Корпоративное ПО делает ваших сотрудников круче. А оно вам надо?

Есть два типа руководителей: те, которые ценят умных и прокачанных сотрудников (первый среди равных, лидер) и те, которые стараются избавиться от сильных и управлять слабыми (молодец среди овец, деспот). На первый взгляд, компании и тех, и тех работают, продают, получают доход. Но если смотреть на длинной дистанции, в компаниях у руководителей, выживающих классных сотрудников, рано или поздно начинаются узнаваемые проблемы: текучка кадров, найм всё более слабых и молодых сотрудников, устаревание продуктов и технологий, падение продаж и сокращение доходов. Это вызвано косностью управления и нежеланием развивать персонал. Какое отношение к этому имеет CRM и другой корп. софт? Да самое прямое! Но надо ли развивать сотрудников и есть ли у этой медали обратная сторона? Давайте обсудим. 

Софт — это не магический шар, не кнут и не пряник. Но тем не менее компании умудряются демонизировать ПО, делать его орудием порицания и поощрения, пугать им сотрудников. Такое отношение породило специфический спрос и ПО «судного дня» появилось, реально разделилось на доброе и злое. Оно приблизилось к людям не с точки зрения искусственного интеллекта, а с точки зрения «прокладки» между персоналом и руководством. В общем, переделывая строки Вадима Шефнера, можно сказать: софтвером можно спасти, софтвером можно убить. Это неправильно.  

Таймтрекеры — не круто, CRM, PM, портал — круто

Есть такой тип программного обеспечения — таймтрекеры. Это такие подлые софтины, которые учитывают время работы сотрудников, причём не на уровне «вошёл-вышел», как на турникетах, а на уровне: отошёл, работал на клавиатуре, работал мышью, бездействовал и т.д. Ставить такое ПО в компании — верх недоверия. Фактически компания сразу расписывается в своих подозрениях: «мы не верим ни одному сотруднику, пока он не докажет обратное», эдакая презумпция вины и полный контроль. Это огромный демотиватор и серьёзный удар по морали:

• сотрудники теряют меру ответственности, потому что не нужно следить за собой, когда за тобой всё равно следят; в результате они становятся не креативными мыслящими субъектами, а управляемыми исполнительными объектами;
• сотрудники начинают искать способы обмануть таймтрекер, а не находя их, ищут способ навредить и создать угрозы для информационной безопасности;
• уважающие себя и свой авторитет профессионалы начинают искать работу — и компания вынуждена либо поднимать им зарплату до уровня, ради которого можно потерпеть, либо прощается; снять контроль решают редко — ведь тогда неминуем корпоративный бунт. 

Таким руководителям можно пожелать одно: не судить по единицам обо всех и лечить паранойю, это диагноз, а не состояние души. 

Наслышанные о контролирующем ПО, сотрудники с таким же недоверием относятся и к другим рабочим инструментам: CRM-системам, системам управления проектами (PM), хелпдескам и даже корпоративным порталам. Они полагают, что такой софт значительно усиливает контроль над ними и их рабочей занятостью. Именно по этой причине на этапе внедрения корпоративного ПО возникают бойкоты, группы противодействия и ведётся подрывная партизанская работа со стороны отдельных сотрудников (кстати, обратите на них внимание — нередко это как раз те, чья работа должна вызвать сомнение).

И здесь есть два аспекта проблемы: с одной стороны, сотрудники боятся контроля как такового вне зависимости от своей результативности, с другой, сотрудники действительно часто тратят своё рабочее время на нерабочие дела и развлечения. Согласно исследованию Pew Research Center 77% работников используют социальные сети в рабочее время, из них 40% используют их для передышки в работе, 35% для общения с друзьями и семьёй, часть — для поиска новой работы. Опрос, проведенный Udemy, показал, что 36% сотрудников из так называемых поколений Y и Z (а это зачастую как раз разработчики, продажники, маркетологи — те, кто делает выручку) тратят более 2 часов рабочего времени на личные дела в своём смартфоне. 

Так что же, мы вернулись к теме таймтрекеров? Нет. Мы вернулись к тому, что у сотрудников есть мотивация спокойно отвлекаться на совсем не срочные дела вроде обновления ленты Instagram или ВКонтакте. И в этом виноваты не они, в этом виноваты руководители.

Неграмотно спланирована работа. Наверняка вы видели эти американские горки: то аврал и горящие кресла, то полный штиль и неспешная офисная болтовня. Такие интервальные нагрузки редко являются спецификой бизнеса (думается, на Хабре таких компаний вообще нет), чаще это результат неправильного распределения задач. Кстати, именно отсутствие работы занимает 22,5% среди причин трат рабочего времени впустую.

Решить проблему помогают наглядные инструменты управления задачами, такие как диаграмма Гантта или корпоративный планировщик внутри CRM-системы или PM. Например, в сквозном трёхнедельном планировщике внутри RegionSoft CRM можно не просто планировать дела, но и видеть занятость и даже интенсивность занятости каждого менеджера. Ну а дальше дело за руководителем: если он хочет развивать и удерживать персонал, он изыщет возможности перераспределить нагрузку равномерно. 

Неизмеряемая работа. Если у сотрудника нет плана выполнения работ (по задачам или в количественном измерении), он не будет стремиться его выполнить, а значит, можно работать на минималках — так, чтобы было незаметно, что ты где-то просел, но и работа была бы кое-как сделана. Никому от такой деятельности хорошо не будет: в конечном итоге доход компании снизится. Поэтому лучше разработать систему постановки задач или, если это возможно, систему KPI (например, для коммерческого департамента). Правда, расчёт KPI возможен далеко не во всех CRM, но в нашей CRM-системе KPI реализованы здорово: можно выстроить самую сложную систему, и она будет работать и даже наглядно «агитировать» сотрудника поднажать и довести-таки прогресс-бар до 100%.

Размытая ответственность. Если сотрудники в компании отвечают за проект коллективно, то нередко, почти как в школе, и заплату стоит поделить честно — одну на всех. Потому что на все зарплаты ничего не выполнено: ответственность за сорванные сроки будет перекладываться по кругу, по кругу же будут искать виноватых. В конце концов, босс поворчит-покричит, да и успокоится, а сотрудники продолжат некачественно выполнять рабочие задачи.

История из жизни. Рождественская распродажа для компаний, работающих на рынок США, это просто золотая жила. Если вы продаёте пользовательское ПО (игру, приложение и т.д.), где-то с 1 по 26 декабря вы должны работать как чёртовы печники в топке паровоза: подбрасывать угля и гнать на максимальной скорости. Так вот, компания N продавала свою аппликуху для всех на территории США, сидя в России. Рождественская акция была провалена: то ли переводчик не подготовил тексты, то ли дизайнер не нарисовал баннеры и рассылку с сапожками, то ли маркетологи идею не успели дать, то ли веб-разработчики лендинг и дизайн сайта не обновили. Причина была простой: руководитель отдела маркетинга, который отвечал за координацию и раздавал пинки в нужной очерёдности, уволился 1 ноября. Остальным было наплевать, роскошные продажи декабря просели к предыдущему декабрю на 72% (если вы далеки от коммерции, поясню — это не катастрофа и не беда, это пи***ц).

Так вот, это очень показательная история в ключе нашего с вами разговора. У бизнеса есть два основных риска: полное размытие ответственности всех или замыкание процессов на одном человеке (микроменеджере или гипер ответственном сотруднике), уход которого может застопорить большинство задач. Корпоративное программное обеспечение может решить и эту проблему, но только в том случае, если в нём есть модуль управления бизнес-процессами, в котором прописаны сроки, задачи, ответственные и триггеры наступления событий и этапов — то есть «пинки» будет раздавать автоматика и она же будет фиксировать, на ком зависла задача. Таким образом, у команды будет время для маневров, а уход ключевого сотрудника не станет настолько болезненным.  

Эти три причины нередко приводят к упомянутому безразличию сотрудников и непрерывному отвлечению на нерабочие задачи.

Как видите, у нас сформировалась задача: избежать репрессивных мер и жёсткого контроля и найти что-то, что позволит повысить производительность, а не только решить три выше обозначенных проблемы. Точка роста каждого сотрудника — в использовании корпоративного программного обеспечения.

Использование ПО делает сотрудника вовлечённым и стирает возможные границы между сотрудниками одной компании. Здесь нужно рассмотреть два случая.

1. Сотрудники разобщены внутри одной компании, на одной территории. Когда часть сотрудников «выключены» из корпоративных взаимодействий, снижается их эффективность, поскольку истощается информационная среда. Зачастую руководитель не может повлиять на включённость, так как она зависит от межличностных отношений. В этом случае CRM-система или корпоративный портал (а ещё лучше, несколько видов ПО) становится надёжным источником всей необходимой для работы информации и сотруднику ничего не мешает работать над задачами. Но, отходя от темы, стоит сказать, что лучше подходить к работе с «выключениями» отдельных коллег комплексно, воздействуя на участников этой неприятной ситуации.  
2. Есть удалённые сотрудники, которые отрезаны от общения с коллегами, корпоративной культуры и информации. Их «выключенность» обусловлена объективными факторами: расстоянием и отсутствием в офисе. CRM, PM, Jira и т.д. стирают границы между удалёнщиком и сотрудниками офиса, обеспечивая его самой актуальной информацией. В свою очередь, он вносит в системы свою информацию, свои запросы — таким образом, работа происходит без сбоев.

Сейчас человеку комфортнее в системе «человек-машина», чем в системе «человек-человек». Поэтому каждому сотруднику проще что-то посмотреть в программе, чем подойти к коллеге. Раз новое время диктует такие паттерны, руководителям компаний не остаётся ничего другого, как их технологически обеспечить. Тогда развитию сотрудников не будет мешать практически ничего.

Корпоративное ПО мотивирует. Видеть прогресс своей работы, свою занятость, свои дела и степень их выполнения в интерфейсе программы удобно и надёжно. Не нужно ждать фидбэка от руководителей и коллег, достаточно заглянуть в систему и понять, что ты молодец. Ну или понять, что пора хвостик тащить, пока носик не увяз. Такой своевременный анализ работы поступает от ПК, а значит, не пугает сотрудника, и, конечно эффективен, потому что поступает ежедневно, намекая, что пора бы приблизить дела к завершению. Организованная работа сохраняет нервы и увеличивает среднюю скорость выполнения задач.

CRM делает работу безопасной. Сотрудник не боится, что его работа будет кем-то присвоена, испорчена или модифицирована. Бизнес-ПО хранит всю информацию о транзакциях и исполнителях, у каждого сотрудника есть права доступа (в идеале, конечно!), которые гарантируют ему работу в его закрытом сегменте ПО. Кроме того, благодаря логированию и программно закреплённой ответственности в компании заканчивается эра коллективного «не знаю» и начинается эпоха личного «это я и у меня есть причина (ну или нет)». А это уже элемент общей информационной безопасности компании — у каждой проблемы появляется имя, измерение и… решение.    

CRM облегчает труд и освобождает руки и мозги для умственной работы. Когда рутина автоматизирована, остаётся время на развитие себя и своей работы, создание новых методик работы, более глубокую разработку решений задач. Собственно, в этом и есть основная задача автоматизации: помогать человеку быстро делать повторяющиеся, стандартные задачи и обеспечивать массив информации для интеллектуальных решений, подвластных только человеческому разуму. 

Корпоративное ПО даёт толчок корпоративной конкуренции. В CRM-системе руководитель может легко выгрузить результаты разных сотрудников, сравнить их, сделать выводы, анонимизировать данные (чтобы не сталкивать лбами) и предложить к обсуждению. Таким образом, менеджеры будут конкурировать за лучший результат.

Корпоративное ПО сближает: сотрудников между собой, сотрудников и руководителей. Открытый обмен информацией подразделений, система отчётов и KPI делают работу прозрачной. Например, руководитель отдела продаж не любит продажницу Машу, которая отлично работает, и никогда её не выделит перед боссом, но выделит свою подружку Ксюшу, которая работает на троечку. Когда есть CRM, боссу не нужны эти устные впечатления: он открывает отчёты, смотрит профили продаж, суммы и коэффициенты обеих девушек и спокойно принимает управленческие и мотивационные решения. Ксюша и Маша могут видеть директора раз в неделю, никогда с ним не говорить, но они прозрачны для него в плане оценки их работы. А это в работе главное. Ну и, соответственно, своевременное премирование Маши и небольшая беседа с Ксюшей дадут рост обеим сотрудницам. Заодно снижается вес влияния руководителей отделов в компании, а значит, исчезают некоторые «клановые» проблемы. 

Нам всем не свойственно подходить к использованию корпоративного ПО с позиций психологии, для бизнеса это просто программа. Однако это ещё и крутой объединяющий фактор, единая ось компании, которая создаёт единое информационное пространство коллектива. А рабочая информированность — первое слагаемое профессионального роста. 

Обещали в заголовке, значит ответим и на этот вопрос. Давайте сравним сотрудника, который имеет потребность расти и развиваться, и сотрудника, который инертно работает и просто выполняет свои задачи на приемлемом уровне. Прямо табличкой.

Если посмотреть на эту табличку беглым взглядом, может показаться, что «средний» сотрудник гораздо лучше и выгоднее для компании, потому что он дешевле по нервам, да и по деньгам, он стандартный и малоконфликтный. Но опытный руководитель никогда не откажется от «звёздного» сотрудника, он будет его развивать, в случае конфликта искать компромиссы, осторожно защищать его от негативного отношения коллектива, потому что он знает, что именно такие сотрудники помогают не просто зарабатывать, а находить интенсивные пути развития. Да, они готовы и им надо. Надо ли вам — решайте.

Есть ли в этой статье реклама RegionSoft CRM? Конечно, есть, тем более что у нас классная акция на CRM. Но смысл статьи не в этом. Мы вас призываем: цените хороших сотрудников, развивайте их, делайте их работу проще, чтобы у них было больше времени делать эту работу лучше и масштабнее. Программное обеспечение — всего лишь один из инструментов для достижения ваших бизнес-целей. Это не ключ от двери за холстом и не панацея. Настоящий успех компании наступает только тогда, когда у неё отточены все грани: отношения, управления, ИТ-инфраструктура, продукт, коммерция и проч. Время сверкать, друзья.

Автор: Axelus

Источник