На той неделе мне внезапно написала бывшая коллега. Внезапно, потому что мы с ней не общались ровно с момента ее ухода из компании.
«Дим, ты же вроде шаришь, как делать презентации? Можешь посоветовать почитать, посмотреть, поизучать что-то. А то мне тут такуууую обратную связь дали…. Сказали, что такого отстоя (тут заменяю невинным синонимом) давно не видели…» Не буду пересказывать весь наш диалог, но в итоге я попросил прислать слайдики, чтобы оценить масштаб трагедии. Я бы, конечно, выбрал менее жесткие слова для критики, но впечатление у меня было ровно такое же, как и у аудитории.
Дело было даже не в качестве слайдов, цветах, шрифтах, ошибках и цифрах, смотреть на которые надо под микроскопом (хотя все это естественно вызывает отторжение). Проблема заключалась в том, что в 5 слайдах отсутствовала какая либо логика повествования. Складывалось впечатление, что вся имеющаяся информация была просто собрана в кучу и набросана в Power Point без минимального анализа или предварительной подготовки. В итоге получили непечатную обратную связь, проваленное выступление с последующими слезами и плохим настроением.
За почти 14 лет карьеры, в ходе которой мне часто приходилось выступать перед самой разной аудиторией, а также смотреть и слушать безумное количество выступлений, я для себя выявил основную причину, отличающую хорошую презентацию от плохой. И это совсем не умение красиво говорить, управлять зрителем, рисовать и компилировать красивые слайды. Безусловно, все это важно и нужно, но является уже способом донесения информации.
А вот чтобы было, что доносить и чтобы донести ее донести так, чтобы аудитория могла сказать только «Вау», любому, даже самому талантливому спикеру надо инвестировать диспропорциональное количество времени в хорошую подготовку.
Опыт подсказывает, что успех презентации на 80% определяется качеством подготовки, которая подразумевает под собой прохождение 3 важных этапов, без которых в очень редких случаях выступление может быть удачным.
Определи цель
Казалось бы, что может быть проще? Недавно, я разбирал презентацию коллеги по IT трансформациям и нововведениям в отделах. Информации было реально много и нить повествования от меня начала ускользать. И тут я спросил: «А что ты хочешь получить от своего выступления? В чем цель». Этот вопрос заставил ее задуматься. Но когда поговорив, мы нашли на нее ответ из всех возможных целей выбрали основную – презентация была сильно упрощена и стала в разы более логичной.
Парадокс в том, что очень часто нам самим для себя сложно сформулировать цель того, что мы делаем. При этом, если вопрос касается жизни вне работы – ответ находится быстро. А вот когда мы начинаем касаться рабочих задач – поиск цели заводит нас в тупик. Чтобы упростить себе жизнь и нормально сформировать цель выступления надо ответить на простые вопросы.
Почему? Почему мое выступление важно мне и слушателям? Например, презентация отчета о новшествах в IT, важна для руководителей и директоров департаментов (надо понять зачем это делается, и что с этого можно получить). Для выступающего она важна для демонстрации собственных достижений и набора очков как крутого специалиста, а также получения дополнительных денег на новые релизы.
Что? Какого действия или результата ты ожидаешь? Хочешь ли ты, чтобы было какое -то конкретное действие? Например, согласование бюджета на новые проекты. Или ты хочешь, чтобы тебя просто заметили и похвалили? Важно помнить, что без ответа на вопрос «Что», выступления – это просто набор слов и букв.
Когда? Когда именно ты хочешь, чтобы действие произошло? Сегодня, через неделю, В течении года. Перед тем, как доносить сообщение аудитории, надо самому четко определиться с временными рамками
Кто? Кто и что должен делать? Например, все руководство должно поддержать, а вице президент одобрить выделение ресурсов на реализацию проекта. Через этот вопрос мы понимаем, на кого будет направленно наше сообщение и чего мы от них хотим.
Таким образом, оказывается сформирована конкретная цель выступления, где понятна важность тематики и зачем все тут собрались, четко обозначен ожидаемый результат, ответственные и временные сроки.
Обработай информацию
Я «обожаю» презентации, где человек вываливает абсолютно все, что накопил за время своей работы, вычитал в интернете или услышал в курилке. Таблицы, графики, много текста – все это без должной обработки не то что не поможет, а разрушит любую презентацию. Причем, есть люди, которые видя перегруз данными впадают в священную ярость и вообще не готовы воспринимать дальнейшее выступление. Поэтому, чтобы не попасть в подобную ситуацию надо подбирать качественную информацию, которая определяется следующими характеристиками
Релевантность. Данные, которые вы собираете, должны относиться непосредственно к теме и цели вашего выступления и помогать принять решения. Чем конкретнее данные или цифры, тем проще будет их упаковать и продать слушателям. Ни в коем случае нельзя допускать ошибку и давать данные, не относящиеся к делу. Они ли отвлекут или привлекут дополнительное внимание, вызовут вопросы и ненужные дебаты.
Новизна. Информация должна быть свежей, что особенно важно в динамически меняющихся реалиях. Никому не интересно и не полезно слушать о том, что происходило 5 лет назад (если, конечно, это не тема выступления). На устаревшей информации можно принять заведомо катастрофическое решение.
Правильность. Прошу вас: проверяйте цифры и утверждения, которые включаете в свои презентации. Нет ничего хуже, чем быть пойманным на ошибке. Это во-первых сразу рушит все выступление, а во-вторых сводит на нет доверие к вам как к эксперту
Простота. Чем проще и понятнее данные представлены, тем больше шанс, что их поймут и интерпретируют так, как вам надо. Особенно в выступлениях перед топ менеджментом надо понимать, что люди с сильным ограничением по времени ожидают увидеть простой и понятный вывод, а не миллион нечитаемых цифр.
Поэтапная проработка информации позволит избежать попадания в ловушку перегруженной или нелогичной презентации.
Проанализируй аудиторию
Наша проблема заключается в том, что мы делаем презентации для себя, совершенно игнорируя слушателя. Вот ты сел, структуру продумал, слайды нарисовал. Посмотрел - ну явно, что это новое чудо света. Выступаешь, а отклик аудитории никакой. Вывод, который ты делаешь: «Они ничего не понимают». Ошибка в том, мы не ставим себя на место слушателя и не пытаемся разобраться в его/ее мотиваторах, интересах, ожиданиях . Чтобы презентация была удачной, очень важно проанализировать профиль своей аудитории и понять про слушателей надо несколько простых вещей:
Кто они? Возраст, занятия, образование, положение, интересы. Все то, что поможет сформировать портрет
Какая у них цель? То есть, зачем они пришли тебя слушать? Что полезного для себя могут вынести. Важно после этого вернуться к своей цели и убедиться, что нет драматических расхождений.
Как воспринимают информацию? Кто -то заточен на цифры и короткие факты. Другие любят визуал, хорошую историю и дискуссию историю. Не пытайтесь донести информацию в том виде, в котором человек не готов ее услышать
Запомните, что проанализировав аудиторию, необходимо еще раз обратиться к своим целям и переоценить ту информацию, которую собираетесь использовать. Презентуя для топ менеджеров я по несколько раз в ходе подготовки менял массив данных и формат донесения, узнавая о них что-то новое
Я описал основные 3 этапа, которые необходимы для качественной подготовки любого выступления и презентации. Важны ли умения структурировать повествование, выбирать правильный формат, рисовать визуал и презентовать на публике? Безусловно! Но элемент подготовки является по моему убеждению важнейшим, и он позволит при должном внимании и дисциплине существенно увеличить вероятность крутого выступления или презентации.
Если понравилась статья - буду рад видеть вас на своем канале, где пишу больше про корпоративный мир, бизнес и менеджерские инструменты
Автор: DmitrySamusev