и общение с аудиторией. Дополнительно можно будет пообщаться после доклада и в рамках ряда других активностей, о которых мы расскажем в других статьях.
Длительность: 3x15 мин = 45 минут.
Доклады стартап- и коммьюнити-треков
В этих треках основная задача – поделиться практическим опытом. Опыт хорошо укладывается в более емкие 30-минутные доклады. Здесь мы также закладываем время на вопросы и ответы.
Длительность: 2x15 мин = 30 минут.
Мастер-классы
По времени мастер-класс – это сдвоенный доклад: у ведущих есть два блока по 45 минут и между ними время перерыва для свободного общения.
Длительность: 6x15 мин = 1.5 часа.
Интенсивы
Структурно интенсивы похожи на три мастер-класса: это три блока по 2 часа, то есть в сумме 6 часов погружения в технологии.
Длительность: 3x8x15 мин = 6 часов.
Коктейль активностей
В-четвертых, при всем желании, мы не можем не учитывать физиологических особенностей человека. Человеку нужно не только слушать, но и кушать, и пить, и спать, и общаться, и много чего еще. При этом время на поглощение знаний должно быть разбавлено временем на их переваривание.
Поэтому, в первую очередь мы выделяем основной ритм конференции:
Основной ритм конференции для первого дня
Основной ритм конференции для второго дня
В основном ритме мы выделяем общие для всех участников активности:
- Ключевые доклады и открытие
- Время на доклады
- Время на питание
- Небольшие перерывы
В свою очередь контентные блоки могут иметь внутри собственные ритмы в зависимости от типа контента. Этот вопрос решается одновременно с определением длительности разных видов сессий. Причем, здесь уже не так критично «наложение» перерывов.
В итоге мы получаем примерно такую сетку с распределением по залам и по времени:
Черновой вариант контентной сетки конференции (первый день)
Черновой вариант контентной сетки конференции (второй день)
Интересная деталь: мы стараемся скомбинировать тематические и экспертные доклады таким образом, чтобы на каждую из тем конференций в любой момент можно было найти соответствующую активность.
Представленная выше версия расписания – не финальная. В частности, она не отображает ряд дополнительных «контентных» активностей, о которых мы расскажем позже. Мы также думаем о добавлении пятого интенсива либо дополнительной порции докладов.
Что осталось за кадром
Помимо основного ритма, сформированного ограничениями, и контентного ритма, задаваемого длительностью и количеством сессий, у конференции есть и дополнительные ритмы и активности, пока не отображенные в программе. Например, это все, что касается выставки, специальных блоков для общения с экспертами и докладчиками, а также вечерние активности между первым и вторым днями конференции. Мы расскажем об этом в отдельной статье.
Традиционный блок про билеты
Купить билеты на конференцию DevCon можно на сайте: www.msdevcon.ru.
Автор: Microsoft
