Представьте, что вы только что сделали крутую железку или запустили офигенный стартап. Теперь вамнужны публикации, движение в СМИ и другая активность. Много кто сразу думает об организации пресс-конференции, вечеринки с презентацией или чего-то подобного шумного, куда должна прийти сразу куча журналистов и после чего сразу всем будет счастье.
Так вот, счастья не будет.
С мероприятием очень легко облажаться. Это как «повесить баннер в интернете»: первое, что приходит в голову, но инструмент, где очень легко спустить огромный бюджет с близким к нулю выхлопом. Если серьёзно, по большей части мероприятия как инструмент PR — перевод денег на ветер в большинстве случаев.
Но начнём с того, зачем вообще нужно мероприятие
Объяснить сложный продукт. Например, если вы сделаете железку, которая внешне будет выглядеть как другие в этом классе и отличаться технологиями, журналисты напишут, что она красивая, удобная, быстрая – но могут просто не понять, в чём ключевая особенность. Это можно ярко и наглядно донести на месте.
Сформировать нужное настроение. В ряде случаев нужно работать не с мозгом гостей, а с эмоциями: где нельзя дать факты, нужно дать настроение и атмосферу. Мероприятие – лучший канал для такого.
Задружиться с блоггерами и журналистами. Понятно, что отдельно личными встречами решать лучше, но здесь у вас и товар лицом, и повод встретиться, и все на месте. Оптимально – собрать со всех контакты и поддерживать общение позже.
Показать что у компании всё в порядке с бюджетом. Касается только крупных компаний, но всё же это довольно часто реальный повод делать событие.
Тонкие места
Журналисты должны знать, зачем идут
Журналисты в день получают десятки приглашений на всякую лажу, и поэтому почти всегда отвечают «пришлите потом релиз». Естественно, потом публикации, скорее всего, не будет. Журналистов надо заинтересовать, и заинтересовать нехило. Им нужен либо контент, либо деньги.
Блоггеры просто так не придут
Топовые блоггеры избалованы не хуже журналистов, плюс не работают с пострелизами и в открытую хотят денег. Их тоже нужно заинтересовывать или вообще не трогать. И блоггерам, и журналистам нужно обязательно в личной беседе (по телефону) сказать, что будут подарки гостям, если они запланированы.
Должна быть чёткая цель
Стоимость контакта для мероприятия зашкаливает: организация стоит несколько десятков тысяч рублей (или сотен – смотря где, какой стол, как долго и какой персонал нужен), а людей довольно мало. Соответственно, если каждый контакт не отработает – деньги просто были красиво спущены в унитаз. Нужно продумать в деталях что именно и как будет доноситься до приглашенных, кто и как будет с ними говорить. Вообще, сценарий плохого мероприятия: «никто ничего не понял, все разошлись трезвые и злые».
2+2=5
Зато PR-мероприятия очень любят рекламные агентства и стараются их «пропихнуть» почти каждому. Причины совершенно прозаичны:
Доходность не меньше 30%, часто – больше. При этом по смете агентская комиссия составляет около 10-15 процентов, плюс в процессе «нарисовываются» остальные доходы за счёт своих подрядчиков или получения работ по себестоимости in house.
KPI обычно нет: фотоотчетом слишком легко можно затмить отсутствие публикаций, и клиент это «скушает».
Клиент не спрашивает «а чем вы занимались весь месяц?», он видит шумный результат и толпу. При этом, например, от незаметной клиенту работы со СМИ (личных встреч, писем и звонков) толку больше, стоит это дешевле, но волнений и паники тоже больше: ведь не видно же, что происходит!
Если не пришли журналисты, нагоним просто людей, а гендиректор заказчика все равно будет рад. Считают-то по головам, а не по финальным результатам.
Основной принцип такой — если менеджмент не прописан, агентство отгрызет все, что сможет отгрызть. Бороться бесполезно: если его «дожать», то любви к клиенту от этого не прибавится. Здесь, как и везде, надо найти агентство или команду, которому можно доверять. По опыту скажу, что для хорошего клиента, с которым есть нормальный контакт хочется выложиться, иной раз и себе в убыток (правда, редко). Многие клиенты очень не любят, когда в смете есть «менеджемент проекта» + агентская комиссия, поэтому многие агентства просто менеджемент не прописывают официально в смету. Но если предложить по честному вставить в смету все рабочие часы сотрудников агентства, то желания спрятать кусок расходов поубавится.
Как читать смету?
Смотрим на блоки и детальность их описания. Если в смете написано «декорирование зала — 150 000 рублей», то в этой сумме есть точно дополнительный заработок агентства. А если это «ткань для декорирования — 15 метров, сатин красный + работа дизайнера интерьера — 2 часа + цветовые композиции — 8 шт, все вместе 150 000 рублей», то там тоже можно зашить процент, но уже без «беспредела». Поэтапная детализация расходов – хороший метод торговаться, кстати.
Кейтеринг: на деле еды будет меньше, чем в смете. Если в смете 15 бутылок вина, то кейтерингу закажут 13-14, кейтеринг «спрячет» еще 1-2, в итоге при зарвавшихся исполнителях у вас на столе будет 10-11. И так, в принципе, по каждой позиции.
Важно понимать, что агентство, которое дорожит своей репутацией, никогда не будет ухудшать ту часть, которая сказывается на впечатлении от мероприятия.
Ещё советы
Нужно фиксировать результаты мероприятия не по количеству пришедших и объёму выпитого, а по реальным публикациями в СМИ и отклику в блогосфере. И прописывать это в договоре с рекламным агентством.
Нужно понимать, что фиговое мероприятия – это почти всегда слив денег. Соответственно, нужно делать или хорошо, или вообще отказываться от такой идеи.
Нужно проживать каждый шаг от начала до самого конца, выискивая все «бутылочные горлышки» и баги заранее: попытка будет только одна. Мало что компилируется с первого раза – но мероприятия должно полностью пройти успешно.
Стоит делать мероприятие на старте проекта: это всё же хорошая возможность познакомиться с целевой аудиторией журналистов и блоггеров. Конкретно – завязать основные контакты так получается быстрее и проще.
Мероприятие жизненно важно, когда ваш продукт нуждается в «переводе» на человеческий язык (нельзя просто раздать и надеяться, что все все поймут). Например, если Google выпускает ноутбуки – можно положить их под дверь гикам, и Интернет на следующий день наполнится обзорами. Но если вы несколько лет назад изобретаете устройство, которое сочетает в себе плеер, телефон и прорывной интернет-девайс, лучше, наверное, собрать презентацию.
Если у вас есть супер-звезда (технический специалист с харизмой, директор с горящими глазами, селебрити, больная продуктом), которую нужно показать, мероприятие получит куда больший эффект — и тогда тоже надо делать.
Последний случай – когда ваше крупное руководство сказало «надо». Так бывает, например, если шумное мероприятие – часть политики запуска продукта для компании на всех региональных рынках, и вы просто должны идти по стандарту.
Особенности формата
Адекватная тема. При этом — это не то что интересно руководству, а то что интересно гостям.
Начало вовремя. Нет ничего хуже, чем позвать всех к 18:00, а начать в 20:00. Такое довольно часто случается.
Длительность основной части — не более 2 часов. Лучше короче.
Дисциплинированные спикеры без сюрпризов: харизма и подготовка лучше энциклопедичности знаний.
Презентация – принцип 3 раз (сейчас я вам буду рассказывать про вот эту штуку, вот я рассказывают про эту штуку, резюмируя, сегодня я рассказал вам про эту штуку).
Презентация должна быть короткой: например, на слайдах – только картинки и основные слова. Нет ничего хуже уснувшей аудитории.
Если мероприятие многолюдное и вечернее с развлекательной частью, гости не должны забывать, кто и зачем их тут собрал. Нужен нормальный брендинг.
Заставьте гостей что-либо делать руками, ногами или головой. Не забывайте про уместность и связь с темой мероприятия.
Хорошая еда и нормальные подарки улучшают впечатление.
Три раза проверить всё в IT: сюрпризы с отваливающимся каналом, потерявшейся презентацией или невозможностью запустить видео не нужны никому.
Что надо продумать перед мероприятием:
Общий тайминг работ – когда что сдаем в производство, проплачиваем и утверждаем. И кто ответственный и кто утверждающий по каждой работе.
Смета. Здесь обязательно нужно заложить 5-10% на «непредвиденные расходы» со своей стороны как организатора.
Сценарий мероприятия – поминутно, кто, что и после кого говорит.
Список содержимого пресс-пакета (перечень пресс-материалов и рекламной продукции).
Список аккредитации гостей.
Презентации и речи спикеров.
Проработанные предположительные вопросы журналистов и ответы на них
Сами пресс-материалы (пресс-релиз, инфа о продукте, справка о компании)
Где могут быть подставы
Спикеры не умеют говорить. Просто не складывается и всё. В таком случае меняем спикера, или учим на репетициях несколько раз плюс добавляем ещё одного человека «на подхвате», желательно — харизматичного.
Бывает, что производство подвело (нет сувенирки и брендинга). Работаем с проверенными поставщиками, а тем, кого не знаем — ставим срок сдачи минимум за неделю до дня Х.
Часто забывают про ведущего мероприятия. Кто-то в любом случае должен взять на себя эту роль. Если забыли – придется отдуваться одному из спикеров.
Не работает техника (микрофоны, проектор и так далее) – обязательно нужна проверка и частичный прогон перед мероприятием.
Журналисты не пришли. Улыбаемся и машем, ничего не поделаешь. Далее – пытаем менеджера по работе со СМИ, чтобы понять, почему так получилось. Страховка от этой проблемы – прозвон всех аккредитованных накануне мероприятия + мобильники аккредитованных в базе + план проезда к мероприятию вложенный в приглашение.
Еда плохая, подарки не классные. Плохо, но не ужасно. Работайте с проверенными подрядчиками, берите на работу нормальных менеджеров. Но даже если еда плохая, а содержание мероприятия на высоте – все ок.
Идет 2-й час презентации, журналисты спят, спикер продолжает говорить. Надо до презентации выработать со спикером условный стоп-сигнал, плюс дать ведущему право прерывать заговорившегося спикера.
Надеюсь, эта базовая информация вам пригодится: я уже около 8 лет работаю в BTL и достаточно часто вижу реально плохо организованные мероприятия, в частности, в IT-презентациях (где нужно очень чётко доносить плюсы сложного продукта). Разумеется, я готова ответить на любые вопросы в комментариях.