Коллеги проджект-менеджеры поймут: нет большего зла, чем встречи ради встреч — наш персональный ад перфекционистов, мир которых построен на контроле ресурсов и, в первую голову, контроле времени участников проекта. Поделюсь методикой, которой я пользуюсь, чтобы сделать зло управляемым. Это компиляция принципов 7Ps Framework от James Macanufo и моих доработок фреймворка под себя, которые я вынес из работы над проектами в UIS.
С чем боремся
С низкой эффективностью проведения встреч. Они затягиваются, никаких решений не принимается, коллеги ворчат про «очередную бесполезную встречу», цель не ясна и вообще непонятно, а зачем было нужно встречаться. Все это ведет к тому, что участники полностью демотивированы и не хотят принимать хоть какое-нибудь участие в процессе. Качество решений, если они и принимаются, снижается.
Решение 7Ps
Фреймворк 7Ps дает структуру, которая делает выполнимым основное правило: «Назначая встречу, вы обязаны позаботиться о том, чтобы ее участники потратили свое время с пользой для компании и для себя».
Почему 7Ps:
- Purpose. Формируем цель встречи. Зачем мы вообще все собрались? Если не можете четко ответить на эти вопросы, то лучше встречу не проводить.
- People. Кто будет участвовать во встрече и кто вообще нужен, чтобы достигнуть ее цели?
- Product. Какой результат встречи должен получиться? Как измерить, что мы достигли результата?
- Process. Агенда встречи, способы принятия окончательных решений, кто будет фасилитировать встречу. Например, вы можете собрать мнения всех участников встречи и единолично принять окончательное решение, но важно, чтобы все понимали, как оно будет приниматься.
- Pitfalls. Продумываем возможные сложные ситуации, которые могут возникнуть на встрече и то, как их решать. Какие риски, как ими можно управлять? Какие правила нужно установить в начале встречи?
- Prep. Что нужно подготовить перед встречей? Что дополнительно почитать? Может быть, участникам нужно выполнить какое-то «домашнее задание».
- Practical Concerns. Где и во сколько будет проходить встреча? Достаточно ли всем будет места? Какое оборудование может понадобиться? Нужно ли заранее зарезервировать помещение?
Важно учитывать, что каждое «P» влияет на другие. К примеру, отсутствие правил (плохо проработанный Pitfalls) встречи может повлиять на Process и Product.
Дополнительные советы
- Участникам лучше сообщать о встрече заранее, так как у них могут быть свои планы. По возможности, поставьте их в известность о дате и времени встречи за несколько дней, чтобы для них это не было сюрпризом.
- Получите от всех подтверждение об участии во встрече.
- Напомните всем участникам о встрече за пару дней до ее начала.
- Обязательно сообщите предполагаемую длительность встречи.
- Перед началом встречи договоритесь о перерывах. К примеру, можно использовать правило 50 на 10: 50 минут встреча, 10 минут перерыв.
- Перед началом встречи желательно согласовать организационные правила: к примеру, никаких телефонов и ноутбуков, никаких обвинений в адрес друг друга и т.п.
Где изучить тему глубже
Детальнее о 7Ps Framework можно почитать тут: Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers, Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo
Автор: UIS
