На работе мне приходилось внедрять проектное управление в одной большой и мягкой, в плане управления, компании. Я «ломал» старые и пытался запустить новые бизнес-процессы. Я писал регламенты, заводил людям оценки в мотивационные матрицы.
Генеральный директор подписывал приказы, которые практически никто не исполнял. Я вовлекал в процесс топов компании, но они не находили времени посмотреть тот или иной документ. Некоторые руководители проектов искренне хотели жить по новым правилам, но не понимали их. Я пытался сделать документы максимально простыми и понятными, но это не давало результатов.
Я понял: регламент — документ скучный, который интересен только мне, дотошное понимание регламента требует особой усидчивости, желания и пытливого склада ума. Приказ, документ или иной блок текста не может быть инструментом, объясняющим и пропагандирующим правила жизни. Сухой текст не может вдохновлять, а творческий бывает неприемлем в корпоративной среде.
Тогда я решил заменить регламенты чек-листами. Чек-листы помогали человеку не забыть о самом важном на какой-то стадии, но не давали понимания процесса в целом. Чек-листы не могли описывать бизнес-процессы, а именно это было нужно.
Тогда я пошел на эксперимент и совместил описание бизнес-процесса и обычный плоский чек-лист. Один из менеджеров назвал этот метод московским метрополитеном, я называл его проверочным потоком или процессом.
Я разбил свои требования к руководителям проекта на каждой стадии в виде иерархических чек-листов и оформил это в виде древовидной диаграммы. Получилась своеобразное декомпозирование чек-листов по важным стадиям проекта.
Каждый руководитель мог видеть все требования на одном листе формата A4 и использовать данный инструмент в своей повседневной работе.
Чек-боксами я обозначал шаги, которые необходимо выполнить. Если у чек-боксов были номера, то это означало, что действия необходимо выполнять именно в такой последовательности.
Если номеров не было, то руководитель должен был выполнить все шаги на ветке, но последовательность значения не имела.
Если я хотел обозначить опциональные шаги или инструменты, которые можно применять, то я обозначал их точкой на линии чек-листов.
Позже я стал добавлять радио-батоны, чтобы была возможность ветвить чек-листы в зависимости от условий. В моем случае таким условием чаще всего был тип проекта: типовой или уникальный (как мы его называли)
Ветки, отходящие от корневых чек-листов, как бы декомпозировали, чек-лист и на более низком уровне объясняли, что нужно делать.
Удивительно, но такая форма стала достаточно понятной для большинства руководителей проектов и менеджмента. Одного взгляда хватало, чтобы понять требования и процесс в целом. Распечатанный вариант чек-листа, давал руководителю инструмент самоконтроля. Человек мог отмечать галочками пройденные шаги, как в обычном чек-листе.
Согласование процессов проектного управления с топ-менеджментом тоже стало проще. Мы просто согласовывали чек-лист, а регламенты особо никого не интересовали. В них ограничивались строчкой вроде: «Руководитель проекта должен соблюдать требования чек-листа проектного управления».
Позже я понял, что могу использовать этот инструмент в личных целях. Я читаю достаточно много бизнес-книг и раньше использовал Mindmap-ы для структурирования новых методов. Но Mindmap-ы не помогают визуализировать изменения процесса. Когда ты прочел книгу, то хочешь изменить свои принципы действия в той или иной области, не забывать делать важные шаги, которые не делал раньше.
Я начал использовать проверочные потоки (графические чек-листы) для изменения принципов своей работы в той или иной области и, на мой взгляд, это достаточно подходящий инструмент. После прочтения книги я формирую для себя новые правила в виде чек-листа, потом делюсь с этими правилами с людьми, мнение которых важно для меня. Я посылаю им потоковый чек-лист и говорю что-то вроде: «Эй, что ты думаешь, если я буду действовать вот так в подобных ситуациях?» Получаю обратную связь и, что удивительно, не возникает вопросов о том, что это за штука и как ее понимать.
Вот такой вот тернистый успешный опыт! А как вы справлялись с подобными задачами? Верите в работоспособность документов!?
Автор: Владимир Питин
