Задержки в списании рабочего времени как ранний индикатор профессионального выгорания

А если полдня просто сидел и плакал, то куда время списывать?
А ты из-за какого проекта плакал? Вот на него 4 часа и спиши.

Во многих организациях, в основном проектных, существует система списания рабочего времени. На основе этих списаний формируются бюджеты проектов, данные по загрузке сотрудников и прочее. Обычно сотрудник в конце недели самостоятельно списывает время в определенной системе (система управления заявками, система учета рабочего времении и пр.), а менеджер проекта подтверждает списание трудозатрат.

Достаточно частая проблема, когда сотрудник не списывает время вовремя, причем задержки могут достигать нескольких недель. К чему это ведет - понятно, нет актуальной информации по загрузке, нет фактических данных по проекту, а потом, когда он однажды все-таки спишет это время, экономисты зашиваются, переделывая квартальные отчеты.

Почему же так получается?

Я только что списал рабочее время за предыдущую неделю и решил порефлексировать на эту тему на основе личного опыта работы в нескольких разных компаниях, в которых была эта тяжелая процедура.

По каким причинам сотрудник может не списать время вовремя? Самый очевидный ответ - банальная лень и личное разгильдяйство. Но даже если принять эту версию как рабочую, она не дает ответа что делать. Поэтому давайте посмотрим глубже.

1. Перегруз. Сотрудник загружен задачами и работает на максимум, а когда в 22:50 он встает из-за рабочего места, у него не остается сил чтобы собрать мозги в кучу и вспомнить когда и сколько часов он потратил на какой проект, особенно если таких проектов у него штук пять. А когда все же набирается решимости списать время, срочно падает очередная срочная задачка, и он конечно же отдает приоритет проектной задаче перед административными. Тут наверное все очевидно: в таком перегруженном режиме долго работать не получится, и рано или поздно сотрудник или начнет терять эффективность, или уйдет на больничный (если сработает природный предохранитель) или окончательно выгорит и покинет компанию (если не сработает). Нужно как-то разгрузить сотрудника, снять часть задач или придать кого-то в помощь, потому что одна голова хорошо, а два сапога - пара.

2. Административная неразбериха. Иногда так бывает, что сотруднику некуда списать время - в системе нет активной задачи, чтобы списать на нее время. Тут вопросы к менеджменту проекта, и пожалуй это единственный пункт, который не является индикатором скорого выгорания именно этого сотрудника (хотя с таким менеджментом риск размазывается "по площади"). Как решать я думаю понятно - настучать по голове кому надо решить административные вопросы.

3. Проблема с коммуникациями Но если вернуться к п.2, на самом деле вопрос в другом: почему сотрудник сидит и не списывает время, а не дойдет сам до менеджера, который должен был выписать ему задачу, и не заставит его эту задачу выписать. А если не получилось - почему не эскалирует на своего руководителя? Что тут может быть? Или сотрудник испытывает негатив от коммуникаций с менеджментом ("Да что с ним говорить-то, бестолку"), или занимает пассивную позицию ("Вот вы мне напишите, а я тогда спишу, а до тех пор ничего делать не буду"), что по сути является формой пассивной агрессии - в ответ на что? Получается, что либо сотрудника все достали, либо ему некомфорно обратиться к коллегам по какой-то причине, или он не хочет обращаться к своему руководителю лишний раз. Нужно аккуратно выяснить проблему, но нюанс в том, что если его руководитель начнет это активно выяснять, он сам того не желая подвергнет сотрудника этой потенциально болезенненой коммуникации с собой. Поэтому дествовать нужно очень деликатно.

4. Нечего списывать. Бывает ведь так - весь день что-то делал, куда-то ходил, что-то писал, с кем-то общался - а по факту ничего и не сделал. Или весь день с какой-то ерундой провозился, даже списывать неловко. В нормальном состоянии человек просто отмахнется от таких мыслей и честно спишет затраченное время, но вот если человек уже работает на грани своих сил… эмоции и страх конфликта могут стать проблемой. Сам факт что человек в таком эмоциональном состоянии уже повод насторожиться. Мы сейчас не берем в расчет случай, когда сотрудник пробакланил полнедели и теперь ждет, пока все забудут что там делалось и размазать часы по другим активностям. А хотя почему не берем, давайте тоже включим. Надо понять, почему сотрудник работал неэффективно и не решился поднять вопрос об этом. Что-то поменять в рабочем процессе или банально поднять навыки сотрудника в этом деле. И важно проговорить корректное поведение в такой ситуации. И конечно же усилить контроль, как в позитивном ключе ("как там этот хороший человек справляется со сложностями") так и в негативном ("не филонит ли опять этот разгильдяй").

5. Слишком много незавершенных задач. А бывает так - начинаешь закрывать долг по списаниям, и вдруг вспоминаешь задачу, по которой что-то не доделал. Допустим, не отправил письмо. Отвлекаешься, отправляешь. Идешь дальше - еще что-то не доделал, опять отвелекся… В итоге простое списание времени на неделю превращается в увлекательное приключение часа на три, и если вдруг удается погасить все долги… то эти три часа списать по сути не что, иди в п. 4 .

6. Эмоциональные проблемы. В некоторых случаях списание рабочего времени превращается в болезненную рефлексию и погружение в омут памяти. Что там было в прошлый понедельник? Ездили в "Рога и Копыта", там нас послали. А во вторник? Я облажался с задачей. А в среду? Коллеги тупили, выбесили, гады! И так далее - вспоминать противно, больно касаться оголенных нервов. Как следствие, отвлекается (или я бы сказал "находит себе отвлечение" чтобы отдалить неприятные эмоции) и опять задерживает списание. Такое эмоциональное состояние, особенно часто повторяющееся, говорит о том, что скоро сотрудник, посыпав голову пеплом, поплетется к выходу из компании, не обращая внимание даже на позитивную обратную связь если таковая будет. Ну или наоброт: какие все тупые, один я д'Артаньян, не могу вас выносить больше!

7. Сотрудник чувствует (или ему кто-то объяснил), что он превышает плановые затраты на проект. Но списывать-то куда-то надо? И вот он придумывает, куда размазать, и ему стыдно или за это, или то что он все-таки списывает время на и так убыточный проект, да и перед менеджером неудобно - или стыдно что подвел, или конфликта боится. Особенно, когда менеджер по активности - это он сам (так иногда бывает например у ведущих специалистов). По-хорошему тут бы признать что выбились из бюджета, провести новую оценку сколько еще осталось и стараться в нее попасть. А чтобы и ее не нарушить и не попасть в замкнутый круг - хорошо бы привлечь к оценке матёрого товарища.

Что делать? Ну в первую очередь применять рекомендации как при выгорании.

Кроме этого, из моих личных приемов:

Для сотрудника:

• Поменять отношение к списаниям. Как в "Трудно быть богом", когда Рэба на допросе перечисляет Румате все его преступления, а Румата улыбается и думает: "А все-таки я молодец. Хорошо поработал." Этого можно достичь, если определенными волевыми усилиями концентрироваться на позитивных аспектах. Негативные аспекты прорабатывать и делать выводы чтобы они больше не повторились. Желательно эти выводы потом выполнять, чтобы они и правда не повторились, но на самом деле и так работает, в норме гештальт закрывается когда ты сделал вывод.

• Также хорошо бы время от времени в фоне думать о том, что трудозатраты-то надо куда-то списать, а куда я спишу то, чем сейчас занимаюсь? Побочный эффект - иногда приходит озарение, что такой-то не выписал задачу, гад этакий, и сразу с него эту задачу стребовать; обычно так эффективнее, чем постфактум.

• Завести рабочий дневник, утром писать что предстоит сделать, вечером отмечать что сделали, по ходу дня вносить заметки.

Для руководителя:

• Тут универсального рецепта нет, придется опускаться до микроменеджмента.

• В первую очередь выявить один из этих факторов и попробовать его снять. Хорошо работает для перегруза, административных проблем и проблем с коммуникациями.

• "Дать в займы свою силу воли". Сесть вместе с сотрудником и пройти по его задачам за неделю, посмотреть что он делал и куда эти трудозатраты нужно списать. Это позволит решить сразу две проблемы: во-первых, выявить и смягчить эмоции сотрудника, а во-вторых решить административные проблемы если например нет задачки для списания.

• На самом деле тут еще один эффект: сотрудник, видя в такой процедуре некоторое унижение для себя, собирается с силами и списывает весь долг. Хоть при этом и испытывает стресс.

Так что задержки в списании времени не настолько безобидны, как может показаться на первый взгляд. А знаете что самое плохое? Трудозатраты-то свои я не списал, ушел сюда прокрастинировать. Вот так-то.

А как у вас со списаниями трудозатрат?