Главная

Энтропия и управление проектами

2017-03-15 в 18:09, admin, рубрики: управление проектами, метки: управление проектами

Пролог

В даннной статье для упрощения восприятия под энтропией я буду иметь ввиду некий аналог хаоса и неопределенности.

Состояние нашей вселенной на данный момент таково, что в неживой материи энтропия растет. В живой материи все не так однозначно. Представители флоры, как правило, всю свою жизнь энтропию уменьшают. Представители фауны, с одной стороны, энтропию увеличивают, поедая и переваривая растения и других животных, с другой стороны, уменьшают, производя себе подобных.

Человек же является уникальным существом, так как все время уменьшает энтропию создавая различные артефакты.

Итак, рассмотрим проект как деятельность по уменьшению энтропии.

Области управления проектами

1. Определение объема проекта
Как правило, на входе имеем «Хочу, чтобы было!». Как на этом этапе можно уменьшить энтропию?
Во-первых, определением объема продукта и возможностей его реализации. Идеально, если от заказчика получено техническое задание (ТЗ). Если его нет, то стоит составить его самому (хотя бы в общем виде) и согласовать с заказчиком. А заодно продумать, как вы будете сдавать продукт, а заказчик — принимать.

Во-вторых, определением объема самого проекта. Какая будет использоваться методология разработки, как будет формироваться команда, как будут отслеживаться расходы и бюджет, и так далее.

Даже если вы планируете использовать «гибкие» методологии разработки, не стоит игнорировать этот этап и передавать энтропию без изменений на следующие. Помните, без «присмотра» она все время стремится расти и будет это делать при малейшей задержке.

2 и 3. Определение сроков и бюджета проекта
Думаю, что здесь нет вопросов. Любое проставление чисел и определение последовательности уменьшает энтропию. При этом, важнейшей задачей руководителя проекта является понимание, насколько стоимость этого уменьшения устраивает заказчика.

4. Управление заинтересованными лицами (stakeholders)
Да, ими тоже надо управлять. Для начала упорядочить по степени влияния на проект и по уровням требуемой осведомленности. Простой сбор визиток и перевязка их резиночкой не уменьшит энтропию.

5. Управление командой
После формирования команды и налаживания процесса ее управления самым лучшим способом постоянного уменьшения энтропиии является развитие команды. В-частности, обучение и распространение опыта. Моя практика показала, что не всегда начальство готово выделять на это время и деньги.

6. Управление коммуникацией
Как известно, люди в проекте часто любят совещаться. Но вот вопрос: «Если на совещании просто озвучивается хорошо всем известное состояние дел проекта или задач каждого участника, это уменьшит энтропию?». Думаю, что нет, и такое совещание бессмысленно. Если, все-таки, планируется проводить совещания в таком формате, то стоит подумать, какую именно неопределенность они должны уменьшать. Например, неопределенность по поводу премии.

Другим способом уменьшения энтропии в коммуникациях является определеление списков рассылки. Вам приходилось получать письма в середине какого-либо обсуждения на тему, которая к вам не относится? Если да, то в вашей компании работают на увеличение энтропии.

7. Управление рисками
Риски — это «месть» энтропии за то, что мы ее уменьшаем. Даже простое перечисление явно возможных рисков проекта и продумывание реакции при их возникновении уже уменьшит масштаб этой «мести».

8. Управление качеством
Одной из самых распространенных ошибок управления является то, что с энтропией в образе ошибок продукта начинают бороться в самом конце, когда есть уже готовые сборки. То есть, когда уже есть полная неопределеность с количественым и «качественным» множеством ошибок.
Идеальной стратегией уменьшения энтропии в этом разделе является введение в компании менджмента качества. Конечно, не в том объеме, как это требуется для медицинских или военных изделий. Начните с реальных должностных инструкций, чтобы, например, не требовали от бизнес-аналитика составления структуры базы данных. Или чтобы все, наконец, понимали в вашей компании чем именно должен заниматься scrum master.

9. Управление закупками
Часто вопрос стоит так: «Должны ли мы самостоятельно уменьшать энтропию, связанную с отдельными системами или функциями, или лучше воспользоваться уже готовым результатом уменьшения?». То есть, покупать, взять из GITHUB или делать самим? Посмотрите на вопрос через «призму» энтропии и, возможно, вам будет проще выбрать ответ.