Веб-студия, креативное агентство, рекламное агентство, бюро копирайтинга — все эти компании вызывают живой интерес и сразу попадают под мировоззренческий шаблон. В воображении друзей, родителей, знакомых сразу возникают картинки творческого беспорядка, вечного мозгового штурма и сплошной гламурной жизни вокруг. Нет-нет, да и вспоминаются многочисленные демотиваторы из разряда «А на самом деле я…» А что на самом деле?
Всё не так просто...
… всё гораздо проще. Веб-студия — это такая же компания, как и все остальные, с бухгалтерией, клиентами, заказами, сотрудниками и очень напряжённой работой. Но есть и отличия. Первое, что отличает веб-студию, это небольшое количество сотрудников и значительное количество реализуемых проектов с долгосрочной поддержкой. Очевидно, что у каждого сайта (проекта) есть свой жизненный цикл: от идеи до поддержки и обновлений. Поэтому студия ведёт сразу несколько проектов в разных стадиях. Это первый фактор, определяющий потенциальный риск возникновения бардака в делах.
Вторая особенность — это большой пул неструктурированной информации по каждому проекту: технические задания на сайт, комментарии заказчиков, переписка с ними, многочисленные логины, пароли и прочие данные по каждому клиенту (кроме контактов, это адреса сайтов, доступы, FTP, учётные записи и проч.). На этом этапе многие компании совершают одну роковую ошибку — хранят всю информацию в электронной почте и по мере необходимости поднимают переписку. Некоторые продвинутые ребята сортируют почту по имени клиента или названию проекта и плодят дикие ветки хранилища на базе почтового клиента. Увы, почта, особенно корпоративная бесплатная, иногда устраивает сюрпризы и часть переписки можно безвозвратно потерять.
Отдельного упоминания заслуживает SEO (поисковое продвижение), которым рано или поздно начинает заниматься любая студия. Это сложный и трудоёмки процесс, включающий в себя длинный список действий, которые обязательно необходимо повторить для каждого клиента плюс не менее длинный чек-лист клиентских потребностей. SEO — это уже целая прикладная наука, в которой нет мелочей и упущенная деталь может сказаться на результате всей работы. Поэтому нужно фиксировать и планировать каждое действие.
Наконец, современные веб-студии просто не могут жить без фрилансеров и удалённых работников. Открытое инфокоммуникационное пространство подарило возможность привлекать к работе лучших специалистов со сдельной оплатой и тем самым повышать качество выполненной работы. Однако удаление от офиса и фриланс имеют две важные особенности. Первая — это огромная занятость сотрудника, который умудряется работать в нескольких проектах. Вторая — несобранность многих представителей фриланса, неумение управлять временем и расставлять приоритеты даже в рамках одного проекта, не говоря уже о нескольких потоках. Здесь на помощь приходят различные инструменты управления проектами: от сложных порталов до простых электронных напоминалок.
Что с этим всем делать?
Наша веб-студия официально появилась на рынке в 2009 году. Росла команда, но с гораздо большей скоростью росли задачи и мы достаточно быстро упёрлись в проблему управления проектами. Мы выбирали разные системы, прислушивались к мнению коллег и раз за разом разочаровывались. За несколько лет у нас даже появилась неформальна классификация программного обеспечения, призванного нам помочь, но почему-то не очень хорошо это делавшего.
- Классические CRM-системы. Мы быстро уяснили, что софт этого класса — не наша история. Из них нам нужны были только небольшие части карточки клиентов и заказов, ну, возможно, ещё различные планировщики и воронка продаж (это уже ради фана, под этапы проектов). Нам не хотелось переплачивать за функционал и к том же иметь много лишнего интерфейса — увы, даже самые продвинутые системы не позволяют отключать больше положенного.
- Системы управления проектами и задачами (в основном, зарубежные). Этот класс гораздо больше подходил под наши требования, хотя и здесь софт казался нам слишком универсальным. Ими мы и пользовались: ставили задачи, создавали подзадачи, прикрепляли файлы, комментировали. Но и тут были проблемы: у кого-то система не работала в любимом браузере, кто-то возмущался мобильной версией.
- Списки, органайзеры и прочие блокноты. Есть очень достойные решения, которые подходят фрилансерами или предпринимателям-одиночкам, но командная работа в этой группе приложений нас не радовала.
Мы точно знали, что хотим от системы, представляли, как она должна выглядеть, но не могли её найти. Тогда мы решили её написать — так появилась PTYSH. Это система, заточенная именно под веб-студии, умеющая учитывать проекты и запоминать всё то важное, что мы хранили на листочках, в блокнотах, в таблицах и, конечно, в электронной почте. Но просто системы учёта задач нам было мало и мы решили добавить кое-что своё.
Мы отошли от идеи произвольных карточек и разделили задачи по основным направлениям работы веб-студий: задачи для маркетинга, задачи по SEO продвижению, задачи по программированию, работа с сайтом, задачи без проекта (для тех, у кого предполагается ещё какая-то деятельность). Каждой задаче соответствует один из сценариев: чек-лист (аналог подзадач в обычных системах управления проектами), копирайтинг, SEO продвижение, создание сайта.
Каждый сценарий уже проработан и включает в себя поля, которые чаще всего необходимы для сбора информации по выбранному направлению.
Например, сценарий «Создание сайта» включает четыре группы работ: разработка дизайна, вёрстка, программирование, наполнение.
Прописываются исполнители, ссылка на техническое задание, дедлайны, пожелания клиента. Как и в любой задаче внутри системы PTYSH возможно проставление стоимости проекта, стоимости часа работы, создание описание задачи во встроенном текстовом редакторе с форматированием и ссылками, прикрепление файлов.
В сценарии «Копирайтинг» прописываются тема, тип текста, источники, количество символов, требования к уникальности, ключевые слова
В сценарии «SEO продвижение» в поля заносятся регионы продвижения сайта, срок вывода запросов в ТОП, ключевые запросы, пожелания клиента. И вновь остановимся на SEO продвижении. Наша команда продвинула в ТОП не один десяток сайтов, поэтому мы наработали определённую экспертизу. Честно признаемся, нам порядком надоели многочисленные рекомендации по продвижению, транслируемые в тысячах сомнительных источников. Помните, мы писали про 68 пунктов SEO? Так вот, при выборе сценария «SEO продвижение» в задачу автоматически подгружается весь чек-лист — вам достаточно делать всё по порядку и не забывать отмечать завершённую работу — дата и время проставляются автоматически.
Меню и интерфейс системы максимально простые: все задачи отображаются списком на основном экране, а в левом меню можно выбрать события (оповещения), просмотреть порученные и выполняемые сотрудником задачи, вернуться к неопубликованному черновику задания. К задачам можно создавать комментарии. Ну и конечно, мы позаботились об аккуратном хранении самого ценного — доступов к сайтам клиентов. Они доступны внутри задачи в виде таблицы:
Вот так PTYSH и смогла организовать нашу работу и помогла ставить задачи на удалёнке. Мы не стали держать всё при себе и создали облачный сервис, бесплатный для трёх человек и стоящий смешные деньги для компании больше, чем три человека. На момент создания поста к нам присоединились 856 компаний.
Кстати, стоит сказать пару слов фрилансерам и предпринимателям-одиночкам. Многие известные и не очень веб-студии когда-то были одиночками-фрилансерами. Используйте систему PTYSH (для вас она бесплатна), чтобы накапливать в ней клиентскую базу и вести задачи. Когда вы решитесь создать команду единомышленников, у вас уже будет пул клиентов — а это гарантированные заказы и постоянно поступающие деньги. И помните: не бывает неважных и ненужных клиентов — порой простая, ничего не обещающая переписка в социальной сети перерастает в интересную задачу и хороший контракт. Сохраните на всякий случай все обращения — они могут вам пригодиться.
Многих удивляет название нашей системы — PTYSH. Не стоит искать перевод в словарях мира и разгадывать тайный смысл. Всё просто — это звук закрытой задачи, отправленного письма, удачно подписанного технического задания. А ещё его можно услышать, если успокаиваться, мерно лопая полиэтиленовые шарики. Ну вот такие:
Спокойной и плодотворной работы вам, коллеги! Приветствуем любые идеи и пожелания.
Автор: PTYSH
