Привет!
Аудитория корпоративного мессенджера Teams от Microsoft превысила 20 млн пользователей в день, сообщила компания 19 ноября 2019 года.
Teams по-прежнему опережает своего конкурента — корпоративный мессенджер Slack, у которого сейчас 12 миллионов пользователей.
На мой скромный взгляд, это довольно логичный разрыв, который дальше будет только расти. Microsoft сделал отличный продукт, позволяющий довольно эффективно работать в команде, особенно когда она территориально распределена.
Мы используем Teams практически с первого дня его существования на рынке России, и в последнее время в нашей компании он полностью выдавил традиционно любимый всеми портал на SharePoint Server, а количество переписок в почте сократилось в среднем в 5-7 раз.
Эта тема настолько большая, что ее просто невозможно уместить в 1-2 статьи, поэтому начну с общего подхода к использованию Microsoft Teams в качестве единой точки входа для сотрудников нашей компании. Также в ближайшее время планирую выпустить серию технических статей, если тема будет вам интересна.
Что из себя представлял старый портал
Наш старый портал был создан на Microsoft SharePoint Server и был не просто порталом, а скорее полноценной экосистемой для сотрудников компании, включающей следующие основные блоки:
- Новому сотруднику – все, что нужно знать сотруднику, который начинает у нас работать. По сути, это небольшая база знаний, включающая миссию компании, полезные ссылки, доступы к внутренним сообществам и прочие полезности для плавной адаптации сотрудников.
- Блок коммуникаций – все, что относится к новостям компании, событиям, внутренним мероприятиям и тренингам. Сюда же можно отнести различные опросы, дни рождения, курилки, болталки, барахолку, клуб велосипедистов и другие формальные и неформальные места скопления сотрудников.
- Сервисы компании – аналог «госуслуг» в отдельно взятой организации. Ядро бизнеса, без которого уже не представляется, как уехать в командировку, открыть новую вакансию или отправиться в отпуск. На данный момент у нас автоматизировано более 40 бизнес-процессов.
- Сообщества. На старом портале на обычных узлах сообщества реализованы основные бизнес-комьюнити компании: аналитики, тестировщики, продажники и маркетинг, HR. Каждому активному сообществу – свой узел.
Покажу на примере, как выглядело наше сообщество аналитиков.
Внедрение корпоративного портала увеличило эффективность компании на 15 % и серьезно облегчило жизнь удаленным офисам.
Основными минусами были:
- Разрыв с основным каналом коммуникаций в компании (на тот момент это была почта + теневое IT в виде сообществ в Skype).
- Чтобы поучаствовать в обсуждении, посмотреть новости или пройти опрос, нужно заходить на портал.
- Отсутствие удобного мобильного клиента.
- Скромный дизайн.
Концепция портала в Microsoft Teams
Мы начали разрабатывать концепцию нового корпоративного пространства в Microsoft Teams по методологии Microsoft (Teams Assessment), которая включает в себя встречи с основными командами, проработку типовых сценариев взаимодействия и адаптацию этих сценариев на возможности Office 365.
Первые встречи проводились с менеджерами компании (управляющие менеджеры, HR, руководители департаментов и комьюнити, руководители проектов). В результате стали понятны общие направления изменений:
- Передать всю рутинную работу (адаптация сотрудников, напоминания о задачах, отправка информации и многое другое) чат-ботам.
- Реализовать новостную ленту на узле новостей SharePoint Online, который без проблем подключается к Teams и проактивно отправляет новости в каналы без необходимости входа в SharePoint.
- Распределить популярные сервисы компании по каналам и ботам так, чтобы они соответствовали сценариям взаимодействия в команде. Например, дать доступам к бронированию переговорок, актам, производственным планам и календарям руководителям проектов; CRM, базу знаний и договорам – продажникам и т.д.
- Задействовать другие инструменты, позволяющие еще больше увеличить эффективность коммуникаций (Planner, Stream, GitHub и другим).
Новому сотруднику
Раньше на корпоративном портале у нас была страница новичка, где были перечислены основные сервисы компании, общие доступы, ответственные за бизнес-процессы.
При внедрении Microsoft Teams мы пошли дальше. Было решено сделать полноценный процесс адаптации с использованием чат-ботов.
Выглядит он следующим образом:
- На стороне SharePoint Online автоматизированы заявки на прием сотрудников. В принципе, для отправной точки можно использовать любую систему – 1С, SAP и др.
- HR создает заявку на выход сотрудника, прикладывает его резюме или другие необходимые документы и отправляет заявку по бизнес-процессу.
- Кандидат начинает проходить по процессу согласования оффера. Он может быть достаточно сложным, если компания крупная. Но самое главное – все уведомления со ссылками и механизмами принятия решения идут напрямую в Microsoft Teams. Для этого мы разработали специального бота (бот один для всех бизнес-процессов).
- После подтверждения выхода сотрудника HR отмечает дату фактического выхода, параллельно могут запускаться другие заявки (подготовка рабочего места, подготовка приказа, выдача постоянного пропуска).
- После выхода на работу бот по заявленному бизнес-процессу постепенно отправляет сотруднику всю необходимую информацию: кто твой начальник, ссылки на ресурсы, правила компании и пр.
- По прошествии времени бот собирает обратную связь, все ли сотрудника устраивает в компании.
Новости и события компании
Для реализации основных каналов коммуникации сотрудниками мы создали отдельную команду.
На данный момент команда имеет несколько каналов:
- Общий.
- Вакансии.
- Наша жизнь.
- Новому сотруднику.
- Сервисы.
Эту концепцию мы будем еще дорабатывать. На данный момент в общий канал могут писать не все сотрудники, включенные в команду. Для болталок есть канал Наша жизнь. Там собираются на горнолыжку, покупают старые патефоны и совместно возят детей на кружки.
Для уникальных болталок вроде женсовета или обмена туристическими лайфхаками созданы отдельные команды со своими участниками и ветками.
В канал Общий вынесены несколько вкладок.
Состав вкладок зависит от направленности канала. В нашем случае максимального внимания заслуживает вкладка Новости. При переходе на нее сразу открывается страница новостей из SharePoint Online.
Сервисы компании
Тема предоставления сервисов сотрудникам компании заслуживает отдельного поста. Не все они могут и должны быть автоматизированы в О365 по разным причинам. Часто еще и потому, что компания уже вложилась в другие решения для автоматизации бизнес-процессов (на моей памяти случались компании, в которых одному сотруднику приходится работать в 10 и более разных систем).
Мы тоже пока не перенесли все свои сервисы в SharePoint Online. Однако, мы очень хотели, чтобы у наших сотрудников появилось единое окно для оперативного получения необходимых документов, справок и услуг.
Этим окном стал чат-бот в Microsoft Teams.
Мы обращаемся к боту с произвольным диалогом или просто выбираем из списка нужный сервис и решаем свои задачи, не выходя из приложения.
Работа происходит как в простом режиме диалога, так и во встроенных карточках для более сложных процессов.
Например, процесс заказа канцтоваров.
Бот умеет отправлять сотрудников в командировки, создавать поручения, запрашивать необходимые справки, возвращать формы обратной связи, задачи согласования и так далее. Причем, в бэке у него может быть абсолютно любая система, имеющая API.
Таким образом, Microsoft Teams стал главной точкой входа и для быстрого запуска бизнес-процессов. И в этом плане его главной ценностью конечно является наличие мобильного клиента.
Сообщества
Мы реализовали сообщества по тому же принципу команд. Покажу вам на примере команды маркетинга, как может быть организовано такое пространство.
В Общем канале ведется основная работа команды. Все обсуждения ведутся в своей ветке, что очень удобно.
И еще удобнее иметь возможность совместного редактирования любых документов (особенно презентаций) непосредственно из вкладки Документы .
Вся база знаний сообщества может быть выложена в отдельной вкладке как в виде библиотеки документов, так и в других инструментах.
В каналах сообщества мы активно ведем Planner. На других вкладках расположена вся оперативка по конференциям, контенту, работе с поставщиками.
Вместо заключения
Мы находимся еще в процессе перевода всего накопленного в компании в экосистему О365, но уже сейчас видим положительные результаты и у себя, и у партнеров, заказчиков.
Где-то прочитала фразу «Инновации – это командный спорт». И в Microsoft Teams эта фраза отражена в полной мере.
Автор: Юлия Ерина
