С чем сейчас работает руководитель проекта? Какие инструменты использует, чтобы планировать, собирать данные, контролировать ситуацию, готовить отчеты?
Чаще всего это MS Project, Excel и почта. Прекрасные средства, я и сам очень долго ограничивался ими. Но на большом проекте, особенно в распределенной команде, работать становится труднее. Слишком много телодвижений нужно совершить, чтобы поставить задачи, собрать статус по ним, откорректировать план и дать обратную связь.
Но есть и другие средства, и я расскажу о некоторых из них, начиная от самых простых и бесплатных к более сложным и дорогостоящими.
- Asana
- Trello
- SmartSheet
- Мегаплан
- JIRA
- Clarizen
Вообще, программ для управления задачами настолько много, что перебирая и пробуя их, до выполнения задач можно и не добраться. Надеюсь, эта статья сократит вам путь к тому приложению, которое будет именно для вас.
Эдвард Деминг проводил на своих семинарах следующую демонстрацию. Сначала он просил своих слушателей, часто очень опытных управленцев, перечислить известные им методы мотивации и честно записывал их.
Затем вызывал одного из зала, завязывал ему глаза, подводил его к миске в которой были белые и красные шарики, и предлагал выбрать десять красных, не снимая повязки. Естественно, у человека не получалось.
Тогда он начинал применять разные способы мотивации по списку:
—Материальная мотивация! Я дам тебе 10 долларов, если ты выберешь только красные шарики!
—Отрицательная материальная мотивация! Я оштрафую тебя на 10 долларов, если ты выберешь хоть один белый шарик!
—Эмоциональная мотивация! Джонни, я верю в тебя, ты крутой парень! Я знаю, ты выберешь только красные шарики! Друзья, давайте хором: «Джонни! Джонни! Ты крутой! Ты справишься!»
—Карьерная мотивация! Я уговорю твоего начальника повысить тебя по службе, если ты выберешь только красные шарики!
—Мотивация отпуском! Я разрешу тебе уйти домой раньше, если ты выберешь только красные шарики!
Все равно шарики не выбирались. Этой демонстрацией Деминг хотел сказать, что без технологии, без инструментов, вслепую невозможно добиться успеха, независимо от того насколько умен и мотивирован сотрудник.
Без средств, позволяющих посмотреть, кто и чем занимается, какие задачи в работе, что по ним происходит, каков прогресс, руководитель проекта слеп, его глаза завязаны. Можно, конечно, ходить разговаривать, собирать отчеты, проводить совещания, и тоже важно, но…
Самое главное преимущество онлайновых инструментов в том, что в процесс управления задачами включаются все участники. Внесение данных по текущим задачам, изменение текущих оценок по сроками и факта по трудозатратам, перекладывается на исполнителей. Если процесс налажен, то руководитель всегда видит текущую картину по проекту. Он может поставить и проконтролировать выполнение задачи, дать обратную связь через систему, не собирая людей на длинные бестолковые совещания.
Ключевым фактором становится удобство пользования такой системой. Сложно и дорого заставлять людей работать с недружественной, некрасивой системой, в которой ввод данных занимает много времени и внимания. Силы уходят на отчетность, а не на продуктивную работу.
Повторюсь, таких систем — огромное множество. Охватить все и систематически сравнить их нет никакой возможности. Особенно учитывая то, что они все очень разные по предназначению, возможностям и цене.
Поэтому, не претендуя на полную объективность, поделюсь своими впечатлениями о тех, с которыми удалось поработать. Может быть кто-то услышит созвучные мотивы и попробует новый для себя инструмент или наоборот не будет тратить время на тестирование и освоение, зная уже, с какими подводными камнями придется столкнуться.
Asana
Один из проектов Google, а ныне разрабатываемая отдельной компанией Asana лаконична, в начальном варианте бесплатна, проста и удобна. Задумана как средство организации работы и коммуникации команды.
Asana, пожалуй, знают все, и я ее включил в обзор, во-первых, для полноты картины, а во-вторых, чтобы облегчить вам решение — читать ли статью дальше. Если мои выводы по Asana кардинально отличаются от ваших, то значит наши критерии разные, и не стоит более тратить время.
Первое впечатление очень хорошее. Интерфейс продуман, действия очевидны, все на своих местах, поэтому период обучения минимальный. Параметров на задаче минимум — название, описание, дата исполнения и ответственный. Можно добавить метку, файл, подзадачи. Трудоемкости у задачи нет, длительности нет, добавить новые поля нельзя, связей между задачами нет. Ни о каком планировании сроков и ресурсов речь не идет.
По задаче можно вести заметки и информировать участников, решать открытые вопросы, обмениваться файлами. Приходят извещения по почте. Можно пользоваться мобильными приложениями на телефоне или планшете.
Статусов у задачи по большому счету два — Открыта и Завершена. Когда мы пользовались Asana, пришлось договариваться, что означает Завершена — исполнитель считает, что он закончил работу, или руководитель согласен, что задача действительно выполнена? Часто эти мнения расходятся, и возможны варианты. Мы решили, что исполнитель закрывает задачу, когда закончил работу над ней, а руководитель может ее переоткрыть с комментариями, если он считает, что стоит еще над ней поработать. Для большого количества задач и большой команды, это, конечно, очень ненадежно.
Выводы
В качестве персонального планировщика и таск-трекера небольшой команды — прекрасное средство! Простой интерфейс и бесплатный вариант использования облегчают запуск. Развитые средства коммуникации позволяют отказаться от почты и эффективно общаться.
Но, как руководитель проекта, вы быстро вырастите из этих штанишек. Вам захочется выстроить календарный график, запланировать ресурсы, собирать затраты и т.д. И тогда вы перейдете к более серьезным средствам.
Возможны варианты платного использования (21-25$/месяц порциями по 5 пользователей), которые увеличивают лимиты по объему загружаемых файлов, дают больше возможностей по распределению прав доступа и управления пользователями, но меня эти дополнительные опции не заинтересовали. На мой субъективный взгляд они не релевантны — эти возможности не нужны для небольших команд, а для большой я бы Asana не использовал.
Trello
Trello — еще более простой и в каком-то смысле более красивый таск-трекер по сравнению с Asana. Использована модель доски, на которой развешиваются стикеры с задачами в нескольких колонках (Запланировано, В работе, Выполнено), как в agile командах.
Таких досок можно создать много.
По возможностям Trello очень близка к Asana, а интерфейс кому-то покажется более удобным и наглядным.
Классная фишка, что внутри задачи можно создавать чек-листы, что позволяет разбивать задачу на более мелкие действия и контролировать выполнение задачи поэтапно, видеть, как продвигается дело.
В начальном варианте использования Trello бесплатно. В платном варианте (3.75$/месяц/пользователь) добавляются дополнительные возможности по администрированию и обеспечению безопасности и ограничению доступа.
Выводы
Использование Trello оправдано в тех же ситуациях, что и Asana. Больше подходит тем командам, которые работу по scrum. Дает более наглядную картинку о ситуации в рамках порции работ, которая умещается на одной доске, когда количество задач в этой порции исчисляется несколькими десятками.
Smartsheet
Я не использовал Smartsheet в реальной работе и тем не менее решил упомянуть это приложение (www.smartsheet.com). Причина в том, что оно цепляет с первого взгляда. Представьте себе Excel, скрещенный с MS Project и выведенный в онлайн. От Excel здесь абсолютная простота и гибкость электронных таблиц, в которых можно создать нужные вам колонки, добавить формулы, отформатировать и раскрасить клеточки.
При этом вы можете посмотреть то, что вы создали в диаграмме Гантта или в календаре, связать задачи, отслеживать исполнение.
Есть набор готовых шаблонов для создания новых таблиц, как для управления проектом, так и для других целей, таких как управления финансами, взаимотношениями с клиентами, маркетинга и т.д.
При этом, поскольку это онлайн приложение, вы предоставляете доступ к таблицам всем, кому это необходимо, можете вести дискуссии по таблице и оставлять комментарии к строкам, присоединять файлы и оповещать участников.
Стоимость индивидуального использования — 14$/мес, для рабочих групп — 39$/мес.
Выводы
Название говорит само за себя, это все-таки больше электронные таблицы, но обогащенные средствами календарного планирования. По интерфейсу очень привычно, похоже на MS Excel и Project. Для полноценного управления сложным проектом не хватает многих функций, связанных с планированием ресурсов. В целом — очень красивое средство для общения с командой и заказчиком, позволяющее наглядно показать план-график проекта.
Мегаплан
Мегаплан (megaplan.ru) пошел чуть дальше, чем предыдущие приложения. Это система, претендующая на полный цикл управления, начиная с управления взаимоотношениями с клиентами и заканчивая учетом финансов. При этом создатели сохраняют предельную простоту, так необходимую для небольшого предприятия, в котором нет претензий на уникальность бизнес-процессов.
Чтобы не выбиваться из общей логики повествования ограничимся только возможностями управления задачами в Мегаплане. В этой части у него есть необычные и красивые фишки.
Структура задач в Мегплане весьма гибкая. Задача может быть сама по себе, может находиться в составе проекта, есть подзадачи, в внутри задачи есть еще “Дела” — аналог чек-листа, как и в Asana, и в Trello. Дела могут быть не только внутри задачи, но и сами по себе. Естественно, есть еще вехи.
Очень хорошо сделан ввод упомянутых Дел. В текстовой строке набираешь текст и система сама его структурирует и превращает в отметку в календаре. Например, текст “Встреча с заказчиком в субботу в 14:00” система интерпретирует как необходимость добавить в ваш календарь событие под название Встреча с заказчиком, в ближайшую субботу в 14:00”. Или “Звонок послезавтра в 12:15”.
Событие может быть назначено не только себе, но и другому сотруднику, если в строке пишешь имя пользователя. Тогда событие будет помещено не в ваш календарь, а календарь сотрудника. Можно тоже самое делать не с клавиатуры, а мышкой — система предлагает список на выбор: Встреча, Звонок…; Сегодня, Завтра, Послезавтра…; 8:00, 9:00…
Есть забавные вещи, которых вы не увидите в других системах. Например, в списке статусов, которые можно назначить задаче, есть “Провалить”. Или по каждой задаче можно назначить бонус за своевременное выполнение и штраф за провал. И то и другое может быть в деньгах или “моралях”.
У задачи есть Старт, Длительность, Финиш и Дедлайн. Можно еще поставить признак “Горит”. Плановые трудозатраты по задаче пишется текстом, соответственно собрать общую трудоемкость по всем задачам ветки не удастся.
Можно связывать задачи, указывав предшествующие, и просматривать график в диаграмме Гантта.
Некоторых вещей, к которым мы привыкли в MS Project здесь нет. Например, не хватает базового плана. История по изменению задачи тоже не ведется. Поэтому сравнить, что было и что стало и по каким причина, не получится.
Понравилась помощь по системе, которая сделана для нормальных людей, а не для “айтишников”. Подсказки собраны по статьям: как сделать это, как сделать то-то. Но общего справочника по функциям иногда не хватает.
Отлично работает служба поддержки. Как только регистрируешься в системе, звонит представитель поддержки продаж и предлагает свою помощь.
Стоимость системы колеблется в значительных пределах в зависимости от количеств пользователей и набора функций. Минимальная цена для 5 пользователей и варианта использования “Совместная работа” — 1450 руб/мес. Полный набор функций “Бизнес” для 5 пользователей — 3200 руб/мес. При покупке на более длительный период месяц обходится дешевле.
Выводы
Мегаплан очень симпатичное и простое приложение, пригодное для использования в небольших компаниях, готовые работать в предложенной модели. При этом покрывается основные бизнес-процессы работы с клиентами и рабочей командой. Настроек и возможностей адаптировать заложенные алгоритмы в Мегаплане очень мало. Функциональность находится на базовом уровне, но сделана продуманно и изящно. Для серьезного управления проектами маловато, но для начального уровня — вполне подойдет. Очевидным плюсом является очень быстрое и дешевое начало использования — все очевидно, просто, и при этом с хорошей системой подсказок.
JIRA
С JIRA, которую выпускает австралийская компания Atlassian, пришлось поработать плотно, в течение длительного времени. Мы выбрали это приложение из нескольких альтернатив, исходя из того, что оно широко известно, производит впечатление очень основательного продукта, есть огромное количество плагинов, и оно поддается адаптации, начиная от простых настроек и заканчивая написание собственных расширений.
Применение JIRA для управления проектами и задачами менее распространено, чем, скажем, для управления запросами и инцидентами. Изначально JIRA была создана как баг-треккер, и в этом она очень хороша, особенно с дополнительнение в виде плагина Service Desk.
Но мы использовали JIRA для управления задачами на проектах. Высокоуровневый план делали в MS Project, а все текущие задачи велись в JIRA. Из высокоуровневого плана в JIRA перекочевывали вехи и ключевые задачи. Есть плагин для синхронизации с MS Project, но после тестирования, я отказался от его использования.
Более детальные задачи заводили руководитель проекта, руководитель группы или сами исполнители. То, что работа распределена по всем участникам проектной команды, снимает значительную нагрузку с руководителя проекта по ведению плана проекта.
По сути JIRA очень проста. Есть запросы (issues) разных типов, которые могут означать и задачу, и ошибку, и новое требование. У запроса есть атрибуты, можно прицепить файл, связать его с другим запросом, вести по нему переписку, посмотреть историю изменений.
Что делает это приложение действительно мощным инструментом, так это Бизнес-процессы (workflow), с помощью которых отслеживается жизненный цикл запросов. При этом процесс может быть разным для разных типов запросов, разных проектов, и его можно настраивать в зависимости от свойств запроса и роли пользователя. В некоторых из компаниях JIRA используют как BPM-машину (управление бизнес-процессами), и делают на ней систему, обеспечивающую документооборот, управление договорами, согласование командировок и т.д.
Минусом для управления проектами является то, что в JIRA практически отсутствуют возможности управления сроками. Планирование сроков приходится делать вовне, в MS Project. В JIRA по оставшемуся объему работ можно оценить примерную возможность выполнения запланированных работ к определенной вехе, и для этого есть встроенные отчеты и диаграммы. Но для полноценного календарного планирования этого недостаточно.
Стоимость JIRA колеблется в широких пределах: 10$ в месяц за 10 пользователей, 300$ в месяц за 100 пользователей и до 24 000$ за сервер для корпоративного использования. Можно работать в облаке, можно ставить на собственный сервер. Плюс к основной цене прибавляются плагины, некоторых из которых крайне полезны, как уже упомянутый Service Desk, а также JIRA Agile (в прошлом GreenHopper), средства для управления разработкой и т.д.
Cтоит упомянуть еще один связанный продукт — Confluence. Confluence — это развитая и удобная wiki, с помощью которой мы вели базу знаний, и в некоторых случаях размещали там проектную документацию, когда можно было перенести акцент с отдельных документов на wiki странички, что делает информацию более доступной и лучше структурированной.
Выводы
JIRA — серьезная система, больше подходит для организации поддержки и разработки, но может быть использовано и в проектах для управления задачами. Сильные стороны — это надежность, значительные возможности для адаптации под нужны предприятия, огромное количество плагинов и расширений, хорошая система для управления бизнес-процессами.
Минусы. Не всем нравится интерфейс, который смотрится несколько старомодно. Использование для управления проектами требует некоторого приспособления к возможностям приложения и некоторого воображения. И стоимость. Купив все необходимые плагины и связанные приложения, в итоге можете затратить в 2-3 раза больше, чем стоит сама JIRA. С другой стороны, все корпоративные приложения стоят недешево, и ценник Atlassian в этом отношении очень гуманный.
Clarizen
Израильская компания Clarizen (www.clarizen.com), основанная в 2006, выпускает одноименную систему. В ней редким образом сочетается возможность управлять портфелем проектов (PPM — Portfolio Project Management) и организовать совместную работу (CWM — Collaborative Work Management). Хорошо сделанный интерфейс помогает видеть и картину по компании в целом, так и каждую задачу в отдельности.
Это приложение, пожалуй, ближе всего подходит для удовлетворению потребности и руководителя проектов, и проектной команды, и руководства компанией.
Проект может содержать в себе произвольное по уровням вложенности количество подпроектов. Внутри проекта есть вехи и любое количество уровней вложенности задач. При этом любую задачу можно вывести на roadmap. Roadmap интерактивный, можно подвигать вехи. Степень заполненности вехи на рисунке означает степень выполнения задач, которые к ней относятся.
В задаче есть все необходимы атрибуты, а если их не хватает, можно добавлять собственные поля.
Большие возможности для кастомизации открывает возможность так называемых Custom Actions. Фактически, это подпрограммы, которые помогает автоматизировать рутинные действия, например, разбить задачу на несколько, связать их последовательно и назначить на каждую ресурс. Научиться делать новые custom actions несложно, похоже на макросы в Excel.
Для Clarizen написано некоторое количество плагинов для расширения функциональности и интеграции с другими приложениями (например с Salesforce, JIRA…). Либо можно делать собственную интеграцию с помощью веб-сервисов.
Для коллективной работы есть оповещения, возможности вести дискуссию по задаче, отчитываться о ходе выполнения задачи. Причем участник для этого не обязательно должен быть зарегистрированным пользователем. Из системы отправляем письмо участнику проекта, котором просьба отчитаться и ссылка, кликнув по которой человек открывает специальную форму со списком задач и отмечает, сколько процентов он по каждой задаче на данный момент выполнил. Это очень сильно экономит затраты на лицензии, которые весьма недешевы.
Минимальная стоимость пользователя — 30$/мес для варианта с некоторыми ограничениями. Серьезное использование требует уже 45$/месяц/на пользователя. А есть еще вариант 60$ для варианта без всяких ограничений и с расширенной поддержкой.
Но ни в одной системе я не видел таких возможностей для управления ресурсами! В случае, если у вас множество разнородных проектов и общий пул ресурсов, очень трудно сбалансировать эффективное использование рабочего времени и надежное планирование сроков выполнения задач. Clarizen позволяет видеть картинку в целом, и в одной форме подвигать задачи по любому из проектов, и перекинуть задачу на другого исполнителя, и назначить дополнительный ресурс на задачу. И все это с минимальным загромождением экрана и использованием drag&drop.
К сожалению автоматических процедур, которые бы облегчили подбор оптимального расписания, в системе нет, приходится двигать задачи вручную. Однако, учитывая сложность подбора оптимального графика, когда нужно учесть приоритеты задач, интересы заказчиков, квалификацию ресурсов, поправки на неопределенность и неточность исходных данных, вряд ли это может быть полностью автоматизировано. Если кто-нибудь пользовался выравниваем ресурсов в MS Project, поймут, что я имею в виду.
Выводы
Clarizen — система, наиболее подходящая из всех рассмотренных для организации коллективной работы, управления большими проектами и портфелем проектов, хотя и не самая дешевая. Ее сильные стороны — это очень удобный, продуманный интерфейс, богатая функциональность, возможности для самостоятельного расширения и автоматизации. Крутейшие средства для планирования загрузки ресурсов и календарного планирования. Плюс, система быстро развивается.
К минусам можно отнести только высокую стоимость.
Заключение
Все рассмотренные программы хороши для своего применения. Asana и Trello подойдут в том случае, если требуется отследить текущие задачи — поставить, проконтролировать их выполнение, организовать переписку по ним. Обе системы бесплатны, если не требуется большого объема дискового пространства и дополнительных функций администрирования.
Smartsheet и Мегаплан обладают расширенной функциональностью и вместе с тем сохраняют простоту. Системы пригодны для базового управления проектом и организации деятельности небольшого предприятия. Бесплатного варианта уже не не предусмотрено.
JIRA и Clarizen гораздо более сложные и дорогие системы. Могут применять для всех типов задач, начиная от организации работы малой группы до большого предприятия. Возможности настройки и кастомизации очень большие. JIRA скорее применима для организации поддержки и разработки, Clarizen — для управления портфелем проектов.
В обзор не попало очень много достойных систем. Наверное, стоит еще упомянуть Redmine, Адванта, Comindwork, Liquidplanner, Innotas, AtTask…
Но идеальной системы не существует, доказывать, что одна чуть лучше другой, можно бесконечно. Поэтому берите любую, попадающую в область применения, и используйте. В любом случае в процессе эксплуатации обнаружится, что чего-то не хватает, особенно учитывая изменяющиеся обстоятельства. Но инструмент — это всего лишь инструмент, настоящий мастер с помощью одного топора может построить теплый и красивый дом, а неумехе не поможет и полный арсенал станков и приспособлений.
Автор: dantipov
