Сегодня я хочу поделиться двухлетним опытом проведения игры getKanban в Туту.ру. В целом, игровые механики мы используем довольно активно: играем в getKanban, Playing Lean, Lego Serious Game и т. д. Но getKanban, по нашему мнению, наиболее цельная и качественная игра. Для нас эта игра уже стала традицией и привычным инструментом обучения и коммуникации. Возможно, кто-то из читателей возьмет наш опыт на вооружение.
Меня зовут Вадим Мельников, и я технический директор туристического сервиса Туту.ру. В ноябре 2014 года на конференции Lean Kanban я попал на секцию, полностью посвященную игре getKanban. Учитывая свой давний интерес к Kanban в целом, я совместно с коллегой решил протестировать игру. Хотелось «пощупать» Kanban в реальности, физически ощутить, чем он отличается от Scrum. В 2014 году у нас были команды, работающие по Scrum, и мы были на полпути между «to do agile» и «to be agile». Мы проводили разные мероприятия: стендапы, ретроспективы, планирование и демо. И по первым двум возникали вопросы — нужны ли они в таком виде? Игра getKanban в том числе помогла понять, каким образом лучше доносить важность стендапов и ретроспектив.
В игре приняли участие четыре команды, а продолжалась она часов пять. Тогда это было мое первое погружение в Kanban и многие моменты стали понятнее: например, как читать графики и видеть связь между данными на графиках и реальной работой команды, как искать, что можно улучшить, а что нам мешает. Первый опыт погружения оказался удачным, и мы решили протестировать игру внутри компании. Однако это вовсе не означало, что вся компания тут же переходит полностью на Kanban. По моему опыту, далеко не все, что мы знаем, стоит тут же внедрять в работу. Но чем больше у нас знаний, тем больше мы можем проводить аналогий и брать лучшее из лучшего. А раз в игре getKanban есть методики, которых нам не хватало, то почему бы не взять их в работу?
Теперь непосредственно об игре getKanban. Цель игры — управлять компанией, которая занимается софтверной разработкой и получает деньги за подписку. Задача игроков — увеличить количество подписчиков за счет выпуска разных фич.
Рисунок игрового стола, взят с официального сайта getkanban.com
В набор для игры входит игровое поле (Kanban-доска с дополнительными полями), карточки с задачками, игровые кубики. Задачи в процессе игры нужно решать самые разные: одни из них — рабочие задачи с оцененной трудоемкостью и профитом, другие — инфраструктурные вспомогательные задачи с фиксированным сроком реализации, третьи — совсем неожиданные и непредсказуемые («прилетевшая халтурка»). Каждая задача приносит определенное количество подписчиков по определённой формуле. Игровые кубики заменяют собой сотрудников (аналитиков, разработчиков, тестировщиков). Каждый кубик — один сотрудник, а каждая грань кубика — объем выполненной этим сотрудником работы за день.
Игра — это, по сути, пошаговая стратегия с шагом в один день. И каждый день происходит определённый набор действий: сначала на стендапе решаем, какие задачи будем делать в течение дня, потом кидаем кубики (сотрудники работают). Раз в три дня проводим планирование и демо и считаем деньги. Весь игровой период — 16 дней. Начинаем с 9-го числа и заканчиваем 24-го.
Рисунок игрового поля, взят с официального сайта getkanban.com
В конце каждого дня игроки открывают карточку с событием из жизни или вопросом для обсуждения. Например, «порассуждайте, что будет, если задачу начать раньше или позже». Что изменится? Хорошо или плохо начать раньше? Зачастую в реальной жизни мы даже об этом не задумываемся. Если мы выполним одну задачу раньше, то может пострадать другая. Таким образом в игре доносится важная мысль: «Delivery on time».
Важный элемент игры — графики (Cumulative Flow Chart и Distribution Chart Diagram). Эти два графика есть в Kanban-досках в Jira, но далеко не все могут их правильно прочитать. Игра помогает разобраться в них. После каждой игры мы открываем Jira и анализируем реальные доски команд. После последней игры команды, чьи доски подверглись экспресс-анализу, еще долго дискутировали, что не так и что можно улучшить. Я очень ценю, когда после игры ребята применяют полученные знания на практике, при этом команда вовсе не должна обязательно работать по Kanban. Опыт игры в getKanban прекрасно переносится и в Scrum.
В процессе игры транслируется основная идея Kanban — не брать работы больше, чем ты можешь выполнять. Участники игры с помощью инструментов визуализации отслеживают частично выполненные задачи и доделывают их. Важно, чтобы фичи в итоге доходили до пользователя, потому что почти сделанное несет нулевую пользу. Ценность появляется только после выкладки задачи.
В Туту.ру игру getKanban мы проводили уже 6 раз. Обычно у нас играет несколько команд по 4-5 человек за каждым игровым столом. Последний раз параллельно играло 8 команд, что позволило создать атмосферу соревнования, оценить стратегии разных людей и существенно сэкономило время и силы организаторов. По нашему опыту, идеальное количество игроков в команде — 4-5 человек. В игре всего 4 роли, и при количестве игроков меньше четырех исчезает простор для дискуссии, общения и плюрализма мнений. Игра нацелена на изменение сознания и восприятия, а это невозможно без полноценного общения в команде. А если в команде больше 5 участников, то кто-то начинает «выпадать» и не принимает активного участия в работе.
Процесс подготовки к игре не трудоемкий и требует затрат лишь со стороны организаторов (бронирование и подготовка помещения, оповещение участников, расстановка столов). Сами участники игры никаким образом не готовятся к игре.
На игру нужно закладывать не менее 5 часов. Первый час игры посвящен обучению: мы рассказываем в целом о Kanban и процессных инструментах и объясняем правила игры. На самостоятельную игру в командах уходит примерно 3 часа. Последний час мы тратим на анализ полученных результатов и ответы на интересные вопросы. Итоговое обсуждение проходит по традиции с пирогами и пиццей.
В ходе анализа результатов я задаю наводящие вопросы и подталкиваю ребят к размышлениям — готовые ответы стараюсь сразу не озвучивать. По возможности, провожу аналогии между игровыми ситуациями и реальной жизнью. Например, в игре есть персонаж Пит, разработчик из другой команды со своим спринтом, который должен что-то для вас сделать, но делает это не очень охотно и тем самым снижает эффективность всей команды. Я привожу примеры реальных «питов» из реальной жизни. Вообще, в игре довольно много занятных персонажей, но не буду раскрывать детали, чтобы не испортить удовольствие от процесса.
Цель проведения игры в Туту.ру — это выравнивание информационного поля. Принципы, на которых строятся Agile, Kanban, Scrum, универсальны: сокращение времени задачи в работе, вытягивание задач на доске, сокращение количества текущих задач. Можно рассказывать все это на словах. Но, как показывает наш опыт, люди, сыгравшие в игру, видят на практике, как те или иные решения влияют на конечный результат. Благодаря игре все начинают говорить на одном языке: и те, кто давно в компании, и те, кто только к нам присоединился. Заметна разница между теми, кто уже сыграл, и кто по каким-то причинам еще не прошел обучение: последним приходится дополнительно объяснять термины.
Еще одна цель проведения игры — познакомить ребят друг с другом, научить их договариваться, слышать и слушать. При формировании команд мы перемешиваем сотрудников, собираем в одной команде ребят, которые редко пересекаются друг с другом по работе. В ходе игры я обращаю внимание на потенциальных руководителей: игра отлично проявляет лидерские качества и умение договариваться.
Организуя и проводя эту игру, я ожидаю, что в итоге на выполнение задач будет тратиться меньше времени, а «прилетающие» задачи будут более предсказуемыми. В игре с помощью Distribution chart diagram можно построить математическое ожидание времени выполнения работы, а с помощью предлагаемых инструментов сократить среднее время выполнения задач.
Другой позитивный результат игры: повышается эффективность стендапов и растет мотивация к использованию Kanban- или Scrum-досок. Одна из самых больших проблем в разработке софта — время простоя задачи, когда над ней никто не работает (по некоторым исследованиям, в среднем по отрасли время простоя составляет 98%!). Лучшие из лучших компаний снижают время простоя до 60%. Когда мы акцентируем внимание сотрудников на этой проблеме, то они начинают задумываться о том, насколько важно доводить задачи до конца, и начинают задавать себе правильные вопросы относительно рабочих процессов.
Участие в игре, естественно, добровольное. Я, со своей стороны, рекомендую участвовать всему техническому департаменту и аналитикам, потому что это действительно полезно и повышает эффективность работы. Игру в Туту.ру также проходят все руководители и HR-ы. В следующий раз мы планируем пригласить и сотрудников контакт-центра.
Обычно инициатором очередной игровой сессии выступаю не я, а мои коллеги-руководители, которые хотят, чтобы обучение прошли новые сотрудники. И это еще одно подтверждение того, что игра «зашла» хорошо и нам нужна.
Если вы планируете организовать в компании обучение с помощью getKanban, то нужно помнить, что комплекты игры нужно заказывать в США. Перевод игры мы делали самостоятельно. Сейчас можно найти вариант перевода (например, тут). Кстати, на сайте getKanban можно совершенно бесплатно скачать предпоследнюю версию игры. Каждая новая версия решает проблемы, которые были обнаружены в предыдущем выпуске. По желанию и необходимости, правила можно «тюнинговать» и добавлять примеры из реальной жизни.
Автор: Туту.ру
