Бесплатные офисные приложения: редактируй это!

Определенная доля текстовой части моего диплома была написана на Nokia E63 — было срочно и поздно, поэтому работать приходилось в пути, переездах, на конференциях, а ноутбука у бедного студента не было. Удобная QWERTY-клавиатура и доступный Интернет позволяли набирать и редактировать текст даже с определенным комфортом. В общем, некоторый опыт извращений в наборе текста у меня есть.

То ли дело современные студенты — ноутбуки, планшеты, редакторы онлайн и оффлайн, совместная работа над документами. Кажется, проблемы в далеком прошлом.

Однако даже бизнес умудряется сегодня столкнуться с трудностями выбора редактора для работы с документами, таблицами и презентациями. Сейчас снова нагнетается напряженность в экономике, и многие компании малого и среднего бизнеса стремятся максимально оптимизировать расходы. Безусловно, они не могут отказаться от автоматизации, но стараются сэкономить на ПО. Многие руководители переводят своих сотрудников на бесплатные аналоги известных систем. Прежде всего, это касается офисного пакета, особенно если компания не ведет какие-то сверхсложные расчеты и не работает с колоссальными массивами данных (впрочем, таким и экономить не приходится). И проблема здесь не в выборе набора редакторов (их великое множество), а именно в выборе доступного и одновременно отвечающего требованиям офисной работы пакета инструментов.

В помощь таким страдальцам я создал небольшую шпаргалку по бесплатному сыру бесплатным редакторам документов, онлайн и оффлайн. В основу легли функции, которые, как показывает опыт, чаще всего востребованы в офисной работе. Разумеется, речь идет о простых сотрудниках, а не разработчиках и проектных менеджерах разработки, хотя и им не помешало бы присмотреться к возможностям перечисленных решений. Подобные обзоры периодически встречаются на Хабре, однако довольно быстро теряют свою актуальность. Цель поста — сориентировать всех страждущих офисных работников в мире популярных бесплатных офисных пакетов. Тест-объектами на этот раз выступают наиболее актуальные и перманетно обновляющиеся инструменты: LibreOffice, OpenOffice, ONLYOFFICE и Google Docs. Количество десктопные: облачные — 2:2, то, что надо для справедливой борьбы.

Для тех, кому лень читать, сводная таблица основных возможностей редакторов:

Презентации

Объект бесконечных шуток, презентации, остаются и будут оставаться важнейшим инструментом бизнеса. Это не только привычные слайды презентаций для учебы, тренингов или годовой отчетности перед руководством и акционерами, это еще и неплохой механизм создания демонстрационных и обучающих роликов, столь популярных на Youtube.

Безусловно, лидерство в данной категории принадлежит практически идентичным по функционалу LibreOffice и OpenOffice: в них есть все, что привычно было видеть в PowerPoint. Это и разнообразная тонко настраиваемая анимация, и макросы, и поля для заметок, и эффектные переходы слайдов. Плюс ко всему, в десктопных редакторах множество встроенных галерей медиафайлов: кнопок, клипарта, шаблонов, переключателей. Однако возникает вопрос к пользователям: а вы часто пользуетесь галерей клипарта или макросами при создании презентаций? И еще один вопрос: как часто вы гоняете презентацию по офисному файлообменнику или электронке, готовя важный проект к защите? Точно чаще.

Тогда внимание стоит обратить на облачные решения, главным преимуществом которых является возможность совместной работы над презентацией. В обоих редакторах нет богатого клипарта, уникальных шрифтов типа WordArt или FontWork (и хорошо, что нет, — их использование — дурной вкус в презентациях). В Google Docs анимация отдельных фигур достаточно сложно устанавливается и, на мой взгляд, выглядит очень слабо по сравнению с эффектами десктопных решений. В свою очередь, Google Docs проигрывает в интерфейсе — ONLYOFFICE выглядит привычнее, кнопки и панели развернуты и доступны. В ONLYOFFICE удобно создавать таблицы в презентации (крайне востребованы в отчетных слайдшоу) — здесь функционал максимально приближен к десктопу. Таблица изначально создается отформатированной, с выделением необходимых итогов — остается внести данные и, в случае необходимости, изменить стиль таблицы в пару кликов. Google Docs же создает безликую табличку, которую приходится долго форматировать, совершая лишние клики и затрачивая время, которого по закону офисной подлости обычно не хватает именно в ходе подготовки презентации.

Трудно поверить, но в офисной работе порой важны вроде мелочи, которых, как правило, и не хватает. Лично для меня было приятно обнаружить в ONLYOFFICE возможность замены типа автофигуры практически одним кликом мыши. Например, надписи находятся в прямоугольниках и внезапно понадобилось все переделать на кружки. Для этого есть функция замены типа автофигуры. Естественно, текст приходится немного форматировать, но задача значительно облегчается.

Вывод: если вы задумали подготовить корпоративный ролик на основе красиво передвигающихся фигур и изображений, то вам однозначно в оффлайн. Однако, если ваши задачи стандартны, а обсуждение каждой презентации выматывает нервы у вас и у коллег, то все-таки стоит обратиться к возможности создать презентацию онлайн — это здорово сэкономит силы и время за счет возможностей совместного редактирования. К тому же, не нужно сотни раз прогружать объемные презентации — достаточно разослать ссылку на документ заинтересованным лицам.

Таблицы

Таблицы — это важнейший инструмент в офисной работе. Бюджет, бизнес-план, отчеты, диаграммы, сравнения, списки — все делается в них. На мой взгляд, именно к табличному редактору должны предъявляться самые строгие требования — такова специфика работы с числами, списками и группами данных.

Много ли это — 41 000 строк в таблице? Для большинства — много. Однако сотни организаций имеют необходимость работать с массивами данных, значительно превышающими по объему 41 000 значений — это, например, звонковые массивы, списки клиентов, наименования товаров розничного магазина и проч… Если вам необходимо работать с такими данными в таблице или хотя бы просматривать их, то придется отказаться от Google Docs — в таблицах установлено ограничение количества строк в 41 000. В оффлайновых LibreOffice и OpenOffice, а также в онлайновом ONLYOFFICE ограничений на количество строк таблицы нет.

Раз речь зашла о массивах данных, то стоит обсудить сортировку, фильтры, функции (формулы), макросы и сводные таблицы.

1. Сортировка у всех участников обзора реализована хорошо, можно настраивать основной столбец сортировки, учитывать или не учитывать первую строку. Также нет проблем с настройкой фильтров и выбором данных посредством фильтрации.

2. На этапе построения сводных таблиц из обсуждения выпадает ONLYOFFICE — в нем нет такой возможности. Однако и Google Docs не может похвастаться удобными сводными таблицами — их построение требует обращения к справке даже от опытного пользователя. В десктопных решениях сводные таблицы строятся привычно для продвинутого пользователя, однако до MS Excel, конечно, им далеко — они не столь удобны и интуитивны.

3.Формулы и функции
Безусловно, пальма первенства по количеству функций принадлежит десктопным редакторам — пользователь получает максимальный набор правил всех типов. Облачные участники серьезно отстают по этому параметру, причем отставание у них разнонаправленное. Так, Google Docs в своих таблицах дает только пять самых примитивных функций, предлагает выбрать необходимые функции из расширенного списка и редиректит в новом окне в список функций таблиц Google, откуда уже руками пользователь может взять необходимые ему операторы. Плюс этих таблиц в том, что каждая функция и ее аргументы внятно описаны, каждая имеет еще и отдельную страницу объяснения; минус — в том, что пользователю в процессе выполнения работы вряд ли захочется погрузиться в это захватывающее приключение — изучение функций.

В ONLYOFFICE функции появились сравнительно недавно, во всяком случае, в TeamLab старых версий (прежнее имя Onlyoffice) я их точно не припоминаю. Их не меньше, чем в Google Docs, но, в отличие от Google, они сгруппированы в привычном для пользователей Excel списке. Это важно — и вот почему: во-первых, привычный интерфейс, а во-вторых, каждый пользователь работает с ограниченным списком формул, необходимых для решения его задач и привыкает выбирать операторы из списка в пару кликов мышки. Впрочем, продвинутый пользователь, знающий нужные ему функции наизусть, в обоих облачных редакторах может поставить знак равенства и начать вбивать имя оператора — оба редактора услужливо предложат выпадающий список функций, совпадающих по шаблону.

4. Макросы
Стоит ли говорить, что оба облачных конкурсанта терпят сокрушительное фиаско в части макросов — их нет. Google Docs предлагает Google Apps Script — язык программирования, основанный на JavaScript и позволяющий расширить функционал таблиц. Но речь в посте идет о потребностях основных пользователей документов — менеджеров, из которых подавляющее большинство не слышали не только про JavaScript, но и про макросы. На самом деле, мне известен класс пользователей, которыми макросы чрезвычайно востребованы, но эти люди не будут использовать open source редакторы и удовлетворятся родным и привычным Visual Basic.

Вывод: если вам необходимо просто и быстро создать диаграммы для презентаций, красивый отчет, просчитать базовые значения и построить статистику, то можно обратиться к облачным решениям. Если ваши данные непомерны, требуют макросов, сводных таблиц и тщательной обработки, то, пожалуй, стоит вообще отказаться от рассмотренных open source решений и воспользоваться MS Excel или MS Access.

Текстовые редакторы

Пожалуй, именно при обсуждении текстовых редакторов стоит говорить о настоящей жесткой конкуренции среди рассматриваемых бесплатных решений. И с моей субъективной точки зрения, десктопные решения в контексте тенденции работать быстро и удобно проигрывают — как минимум, в приятном для глаз отображении текста и в удобных панелях инструментов. Ну и, безусловно, проигрывают они в скорости открытия файла — иногда этот процесс занимает до нескольких минут.

И ONLYOFFICE, и Google Docs прекрасно справляются и с форматированием шрифта и абзаца и с проверкой орфографии, и с вставкой изображений и таблиц. Google Docs покоряет простотой вставки формул в текст (многие помнят, сколько мучений это приносит студентам технического вуза), ONLYOFFICE удивляет скоростью обработки больших документов. В качестве подопытного кролика редакторам был скормлен объемный документ — 120-страничный диплом с таблицами, картинками, формулами. Так, Google Docs бодро прогнал перед глазами прогресс-бар загрузки документа, задумался и выдал ошибку, так и не «съев» этот документ. Онлайн редактор текстов ONLYOFFICE прогнал прогресс-бар буквально на несколько секунд медленнее, но открыл документ в неизменном виде и позволил приступить к его редактированию. Учитывая, что в совместной работе над документами нуждаются именно курсовые, дипломы, бизнес-планы и массивные годовые отчеты, это очень значимый факт, о котором узнаешь только в момент использования редакторов

Безусловно, open source LibreOffice и OpenOffice за всю свою историю вобрали в себя множество функций, таких, как рамки, печать конвертов, расчет формул в тексте, макросы, автотекст. А теперь признайтесь — вы часто используете весь этот функционал? Зато работа в браузере, чат внутри документа, совместное редактирование и возможность поделиться документом одной ссылкой с любым количеством людей сегодня становятся прямой офисной потребностью.

Офисы для офисов

Бесплатный софт, каким бы дискуссионным он ни был, существует, развивается и позволяет небольшим компаниям экономить на программном обеспечении. Значимость такой экономии трудно переоценить — многие предприятий малого и микробизнеса, стартапы и индивидуальные предприниматели стремятся максимально сокращать издержки не только в начале своего пути, но и после старта.

Какой продукт выбрать — дело вкуса каждого. Десктопные приложения надежны, как автомат Калашникова, привычны, не зависят от скорости и стабильности Интернет-соединения. Облачные системы просты, функциональны, непрерывно развиваются, но зависимы от Интернета. Выбирая облачное решение, можно посмотреть на окружающую это решение инфраструктуру — например, работая с Google Docs, вы получаете простую интеграцию со всем миром Google, включая Gmail. Являясь крошечной фирмой и работая с редакторами ONLYOFFICE, вы получаете бесплатные облачные решения для управления проектами и фактически корпоративный портал. Это выгодно как для частных пользователей (фрилансеров, предпринимателей, студентов), так и для микрокомпаний и небольших рабочих групп.

Возможно, столь любимые пользователями современные облачные редакторы не столь совершенны, как десктопные, однако они полны преимуществ, главными из которых является совместная работа и привычная для большинства работа прямо в браузере. Более того, если наблюдать историю последних лет, видно, что именно онлайн редакторы документов интенсивно развиваются и стремятся максимально приблизиться к десктопу. А за это некоторые недостатки можно и простить.

Автор: Analitik_Telecom

Источник