Нас часто спрашивают, в том числе и здесь на Geektimes, работает ли компания Canon в эпоху внедрения цифровых технологий в бизнес-процессы над продуктами по автоматизации и управлению документооборотом.
Если коротко, то да, разумеется. Занимая значительную часть рынка устройств печати и обработки документов, мы понимаем, что всё больше наших клиентов интересуются продвинутыми системами управления документооборотом или задумываются о частичном переходе на цифровой формат. Поэтому уже больше 10 лет мы работаем над корпоративными решениями по работе с документами, одним из которых является Therefore. О нём и пойдёт речь в нашем сегодняшнем посте.
Ситуацию с управлением документооборотом в российских компаниях можно охарактеризовать как неравномерную. Если компании новой формации стремятся к «цифре», то более консервативные игроки рынка зачастую могут «утопать» в болоте договоров и прочих документов. Коллеги даже подсчитали — в среднем офисные сотрудники таких организаций тратят на поиск информации на корпоративных ресурсах до 50 минут в день.
В свое время наши разработчики пришли к идее создания собственной системы документ-менеджмента. Результатом их работы стало Therefore — интеграционное решение, предназначенное для хранения, управления, автоматизации и аналитики документации компании. Оно представляет собой комбинацию, состоящую из сервера обработки, (при необходимости) подключенных к нему аппаратных устройств и специализированного ПО, а также дополнений к уже существующим фирменным и сторонним решениям.
Как это работает?
Если постараться охарактеризовать принцип работы Therefore одним предложением, то может получиться следующая схема: поступающая информация с различных источников (сканеров, сетевых папок, ящиков электронной почты, внешних систем) обрабатывается посредством программных модулей Therefore, далее поступает на центральный сервер системы, где к ней применяются соответствующие правила автоматизации, происходит интеграция данных в сторонние приложения (включая глубокую интеграцию с SAP и Dynamics NAV) и документ, наконец, занимает свое место в иерархии документов организации.
Для того, чтобы принцип работы был ещё более понятным, приведём пример: клиент в автосалоне покупает новый автомобиль. Для завершения сделки нужно, чтобы определенные документы попали в общую базу компании. Представим, что это будет копия договора, а также квитанция об оплате первого взноса. Скан-копию договора снимает менеджер прямо в салоне и для того, чтобы они были занесены в систему, ему достаточно выбрать соответствующее меню на экране его МФУ (Therefore уже интегрирована в меню управления устройством), после чего система сама распознаёт номер договора и остальные необходимые поля и отправляет документ на сервер. Дальше согласно заведенному правилу документ может быть отправлен в юридический отдел или в бухгалтерию для выставления счёта. При этом менеджер, который заключал договор (если это потребуется) будет видеть всю цепочку и точно знать, где сейчас находится этот документ. После выставления счёта и его оплаты, предположим, что квитанция об оплате приходит на электронную почту автосалона. Она также автоматически обрабатывается Therefore и благодаря распознаванию отдельных полей автоматически прикрепляется к уже созданному проекту. После проверки во всех необходимых инстанциях, данные могут быть направлены в систему управления предприятием (например, Dynamics NAV) для последующих процедур заказа, доставки и отгрузки автомобиля), а первоначальные документы будут сохранены в соответствующей директории на сервере. Туда же будут кропотливо складироваться и все остальные документы, связанные с данным проектом.
Важно отметить, что системные администраторы могут устанавливать множество параметров: создавать карту движения документа как для всей документации, так и для отдельных документов, указывать места их хранения, раздавать права доступа по типу и содержащейся в документе информации и многое другое.
Для тех, кто связан с системами управления документооборота или управления предприятием, Therefore, возможно, не станет откровением. Однако у него есть весомое преимущество — это единый цельный продукт, выбирая который ваши специалисты избавят себя от трудностей настройки отдельных компонентов от различных производителей и последующего согласования их работы.
Из чего состоит Therefore?
Therefore — это вовсе не громоздкий корпоративный монстр, а легко масштабируемая архитектура. Внедрение продукта в рабочую среду организации обычно занимает не больше недели.
В основе решения стоит центральный сервер, на плечи которого ложится весь процесс обработки и менеджмента документов организации. Он также отвечает за временное хранение всей поступившей документации.
По сути сервер Therefore — это транспортный хаб, через который проходит весь траффик документов компании. К серверу могут быть подключены сканеры и МФУ, компьютеры сотрудников, почтовый сервер и доступ через веб-интерфейс с одной стороны и центральный сервер, а также системы управления предприятием — с другой.
Для ввода и управления информацией в Therefore предусмотрен ряд программных компонентов. Например, предусмотрена отдельная надстройка для современных сканирующих устройств с терминалом ввода, которая позволяет не только внести сканируемый документ в систему, но и задать дополнительные параметры его внутреннего перемещения.
Кроме того, оцифровать рабочий документ можно при помощи небольшого приложения Therefore Capture Client, который работает с клиентского ПК непосредственно в связке с документ-сканером. Также с его помощью можно импортировать документы с носителей информации или классифицировать и индексировать документы, уже сохраненные в Therefore. Как и в надстройке, здесь поддерживается распознавание штрих-кодов и OCR для индексации и разделения пакетов документов.
Для быстрой обработки информации также предусмотрены пару процессоров документов — Therefore Document Loader и Therefore Content Connector. Первый позволяет загрузить в систему большие объемы документов, в то время как второй — обрабатывать информацию из всевозможных источников, в том числе из различных ERP или CRM-систем. Для этого нужно лишь указать системе папку для постоянного автоматического анализа. Он также может анализировать папки почтового клиента и загружать всю соответствующую заранее установленным правилам информацию.
Вдобавок к этому, существует возможность интеграции Therefore с Microsoft Outlook и Exchange. Пользователи могут самостоятельно выгружать документы из входящей корреспонденции посредством нажатия одной кнопки в интерфейсе Outlook. Или же вложенные документы будут автоматически (согласно определенным правилам) добавляться в экосистему Therefore непосредственно с почтового сервера.
Здесь стоит на секунду прерваться и пояснить важный нюанс: для того, чтобы документы тщательно индексировались в системе и могли быть быстро найдены, Therefore архивирует все входящие документы в специальный THEX-контейнер, содержащий в себе не только исходный файл, но и обширные метаданные в XML формате, ссылки на внешние файлы и цифровую подпись.
Управлять же файлами в системе можно как при помощи менеджера Therefore Navigator, так и используя стандартный интерфейс Windows — система может быть с легкостью интегрирована в него. Therefore Navigator, впрочем, имеет более продвинутые возможности — с его использованием можно также управлять задачами в процессах документооборота.
Средство просмотра и редактирования Therefore Viewer (являющееся частью Therefore Navigator) позволяет отображать содержимое до 250 форматов документов (не требуя наличия родной программы, к примеру, даже AutoCAD) и добавлять к ним примечания. Кроме того, с помощью Viewer можно создавать новые версии документа, редактировать индексные поля и просматривать предыдущие версии.
Для того, чтобы соответствовать духу времени, в Therefore предусмотрено управление документами посредством веб-интерфейса с SSL-шифрованием, а также мобильные приложения для iOS, Android и Windows.
Для бизнеса, который работает в сфере электронной коммерции, впрочем, и для другой сферы, где требуется возможность внесения данных через форму на сайте / корпоративном портале или чтения официальной документации у Therefore есть встраиваемое решение Therefore Portal.
Ещё один важный момент, который предусмотрели разработчики Therefore — удобство выстраивания рабочего процесса и документооборота. Вместо множества меню и настроек, ответственный менеджер может просто нарисовать дерево процесса, перетащить необходимые элементы на карту (это могут быть сценарии, задачи, сотрудники и многое другое) и конкретизировать правила для каждого из промежуточных этапов.
Интеграция
Помимо уже упомянутой выше интеграции с Microsoft Office и Outlook / Exchange, Therefore имеет довольно внушительный список компонентов и решений сторонних разработчиков, с которыми он может взаимодействовать. Расскажем о наиболее важных из них.
Во-первых, это Microsoft Sharepoint, позволяющий хранить всю документацию корпоративного портала организации в инфраструктуре Therefore.
Во-вторых, стоит отметить интеграцию с сервисом аналитики Power BI, который позволяет выводить все необходимые данные из экосистемы в виде наглядной графики в режиме реального времени. Кроме того, вы также можете создавать любые отчеты по вашей деятельности благодаря поддержке SQL Server Reporting Services.
Последним и наиболее важным компонентом для сервисов Microsoft является коннектор для системы управления предприятием Dynamics NAV 2013. Он позволяет использовать эти две системы одновременно и пользоваться преимуществами каждой: все документы Therefore будут внедрены в структуру Dynamics, в свою очередь корпоративная информация последней будет сохраняться в архиве нашего фирменного решения.
Продолжая тему СУП, важно упомянуть о ещё одном коннекторе, который позволяет обмениваться данными с SAP NetWeaver. Разработка основана на ArchiveLink и сертифицирована SAP, благодаря чему обмен данными будет столь же эффективен, как и в случае с Dynamics NAV.
Тесная интеграция позволяет сохранять в Therefore входящие бумажные и электронные документы непосредственно из интерфейса пользователя SAP. При этом все компоненты нашего фирменного решения будут поддерживать функции распознавания штрих-кодов SAP и полностью встроены в сценарии хранилища SAP. Therefore может получать индексы документов напрямую из процессов SAP.
Все документы в экосистеме Therefore могут быть подписаны электронной подписью благодаря интеграции с одним из ключевых игроков рынка, компанией DocuSign.
Кстати, о надежности и безопасности данных
Если документ защищён электронной подписью, то, пока он находится в экосистеме Therefore, аутентификация и проверка подлинности будет производиться каждый раз, когда к документу обращаются. Это касается как электронных подписей, которые были внесены непосредственно в системе, так и тех, для которых использовалось стороннее ПО.
Наши стандарты безопасности постоянно тестируются на соответствие принятым в индустрии нормам OWASP, NIST и OSSTMM. Каждое подключение, будь то внутреннее или внешнее (посредством приложения или через веб-интерфейс) защищено и требует авторизации.
Вместо заключения
Это далеко не вся информация о Therefore. Если вы хотите узнать больше, пожалуйста напишите нам в личные сообщения. Также, вы можете посетить официальный сайт продукта и канал на YouTube.
Спасибо за внимание!
Автор: Миша Алексеев
