Система распределения заказов среди исполнителей методом ангелов

Представим, что в компании есть отлаженный процесс регулярного поступления заказов (звонков, заявок). И есть несколько возможных исполнителей, которые могут выполнить эту работу.
Задача усложняется, если исполнитель выполняет работу на территории заказчика. А услуга, которую он оказывает — вполне может быть выполнена без поддержки компании работодателя. Скажем, договорившись за полцены от официальной цены. Знакомо? Сантехники, репетиторы или даже девушки по вызову – все эти бизнесы остаются халтурами низкого уровня, во многом из-за сложности контроля со стороны работодателя. А диспетчеру, выполняющему эту работу, придется стать ангелом, чтобы распределить все заказы и никого не обидеть.

Наша задача — выбрать оптимального исполнителя, среди нескольких возможных.

Впрочем. Бывает исполнитель вовсе и не жаждет получения заказа. Например, у него хороший оклад, а нематериальная мотивация отсутствует. Эту грустную для клиента историю не будем рассматривать – на дворе беспощадный капитализм, заставляющий вымирать эти компании. Мы будем считать, что заказы (звонок, заявка) стоили компании денег. И она заинтересована их эффективно конвертировать в прибыль и довольных клиентов.

А это важно? Представьте на минуту, случилась серьезная проблема, Вы звоните в полицию (ТСЖ, ДЭЗ) и обычно, сразу же сталкиваетесь с проблемой: ваша заявка не нужна диспетчеру, её не спешат принять. Потом, вы говорите с исполнителем и замечаете низкий уровень его мотивации. Исполнитель заставит вас ждать, и не слишком будет стараться. Согласитесь, экономически эффективное поведение для него – ничего не делать за оклад и зарабатывать на дополнительных работах. Вам интересно, как можно участкового превратить в мотивированного исполнителя?

Тогда поехали. Метод Ангелов рассмотрим на примере службы выездного компьютерного обслуживания частных лиц. По этой отрасли нам доступны реальные цифры. Санкт-Петербург, осень 2008 года.

На старте было заложено несколько принципов

1. Должны быть учтены в первую очередь интересы клиента, затем компании работодателя и исполнителя.
2. Тотальная автоматизация, где только это возможно – это дань нашей лени.
3. Избыточная суммарная производительность исполнителей. Это снижает зависимость от персонала.
4. Для лучших исполнителей устанавливается заработная плата выше, чем принято в отрасли.

Имеем поток заявок и десяток исполнителей примерно равной квалификации.

Сентябрь 2008
Для составления рабочего расписания на внутреннем сайте исполнителями заполнялась матрица: дни недели / районы города так, чтобы не было свободных «окон». Поступившая новая заявка распределялась между исполнителями по очереди, а точнее с вероятностью равной Р=1/[кол-во исполнителей в районе].

Количество звонков – 550
Передано в работу исполнителям– 240
Отменено – 68 (28%)
Средний чек 700 руб.
Маржа 120т.р.
Доля в марже исполнитель/работодатель 50% на 50%.

Через три месяца работы вскрылись проблемы:

1. Клиенты звонят в офис, требуя компьютерного мастера, который обещал придти и пропал.
2. Что-то сделал и снова не работает.
3. Исполнители жалуются на клиентов, которые тупят и не могут толком объяснить, что им надо.
4. Исполнители недовольны низкой оплатой труда и требуют больше работы.
5. Клиенты хамят, опаздывают, не платят.

Получается, что мы теряем почти 30% всех заявок (по разным причинам). Клиенты не довольны, хотя наши цены значительно ниже рыночных. А исполнители разочарованы уровнем своей ЗП.

А ещё. Обслуживание выездное, поэтому мы не узнаем, что в реальности происходит в квартире клиента. Мы не узнаем фактическую сумму, которую у него взял исполнитель. Они, как соучастники, оба заинтересованы врать, если сторговались на договорную цену.

Исполнителю было выгодно отметить в расписании все районы, все дни и получать максимум заявок, а после уже выбирать из распределенных на него лучшие для себя: территориально, по стоимости или, например, ездить только к девушкам с приятным голосом. Остальные заявки – игнорировать. Худшее, как мне кажется, то, что исполнители (отличные ребята — студенты технических ВУЗов) теперь сами начинали верить в неадекватность клиентов. Схема подталкивала их деградировать как специалистов.

Требовалось как можно плотнее усадить работодателя и исполнителя в одну лодку. Чтобы выгода и убытки у них случались одновременно. Это должно устранить расхождение интересов и уберет почву для обмана и споров…

В старой схеме, может быть ещё одно узкое место. Заявка распределялась человеком (диспетчером, администратор), а от этого, напрямую зависел доход исполнителей. Даже если сотрудник, распределяющий заявки кристально честен — механизм распределения не прозрачен для исполнителей и это их демотивирует. Для них выгодней «дружить» с диспетчером, а не накапливать профессиональные знания.

Промотаем на пару месяцев вперед — опустим цепочку наших раздумий, экспериментов и внедрение.

В итоге пришли к тому, что более эффективный вариант – продавать заявку исполнителю. Автоматизированная система списывает с лицевого счета исполнителя фиксированную сумму сразу после распределения заказа исполнителю. Необычно для отрасли было, что сумма списывалась фиксированная для всех заказов. Общепринятым было делить % от суммы, полученной от клиента. Но, нам было ясно, что такая схема подталкивает сотрудников к обману. Исполнителю было выгодно занижать стоимость оказанных услуг. Поэтому в нашем методе, не зависимо от итоговой суммы чека, исполнитель должен был платить фиксированную сумму.

Должен предупредить. У метода есть известный недостаток. Исполнитель заплатит за отказы клиентов, даже если в отказе нет его вины. Система возвращает деньги за «проданные» заявки только когда ошибка допущена при формировании заявки оператором.

Теперь надо пофиксить ещё одну частую проблему. Вы её встречали в ситуациях, когда продавец получает большую часть дохода от продажи доп.услуг, например, в автосалоне. Чтобы защитить клиента от навязываемых ему услуг, был утвержден строгий прайс-лист с четкими ценами на все типовые работы. Ни час работы исполнителя. Ни попытка и старания. А только результат. При составлении заявки оператором в обязательном порядке ясно озвучивается цена. Дополнительная услуга, сверх оговоренной при составлении заявки может быть выполнена, но только с предварительного добровольного согласия клиента.

Далее, надо сформировать объективные и измеримые признаки хорошего сотрудника. И составить публичный рейтинг исполнителей. Реакция системы на рейтинг – вероятность распределения будущей заявки. Мы думаем, важнейшим критерием может быть повторное желание клиента заказать услугу. Не гарантийную, конечно. Был исполнитель технически не компетентен, опоздал, хамил или пнул хозяйскую собаку? Что из перечисленного отвратит от повторного заказа услуг компании — не важно. Если клиент не хочет его увидеть второй раз – он менее профессиональный исполнитель, чем тот, кого хотят видеть. Ведь всем, например, хочется иметь дело не только с опытным врачом, но чтобы он был приятный человек.

А если нет? Тогда он — плохой специалист. Например, хам/непунктуален/не приятен людям в общении или подворовывает клиентов, оставляя всем свой личный мобильный телефон. Что именно из этого списка делается – не столько важно. Нет повторов – это сигнал, что он плохой исполнитель. Автоматом снижается рейтинг и он с меньшей вероятностью получит новую заявку.

Осталось сделать независимый контроль удовлетворенности клиентов. Это выполняется силами внутреннего сотрудника из офиса, который задает пару открытых и закрытых вопросов с целью понять удовлетворенность и эмоциональную окраску после визита исполнителя. Стенограммы отзывов, как и рейтинги — доступны исполнителям. Это дает им объективную обратную связь на свои действия у клиентов.
Уточню. В новой системе контроль выполняется скорее для клиента. Заявка становится закрытой после того как он подтвердил, что у него — всё ок. А не после того, как он отдал деньги исполнителю.

Уточненная схема стала выглядеть так:

1. Звонок потенциального клиента
2. Обязательное информирование оператором клиента о ценах и сроках
3. Фиксирование в онлайн системе заявки (имя, адрес, телефон, необходимая работа)
4. Автоматический выбор исполнителя методом Ангелов и уведомление его по SMS.
5. Самостоятельный созвон исполнителя с клиентом, договоренности о времени визита.
6. Выполнение работы, отчет.
7. Обзвон клиент службой контроля качества. Закрытие заявки или гарантийный ремонт.

Дополнительно:
Переписали прайс в большую сторону, штат активных исполнителей сократили в 2,5 раза — остальных в резерв. Увеличили цену заявки для исполнителя. Сделали дополнительную премию за закрытие заявки в первые сутки. Утвердили премию за повторные заявки и обращение по рекомендации. Клиент получил: понятные ему цены, уверенность и 30 дневные гарантии на все услуги.

Ну и, наконец, главное. Отношение исполнителей к клиентам стало совершенно другое. Для клиентов сделали безусловную гарантию в течение 30 дней.

Сентябрь 2008 vs сентябрь 2009 (чтобы исключить сезонность)

Реорганизация заняла два месяца. За это время система сама откорректировала рейтинги таким образом, чтобы обеспечить заявками в первую очередь сотрудников с лучшим рейтингом. Спрос клиентов оказался неэластичным по цене – люди предпочли качество цене. В таком виде система существует больше 3х лет.

Где применим метод Ангелов?
Там где есть множество исполнителей, и требуется эффективно распределять работы между ними. При этом качество оказанной услуги во многом должно зависеть от навыков исполнителя. В первую очередь это сфера услуг. В колл-центре, в полиции, в корпоративном отделе продаж, в солярии, у репетиторов, в сфере развлечений.

Что делать, если исполнитель выполняет промежуточную услугу клиенту?
Снизить цену заявки для исполнителя. KPI должен быть максимально привязан к факторам, на которые может влиять исполнитель.

Как можно защитить персонал от излишней жестокости метода?
Можно разделить получаемые исполнителем деньги на оклад и сдельную часть. Соответственно, есть появятся причины для падения эффективности.

Как обеспечить условия выживаемости новым исполнителям?
Надо дать им фору. Снизить требования к передаче заявки для новеньких. Например, на первые два месяца.

Как это устроено внутри
Помимо доступа сотрудника до района и конкретного типа ремонта было введено 2 фактора – количество повторных заказов и количество выполненных заказов. Эти факторы считались за последние 2 месяца. (Для новичков устанавливались средние по больнице).
Для каждого из исполнителей высчитывался некий рейтинг, по такому правилу – у кого больше повторов и больше выполненных работ (кто не сливает их другим, а сам выполняет), а так же у кого меньше отмен – у того рейтинг выше.
Затем запускался алгоритм вероятностного распределения заявок, учитывая рейтинги исполнителей. Чем выше рейтинг, тем больше вероятность, что заявка упадёт к тебе.

И все таки, почему должен исполнитель платить за немотивированный отказ клиента от услуги?
Потому же, почему аккуратный водитель платит за страховку даже, если он не попадал в аварии. Здоровый платит налоги за медицинские услуги.
Вопрос — не простой, он приводит к нравственным и даже политическим размышлениям.
Мы осознаем суровую эффективность этой системы. Сотрудник полиции и медработник мотивированный только деньгами – не то, что мы бы хотели получить для своей семьи. Однако, пока рубль оказывается лучшим промежуточным решением. А что думаете Вы?

PS. Текст уже был написан и тут случилось это. Чиновники додумались платить врачам за вылеченных пациентов. Наверное, так будет лучше, чем сейчас. Вот только в СССР усилия врачей были направлены на профилактику.

Автор: amigo2502