В данной статье я предлагаю рассмотреть проблемы, с которыми за 2020-й удаленно-пандемийный год столкнулись множество разных команд и компаний, понять, что пошло не так при переходе из офиса на удаленку.
Да, я понимаю, что уже 2021-й год, и многие уже сами во всём разобрались. Но практика показывает, что это успешно удалось не стольким, скольким хотелось бы.
Всё это я проговаривал в подкасте Кода Кода https://music.yandex.ru/album/13732143/track/84350254
Однако я уверен, что есть такие люди, которым не хочется полчаса слушать подкаст, а хочется за 5-10 минут прочитать структурированный текст. Поэтому я размещу его тут, в надежде на то, что он найдет своего заинтересованного читателя
Небольшой дисклеймер: Я веду телеграм-канал с названием Тимлид Очевидность. Поэтому все мои советы и рекомендации, вроде бы, довольно очевидные и плавают на поверхности. Однако при общении с разными командами оказывается, что не всегда всё настолько ясно и понятно. А еще важно, что ценность очевидных советов ощутимо возрастает, если применять их более-менее комплексно.
Сразу оговорюсь, что частично распределенной командой я считаю любую команду, в которой хотя бы 1-2 человека работают удаленно. И агитирую за то, чтобы даже при таком (пока) маленьком численном составе уже было понимание: рост удаленной части команды возможен, и надо строить так свои рабочие процессы, чтобы они нормально работали и для полностью распределенной команды.
Если этого не сделать, то всё может окончиться тем, что распределенная часть команды не сможет влиться в офисно-ориентированные процессы и отвалится. А вы потом будете говорить, что "удаленка виновата и так работать невозможно!".
Давайте возьмем четыре основные проблемы: Проблема контроля, Проблема коммуникаций, Проблема организации условий труда, Проблема здоровья.
Проблема контроля
У работников в офисе часто нет понятной системы контроля. Он производится стихийно. Есть какие-то люди, которые периодически спрашивают у других людей, как дела по задачам. Общей наглядной картины нет, но всегда можно собраться за обедом и обсудить коллективным разумом, при этом надеясь, что в результате обсуждения ничего не забыли.
Офисный формат, когда все рядом друг с другом, такой подход прощает. На удаленке это не сработает.
Чтобы контролировать (в хорошем смысле:)) работу сотрудников, необходимо выработать четкую систему, в которой можно однозначно понять, какую они работу делают сейчас, какую должны делать вообще, какой у команды фронт работ на будущее и насколько дела движутся в нужном направлении.
Таск-трекер
Для составления общей картины работ понадобится таск-трекер.
В нем должны быть понятным образом описаны задачи. Что за задача? Что нужно сделать? Как нужно сделать? Какие критерии готовности задачи? Кто эту задачу должен делать? Кто принимать? И т. д.
В идеале не нужно делать работу, если нет специальной задачи для этого. Тут я за то, чтобы не возводить всё в абсолют, а действовать в рамках разумного. Например, договориться, что если работу делать больше 15 минут, то заводим задачу, если меньше, - и так сделаем.
Ставить и двигать задачу следует методично. Заводим задачу, пишем понятно, что нужно сделать, назначаем на исполнителя. Исполнитель берет ее в работу, выставляя при этом ей соответствующий статус. Как закончит и отправит на проверку или в готовые задачи, то по возможности прикладывает какие-то полезные артефакты: например, ссылки на макеты, на разработанный функционал, на документацию и т. д.
Ну и маленький штрих, который многие игнорируют: если к задаче нечего прикладывать, а вы её отправляете в "готово", то так явно и напишите, что она готова, иначе будет непонятно, почему задача поставлена и молча сдвинута в "готово". Её сделали? Или отменили, но не удалили, а оставили для истории, а в "готово" сдвинули, чтобы глаза не мозолила?
Все задачи должны дисциплинировано вестись всей командой. Без такого, что "вот Вася и Петя пусть пишут, а мне некогда, я так в чате сейчас объясню, или лучше голосовуху запишу". Если оказывается, что кто-то начинает халтурить и срезать углы, то в какой-то момент может оказаться, что таск-трекер не то что не помогает, а даже мешает. Вы в него смотрите, видите одну картину, а по факту она совсем другая, и никто особо не в курсе, насколько. Я советую прочитать и применить к данному абзацу теорию разбитых окон
Стендапы
Это не про комедию. Фьють ХА!
Если таск-трекер - это общая картина в целом, то ежедневные стендапы - это срез обстановки на текущий момент.
В рамках стендапа нужно обсудить 3 вещи:
-
Что я делал вчера?
-
Что я буду делать сегодня?
-
Какие у меня есть проблемы?
Проводить можно стендапы как синхронно устно, так и асинхронно письменно.
Синхронный созвон
Здесь очень важно назначить кого-то одного ответственного модератором, который будет пресекать отклонение от темы, обсуждения вчера просмотренных сериалов и обсуждения, где нужны только двое, а группа из 10 человек сидит их и слушает 20 минут.
Я иногда слышал истории, что стендапы, которые задумываются как инструмент на 10-15 минут, затягиваются на 1 час каждый день. В таких случаях и время тратится бесполезно, и команда приунывает от долгой бесполезной траты времени и переключения контекста.
Асинхронный письменный стендап
Я хочу поделиться тем, как мы в своей распределенной команде проводим стендапы.
Письменное общение у нас происходит в слаке. Поэтому для стендапов мы выделили отдельный канал. В него каждое утро все сотрудники пишут 2-3 пункта: над какими задачами работал вчера, над какими планирует работать сегодня и (опционально) есть ли какие-то проблемы, мешающие его работе.
Флудить в этом канале, обсуждать чьи-то задачи или проблемы запрещено. Этот канал строго для агрегации информации о состоянии дел. Остальные обсуждения должны вестись в соответствующих тематических каналах.
Такой формат позволяет устранить многие минусы:
-
Формат позволяет куче людей не подстраиваться под конкретное время.
-
Можно не надевать парадную футболку, вместо вашей уютной домашней:)
-
Написать и прочитать - это очень быстро. Такой формат, вместо устных 15-30 минут, отнимет у вас минут 5.
-
Словоблудие отсутствует, потому что на уровне регламента запрещены любые другие обсуждения и в них на письме скатиться значительно сложнее, чем в устной беседе зацепиться языками.
-
Ничего не забывается и не теряется, можно открутить канал на любой день, перечитать и проследить за динамикой работ.
Отмечу, что уже получил несколько благодарностей от разных команд за идею использования письменных стендапов и то, что их не обязательно единомоментно внедрять вместо созвонов.
Как вариант, можно договориться с командой пробовать несколько письменных стендапов в неделю и несколько созвонов, а потом после месяца эксперимента сравнить результат и посмотреть, что лучше подойдет. Знаю даже такие места, где гибридная модель взята на постоянную основу: 4 письменных стендапа и один пятничный очный созвон.
Рабочий график и дисциплина
Закончим совсем очевидным, но так часто забываемым. Работодателю и работнику следует сразу обговорить рабочее время, часы, когда все должны быть на связи, что делать, если сотруднику надо отойти и т. д.
Частые проблемы с обеих сторон, которых следует избегать:
-
Работнику нужно среди дня отойти и он никого не предупреждает. В результате, когда человек срочно понадобится, его нет и неизвестно, когда будет. А еще тлетворный бонус: из-за такого поведения одного человека работодатель начинает думать, что все так работают и надо срочно всех гнать в офис.
-
Работодатель начинает сотруднику писать или звонить в нерабочее время со словами: "Ну ты же всё равно дома, рядом с компьютером, сделай быстренько". Не надо так.
-
Руководство априори думает, что если работник не перед глазами, то он не работает, а мультики на диване смотрит. Вот чтобы такой мысли не было, пользуйтесь двумя выше названными мной инструментами и смотрите на то, чем реально изо дня в день занят человек. Какие задачи он делает, как он их делает, какой результат. По большому счету какая разница, в какой момент дня и сколько работник будет смотреть мультики, если он все свои задачи делает и в срок сдает?
Проблема коммуникаций
Письменное общение
Тут можно оооочень много говорить и приводить разных примеров, как надо и как не надо.
Самое главное, что я могу вам посоветовать - прочитать две книги:
-
Л.Сарычева, М. Ильяхов "Новые правила деловой переписки".
-
О.Лукинова "Цифровой этикет" (у неё есть еще телеграм канал).
Там рассмотрены все типовые проблемы чатов, от которых мы все страдаем. Например:
-
"Привет" и дальше доооолгая тишина.
-
В чат на N десятков людей отдельными сообщениями "Привет" "как дела" "по задаче" "номер 13" "?".
-
"Доброго времени суток, коллеги, надо позавчера срочно сделать ASAP {{сумбурное описание}} заранее спасибо!"
Когда проблема цифрового этикета побеждена, остается еще проблема культуры письма.
Оформление своих мыслей в понятный и структурированный текст - дело сложное и требующее регулярной практики. Да, это тяжело, но без этого в распределенной команде еще тяжелее.
Потратив один раз 15-20 минут на написание большого, четкого, хорошо оформленного письма или задачи, можно сэкономить многие часы на лишние уточнения, или даже переделку, если вдруг вас поняли неправильно и сделали неправильно.
Устное общение (бесконечные созвоны)
В общих чертах алгоритм решения проблем бесконечных созвонов примерно такой:
-
Прикидываем, можем ли мы обойтись без созвона? Это перекликается с культурой письма, и сразу выдает ленивых ребят, которые не хотят и/или не умеют формулировать свои мысли письменно, потому могут общаться только созвонами. С такими надо проводить профилактическую работу. На долгосрочной основе в распределенной команде с такими работниками будет трудно.
-
Если без созвона не обойтись, то теперь подумаем, кто нам на самом деле там реально нужен. Не стоит звать на созвон кучу людей, просто потому что вы вспомнили их имена, и они врооооде бы работают на нужном проекте.
-
Когда назначаете созвон, заранее опишите тему собрания и, если есть какие-то обзорные материалы, то приложите их. В результате люди придут на "встречу" уже с пониманием о чем речь и готовностью к продуктивному диалогу. Иначе N человек будут сидеть и слушать, как вы пытаетесь объяснить, что вам нужно. Из них половина так быстро не поймет. Из этой половины половина даже со второго раза не поймет. Пока всем объясните, то уже и расходиться пора, а вы назначаете следующий созвон, которого могло бы и не быть.
-
Когда созвон закончен, фиксируем письменно все ключевые мысли и договоренности. Иначе кто-то что-то забудет, а кое-кто и вовсе будет отрицать, что он что-то обещал, потому что "вы, видимо, тогда не так поняли".
Банальная вежливость.
Может быть, в офисе вы привыкли подбегать к человеку сразу, как вам пришла в голову мысль, но, пожалуйста, не надо на удаленке звонить без предупреждения. Кто знает, чем человек занят в это время? Просто уточните письменно заранее, может ли коллега говорить, пусть он точно будет на месте, подоткнет наушники, нальет водички, настроится на разговор.
Если вы на созвоне и говорит кто-то другой, а у вас на фоне сверлит сосед, а на него лает собака, а на неё кричит ребенок, то было бы неплохо замьютить микрофон. Это мешает.
Проблема организации условий труда
Рабочее место
Первое, с чем человек сталкивается на удаленке - отсутствие нормально оборудованного рабочего места.
Может не быть кресла и стола. Или есть стул, на котором час-два можно посидеть, а на третий час уже прихватывает радикулит. А вам на этом стуле теперь очень много времени надо будет проводить.
Может не быть нормального компьютера.
Может не быть хорошего, без регулярных обрывов, интернета. В этом случае кто-то проводит себе домой второй интернет, а я просто купил себе чуть подороже мобильный тариф и, в случае обрывов основного интернета, просто раздаю wi-fi с телефона.
Обо всем этом человеку частенько приходится заботиться самостоятельно. Однако бывает, что и компания помогает.
Компания может или отдать уже существующий компьютер сотруднику домой, или кое-где даже новые покупают ради такого дела. Знаю, что кто-то и столы с креслами помогает из офиса домой перевезти.
Дисциплина домочадцев
К сожалению, не всегда люди сразу понимают, что если ты работаешь из дома, то ты правда работаешь, и тебя нельзя отвлекать без особой нужды.
Взрослым людям объяснить это проще (я надеюсь), а вот с детьми тяжелее. Не буду никому говорить, как воспитывать детей, и понимаю, что все дети разные, и педагогическая методика у всех разная. Знаю только, что с этим что-то нужно решать, ибо бизнес вас нанимает, чтобы вы задачи делали, а разговор типа "я нормально перестал работать, потому что меня ребенок отвлекает", может устроить не каждого работодателя.
Знаю несколько случаев, когда удаленщики детей с детства приучают, что если папа/мама днем за компьютером, то он/она занят(а) и отвлекать нельзя. И это у них работает. А если есть отдельная комната для работы, то это работает еще лучше.
Смена локации
Бывают ситуации, когда и жилплощадь, и уговоры, и педагогика явно делают работу из дома невозможной. В таком случае я знаю довольно распространенный вариант, когда человек выбирает какой-то коворкинг, или сам/с коллегами снимает квартиру, куда и ходит работать. Если же вам такой выход не нравится, а дома трудиться не получается, то, может, удаленка - это и не ваш формат?
Собственная дисциплина
Самодисциплина в удаленной работе крайне важна. Лично мне повезло, и я с первого дня легко принял, что не важно где - дома или в офисе, - я наемный работник, которому платят деньги, а взамен я делаю работу.
Но я прекрасно понимаю, что есть много людей, которым сложно заставить себя дома работать. Что тут поможет:
-
Всё из пункта про проблемы контроля. Менеджер должен держать руку на пульсе, смотря, кто как работает. И если обнаружил какие-то негативные тенденции, то нужно выяснять причины, решать проблему.
-
Какие-то формальные ритуалы, настраивающие на рабочий лад. Кому-то помогает в рабочее время одеваться в одежду для офиса. Кто-то ставит будильник, чтобы было явное понимание того, когда начинается и кончается рабочее время, когда перерыв на обед. Кто-то декорирует рабочее место так, чтобы напоминало офис, а не было просто куском домашнего пространства.
-
Если после ритуалов и контроля ваша домашняя продуктивность всё еще низка, и дома хочется не работу делать, а мультики смотреть, то подумайте хорошенько, может быть, распределенная команда вам не подходит.
Проблема здоровья
Здоровье физическое
Работая в офисе, мы хоть как-то, хоть немножко двигались: пока дойдешь до офиса, там походишь, с коллегами на обед сходишь, обратно домой придешь. При удаленной работе же объем двигательных активностей сокращается и гиподинамия подстерегает чуть ли не за каждым углом. Если вас затянуло в рутину, где 8 часов полежал поспал, потом 8 часов посидел поработал, и еще 8 часов посидел "отдохнул", то ничего хорошего от такого графика не ждите.
Врачи рекомендуют делать разминку каждый час. Это очень важно для позвоночника, суставов и здоровья в целом. Но мы ведь взрослые люди и не слушаем врачей:) Даже если мы каждые 2-3 часа будем вставать из-за стола, делать разминку, немножко ходить, это уже будет намного лучше, чем в среднем двигаются удаленные сотрудники, особенно которые только начали знакомиться с этим форматом.
Также иногда требуется какая-то нагрузка повыше, чем "встать, встряхнуть руки и пойти за кофе". Не буду заниматься агитацией к занятиям спортом - это личный выбор каждого. А вот к занятиям физкультурой всё же призову. Если сами не знаете что делать, а в спортзал идти не хочется, сейчас есть куча платных и бесплатных приложений, которые вам расскажут, что делать, как делать, сколько делать, всё за вас запишут, когда заниматься напомнят. Мой фаворит уже много лет - бесплатное приложение Nike Training Club. Там есть куча всяких тренировок, и легких, и сложных, где не нужно ничего, кроме более-менее удобной одежды и коврика.
Еще не забывайте регулярно проветривать помещение. Про это много всего написано. Вот пример статьи на хабре про то, чем опасно редко проветривать жилое помещение https://habr.com/ru/post/187210/
Режим дня и нужное количество сна в одно и то же время. На удаленке очень легко сбить режим дня. Всегда хочется поваляться в кроватке подольше утром. А лучше потом еще не сразу работать, а чем-то веселым заняться. Авось потом отработаю. И в итоге сидишь, за полночь делаешь какую-то работу, а завтра утром митинг назначили рано. Раз не выспался, два сбился, оно всё одно за другое цепляется и несет за собой печальные последствия и для физического самочувствия, и для умственной деятельности.
На себе я заметил, что как только я стал ложиться и вставать в одно и то же время, спать примерно 8 часов, у меня и днем перестала возникать сонливость и желание вздремнуть после обеда, да и в целом работаться стало бодрее. Ну и, соответственно, когда я режим дня нарушаю, не высыпаюсь, я сразу вижу, как это негативно отражается на моей работоспособности.
Здоровье психическое
Первая серьезная ловушка, в которую попадают очень многие - это овертаймы. Когда дом и работа в одном месте, легко начать овертаймить, не замечая этого. А если остальные коллеги тоже таким страдают, да ещё и подогревают всё тем, что начинают писать в общий чат и выяснять несрочные рабочие вопросы в нерабочее время, то это еще сильнее усугубляется.
Я сам этим страдал первые полгода-год удаленки. Потом постепенно приучил себя, а после - и коллег, что у меня есть основные рабочие часы и вся работа происходит только в них. Если что-то срочное загорелось, то пишите/звоните, я подключусь, но если не срочное, то извините. Вы можете писать, но у меня режим "не беспокоить", я увижу, скорее всего, уже утром.
Вторая серьезная ловушка - это отсутствие социализации. Люди меньше видятся, меньше общаются вживую, меньше коммуницируют в принципе. Кого-то такой режим вполне устраивает, а кого-то очень деморализует. Тут нет универсального рецепта как это можно побороть. Кто-то периодически собирается в оффлайне. Кто-то собирает онлайн посиделки после работы, онлайн обеды, онлайн настолки и прочее. Где-то поощряется приходить на онлайн собрания со своими домашними питомцами. Ну вы поняли, все любят на кошечек и собачек посмотреть.
Где-то просто отводят отдельные чаты-флудильни для мемов и неформального общения.
Я понимаю, что есть такие люди, которым ну прям точно недостаточно полумер с чатами и онлайн посиделками. В таком случае надо задуматься, может быть, формат удаленки им не подходит, и надо подыскать такую работу, которая будет делать их счастливыми в офисе.
Молчуны и выгорающие молчуны. Бывает, что удаленно человек где-то там сидит, работает и не отсвечивает. А потом - бац, говорит вам, что он он выгорел, устал и вообще увольняется. Тут уже задача менеджера всегда держать руку на пульсе команды и вовремя замечать все тревожные сигналы, или тревожное отсутствие сигналов.
Итог
Удаленка - это вполне валидный формат работы. Соблюдая базовые правила контроля, коммуникаций, оборудования рабочего места и сохранения здоровья, можно в общем случае вполне неплохо и без серьезных проблем работать в распределенной команде.
Да, если вас внезапно резко перевели из офиса на удаленку, а люди не готовы и процессы не готовы, то всё идет наперекосяк. Но если команда заранее выстраивала подходящие рабочие процессы (которые, кстати, вполне подходят и для офисной работы), то такой трансфер пройдет практически безболезненно. Чем раньше вы начнете этим заниматься, тем проще будет вам в дальнейшем.
Еще стоит помнить, что ничего абсолютно хорошего или абсолютно плохого нет, и надо индивидуально подходить в любым процессам. Для кого-то удаленка правда может не подходить. Но решать о том, подходит она или нет, надо на основе организации/реорганизации процессов, наблюдения, рефлексии, а не просто говоря "не пробовал, но критикую".
Учитесь понятно и этично писать, воспитывайте самодисциплину, стройте доверие друг к другу, старайтесь не пускать процессы и людей на самотек, берегите себя и коллег.
Автор: Евгений
