Примерно три месяца назад мне, как руководителю студии дизайна, посчастливилось участвовать в замечательном тренинге «Основы бережливого производства». Тренинг этот рассказывал про методологию lean. Для тех, кто не в курсе — это методология “обезжиривания” бизнес-процессов, при которой идет сокращение неизбежных потерь, исключение бесполезных действий и выполнение других манипуляций, направленных на увеличение скорости работы компании, количества производимой продукции или услуг и, как следствие, роста её доходов. Это если вкратце.
То, чем сегодня я с вами хочу поделиться — это результат воплощения в жизнь лишь малой части полученных на этом тренинге знаний. Если вам будет интересна данная тема — я готов рассказать о других вещах, которые мы стали использовать в нашей студии после данного обучения. К слову, очень интересно читать посты на тему lean наших сибирских коллег — компанию Сибирикс. Ребята, так держать!
Итак, сегодня речь пойдет о двух составляющих чудесной методологии lean — это визуализация и канбан. Первая из них говорит о том, что нужно стараться визуализировать в бизнес-процессах всё и вся, чтобы упростить их восприятие и понимание. Со вторым понятием, я думаю, многие читатели знакомы уже давно и не понаслышке. На Хабре было не мало статей про канбан-доски и другие похожие инструменты управления проектами. Я же хочу рассказать о том, как мы открыли для себя канбан-доску и чем она стала полезна именно нам. Возможно, вы сможете перенять наш опыт и внедрить-таки эту штуковину в своей компании.
Совсем немного теории. На кошках яблоках
Если позволите — хочу дать вольное описание понятия «канбан». По-крайней мере так, как я его понимаю. Канбан — это система работы, которая позволяет организовать принцип вытягивания заказчиком. Очень наглядно эту систему показывает следующая иллюстрация.
Покупатели (можно сказать заказчики) берут яблоки из корзины в супермаркете. Как только яблоки в корзине кончаются — работник супермаркета приносит новую полную корзину, которую он берет на складе. Как только на складе исчезла корзина — кладовщик ставит на её место другую, которую он наполняет яблоками из запасов.
Смысл такого подхода — мы оцениваем необходимость что-то сделать исходя из реальных потребностей покупателя. Иными словами если покупатели не берут яблоки — нет смысла приносит новые корзины со склада, а на складе наполнять запасные корзины. Это и есть принцип вытягивания. Более того — он позволяет значительно сократить время, в течение которого в корзине в торговом зале нет яблок. Ведь все, что нужно сделать — это просто взять их из предыдущей ячейки.
Переходим от яблок в супермаркете к проектам в студии дизайна
Итак, что мы можем получить, используя канбан-доску в студии дизайна?
Начнем с того, что канбан-доска — это инструмент визуализации. А визуализируем мы наши канбан-ячейки, которых физически нет. Мы, например, разбили наш бизнес-процесс по созданию дизайна сайта на следующие этапы:
Можно сказать, что этап верстки — это корзина с яблоками в супермаркете. Отрисовка, прототипирование, анализ и продажа — промежуточные канбан-ячейки. Запасами в нашем случае являются потенциальные проекты, которые нужно обработать на этапе продажи (на нашем «складе»).
Нетрудно догадаться, что идеальное состояние дел в студии — равномерная заполненность проектами всех канбан-ячеек. Как только заказчик «вытянул» проект с этапа верстки (для нас это конечная стадия разработки дизайна сайта) — есть необходимость тут же перевести один из проектов, находящихся в отрисовке на этап верстки, чтобы заполнить пустую ячейку. Далее заполнить пустую ячейку этапа отрисовки одним из проектов, закончив делать прототипы и т.д.
Так вот. Именно для стремления поддерживать это идеальное состояние и нужна канбан-доска. Она очень наглядно показывает на каком из этапов необходимо ускориться по какому-либо проекту, а на каком образовался «затор». И ещё — что пора бы задуматься о том, что на складе уже почти ничего нет и самое время заняться обработкой потенциальных клиентов.
Наша реализация канбан-доски
Итак, теперь нам понятно зачем нужна канбан-доска. Как нам её сделать?
Мы пошли по самому простому пути. Наклеили прямо на обои в студии большую белую виниловую пленку. Маркером разделили её на этапы. Ну и, собственно, стали клеить на пленку стикеры с названиями проектов.
Со временем пришли к тому, что на стикерах помимо названия проекта есть смысл писать имя дизайнера, который над ним работает. Это позволяет быстро оценить занятость каждого дизайнера просто бегло взглянув на канбан-доску.
Ну и, само-собой, ввели цветовую градацию стикеров. Зеленый — по проекту все ок. Желтый — есть вероятность, что проект задержится на данном этапе. Красный — проект задержался на данном этапе, и надо постараться сделать все, чтобы перенести его на следующий этап. Критерием оценки «задержанности» в нашем случае является дедлайн проекта. Кроме того, мы стремимся переносить на следующий этап те проекты, по которым мы можем быстрее получить деньги (каждый этап у нас оплачивается отдельно, а оплата по этапу разбивается на аванс и остаток).
Мы визуализировали, визуализировали да не вывизуализировали
Как вы уже поняли — на достигнутом мы не остановились. Помните про принцип — стараться визуализировать все, что можно? Так вот мы подумали и решили — а почему бы на канбан-доске не отобразить финансовые потоки по проектам? Тем самым мы сможем наглядно видеть сколько денег принесёт каждый проект при переходе на следующий этап.
К каждому стикеру мы добавили мини-стикер с суммами, которые мы получим по данному проекту в случае его перевода на следующий этап. Для этого на стикере мы пишем две суммы — аванс и остаток. И для каждой суммы указываем месяц, в котором эта сумма может быть получена. Таким образом мы получаем своего рода инструмент финансового планирования, с помощью которого мы можем в начале месяце прикинуть приблизительную суммарную выручку со всех проектов, соотнести её с плановой выручкой. И оценить эффективность нашей работы в конце месяца.
Напрашивается и следующий шаг — цветовое разделение для мини-стикеров. Да-да. Зеленый стикер — оплата должна быть во-время. Красный стикер — либо заказчик задерживает оплату, либо надо поднажать по проекту, чтобы успеть все сдать до конца месяца, к зарплате. Как правило, это мелкие правки или доработки. И как вы, наверное, уже догадались, количество красных мини-стикеров к концу месяца частенько значительно увеличивается :)
Подведем итоги
Итак, что же дало внедрение канбан-доски у нас в «Чипсе»?
| До внедрения: | После внедрения: |
| Не было четкого понимания сколько надо продавать. Были случаи, когда брали слишком много проектов и не могли их «пережевать». Или лихорадочно начинали искать заказы, когда вдруг понимали, что проекты вот-вот закончатся. | Визуализация проектов с помощью канбан-доски и принцип вытягивания позволяет легко оценить необходимость обработки потенциального клиента, переноса залежавшегося не срочного проекта на следующий этап и т.д. |
| Для оценки занятости дизайнеров перепробовали множество инструментов, в том числе гуглотаблицу. Она была не очень наглядной. Её ведение занимало немало времени. | Для оценки занятости дизайнера на ближайшие два месяца достаточно посмотреть на доску, посчитать количество стикеров с именем дизайнера и понять насколько он загружен и когда освободится. |
| Были моменты, когда не было понятно на каком этапе бизнес-процесса у нас слабое звено, если можно так сказать. | Сейчас наглядно видно на каком этапе есть проблема. Остается найти её и решить. |
| Надо признаться, что до внедрения канбан-доски мы не занимались ежемесячным финансовым планированием. Так получилось, что вести его мы начали параллельно с внедрением канбан-доски. | Простой, но достаточно эффективный инструмент финансового планирования. Да, он позволяет заглянуть всего на 2-3 месяца вперед. Но зато это очень наглядно. И на денежный поток реально можно повлиять, вовремя приложив все усилия к «нужным» проектам. |
Думаю, стоит отметить некоторые «параметры» нашей небольшой красноярской студии. У нас 5 дизайнеров, 1 руководитель проектов и 1 арт-директор. Стремимся к тому, чтобы один дизайнер выполнял как минимум 2 проекта одновременно. Канбан-доску используем уже третий месяц. Очень довольны этим инструментом! :)
Надеюсь, вам будет полезно все то, что я здесь описал. Буду рад, если данная статья поможет вам в таком нелегком занятии, как управление проектами! )
Автор: Chipsadesign
