От Excel до СЭД: как организовать удобную обработку материалов для научной конференции

В этой статье я хочу поделиться опытом организации сбора, рецензирования и обсуждения материалов, присылаемых участниками научной конференции, ежегодно проводимой нашей кафедрой.

Мы принимаем материалы по электронной почте в форматах OpenOffice и Microsoft Office, но оригинал-макет сборника, в соответствии с требованиями нашей типографии, подготавливается в формате *.docx. Взаимодействие между авторами, оргкомитетом и рецензентами необходимо было организовать таким образом, чтобы учитывать все поступившие файлы, вносимые в них изменения и замечания. Для контроля устранения замечаний требовалось сохранять и сравнивать различные версии файлов.

Первый опыт проведения конференции

Приемом материалов занимались несколько сотрудников кафедры. Принятый файл проверялся на соответствие формальным требованиям, затем направлялся специалисту на рецензию, затем (в случае положительного ответа рецензента) редактору для работы над сборником. Данные о полученных материалах (название, авторы, контактная информация) заносились редактором в общий список. Это был обыкновенный файл Microsoft Excel.
В этой цепочке выполнялась двойная работа по рецензированию и технической обработке материалов. Структурирование по тематическим разделам требовало внимательности и аккуратности. Терялись изменения при обмене версиями файлов по электронной почте. Указанные проблемы привели к увеличению общего времени работы над сборником.

Автоматизация с использованием Google Диска

В 2014 году, с учетом предшествующего опыта, мы создали форму на Google Диске, в которую вносились данные о полученных материалах в момент их поступления, с указанием состояния (на рецензировании, редактируется, для компоновки в сборник). Исходный файл также сохранялся на Google Диске. Заполнение формы выполнялось несколькими сотрудниками. При этом были практически исключены потеря файлов и их двойная обработка.
Появились новые проблемы. При внесении данных требовалось проверять, наличие поступивших материалов в списке во избежание дублирования. Требовалось предварительно договариваться о правилах именования файлов, распределении фронта работ между редакторами. Два редактора могли добавить новый файл с одинаковым именем. Один файл мог быть скачан для правки несколькими редакторами, а отдельные изменения при этом исчезали. Работа над сборником стала удобней, но хотелось большей автоматизации.

Пытаемся организовать работу с Joomla

В 2016 году было принято решение предварительные версии материалов для обсуждения и рецензирования публиковать на сайте конференции. Для организации коллективной работы мы использовали CMS Joomla. Были организованы тематические разделы, форма регистрации с отправкой файлов. Была также предпринята попытка перейти к предоставлению участниками конференции собственной публикации при помощи онлайн-редактора. Это позволяло работать с различными версиями материалов средствами, встроенными в CMS. Но большинство участников присылали файлы по электронной почте, игнорируя форму регистрации, и пришлось вернуться к прежней схеме работы, дополнив ее публикацией файлов редакторами на сайте конференции. Использование тематического форума упростило обсуждение замечаний и работу рецензентов. Структурирование присланных материалов по тематическим разделам также стало более удобным.

Данный подход к организации работы конференции имел ряд проблем. Работа непосредственно с авторским представлением своих материалов онлайн не сложилась. Мы использовали собственный сайт для хранения различных версий присылаемых файлов и организации к ним коллективного доступа, но для контроля изменений требовалось скачивать файлы на компьютер, а измененные загружать заново. Требовались дополнительные усилия и время на поддержание работы сайта. В результате одной из попыток взлома пришлось восстанавливать присланные материалы. По причине указанных проблем мы отказались от использования CMS Joomla.

Пробуем систему электронного документооборота

При обсуждении организации конференции в 2017 году было принято решение протестировать в качестве инструмента коллективной работы систему электронного документооборота. Среди кандидатов были наиболее распространенные, судя по публикациям в интернете, продукты: NauDoc, Alfresco, Pilot-ICE, 1С: Документооборот.
Наши критерии отбора:

• наличие доступной без дополнительных затрат времени пробной версии;
• бесплатное использование;
• поддержка различных форматов документов;
• понятная русскоязычная документация;
• наличие русскоязычного интерфейса.

Я не буду проводить подробный сравнительный анализ указанных систем. В интернете есть ряд статей, посвященных указанным продуктам. Сразу были отклонены СЭД, требующие предварительной покупки. Alfresco отмели из-за отсутствия русскоязычной документации и отсутствия официальной поддержки русскоязычного интерфейса. NauDoc больше не поддерживается производителем. Мы остановились на Pilot-ICE в связи с доступной пробной версией и наличием бесплатной лицензии для образовательных организаций.

Адаптация системы под наши запросы не заняла много времени. Серверную и клиентскую часть установили на компьютерах нашей локальной сети. Создали проект с тематическими разделами для работы над структурой сборника. При поступлении нового материала он вносился в проект одним из членов оргкомитета с указанием состояния. Для этих целей мы использовали работу с карточками материалов и атрибутами.

Исходные файлы хранились на виртуальном диске. После некоторого времени работы над файлом редактор синхронизировал свою версию файла с сервером при помощи контекстного меню проводника Windows. На время работы с файлом редактор блокировал его от изменений. При замене файла, например, присланным после авторской доработки, и синхронизации с сервером, также создавалась новая версия. Впоследствии принималось решение о сохранении тех или иных изменений в актуальной версии. Использование виртуального диска оказалось удобным за счет отсутствия привязки управления версиями к программе редактирования и формату файла. Из минусов системы следует отметить отсутствие возможности удалять устаревшие версии.

Для рецензирования и контроля устранения замечаний редактор представлял документы в формате фиксированной разметки путем печати на виртуальном принтере Pilot-XPS. При этом заполнялась карточка документа, а также указывалось его место в структуре проекта (Сборника конференции). Мы отметили удобство заполнения полей в карточке по сравнению с ведением реестра поступивших материалов в файле Excel. Те же самые копирование и вставка, но без необходимости несколько раз переключаться между документами.

Рецензенты делали вывод о соответствии присланного материала требованиям конференции и рекомендовали его в один из тематических разделов сборника. Для внесения замечаний использовался инструмент для просмотра XPS-файлов и сравнения версий документов в формате фиксированной разметки.

Структурирование материалов конференции по тематическим разделам было реализовано при помощи операций копирования и вставки документов в структуре проекта. Процесс стал заметно проще, так как не требовал физического перемещения самих исходных файлов и мог осуществляться совместными усилиями. Проблему составило дальнейшее объединение материалов в сборник. Для верстки одного раздела необходимо было вручную отобрать все исходные файлы документов, относящихся к данному разделу. Дальнейшая работа по компоновке сборника происходила при помощи текстового редактора.

Приведу общую схему нашей работы с использованием СЭД:

• сохранение поступившего файла на виртуальный диск;
• печать на виртуальном принтере в формат XPS и регистрация присланного материала в структуре сборника вне тематических разделов;
• формулировка задания на рецензирование;
• устранение (при необходимости) замечаний и печать на виртуальном принтере новой версии документа;
• контроль устранения замечаний (сравнение версий);
• перенос документа в рекомендованный рецензентом тематический раздел;
• формулировка задачи редактору на объединение файлов в один сборник.

Несмотря на оставшиеся проблемы, использование системы электронного документооборота оказалось более удобным по сравнению с предыдущими попытками организации обработки материалов конференции. Учет, рецензирование и структурирование по тематическим разделам стали эффективными за счет коллективной работы и надежного хранения файлов. В заключение приведу сравнительную таблицу наших попыток организации конференции с использованием различных инструментов.

Автор: Дмитрий Цымай

Источник