Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы уделяем большое внимание диалогу с пользователями. Так, в прошлом году мы проводили опрос «Что думают пользователи о безбумажных технологиях?», главная цель которого состояла в анализе отношения российских пользователей к безбумажным технологиям работы с документами.
Ссылки на опрос были размещены в нашем блоге на Хабре, в блоге на LiveJournal, а также на специализированном портале ElArchivo.
Общее количество респондентов составило 319 человек. На наши вопросы ответили специалисты в самых разных областях: программисты, переводчики, бухгалтеры, журналисты, преподаватели вузов… Мы выражаем искреннюю благодарность всем, кто принял участие в опросе и высказал свои замечания в комментариях.
Цифры и факты
- в 54% организаций, где работают наши респонденты, безбумажные технологии используются не в полной мере: установлено ПО для электронного документооборота/электронного хранения документов, но работа с большинством документов ведется в бумажном виде;
- 30,5% респондентов отмечают, что в их организациях вообще не используется никакого ПО для работы с электронными документами;
- 70,4% опрошенных заявляют, что хотели бы, чтобы работа со всеми документами велась в электронном виде
- только 3,1% респондентов считают, что все документы предприятий и организаций должны иметь бумажные дубликаты
- 33,7% опрошенных считают, что перевод к полностью безбумажному офису возможен
- 68,4% считают главными препятствиями на пути к безбумажному документообороту глупость, лень и жадность
Комментарии
Полученные нами статистические данные являются вполне типичными для периода, когда бумажные документы еще окончательно не ушли (и, вероятно, не уйдут) в прошлое. Наши результаты практически не отличаются от результатов близкого по тематике опроса, проведенного французской компанией Generix Group: так же, как и наши российские респонденты, французы связывают с безбумажными технологиями большие надежды, но в то же время сохраняют приверженность бумаге, более привычной и во многих случаях внушающей большее доверие.
Вполне возможно, что в связи с целым рядом причин в нашей стране на электронный документооборот возлагаются куда большие надежды, чем в странах Европы. В России, в отличии от большинства европейских стран, где почта работает как часы и никаких проблем с доставкой бумажных документов нет, дело обстоит прямо противоположным образом. Переход на электронный документооборот и электронное хранение документов многие считают единственной панацеей от проволочек, столь неизбежных при работе с бумагой. Именно экономию времени 80,6% процентов опрошенных считают единственным преимуществом безбумажных технологий.
В комментариях к опросу и к нашему посту на Хабре многие говорили о том, что специфической российской проблемой (хотя, судя по публикациям, эта проблема существует не только в России) в настоящее время является невозможность обеспечить баланс между бумажными и электронными документами. Очень часто бывает так, что все электронные документы приходится дублировать бумажными, причем именно последние обладают в данном случае первостепенной юридической значимостью. За примерами далеко ходить не надо: достаточно вспомнить всем известный сайт gosuslugi.ru. К сожалению, работа по решению данной проблемы мало где ведется должным образом.
Опрос показывает, что специализированное ПО для работы с электронными документами в России установлено в очень небольшом числе организаций: системы электронному документооборота установлены на работе у 28,4% наших респондентов, системы электронного архива — у 5,3%. 10,5% используют в своей профессиональной деятельности ECM-системы с модулями документооборота и хранения документов, 22,5% — различные средства для совместной работы (Dropbox, GoogleDocs и т. п.). У достаточно большой доли респондентов (30,5%) никакого ПО для работы с электронными документами не установлено вообще.
ПО какого из перечисленных ниже типов используется для хранения документов и работы с ними в вашей организации?
По нашему мнению, невысокий процент использования специализированного ПО объясняется тем, что:
- системы электронного документооборота и электронного хранения документов стоят достаточно дорого, и не каждая организация может их себе позволить
- российские пользователи недостаточно информированы безбумажных технологиях
- с документами в большинстве организаций (особенно государственных) работают люди старшего поколения, которым сложно перестроиться и перестать мыслить «бумажными» категориями
Несмотря на то, что пользователей ПО для работы с электронными документами в России пока что мало, многие наши респонденты активно совершают различные рабочие операции без использования бумаги: 64,5% регулярно проверяют через Интернет состояние банковских счетов, 59,1% — заказывают оборудование, а 54,8% — офисные товары; 54,8% — подают налоговую отчетность, 48,4% — платят за мобильную связь и Интернет, 45,2% — приобретают авиа- и железнодорожные билеты, 44,1% — обмениваются документами с контрагентами.
23,7% регулярно пользуются Интернетом для обращения в органы государственной власти.
Какие из нижеперечисленных операций в вашей организации регулярно осуществляются через Интернет?
70,4 % опрошенных вполне согласны с тем, что работа со всеми документами организации может осуществляться в электронном виде. 23,5% опрошенных согласны работать в электронном виде только с повседневными документами типа актов, счетов-фактур и т. п. Только 3,1% респондентов считают, что все документы предприятий и организаций должны иметь бумажные дубликаты. В более наглядной форме спектр мнений по этому вопросу представлен на рисунке ниже:
Согласны ли вы, чтобы все документы, с которыми вам приходится работать, существовали только в электронном виде?
Несомненными преимуществами электронного документооборота и электронного хранения респонденты считают экономию времени (80,6%), экономию средств (73,5%), повышение продуктивности работы (73,5%), экономию места (79,6%), возможность организации совместной работы (74,5%). В числе других выгод называются также упрощение работы с документами (68,4%), более высокий уровень защищенности документов от несанкционированного доступа (39,8%). Очень многие (52%) одним из важных плюсов перехода на безбумажные технологии называют экономию бумаги и защиту лесов от вырубки.
Что, по вашему мнению, является преимуществом использования безбумажных технологий?
По вопросу о том, возможен или нет полный переход на безбумажные технологии в ближайшее время, мнения разделились. 33% опрошенных считают, что такой переход вполне возможен; 25,5% — что невозможен, так как бумага продолжает играть в нашей жизни значительную роль. 17,3% полагают, что Россия может перейти на безбумажные технологии лишь по соответствующему распоряжению президента РФ. Еще 17% думают, что переход вполне возможен, но не в России. Такая картина вполне понятна по описанным выше причинам.
Как вы считаете, возможен ли переход к полностью безбумажному офису?
В числе факторов, тормозящих переход на безбумажные технологии, наши респонденты выделяют в первую очередь глупость, лень и жадность (68,4%), а также недостаточную информированность потенциальных пользователей о технологиях электронного документооборота и электронного хранения документов. Серьезными препятствиями на пути к полному освобождению от бумаги участники опроса считают несовершенство действующего законодательства (57,1%), страх утраты важных документов (44,9%), высокую стоимость технических и программных решений (30,6%), а также невозможность обеспечить достаточный уровень конфиденциальности при работе с электронными документами (21,4%). Именно при ответе на этот, последний вопрос респонденты, выбравшие пункт «Другое (укажите)», привели самое большое количество разнообразных вариантов. Говорили и о консерватизме , и о нежелании персонала обучаться, и даже о коррупции… Писали и о том, что большинство представленных на российском рынке систем несовершенны (кстати, по этому пункту хотелось бы получить подробные комментарии). Еще один респондент указал на неинтуитивность интерфейсов используемого ПО.
Некоторые мыслят более глобально и называют причины более глобально характера: политика правительства, Россия и т. д. и т. п. Впрочем, со сторонниками такой радикальной позиции мы вряд ли можем согласиться: в большинстве своем ответы на этот вопрос в мало чем отличаются от тех, что дали участники аналогичных опросов в Европе.
Что, на ваш взгляд, препятствует распространению безбумажных технологий?
Полученные в ходе опроса данные, на наш взгляд, вполне адекватно отражают ситуацию: многие реалии бумажной эпохи уже морально устарели, но все никак не уходят со сцены, а новые «цифровые» практики работы с документами еще не сложились. Более того, полученные данные не расходятся с результатами опросов, проведенных в странах Европы и США.
Хочется надеяться, что уже совсем время расставит все по своим местам, несовершенства законодательства и пресловутые глупость, лень и жадность будут преодолены, а безбумажные технологии наконец-то начнут работать на пользу людям.
Автор: AndreiYemelianov
