Предпосылка
Что самое нужное в критический момент, например, когда ты собрался идти на тренировку, а у тебя спрашивают Word версию файла договора по проекту 2012 года с фирмой Васи Пупкина? Правильно – этот самый Word файл.
Мы разрослись — ну, не Мы конкретно, а фирма в головном офисе, где я работаю: личным помощником Шефа, IT менеджером, системным администратором (только, что на баяне не играю), тут вам и юридическая компания, и пара ресторанов, и строительная компания, и железнодорожные грузоперевозки.
Соответственно начались проблемы с обменом файлами между головным офисом и дочерними фирмами, и чтобы экономить время себе любимому (лень тот еще двигатель прогресса), я решил внедрить общий документооборот, и не просто документооборот, а что бы огого!
Поискав и почитав статьи "Большое файловое хранилище для маленькой такой компании" и "Идеальное хранилище документов", я понял, что простого решения нет…
ТЗ
А ведь мне хотелось бы чего-нибудь:
- Дешёвого – Кризис, однако! (еще не наступил, но звериный оскал был уже виден)
- Универсального
- И если надо, то прикрутить еще чего-нибудь по-быстрому и…
- Удобного
- И чтобы не только веб интерфейс
- И быстрый поиск
В общем, если бы я озвучивал все свои хотелки, я бы задохнулся… Не буду лукавить, в Головном офисе у меня был развернут документооборот, но он стоил нехилых денег, и удовлетворял всего одному требованию – Удобство, но как шаблон основной идеи он у меня был перед глазами.
Итого платформу выбрал SharePoint 2013 Foundation:
- Дешево — нужна только лицензия SQL, сам продукт бесплатный
- Универсально – понятно, что портальное решение не только закроет потребность в обмене файлами, но и даст возможность реализовать практически любую задачу совместной работы распределенных офисов, ну и при необходимости есть куда расти.
А вот остальные хотелки я собирался закрыть:
- Удобство — чтобы всегда можно было определить с какого источника и какая версия файла у меня открыта. И чтобы быстро объяснить коллективу бухгалтеров как этим пользоваться. (Да-да мы все еще воюем (тут должен был быть смайлик))
- Интеграция с офисом — чтобы пользователь для сохранения, открытия, поиска файла делал минимальное количество действий
- Быстрый поиск
- Удаленное подключение, и возможность работы из дома.
Так же нужно было закрыть недостатки платформы SharePoint:
- Невозможность хранения файла с одним и тем же именем (файл просто перезаписывается как версия)
- Практически нереально работать с файлом, если к Библиотеке Документов добавить дополнительные поля
- Скорость работы
И общие вопросы документооборота: у каждого департамента свои задачи, файлы и типы документов, иногда нужно залезть в документы соседнего департамента и быстро там найти нужное.
Решение
«Если бы губы Никанора Ивановича да приставить к носу Ивана Кузьмича...»
*- Из пьесы «Женитьба» Н. В. Гоголя (1809—1852), слова невесты Агафьи Тихоновны
В общем, понимая всю кухню нашей совместной работы, мне не пришлось описывать бизнес-процессы организации, и я принялся за дело.
Проблему хранения файлов SharePoint — решить автоматически создаваемой иерархией папок на основе фиксированных списков, что сразу добавляло атрибутов к документу для дальнейшего поиска — и в этот момент случилось практически чудо. Оказалось, что для всех департаментов, филиалов, дочерних фирм подходит трехуровневая структура хранения файлов, если представить работу департамента как работу над проектами.
Получается такая каталожная структура:
- Проект
- ПодПроект (относится, фильтруется по Проекту)
- Тип Документа
На SharePoint это выглядело так:
При этом каждый проект/подпроект/тип документа получил собственный код, для каждой компании разработали собственную систему кодировки, и эту же кодовую систему перенесли в 1С – что, в общем, упростило в будущем реализацию системы отчетов. Решить проблемы скорости — кешированием справочников, списков документов, настроек.
Реализация
Первым делом сделал проводник документов для SharePoint, с основным расположением элементов интерфейса как в Outlook, левая часть — навигация, список с файлами и описание файла.
Навигация
«Последние редактируемые документы» — отображает последние 30 документов за последние 30 дней.
«Шаблоны» — фильтрует документы по типу Шаблон, к примеру, бланки организации, шаблоны писем или отчетов.
Также пришлось реализовать возможность просмотра Библиотеки как в проводнике (особо одарённые никак не могли понять, как пользоваться фильтрами для поиска документов).
Дополнения
Номер документа — ID файла Библиотеки.
Все остальные поля – lookup к справочникам.
Короткое имя Библиотеки – каждая Библиотека обозначается коротким кодом, который потом используется в имени файла.
Версионность – мне не нравилось, что SharePoint делает каждый раз при сохранении версию документа, я переделал алгоритм сохранения документа, где версионность стала управляемой, т.е. версия документа создается с возможностью комментирования, когда это нужно, или, когда документ приходит из внешнего источника.
Главный интерфейс
Поиск
Поиск реализован на CAML-запросах, и позволяет производить поиск по множеству полей за раз, последние пять запросов сохраняются. Так же были сделаны фильтры приложений.
Карточка поиска и результат
Сохранение документа
Чтобы сохранить документ в систему, теперь нужно дать имя документу и заполнить три поля. Так же можно дать описание документу и ограничить доступ к нему. Для удобства работы предусмотрен импорт документа или папки.
И все это интегрировано с Microsoft Office 2010/2013/2016. Теперь при работе с документом в имени присутствуют: короткое имя Библиотеки, номер документа и версии. Эта интеграция позволяет работать с документооборотом, не выходя из привычного интерфейса.
<р4>Печеньки
В общем, что вкусного мы получили:
- Дешево – даже дешевле чем планировали, т.к. решение оказалось очень гибким, при этом быстрым. Скорость работы позволила подключить некоторые удаленные офисы к нашему центральному порталу, что позволило сэкономить на паре Window/SQL лицензий. А где нужно было, разворачивали свой внутренний портал.
- Универсальность — закрыли потребности общего файлового хранилища для всех департаментов и дочерних фирм.
- И если надо, то прикрутить еще чего-нибудь по-быстрому и… — кто-то добавил себе полей на списки проектов/подпроеков — получили CRM решение департамента, кто-то добавил дополнительных (необязательных) полей на Библиотеку документов для отслеживания исполнения договоров и т.д.
- Удобство — пользователю не нужно задумываться, куда сохранить файл, главное — дать осмысленное имя документа. А централизованное именование/заполнение справочников проектов/подпроектов минимизирует ошибки сотрудников, такие как неправильное размещения файла, создание папок и т.п.
- И чтобы не только веб интерфейс – размер дистрибутива около двух мегабайт. Пользователи, которые активно работают из дома, просто устанавливают его на домашнем компьютере, это же касается мобильных пользователей. Для подключения к системе нужно только знать URL рабочего портала, все остальные настройки будут загружены. Через SSL протокол работает веб интерфейс SharePoint и программа, поэтому проблем с удаленным подключением пока не замечено.
- Быстрый поиск – дополнительные атрибуты документа позволяют искать документы быстро, с большой эффективностью выхода результата. Полнотекстовый поиск SharePoint закрывает все остальные запросы.
Пример – как поменялась работа финансового департамента и HR
Мы создали одну Библиотеку Документов для финансового и HR департамента, и удаленно подключили всех бухгалтеров из дочерних фирм. Ограничили доступ на определенные папки.
Теперь, когда HR департамент сохраняет документ, относящийся к личному делу сотрудника, он заполняет (для примера):
- Имя файла: Договор с сотрудником Ивановым — 2016 год
Выбирает из списков:
- Проект – Сотрудники Компании 1
- ПодПроект – ФИО Сотрудника
- Тип документа — Договор
Или табель рабочего времени:
- Имя файла: Табель учета рабочего времени – январь 2016
Выбирает из списков:
- Проект – Рестораны
- ПодПроект – Имя ресторана
- Тип документа – Табель учета рабочего времени
Бухгалтер ресторана сохраняет отчет об ежедневной выручке:
- Имя файла: cache report 05012016
Выбирает из списков:
- Проект – Рестораны
- ПодПроект – Имя ресторана
- Тип документа – Cache Report
И главное каждый выбрал себе собственный стиль работы: кто-то работает напрямую с Библиотекой Документов, кто-то сохраняет файлы локально на компьютере, а в конце дня импортирует ее в документооборот. Главный бухгалтер настроила автоматическую сводку по изменениям в определенных папках.
И вот – все счастливы, документы хранятся централизованно, прозрачны для всех у кого есть доступ, при изменении шаблонов документов или отчетности, их нужно изменить в одном месте, при необходимости создаются отчеты.
Также программу оценил Юридический департамент – основной генератор документов.
Заключение
В общем, надеюсь идея понятна, я описал основной принцип ее работы. Программа стала популярной еще на стадии тестирования. Многие коллеги и друзья с удовольствием внедрили ее у себя, конечно с разной степенью успешности реализации проекта. Но я предпочитаю думать, что это зависит от первоначальной степени мотивации персонала.
У нас все прошло под девизом: «Агркх» – давайте же наконец наведем порядок с файлами, и я пойду на тренировку.
Программу отдаю совершенно бесплатно, ее можно скачать по адресу:
На данный момент, с учетом всех пожеланий и приобретенного опыта, начали разработку второй расширенной версии, от внедривших ее у себя, жду отзывов и предложений.
Автор: Aickis
