Важность совместного редактирования документов в современном бизнесе трудно переоценить. Возможность составлять договоры и соглашения с участием сотрудников из юр.отдела, писать коммерческие предложения под присмотром начальства в режиме онлайн и так далее, позволяет сэкономить предприятию тысячи человеко-часов, которые раньше тратились на многочисленные согласования. Именно поэтому одним из главных нововведений в Zextras Suite 3.0 стало появление Zextras Docs — решения, которое позволяет организовать полноценную совместную работу с документами прямо в веб-клиенте Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
В настоящее время Zextras Docs поддерживает совместную работу с текстовыми документами, таблицами и презентациями, а также умеет обрабатывать огромное количество форматов файлов. Интерфейс решения мало чем отличается от интерфейса любого текстового редактора, благодаря чему сотрудникам предприятия не придется тратить много времени на обучение для перехода на использование Zextras Docs. Но самое интересное, как и всегда, находится «под капотом». Давайте же вместе взглянем на то, как устроено Zextras Docs и какие преимущества это решение для совместной работы с документами способно предложить.
Больше всего Zextras Docs понравится тем, кто уже использует Zimbra OSE и Zextras Suite на своем предприятии. С помощью этого решения можно внедрить на производстве новый сервис, не увеличивая при этом количество информационных систем и, как следствие, обойтись без увеличения стоимости владения ИТ-инфраструктурой. Уточним, что Zextras Docs совместима только с Zimbra OSE версии 8.8.12 и старше. Именно поэтому, если вы до сих пор пользуетесь устаревшими версиями Zimbra, настоятельно рекомендуем обновиться до версии 8.8.15 LTS. Благодаря длительному сроку поддержки, эта версия будет оставаться актуальной и безопасной еще несколько лет, а также будет совместима со всеми актуальными дополнениями.
К преимуществам Zextras Docs можно также отнести возможность его полноценного развертывания на инфраструктуре предприятия. Это позволяет избежать передачи информации третьим лицам, как это часто бывает при использовании гибридных или облачных сервисов. Именно поэтому Zextras Docs идеально подойдет для предприятий со строгой политикой информационной безопасности и тем системным администраторам, которые предпочитают полностью контролировать потоки данных и происходящие на предприятии процессы. Кроме того, локально развернутый сервис совместной работы с документами позволяет избежать рисков связанных с недоступностью облачного сервиса при возникновении проблем у поставщика услуг, либо при возникновении проблем со скоростным доступом к интернету.
Zextras Docs состоит из трех частей: автономного сервера, расширения и зимлета. Каждая из этих трех частей выполняет свою часть работы:
- Сервер Zextras Docs представляет из себя движок LibreOffice, заточенный под совместную работу и интеграцию с Zimbra OSE. Именно на сервере Zextras Docs открываются, обрабатываются и хранятся все документы, к которым обращаются пользователи. Его необходимо устанавливать на выделенный вычислительный узел под управлением Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 или CentOS 7. В случае, если нагрузка на сервис Zextras Docs будет достаточно большой, можно выделить под него сразу несколько серверов.
- Расширение Zextras Docs не нуждается в установке, поскольку является встроенным в Zextras Suite. Благодаря этому расширению осуществляется подключение пользователя к серверу Zextras Docs, а также балансировка нагрузки при использовании нескольких серверов. Кроме того, через расширение Zextras Docs осуществляется одновременное подключение нескольких пользователей к одному документу, а также загрузка файлов с локального хранилища на сервер.
- Зимлет Zextras Docs, в свою очередь, нужен для интеграции сервиса в веб-клиент. Именно благодаря ему в веб-клиенте Zimbra появляется возможность создания, а также функция предпросмотра документов Zextras Docs.
Для того, чтобы развернуть Zextras Docs на предприятии, необходимо сперва выделить для него один или несколько физических или виртуальных серверов. После этого необходимо скачать с сайта Zextras дистрибутивы серверного приложения для Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 или CentOS 7, а затем распаковать его и установить. В завершающем этапе установки сервер попросит вас указать ip-адрес LDAP-сервера, а также пару логин/пароль, которые будут использованы для внесения в LDAP данных о новом сервере. Отметим, что после завершения установки каждый сервер Zextras Docs будет виден для всех остальных узлов инфраструктуры.
Поскольку расширение Zextras Docs уже содержится в Zextras Suite, достаточно будет просто включить возможность его использования тем пользователям и группам, которые должны иметь доступ к средствам совместной работы с документами. Зимлет Zextras Docs можно активировать из администраторской консоли Zimbra. Отметим, что после добавления сервера Zextras Docs к инфраструктуре Zimbra OSE необходимо обновить конфигурацию Proxy-сервера Zimbra. Для этого достаточно исполнить файл /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen в качестве пользователя Zimbra, а затем выполнить команду zmproxyctl restart для перезапуска службы прокси.
По всем вопросам, связанными c Zextras Suite вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Катерине Триандафилиди по электронной почте katerina@zextras.com
Автор: KaterinaZextras
