Я ничего не успеваю

В годы юности я играла в «Ну, погоди» до высоких уровней, на которых яйца катились практически непрерывным потоком. В какой-то момент внимание и ловкость подводили и звучал характерный сигнал: всё, жизни закончились. А при включении можно было увидеть двух четырёхруких (шестилапых?) волков, пытающихся поймать все яйца. Казалось бы — игрушка, которая осталась в прошлом, но её образ нет-нет, да всплывает в голове. Это случается в минуты полной перегрузки делами, когда пытаешься поймать все яйца, закрыть задачи и планы, а все шесть лап опускаются. Приходит усталость: то ли от сделанного, то ли от хронического неуспевания, то ли от переживаний за всё сразу. От этого состояния до выгорания рукой подать. А вокруг все такие эффективные, скоростные, продвинутые или… нет?

▍ Почему мы не успеваем?

Удалёнка или работа в офисе меняют некоторые акценты в причинах того, что мы не успеваем, но в основном проблемы совпадают, особенно с тех пор, когда удалёнка перестала быть привилегией и многим удалось испытать такой режим на себе. Разница в том, что в офисе ощутимыми субъектами влияния выступают коллеги, а на удалёнке — близкие люди, с которыми мы живём. Опять же, граница расплывчатая и неявная, и те, и те могут активно влиять на человека и в офисе, и дома, и в коворкинге — да хоть на Бали.

1. Берём на себя чужие задачи. Так проще и быстрее: не объяснять коллеге, не пытаться его наставить или обучить, а взять и сделать задачу за него. Во-первых, он не вернётся с проблемным результатом, во-вторых, вы не передадите свои уникальные знания и навыки, в-третьих, можно упиваться собственным героизмом и мастерством. Правда, на свои задачи может не хватить времени, но ведь можно задержаться, не пообедать и не болтать с коллегами за кофе — главное, что вы никого не подвели и спасли этот бренный мир от ошибки ленивого недалёкого сотрудника.
2. Помогаем коллегам. Тратим время на ответы, советы, обучение, помощь, разъяснения, письма и инструкции на будущее, чтобы была база знаний в компании. Наставничество и обучение — прекрасный труд для обеих сторон, но он отнимает слишком много времени (а иногда, увы, и не приносит пользы в силу нежелания обучаться, когда можно хоть каждый день переспрашивать).
3. Работаем за себя и за того парня. Потому что боимся, что командная работа не выйдет и проект просядет. Редко бывает, когда в команде у всех равные способности и возможности: кто-то работает медленно, у кого-то меньше знаний, у кого-то больше опыта и т. д. Нередко бывает, что лидер проекта (или просто хорошо соображающий сотрудник) боится за то, что отдельные фрагменты работы будут выполнены некачественно или с сорванным дедлайном и делает работу за коллегу, при этом присваивая результаты труда ему, а не себе (как в п. 1, например). Бывает, что это даже возмущает холдера задачи, но только на начальных порах — потом команда расслабляется, а всё тащат 1-2 человека, которые изначально боялись доверять и делегировать. Естественно, что рано или поздно не только лидер, но и вся команда перестают укладываться в сроки.
4. Отвлекаемся. Что греха таить, за наше внимание борются все электронные силы мира: видеохостинги, мессенджеры, новостные сайты, развлекательные сайты, социальные сети и проч. Часто борьба не тяжёлая — мы сдаёмся без боя «на пять минуточек», а дальше всё как в тумане… И даже если в компании всё контролируется bossware (следилками), всегда можно отвлечься на обсуждение негодяистого начальства насущных тем с коллегами. Между тем, время продолжает оставаться не резиновым.
5. Прокрастинируем. Прокрастинация — это выполнение какой-то (маловажной) задачи в противовес другой (важной) задачи, к которой страшно (не хочется, трудно) приступить. Это труднопреодолимое явление, которое прочно держится за особенности психики человека и буквально издевается над волей. Нужно вовремя сделать усилие над собой, чтобы понять причины прокрастинации и взяться за нужную задачу. Кстати, она плоха ещё и тем, что человек не просто теряет время, но и делает не то, что нужно общности (команде, группе, отделу), внутри которой он работает — от этого страдают и коллеги. 
6. Ленимся. Лень — сложное понятие, за которым всегда стоит какая-то проблема, физическая или психологическая. Лень отличается от прокрастинации полным «ничегонеделанием», когда человек просто не берётся за дело, а поглощает несложный контент, слушает музыку, смотрит в одну точку, лежит и не двигается (если, например, находится дома). К тому же, человеческий мозг, грубо говоря, любит лениться и, если его расслабить и отпустить, быстро привыкнет к энергосберегающему режиму работы. После приступа лени навёрстывать упущенное приходится быстро, а значит, и не очень качественно.
7. Плохо себя чувствуем. В IT-сообществе it52 недавно проходил опрос о том, в каких плюшках нуждаются айтишники: 39% среди прочих выбрали вариант «больничный без больничного с сохранением заработной платы». Это симптоматичный выбор, на него стоит обратить внимание: действительно, взять больничный «на ОРВИ/ОРЗ» и другие неосложнённые состояния порой сложнее, чем просто сидеть и работать с температурой, кашлем и ломотой. Во многих компаниях практикуются «три дня на отлежаться с сохранением з/п» (сотрудник, кстати, всё равно доступен), в некоторых дают даже пять дней. И это здорово, потому что человек, который себя неважно чувствует, много не сделает, а значит, не успеет и подведёт остальных — а при разрешённом «больничном без больничного» он честно вовремя предупредит о своём состоянии и команда сможет перераспределить задачи или сдвинуть сроки, если это возможно. Здоровье — важный фактор благополучия и сотрудника, и компании. Не нужно играть в героев, это опасно.
8. Пытаемся объять необъятное. Мы живём в классное с точки зрения возможностей время: можно иметь пет-проект, обучаться чему-то новому, получать заказы с фриланса, заниматься спортом и при этом иметь полноценную работу (а также семью, друзей, животных, крутое хобби). Логично, что современный и продвинутый человек хочет успеть всё, чтобы стать лучше, умнее, разностороннее, да красивее и здоровее в конце концов. А получается наоборот: везде тянутся ниточки, ничего хорошо не сделано, и ты опустошённо сидишь и пялишься третий час в YouTube, потому что всё неимоверно задолбало и утомило. Есть только один способ выйти из этого круга: выбрать наиболее значимые категории, а от остальных отказаться или отложить на потом. Иначе везде будет не вовремя, плохо и без души, а значит, ни одно дело не принесёт удовлетворения.
9. FOMO (Fear Of Missing Out, синдром упущенной выгоды) — психологическое состояние, в котором нам дискомфортно от того, что мы ничего не успеваем, а у других всё круто, грамотно, вовремя и по делу. При FOMO-эффекте мы ужасно боимся пропустить что-то новое, важное и интересное. Это неприятное тревожное состояние заставляет наблюдать за другими, искать точки упущенного, интересоваться тем, что, в принципе-то, и не особо нужно. Соответственно, FOMO-состояние отжирает время, которого не хватает на реально важные вещи, мы начинаем раздражаться, что не успеваем, в итоге попадаем в замкнутый круг.
10. Нами владеют внешние обстоятельства. К счастью, мы не одиноки в этом мире, но, увы, близкие и родные в какой-то момент могут нуждаться в нашей помощи и в нашем внимании — вечером, в обед, а иногда и в рабочее время. Это те обязанности, от которых нельзя отказаться даже под угрозой увольнения или потери значительной части личной жизни. Если в жизни человека случается такая ситуация, он выходит на максимальное энергосбережение и сохраняет только заботу о близких и работу, но и при такой приоритизации можно ничего не успевать и, как следствие, перерабатывать и погружаться в замкнутый мир всё глубже и глубже.

Я не рассмотрела особенности личности и темперамента как фактор неуспевания: нужно быть готовым к тому, что человек может оказаться медлительным, въедливым, флегматичным и т. д., то есть просто быть «копушей» с раннего возраста. К таким людям (особенно как к коллегам и сотрудникам) нужен индивидуальный подход, но главное, помните, что это не значит, что человек плохой или какой-то неправильный — просто у него такой темперамент, который при этом не исключает ни ума, ни таланта, ни человеческих способностей. 

▍ Техники, которые не всегда работают

1. Планирование. Это специфическая штука, которая сама по себе вообще ничего не решает. Можно распланировать каждый свой день, а в конечном итоге провалить даже первую задачу плана в силу обстоятельств. План, конечно, составлять обязательно, но лишь для того чтобы точно знать объём работы и горизонт дел, ориентироваться в своей занятости и загрузке. 
2. Метод Помодоро и ему подобные. Дробление рабочего дня на интервалы работы и отдыха подходит далеко не всем: во-первых, кто-то может ловить драйв и запойно работать 3-4 часа, а потом выдыхаться и ему нормально, во-вторых, для многих задач 20-30 минут — это очень короткий интервал, в-третьих, время и интенсивность работоспособности могут колебаться внутри рабочего дня и даже суток (например, на удалёнке). Не нужно ставить таймеры и насиловать себя интервальными ограничениями, если вы уже что-то знаете о своём эффективном рабочем режиме. Организация работы и отдыха — не то место, где нужно следовать моде.
3. Ведение списков дел. Это сродни планированию: вы пишете список дел, с утра возникает масса новых обстоятельств (от совещаний до просьб коллег или внезапных багов) и список из аккуратного мотиватора превращается в демотиватор, потому что на вас уже смотрят не ваши дела, а страшный перечень неуспеха. Опять же, вести списки дел нужно, но сразу договоритесь с собой, что это просто напоминания о том, что нужно не забыть. А вот записывать выполненное — хороший мотиватор, вы фактически поощряете себя, демонстрируя, насколько продвинулись вперёд.

▍ Техники, которые работают

1. Умение говорить «нет». Непростой навык, который порой достижим только после сессий с психологом. Отказать обнаглевшим коллегам, досаждающим друзьям, близким и далёким знакомым — значительная победа над самим собой. Никто не говорит, что вы должны стать эгоистом и всем отказывать. Важно научиться понимать, когда ваша помощь действительно нужна, а когда вами пользуются и просто сели вам на шею (яркий пример — когда коллега постоянно просит помочь с одним и тем же вопросом, не желая даже записать алгоритм действий или готовое решение).
2. Навыки расстановки приоритетов. Да, нам важно всё, что есть в нашей жизни, но это всё имеет свою ценность и свой вес. Важно разобраться в том, что важно/срочно, что важно/не срочно и что не очень важно и не очень срочно — как в работе, так и в личной жизни. Можно даже составить список по категориям и объяснить себе самому, почему именно так. Не поддавайтесь сиюминутным желаниям: подойдите к списку через неделю и через месяц, чтобы исключить влияние настроения и текущей ситуации (например, вы дизайнер и вам кажется страшно важным разобраться в работе нейросетей прямо сейчас, но в ближайшие пару лет они точно никаким образом не затронут ваш рабочий проект, а вот изучить обновления Figma действительно нужно сразу). 
3. Легальная лень. Позволяйте себе лениться — не работайте «через не хочу» в состоянии лени и апатии, а позвольте себе поспать, почитать книгу, потупить в экран. Ограничьте временной интервал и честно приступите к работе после его окончания. Вы удивитесь, но дело пойдёт гораздо быстрее, потому что вы ликвидировали отвлекающий фактор, поленились и дали себе передышку. 
4. Распределение сложности задач. Здесь всё просто: ранжируйте задачи по сложности и монотонности, определите часы своей наибольшей продуктивности и делайте сложные дела на пике, а рутинные и однообразные — уже на спаде. Таким образом вы эффективно используете время и не перегрузите себя, например, перед сном или отдыхом.
5. Переключение. Если у вас что-то не идёт или не получается и есть возможность отложить эту задачу, смело беритесь за другую — так вы закроете больше дел и даже сохраните время для того, чтобы разобраться в сложной проблеме или попросить помощи.
6. Разграничение видов деятельности. Старайтесь не делать всё сразу: учиться во время работы, готовить во время учёбы, делать рабочую задачу и слушать совещание. Это никаким образом не «впихнёт» одно в другое, просто вы всё сделаете либо средне, либо плохо, а значит, будете переделывать и не уложитесь ни в какие сроки. Выделяйте под каждую деятельность определённый интервал времени и занимайтесь внутри него только одной выбранной задачей.

Конечно, нельзя забывать об отдыхе и здоровье, о социальных контактах и приятных занятиях — это всё вдохновляет и заставляет управлять временем, чтобы его оставалось чуть больше. И напоследок ещё один важный совет: если вы хронически ничего не успеваете, проанализируйте свою загрузку и не бойтесь поговорить с работодателем и попросить помощника или решения перераспределить задачи. В этом нет ничего плохого и постыдного: вы просто стремитесь качественно и в срок выполнять свою работу, чтобы жить качественную и достойную жизнь. Не исключено, что вы просто набрали слишком много обязанностей и наличие ещё одного человека в команде поможет и вам, и ему, и команде интенсивно развиваться. Как правило, адекватный руководитель это понимает. А если нет — подумайте, а на том ли вы пути? Проверено: жизнь одна.