Основатель digital-агентства Роман Квартальнов делится простым решением, которое помогло сделать производственные процессы прозрачными, дало возможность в любой момент времени оценить себестоимость проекта и компании целиком, а также экономить около 1 000 000 рублей на сборе отчетов с сотрудников.
Знаете ли вы себестоимость работы вашей компании? Можете за 3 минуты получить доступ к информации о выполненной работе за вчера? А за неделю?
Четыре года назад я открыл свою компанию. На старте у нас была небольшая команда. Очевидно, что чем меньше людей, тем лучше у них получается работать слаженно, быть единым организмом. К концу первого года мы начали активно масштабироваться и столкнулись с проблемами роста. В определенный момент мы просто потеряли контроль над процессами внутри компании и начали принимать решения хаотично. Есть такой термин – «хаотичное управление», его можно трактовать так: руководитель не имеет возможности прогнозировать риски, постоянно тушит пожары и не разбирается почему они происходят. У такого подхода есть 2 пути развития:
1. Признать, что такова жизнь и основателю бизнеса отведена роль пожарного. В этом случае ваш потолок – крутой пожарный, пожарный-супермен.
2. Осознать, что пожаротушение развивается спиралевидно, т.е. время идет, задачи растут, ресурсы уменьшаются. В этом случае ваша цель — поднапрячься и выйти за рамки, встать над проблемами и постараться найти системные решения.
Я склонен строить гипотезы и проверять их. Такой подход заложили педагоги в вузе, где я изучал ядерную физику. Собственно, этот же подход я применяю и к бизнесу. Нахожу проблему, строю гипотезу об управленческих решениях, которые могут систематизировать процессы, и проверяю свои предположения. Гипотетическим решением проблемы «вечного пожаротушения» стал оперативный контроль себестоимости компании в реальном времени. Чтобы получить доступ к этой и другой важной информации мне крайне были необходимы регулярные отчеты сотрудников.
Хаос, с которым пришлось бороться
Занимаясь проектированием интерфейсов систем, порталов, мобильных приложений и других digital-решений, мы работаем в команде творческих, немного сумасшедших людей. Самые организованные и дисциплинированные люди среди нас — это разработчики, а все остальные: дизайнеры, сценаристы, копирайтеры, проектировщики, менеджеры, аналитики, маркетологи, менеджеры по продажам, аккаунты — злостно саботируют заполнение ежедневных отчетов. Это лишает руководителя возможности оперативно оценить себестоимость проекта в реальный момент времени и принять важные управленческие решения, что в итоге приводит к упущению выгоды.
Так исторически сложилось, что для нас качество результата работы и попадание в бизнес-цели клиента – это must have. Но при этом, в погоне за тем самым качеством, мы можем уйти в неуправляемые переработки, что приводит к печали в бюджете проекта.
Решение
Мы начали с примитивного решения — ввели правило заполнения ежедневных отчетов в гугл-форме. Решение очень простое, понятное и не особо эффективное. Если быть точнее, то среднемесячный показатель заполняемости ежедневных отчетов составлял менее 15%.
Мы пробовали поощрения, выясняли что не нравится, меняли формулировки в гугл-формах, проводили личные беседы с объяснением того, как это важно, но, к сожалению, человеческий фактор в этом процессе не искореним.
*ремарка
Есть компании, которые вводят прямую зависимость системы оплаты труда путем привязки к потраченному времени, говоря простым языком, нет отчета – нет зарплаты. Считаю данный управленческий прием тоталитарным, равнозначным армейскому «упал – отжался». В таком случае мотивация сотрудников стремится к нулю.Для упрощения процесса заполнения отчетов, а также чтобы прокачать умение сотрудников сосредотачиваться, мы ввели практику выполнения задач с таймером. Все просто — исполнитель включает таймер во время старта работы над задачей и фиксирует количество потраченного времени на ее исполнение. Это лишает необходимости вспоминать в конце дня количество и суть выполненных задач. К моему сожалению, так могут работать только супер-системные и дисциплинированные люди, коих мало.
Так что же нужно сделать, чтобы люди заполняли ежедневные отчеты
регулярно, самостоятельно, быстро, просто, без лишней мольбы со стороны менеджмента?
Мне всегда было интересно, при каких условиях и почему люди делают определенный выбор: покупать или не покупать, тыкать на кнопку или нет, написать или позвонить и т. д. В контексте этого есть множество научных подходов в психологии, нейромаркетинге, нейроэкономике и физиологических особенностях человеческого организма.
Мое внимание привлек один из трендов – это понятие «искусственного интеллекта». В моем представлении это наивысшая степень развития системы. Есть несколько коммуникативных уровней взаимодействия системы и человека:
1. Человек – Система. Это инструменты ввода, где человек является инициатором действий (Word, Excel, Paint, терминалы оплаты покупок, парковки, проезда в общественном транспорте и т.д.)
2. Человек – Система – Человек. Это построение взаимодействия людей c помощью системы (месcенджеры, таск-менеджеры, Яндекс-такси, Uber и т.д.)
3. Система – Человек. Это построение такого взаимодействия, где система является инициатором диалога (отличный пример – инфраструктура Google. Покупаешь билеты на самолет и в день вылета тебе приходит напоминание следующего содержания: «Сегодня у вас вылет в такое-то время. Дорога до аэропорта от вашей геолокации займет столько-то времени, пора выдвигаться»)
Для того чтобы исключить человеческий фактор, решением нашей задачи стало создание условий, где система сама становится инициатором активации диалога.
Отличным решением стал бот в Telegram – ZERO
Не человек должен помнить, что надо заполнить отчет, а система (ZERO) самостоятельно начинает диалог. Именно диалог.
Как это происходит?
В конце рабочего дня на телефоне сотрудника всплывает уведомление о новом сообщении в Telegram: «Новое сообщение от ZERO». Человек открывает привычное окно беседы и просто отвечает на вопросы, которые может услышать от друга, рассказывает, как прошел его день. Механика обоснована чисто психологическим эффектом. Современный человек воспринимает мессенджер более личностно. Одно дело — пройти по ссылке и заполнить какую-то форму и совсем другое — ответить другу в переписке на простые вопросы, например: «Как дела?», «Как настроение?», «Чем сегодня занимался?», «Как долго ты это делал?».
Нам потребовалось около 1,5 месяцев чтобы запустить полноценный MVP. Когда мы выпустили альфа-версию ZERO, гипотеза подтвердилась. Среднемесячный показатель заполняемости вырос аж до 95% уже в первый месяц. И это очень ощутимо срезонировало с бизнес-процессами компании.
Наблюдения за внедрением ZERO:
Высокий процент заполняемости отчетов — это не просто демонстрация дисциплины в компании. ZERO дал возможность экономить внушительные суммы. Математика очень простая:
Сократили время на заполнение отчетов — сэкономили около 100 тысяч рублей в месяц.
Среднестатистическая картина:
В конце дня каждый сотрудник заполняет отчет о проделанной работе, тратит в среднем 15 минут, чтобы вспомнить, заставить себя сесть заполнить форму или таблицу, как правило, он не может сделать это на ходу. Он отправляет отчет менеджеру, тот еженедельно разгребает отчеты и тратит около 2 часов на сбор и составление сводной информации.
Считаем время:
Время команды: 15 минут х 21 рабочий день = 315 минут / 60 = 5,25 часа х 15 человек = 78,75 часов / мес
Время менеджеров: 2 часа х 4 недели х 2 менеджера = 16 часов / мес
Считаем деньги:
Деньги: 78,75 часов / мес х 1500 р (среднестатистическая ставка исполнителя с учетом накладных) + 16 часов / мес х 2200 р (среднестатистическая ставка менеджера с учетом накладных) = 118 125 р + 35 200 р = 153 325 р теряет компания каждый месяц на заполнении отчетов.
153 325 рублей — ежемесячная сумма упущенной выгоды компании (штат 17 человек).
Умножаем ее на 12 месяцев.
815 100 рублей
столько за год компания из 17 человек недополучает за год из-за заполнения отчетов.
А если в штате сто человек? А если тысяча? Попробуйте сделать расчет такой компании как «Ростелеком»? Или расчет компаний, специализирующихся на продажах, в чьих штатах более сотни ежедневно отчитывающихся продавцов, над которыми стоят РОП-ы? Получаются просто колоссальные деньги.
Нам удалось максимально, насколько это возможно, автоматизировать и очеловечить этот бизнес-процесс, что немаловажно.
На данный момент каждый сотрудник нашего агентства ежедневно тратит 2-3 минуты на общение с ZERO. Обычно это происходит между делом, по дороге домой или перед сном. В итоге система автоматически формирует сводные таблицы по компании.
Для меня экономия времени и денег хоть и важная, но не самая главная ценность ZERO. Теперь я могу в любой момент спросить своих менеджеров о состоянии проектов и получить ответ за минуту, так как у них всегда под рукой управленческая версия ZERO.
Если честно, то теперь я могу и без участия менеджеров получить информацию о себестоимости проекта за весь отчетный период, за последнюю неделю, за любой выбранный день, эффективность загрузки каждого сотрудника и отчет по тем, кто наглухо саботирует систему или же на самом деле находится в печальке.
"
"
Для нас как никогда стало важно эмоциональное состояние каждого человека в команде и непосредственно эмоциональный интеллект коллектива. Наш ZERO уже на данном этапе развития позволяет и мне как владельцу, и всем руководителям компании быть в коннекте с сотрудниками.
ZERO оказался эффективным инструментом, потому что был создан для решения конкретных задач, конкретно нашей компании. Это в очередной раз доказывает важность эксперементов. Сейчас мы не продаем бота, но активно развиваем. Идей море — начиная от всеобщего очеловечивания диалога, например, рандомного построения разговора, аналитики и прогнозирования различных показателей эффективности сотрудников и команд, интеграции с различными сервисами, которые используются в работ, создания простейших корпоративных сервисов для сотрудников (интранет) и заканчивая внутрикорпоративной системой лояльности. В будущем планируем превратить его в «Джарвиса», личного помощника для каждого участника компании.
Автор: друже
