Сотрудники ненавидят Outlook. А руководители — любят, и даже покупают лицензии на Авито, только бы продлить агонию после ухода Microsoft из России. Мы поговорили с управленцами и рядовыми сотрудниками крупных компаний, чтобы понять: почему одни не могут без него работать, а другие мечтают от него избавиться. Если вам тоже надоел Outlook, и вы хотите понять, почему за него держится руководство — велком.
А вам нравится работать в Outlook?
Кто использует и почему
Корпоративный Outlook используют для работы сотовые операторы, сетевые магазины, а в некоторых странах — банки и госучреждения.
Общаемся в Outlook с коллегами, руководством и клиентами. Там пишем сообщения, планируем онлайн и офлайн-встречи, управляем задачами.
Юрий, директор It-продуктов
Обычно компании не покупают Outlook отдельно. Он входит в пакет Microsoft Office вместе с другими программами для работы: Word, Excel, PowerPoint и OneNote. Это позволяет компаниям создать общую рабочую среду для всех сотрудников.
Мы используем не только программы Microsoft Office. У нас есть Exchange Server для синхронизации почты и календарей. Active Directory хранит данные сотрудников и управляет доступом. Windows Server контролирует компьютеры и хранит данные. Николай, замдиректора It-продуктов
Так проще управлять доступами, безопасностью, и главное, вся информация принадлежит компании.
Не нужно запоминать, как кого зовут
У Outlook есть доступ к корпоративной адресной книге. Там компания хранит данные всех сотрудников: должность, отдел и контакты.
У нас 1000 человек, запомнить контакты каждого невозможно. Outlook решает эту проблему. Когда пишем письмо или планируем встречу, просто вводим часть имени. Outlook находит их в адресной книге и предлагает варианты. Если не помним имя, открываем адресную книгу из Outlook и находим человека там.
Юрий, директор It-продуктов
Доступ к адресной книге есть у каждого сотрудника. Но изменять ее может только администратор.
Когда сотрудник увольняется, меняет должность или контакты, администратор вносит это в общую базу — в Active Directory. Эти изменения сразу отображаются в Outlook у всех. Сотрудникам не нужно ничего обновлять самим.
Николай, замдиректора It-продуктов
Если часто общаетесь с новыми клиентами или партнерами, можно завести личную адресную книгу. Другие сотрудники не имеют доступа к этой книге. Поэтому коллега не уведет вашего клиента. По крайней мере, не таким способом.
Дополнительно в Outlook настраивают подписи в конце сообщения. Одну для писем клиентам, другую — коллегам.
Для коллег подпись обычно короткая: имя, должность и отдел. Для клиентов — добавляем еще название компании и номер телефона.
Александр, специалист технической поддержки
Если компании важно соблюдать корпоративный стиль, то она использует картинки, ссылки, подбирает шрифт и цвет текста для всех сотрудников.
Можно разделить письма по папкам
Писем в Outlook всегда много. Пользователи там переписываются с руководителями, коллегами, клиентами и партнерами. Они обсуждают проекты, присылают отчеты, инструкции и задачи.
После ЧС в городе, например, наводнения, мы определяем опасные зоны. Затем в Outlook рассылаем школам предупреждения и инструкции по эвакуации.
Михаил, управляющий аварийно-спасательной службой
Мы отправляем отчеты о новом оборудовании коллегам с других регионов. Например, тестируем новые дроны для осмотра пострадавших зон. В отчетах пишем плюсы, минусы, прикрепляем фото с дронов. Оборудование дорогое. А такие отчеты помогают командам решить, нужно ли на это тратить деньги.
Михаил, управляющий аварийно-спасательной службой
Я обсуждаю со студентами все важные вопросы по учебе: задания, контрольные, презентации и отработки. Вся переписка сохраняется. Когда они не согласны с оценкой и подают апелляцию, я могу проверить, что именно писал, и доказать свою правоту.
Олег, профессор Медицинского Университета Арканзаса
Чтобы подтвердить, что письмо получено, оставляют быстрые реакции, как в телеграме. А если на сообщение долго не отвечают, пишут в WhatsApp.
Когда за день приходят десятки сообщений, их легко потерять. Поэтому в Outlook настраивают автоматическую сортировку по папкам. Письма можно распределять вручную или автоматически. Это помогает организовать почту.
Если в теме или в сообщении письма есть слово “отчет”, то письмо автоматически попадает в папку “Отчеты”
Николай, замдиректора It-продуктов
Мы ведем проекты в Jira. Уведомления о задачах приходят в Outlook. Настроили сортировку: все от Jira попадают в отдельную папку. Так проектные сообщения не теряются среди других писем.
Светлана, руководитель маркетингового агентства
Ты можешь посмотреть, что делают твои сотрудники в календаре
Outlook показывает календари всех сотрудников. Удобно планировать встречи: видишь, когда коллеги свободны. А руководству это помогает следить за работой команды.
Для ежедневных созвонов в 10:00 мы создали один раз повторяющуюся встречу. Как только команда приняла приглашение, она появилась в календарях всех участников.
Светлана, руководитель маркетингового агентства
Если сотрудник не может присутствовать на встрече, он предлагает новое время или просто отказывается.
Юрий, директор It-продуктов
Раньше назначали онлайн-совещания прямо из календаря в Skype для бизнеса. Сейчас используют Microsoft Teams. А некоторые просто кидают ссылку на Zoom. Потому что Майкрософт не поддерживает Skype для бизнеса и сервис глючит.
Для офлайн-встреч из Outlook бронируют переговорную. Вы выбираете подходящую комнату, и система автоматически резервирует ее на нужное время.
Ты можешь проверить, сделал ли задачи подчиненный
В Outlook пользователь создает задачи из писем, календаря или просто записывает вручную. А еще он может назначить задачу другому сотруднику.
Я раздаю задачи сотрудникам прямо в Outlook. Выбираю сотрудника, отправляю задание. Он может принять или отказаться. Принятые задачи попадают в его список дел. Так управляю работой и контролирую выполнение.
Николай, замдиректора IT-продуктов
Захожу к сотруднику и проверяю, количество и статус каждой задачи. Если где-то стопор — реагирую.
Светлана, руководитель маркетингового агентства
Каждый сотрудник настраивает вид задач под себя: делит на категории, указывает важность и сроки.
А еще он отмечает прогресс выполнения в процентах и отправляет отчет о состоянии задачи.
Задачи в Outlook менее удобны, чем в Asana. Asana предлагает разные способы просмотра: списки, доски, календарь. Она упрощает распределение работы и контроль прогресса. В Asana можно назначить несколько человек на задачу и видеть всю информацию вместе. Outlook не имеет таких возможностей.
Станислав, руководитель направления публичных облаков финтеха
Я могу работать у бабушки в деревне с плохим интернетом
В Outlook можно работать с плохим интернетом или вовсе без него.
Я работаю в Outlook даже без интернета: отвечаю на письма, меняю календарь. Все сохраняется на устройстве. А когда у меня появляется связь, изменения уходят на сервер. Так я могу работать даже у бабушки в деревне.
Николай, замдиректора а IT-продуктов
Пока я лечу в самолете, раздаю задачи и пишу письма сотрудникам.
Светлана, руководитель маркетингового агентстваАвтономный режим используют и просто, чтобы исправить ошибку в письме.
Если я сразу заметил ошибку в отправленном письме, то быстро отключаю интернет, исправляю текст и снова включаю сеть. Outlook отправит уже исправленную версию. Это работает из-за небольшой задержки между нажатием "Отправить" и реальной отправкой.
Но такой фокус можно сделать только, если вы и ваши получатели работают в Microsoft Exchange в одной организации.
Юрий, директор It-продуктов
Можно отловить мошенников и предотвратить утечку данных
Мошенники любят не только бабушек, но и компании. Обычно они отправляют сообщение с вирусом или пишут с ненастоящей почты клиента.
Несколько лет назад я прочитал в журнале "Хакер" об уязвимости в Outlook. Это меня заинтересовало, и я решил создать вирус. Он активировался при открытии письма, записывал нажатия клавиш и отправлял мне пароли и личные данные.
Аноним
Мошенники взломали нашего клиента и изучили переписки. Потом создали похожий email, но поменяли буквально один символ. И написали нашему менеджеру, что надо отправить деньги на новый счет. Если бы менеджер не заметил обмана, деньги бы утекли
Александр, специалист технической поддержки
А нам присылали вирусы, зашитые в резюме.
Александр, зам. генерального директора продуктового ритейлера
Сейчас Outlook проверяет ссылки и вложения в письмах. Он блокирует подозрительные письма до того, как они попадут к сотруднику. Но этого недостаточно. Поэтому компании еще сами следят за безопасностью. Они устанавливают на почту шлюзы, а на компьютеры и сервер — антивирус. Шлюзы проверяют все письма и блокируют спам, фишинг, вредоносные вложения и ссылки. Также предотвращают утечку конфиденциальных данных. Антивирусы же защищают всю систему.
Outlook настолько хорош, что компании покупали ключи на Авито
С 30 сентября 2023 российский бизнес не может покупать и продлевать лицензии Microsoft. Но компании продолжают работать в Outlook на ранее купленных лицензиях. Когда лицензия заканчивается, идут на Авито или к посредникам.
На Авито либо те же посредники, либо компании, которые закрываются и выставляют свои лицензии на продажу. Другие организации охотно их покупают, так как это часто единственный способ легально расширить использование Outlook.
В июле 2024 года Microsoft объявила, что корпоративные клиенты должны перейти на новую версию Outlook. Иначе они не смогут отправлять и принимать письма. Сегодня уже декабрь, но компании продолжают работать на старых версиях.
А что об этом думают сотрудники
Outlook в народе “аутГЛЮК”
Народный глоссарий
Сотрудникам не нравится Outlook, потому что он дает сбои: поиск работает медленно, встречи в календаре исчезают, сообщения не отправляются.
Интерфейс перегружен. На экране много кнопок, панелей и инструментов. Тем, кто привык к простым интерфейсам, как у Apple, работать сложно.
Круто, что почтовый клиент имеет много функций. Но пока найдешь нужную кнопку, забудешь, зачем искал.
Максим, преподаватель
А в обновленной версии, некоторые функции спрятали на маленьких экранах.
Но теперь ты не можешь сделать ряд задач на ноутбуках с диагональю 13" в принципе. Ощущение, что ПО писали зуммеры. Красиво, но о реальном функционале никто не думал.
Владимир, менеджер
Переходите в Лензу
Мы находимся в России, Lenza – это аналог Outlook со схожим функционалом для команд и компаний. Пользуйтесь.
Мы делимся инструкциями по наилучшим практикам использования Lenza в нашем ТГ-канале.
Автор: oksana_pasiugina
