Как я с помощью AI за месяц разработала и внедрила систему учета для школьной столовой

Краткое содержание

В статье я расскажу, как за 4 недели c помощью AI разработала систему учета для школьного кафе. Внедрение системы позволило добиться следующих результатов:

• Сокращение среднего времени обслуживания на ребенка на ~30%

• Сокращение максимального времени ожидания в очереди в среднем с 15 до 10 минут

• Доступ к информации о питании детей для 60+ семей в реальном времени

• Предоставление владельцам кафе инструментов для анализа продаж

Предыстория и определение проблемы

Все началось в родительском чате. Мы обсуждали рядовой, но важный вопрос: как узнать, что ребёнок в школе полноценно обедает, а не перебивается весь день булочками?

Существующая система работала так: родители вносили депозит, а дети самостоятельно выбирали еду на раздаче, администратор вычитала сумму из депозита. На первый взгляд удобно, но на практике это создавало серьезные проблемы для всех участников процесса:

• Родители не могли отследить питание детей

• Администраторы тратили время на ручной учет

• Владелица кафе не имела прозрачной аналитики

• Классные руководители тратили время на отчеты о том, что едят дети

Анализ существующих решений

На рынке представлены различные системы автоматизации для кафе, но все они имеют существенные ограничения:

• Высокая стоимость внедрения и поддержки (от 100,000 рублей)

• Избыточный функционал

• Отсутствие гибкости в настройке под специфику конкретной школы

На тот момент я как раз запустила и вывела на рынок систему учёта для офлайн-магазинов в Flowwow и сразу увидела параллели: администратор, меню, покупатели, заказы... Плюс простой интерфейс для родителей.

Опыт создания системы учета давал мне представление, как это может быть устроено, и я загорелась идеей сделать удобный продукт, который решит проблему непрозрачности питания детей. Но идея создания собственного приложения казалась чем-то за гранью возможного.

Решающим моментом стало знакомство с Marblism – платформой, создающей full-stack приложения из текстового описания. Эти два фактора – реальная проблема и инструмент для её решения – дали старт проекту.

Об авторе

Мария Божевольнова — Продакт-менеджер с 10-летним опытом в IT: 7 лет в управлении международными проектами и 3 года в продуктовом менеджменте B2B SaaS-продуктов и мобильных приложений. За последний год успешно запустила B2B ERP систему для управления розничными магазинами в Flowwow. Из 100 привлеченных клиентов 30 стали активными пользователями системы (конверсия ~30%), со средним ежедневным объемом продаж через систему более 1.2 млн рублей.

Исследование и подготовка решения

Прежде чем начать разработку, я неделю изучала работу школьной столовой:

Что измеряла и считала:

• Наблюдала за работой кафе в разные дни (6 часов)

• Засекала время обслуживания учеников (50 замеров)

• Следила за длиной очередей в течение дня

С кем поговорила:

• Родители учеников разных классов — 4 интервью

• Сотрудники кафе — 2 интервью

• Владелица бизнеса — 1 встреча

• Классные руководители — 2 беседы

Ключевые находки исследования

Приоритизация по RICE

MVP состав

Must Have (Решает критические проблемы):

• Быстрый интерфейс оформления заказа (цель: ~20 секунд)

• Автоматический расчет сумм и баланса

• Базовый родительский контроль (история заказов)

Should Have (Важные улучшения):

• Уведомления о низком балансе

• Возможность добавить скидку

• Несколько способов оплаты

Could Have (Перспективные функции):

• Предзаказ еды родителями

• Пополнение баланса с карты онлайн

• Интеграция с бухгалтерией

Customer Journey Map

До внедрения системы:

1. Родитель вносит депозит на имя ребенка

2. Ребенок стоит в очереди, чтобы взять еду на раздаче

3. Администратор вручную считает сумму заказанного ребенком, вычитает из депозита и вносит в табличку

4. Родитель не знает, что купил ребенок

После внедрения:

1. Родитель вносит депозит на имя ребенка

2. Ребенок стоит в очереди, чтобы взять еду на раздаче

3. Администратор оформляет заказ добавляя блюда в корзину в системе учета

4. Система считает общую сумму и списывает средства с баланса

5. Родитель видит покупки в реальном времени

Процесс разработки

Для разработки я использовала Marblism - это платформа, которая позволяет генерировать full-stack приложения из промпта.

График разработки

Исследование (1 неделя)
24.09 - 01.10 | Интервью и замеры

Разработка MVP (4 недели)
01.10 - 15.10 | Базовый функционал (2 недели)
15.10 - 28.10 | Доработки: скидки, оплата наличкой/картой для тех, у кого нет депозита (2 недели)

Внедрение в работу столовой (1 неделя)
28.10 | Старт использования администратором

Общий запуск
01.11 | ★ Запуск для родителей

Стек Marblism

Работа с Marblism

Работа с Marblism оказалась увлекательным опытом – это как разговор с коллегой, понимающим тебя с полуслова. Вот как проходила разработка.

Промпт для создания приложения

A web app that allows users to browse meal catalogue, add meals and customers to checkout, manage meals, customers, see orders.

Pages:

- Home: catalogue with meals, checkout on the right, customer search by name, 3 payment type buttons: Balance, Cash, Card. If payment type is Balance, its amount is subtracted from customer balance. Each meal in catalogue has a photo, name, price and added to checkout when clicked

- Meals: meals with search by name, meals can be edited, removed, added. Each meal has photo, name, tags, price. User can upload photo for a meal and it will be displayed in catalogue and on the meal page. User can add new tags to the meal or select from existing tags

- Customers: list of customers, can be edited, removed, added. Each customer has name, parent’s contact, class, current balance. User can top-up customer balance

- Orders: orders with search by customer name or date. Each order has date, customer, total amount, purchased items, payment method

- Users: admins

Этот промпт дал мне базовую структуру с основными страницами и базой данных

Итерации и улучшения

Далее каждое улучшение проходило через цикл:

1. Наблюдение за работой администратора

2. Быстрое прототипирование решения

3. Тестирование прототипа

4. Выпуск финальной версии

5. Сбор обратной связи и метрик

Пример итерации с половинными порциями:

• Проблема: 30% детей просили половину порции

• Решение: Добавили опцию Половина блюда

• Результат: Время обслуживания таких заказов в среднем сократилось на ~5 секунд

Автоматическое связывание аккаунтов: кейс, который меня удивил

Одной из интересных задач оказалось связывание аккаунтов учеников и их родителей. У нас была база учеников с номерами телефонов родителей, но как автоматически связать эти данные с новыми регистрациями родителей? Ручное сопоставление отняло бы массу времени и потребовало бы бесконечных уточнений.

Я подумала: что, если использовать номер телефона как ключ для автоматического связывания. Я описала эту идею AI простым языком: "Когда родитель сохраняет номер телефона в своем профиле, проверь, есть ли ученик с таким же номером, и если да – свяжи их аккаунты".

Результат меня впечатлил: AI не только понял задачу, но и создал весь необходимый код – от проверки номера до обновления связей в базе данных. А когда я начала тестировать эту функцию, она сработала с первого раза!

Метрики и результаты

Ключевые метрики успеха

Качественные результаты

Отзывы пользователей:

"Спасибо вам огромное, я зашла как мама и в шоке от того как это круто, я теперь могу и деньги планировать, и понимать насколько ребенок злой (голодный). Просто мечта! Спасибо!" — Мама ученика 1 класса

"Зарегалась в прогу столовки! СПАСИБО БОЛЬШОЕ, что сделали нашу жизнь лучше!" — Мама ученика 0 класса

“Я очень рада, что теперь вижу, что ест ребенок и благодарна вам каждый день, спасибо! — Мама ученика 2 класса

"Работать стало гораздо быстрее и удобнее!" — Света, администратор

Текущий функционал

Особое внимание я уделила деталям интерфейса, которые делают ежедневную работу с системой удобной и приятной. Я считаю, что именно продуманные мелочи превращают рабочий инструмент в продукт, которым приятно пользоваться.

Каталог

На странице каталога администратор может добавить блюда в корзину - либо по клику на блюдо, либо через поиск. По клику на блюдо оно добавляется в корзину, количество в корзине увеличивается, если кликнуть еще раз. Есть возможность добавить скидку, либо скидка автоматически применится, если выбрать учителя. Есть оплата с баланса либо наличными/картой.

Блюда

Поиск работает и по названиями и по тэгам. Удаление доступно только у блюд, для которых еще не было продаж.

Клиенты

Когда родитель заходит в столовую и хочет узнать текущий баланс ребенка, администратор может быстро найти ребенка, увидеть сколько он потратил вчера и пополнить баланс ребенка.

Заказы

На странице заказов есть общая сумма продаж для сверки с кассой. По умолчанию страница открывается на фильтре Сегодня. Есть возможность отменить заказ.

Пополнения

На странице пополнений также есть разбивка по типу оплаты для сверки с кассой. По умолчанию страница открывается на данных за сегодня.

Аналитика

Страница владельца для быстрого понимания популярности блюд и общей суммы продаж. По умолчанию открывается на сегодня.

Пользователи и настройки

Вспомогательные интерфейсы для просмотра зарегистрированных пользователей в системе и настройка тэгов, логотипа, расписания (для отслеживания продаж по модулям в будущем, так называются четверти в нашей школе)

Интерфейс родителей

Родитель может зарегистрироваться самостоятельно и указать номер телефона в профиле, либо попросить администратора добавить email родителя в данные ученика.

После этого данные родителя и ученика связываются, родителю становится доступна вся информация о питании ребенка. При этом даже в случае, когда ученик не использует систему депозитов и платит наличными, родитель все равно может отслеживать актуальное меню столовой.

Что я поняла в процессе

• AI-инструменты отлично подходят для создания прототипа и тестирования гипотез.

• Даже если вы не программист, можно обсудить архитектуру приложения с AI — он поможет спроектировать функциональность.
  Например, мне нужно было добавить возможность добавить свободную сумму к заказу, даже если не были выбраны блюда. AI предложил добавить поле в модель заказа и учитывать наличие данных в этом поле при отображении информации о заказе.

• В остальном процесс такой же, как в обычной разработке: перед запуском нужно тщательно протестировать все сценарии использования.

Заключение

Для меня главная ценность этого проекта в том, что мы решили реальную проблему, создав продукт, которым ежедневно пользуются люди. Работа с Marblism доказала, что современные AI-инструменты могут ускорить процесс разработки, позволяя продакт-менеджеру фокусироваться на самом важном — создании ценности для пользователей.