Расставляем все точки над i в вопросах, кому в соответствии с новым 54-ФЗ надо переходить на онлайн-кассы этим летом, когда внедрять в чеки полную номенклатуру и кого это все вообще не коснется. А также даем несколько советов по дальнейшим шагам, подбору кассовой техники, регистрации и налоговому вычету.
Чтобы привести свой бизнес в соответствие с последней редакцией 54-ФЗ, небольшим компаниям придется перестроить привычный порядок работы, в частности, рано или поздно перейти на количественный учет. Наши эксперты предлагают практические советы по части того, как не потеряться в обилии новой информации. В частности, перечисляют, какие документы следует изучить перед тем, как переходить к выбору решения, и какие сроки соблюсти, чтобы получить поддержку от государства.
В 2016 году поправки, принятые к 54-ФЗ (290-ФЗ), определили новый перечень юридических лиц и ИП, которым предстоит использовать кассы. К примеру, в него вошли интернет-магазины, а также малый бизнес на специальных режимах налогообложения, таких как ЕНВД и Патент, реализующие товары или оказывающие услуги населению и ранее не обязанные использовать кассы.
Первоначальная редакция документа предписывала полностью завершить переход на онлайн-кассы к 1 июля 2018 года. Однако поправки, принятые в конце 2017 года (337-ФЗ от 27 ноября 2017), обеспечили для некоторых категорий малого бизнеса отсрочку до «третьей» волны — до 1 июля 2019 года. Причем до 1 февраля 2021 года многие имеют возможность работать по упрощенной схеме, не передавая в чеке номенклатуру приобретенных товаров, а лишь отражая итоговую сумму.
За бортом реформы осталось довольно много сегментов малого бизнеса. Полный перечень представлен в cтатье 2 54-ФЗ.
Освобождены от использования онлайн-касс продавцы:
- газет и журналов в киосках (при соблюдении ряда условий);
- ценных бумаг;
- мороженого и безалкогольных напитков в розлив в киосках;
- питания в общеобразовательных организациях во время занятий;
- кваса, молока, масла, живой рыбы, керосина из автоцистерн;
- сезонных овощей вразвал;
- изделий народных промыслов;
а также:
- кредитные организации (в том числе при работе через банкоматы);
- водители или кондукторы в общественном транспорте (при оплате проезда);
- розничная торговля на рынках, ярмарках и выставках (при соблюдении ряда условий);
- разносная торговля, а также торговля с тележек, велосипедов и лотков (без подакцизных товаров);
- прием стеклопосуды и утильсырья (кроме ряда позиций);
- ремонт и окраска обуви;
- изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
- присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
- услуги по вспашке огородов и распиловке, носильщиков на вокзалах;
- сдача ИП собственных жилых помещений в аренду;
- предприниматели в труднодоступных местностях без подакцизных товаров (их перечень утверждается властями субъекта; отдельная категория предпринимателей применять кассу обязана, но при этом не должна передавать данные в ОФД);
- аптеки в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах в сельских населенных пунктах (при соблюдении определенных условий);
- религиозные обряды и церемонии, включая продажу предметов культа и литературу (на соответствующих территориях);
- дочерние организации FIFA и другие поставщики услуг, связанные с ЧМ 2018.
Вторая волна
Во «вторую волну» подключений онлайн-касс попадают организации, занимающиеся розничной торговлей, в том числе через торговые автоматы, и общественным питанием, работающие со специальными режимами налогообложения (ЕНВД, патент для ИП, а также УСН, применявший БСО) при наличии наемных сотрудников. Предприятия на спецрежимах налогообложения без сотрудников, организации, предоставляющие услуги, на всех системах налогообложения (кроме общественного питания), а также те, кто работают по сельскохозяйственному налогу, могут пользоваться отсрочкой до 2019 года.
До недавнего времени большая часть упомянутых предприятий выдавала документ, подтверждающий оплату, только по требованию покупателя. Использование касс было не обязательным — чек можно было распечатать с помощью любого устройства или даже написать от руки. С 1 июля 2018 года для них все изменится: в общем случае данные придется открывать ФНС в режиме реального времени. И разнообразные посредники здесь не помогут: тем, кто принимает только электронные деньги, к примеру, на кошелек Яндекс.Деньги или Qiwi, придется фискализировать расчеты точно так же, как сейчас их фискализируют интернет-магазины, принимающие банковские карты.
По разным оценкам, к 1 июля 2018 года рынку в общей сложности понадобится от 0,5 до 1 миллиона онлайн-касс. Еще от 1 до 2 миллионов касс будут востребованы к 1 июля 2019 года.
Хотя закон был принят еще в 2016 году, а последняя группа поправок, выделившая две волны, — в 2017, законотворцы продолжают генерировать новые предложения. На данном этапе сложно сказать, изменится ли законодательство до 1 июля 2018 года. Однако откладывать преобразования бизнеса, чтобы дождаться последней версии документа, уже нельзя. Точнее, можно отложить приобретение самой кассы, но нельзя отсрочить более масштабные преобразования — изменение бизнес-процессов и подходов к ведению дел, о которых мы и поговорим далее.
Суммовой vs количественный учет
Сложность перехода на онлайн-кассы для малого бизнеса заключается в том, что им, в отличие от крупной розницы, придется работать с новыми для себя бизнес-процессами — как и интернет-магазинам в прошлом году, предстоит с нуля обучиться кассовой дисциплине: понять, что такое касса и чек, какая информация должна быть в чеке, что такое отчет о закрытии смены. И это процесс не одного дня. А учитывая, что многие предприниматели до сих пор используют лишь суммовой учет товара, чтобы передавать в ОФД всю номенклатуру, придется дополнительно внедрять товарный учет со всеми сопутствующими процессами. И не во всех случаях с новыми задачами справятся обычные продавцы — вероятно, потребуется нанять отдельного человека (товароведа) с более высокой квалификацией. Поэтому начинать работать в этом направлении 1 июня, за месяц до установленного законом срока, будет поздно.
Наша общая рекомендация — есть слона по частям. Бизнесу предстоят очень масштабные преобразования. Если вы по каким-то причинам пока не хотите показывать свою выручку ФНС, вы можете этого не делать. Но стоит уже в ближайшее время купить систему, выстроить необходимые бизнес-процессы, обучить кассиров работе с новыми инструментами. Онлайн-кассы в эту систему можно подключить позже — в соответствии с указанными в законе сроками. В результате нормальное, законченное решение у вас будет вовремя. Как раз в расчете на малый бизнес сейчас на рынке есть своего рода промежуточные решения. Они не очень сложны с точки зрения внедрения, но при этом уже позволяют вести количественный учет. Например, это наш ньюджер АТОЛ 91Ф.
Он выглядит как самая простая касса-калькулятор, но при этом работает с личным кабинетом на сайте, где можно вести справочник товаров. Таким образом он дает начальный уровень автоматизации и количественного учета для поэтапного перехода.
Переход на количественный учет — не прихоть проверяющих органов, это определенный этап развития самого бизнеса. Самое главное преимущество для предпринимателя заключается в том, что все становится более прозрачным во всех отношениях. К примеру, владелец понимает, какой товар залежался, а какой надо заказать снова. В разрезе каждой товарной единицы он видит всю статистику и может оперативно принимать решения о закупках, выборе поставщиков или изменении ассортимента.
Второй важный момент связан с хищениями. Одна из самых больших бед, которые есть в малом розничном бизнесе с наемными сотрудниками, — воровство. Автоматизация позволяет лучше контролировать ситуацию. К сожалению, многие, кто внедряют подобные решения, вынуждены менять персонал из-за того, что вскрываются какие-то неизвестные ранее моменты. Но зато рентабельность предприятия повышается. Что касается честных кассиров — то они привыкают работать по новой схеме: им не требуется больше помнить коды товаров, так что обслуживание проходит быстрее.
Т.е. затраты на внедрение автоматизации даже начального уровня впоследствии окупятся.
Для упрощения переходного процесса некоторым категориям малого бизнеса (ИП на специальных режимах налогообложения, не продающих подакцизный товар) разрешено на первом этапе — до 1 февраля 2021 года — не передавать наименования товаров в чеке. Это позволяет временно ограничится лишь суммовым учетом, использовать более дешевые кассы и внедрять новые бизнес-процессы поэтапно.
Однако даже бизнесу, получившему отсрочку на количественный учет, надо понимать, что переход на него неизбежен. И для этого могут потребоваться более дорогие и функциональные решения. Поэтому стоит оценить затраты на модернизацию в перспективе: возможно, будет лучше уже сейчас купить кассу, работающую с товарной номенклатурой, воспользовавшись вычетом, а сам учет внедрить после 1 июля (если это допускает закон).
Выбор оборудования и ПО
Шаг 1. Изучение законодательства
Сегодня на рынке существует несколько классов решений, позволяющих привести бизнес в соответствие с 54-ФЗ. Но чтобы выбрать подходящее, необходимо в первую очередь изучить требования закона применительно к своему бизнесу и понять:
- нужно ли переходить на использование онлайн-касс?
- если да, то когда?
- требуется ли при этом передавать номенклатуру товаров уже сейчас или можно повременить до 1 февраля 2021 года?
- придется ли работать с ОФД в режиме реального времени?
Ответы на эти вопросы сузят ассортимент доступных решений до тех классов, которые вообще возможны для данного типа бизнеса.
Для упрощения поисков нужных ответов в интернете есть множество информационных роликов и текстовых материалов, трактующих положения 54-ФЗ в последней редакции.
Шаг 2. Учет нужд бизнеса
Следующая группа вопросов, которые необходимо себе задать: что у вас уже есть и что вы хотите в итоге получить для бизнеса? Какой функционал есть у имеющегося оборудования — быть может, его достаточно просто модернизировать? Не хотите ли вы что-то добавить к определенным в законе минимальным требованиям? Даже если закон допускает отсрочку внедрения товарного учета, необходимо иметь в виду перспективу перехода на количественный учет при покупке оборудования.
Дальнейшие действия зависят от выбранной стратегии. Если нужно быстро внедрить онлайн-кассу, но не предполагается передавать номенклатуру (т.е. если для данного предприятия это допускает закон и требуется начать работать строго по закону, а бизнес при этом планирует работать также, как раньше, на суммовом учете), на данном этапе можно ограничиться простой моделью кассы, например, АТОЛ 90Ф. И тогда часть шагов далее можно опустить. Если же нужно решение с количественным учетом, следующим шагом надо определиться с ним.
Шаг 3. Выбор решения — товарный учет
Для автоматизации товарного учета даже начального уровня необходимы вычислительные мощности (в крупных супермаркетах для этого рядом с кассой установлен отдельный системный блок с монитором и сканером, обеспечивающие сканирование штрих-кодов и товарный учет). Что за товароучетная система будет выбрана, зависит в том числе и от того, какое аппаратное обеспечение можно под нее выделить.
Рынок подобных систем позволяет подобрать решение даже при очень скромных возможностях. Во-первых, первоначальные затраты можно снизить благодаря общему рыночному тренду на облачные решения. Существует множество недорогих товароучетных систем, предоставляемых в облаке по принципу абонентской подписки. Во-вторых, для совсем небольшого бизнеса с маленьким товарооборотом представлены учетные решения, которым достаточно смартфона. В этом случае касса подключается к мобильному устройству предпринимателя.
Шаг 4. Выбор решения — модель кассы
Сами кассы также имеют ряд характеристик. Основная — это ширина чековой ленты.
Существует три стандарта ширины — 44, 58 и 80 мм. Самые дешевые расходные материалы — лента шириной 44 мм. Но если по закону вы должны передавать в чеке всю номенклатуру, на узкой ленте на каждый товар потребуется несколько строк, т.е. придется печатать длинные чеки. Широкая лента стоит дороже, но и чек может оказаться короче: надо искать компромисс.
Также стоит учитывать габариты, внешний вид устройства и наличие автоотреза. Последнее особенно важно, если у предпринимателя большой поток клиентов. Эта мелочь действительно немного ускоряет обслуживание. У более дешевых касс без автоотреза установлена гребенка для ручного отрыва чека. Для бизнеса, которому важен имидж, оторванные чеки могут не подойти.
Еще один важный момент — по какому каналу будут передаваться данные в ОФД? Это может быть Ethernet, WiFi, 2G/3G — тут следует учитывать инфраструктуру, которая уже есть в офисе или точке продаж, и возможные естественные ограничения. К примеру, 2G и 3G может нестабильно ловить в подвале. Если речь идет о внедрении товарного учета, то касса должна иметь интерфейс подключения к устройству, где запущена система учета (компьютеру или смартфону).
Как и с товароучетным ПО, кассу можно взять в аренду, например, в сервисе АТОЛ Онлайн (сервис обеспечивает фискализацию расчетов в интернете). Аналогичных сервисов на рынке много, и у них, как и у моделей касс, есть свои отличия: стоимость, возможности личного кабинета (например, аналитика или работа с несколькими интернет-магазинами в рамках одного юридического лица). Сервисы аренды могут обеспечить выгоду не только за счет сокращения первичных затрат, а также затрат на эксплуатацию и сопровождение кассы, но и благодаря скидкам на обслуживание в ОФД.
Нужно иметь в виду, что предприниматели на специальных режимах налогообложения без подакцизных товаров используют ФН, срок действия которого 36 месяцев. Это не накладывает никаких ограничений на используемые кассы, но надо учитывать в процессе закупок.
Регистрация
Процедура регистрации кассы для «второй волны» (как, впрочем, и для третьей) ничем не отличается от многократно описанного процесса, отработанного на крупной рознице. В простейшем случае касса все так же регистрируется через личный кабинет предпринимателя на сайте ФНС. Для доступа к кабинету необходимо получить электронную подпись (КЭП).
Впоследствии ее можно использовать для других взаимодействий с ведомством, например, для подачи электронной отчетности.
Без электронной подписи кассу можно зарегистрировать, но только при личном посещении ФНС, заполнив бумажное заявление.
При регистрации кассы необходимо указать данные договора с одним из ОФД, который следует заключить заранее.
Налоговый вычет
Снизить финансовую нагрузку при переходе малого бизнеса к новому порядку работы позволяет прописанный в законе налоговый вычет. Он предоставляется только ИП на специальных режимах налогообложения, которые ранее не были обязаны применять кассы. Вычет рассчитывается на каждый экземпляр купленной кассы и позволяет вернуть до 18 тыс. рублей, но не более чем фактические затраты. В вычет можно включить приобретенное оборудование (кассу, ФН) и программное обеспечение, а также оказанные услуги — работы по внедрению и помощи в регистрации кассы.
В модели аренды онлайн-кассы в облачном сервисе вычет предоставляется на ФН, поскольку он приобретается в собственность, а также на оказанные услуги, которые требовались для адаптации CMS-системы.
Важное условие предоставления вычета — регистрация купленной кассы в ФНС в сроки, установленные законом для соответствующей группы предпринимателей — до 1 июля 2018 или до 1 июля 2019, в зависимости от характера деятельности.
Основной совет, который хотелось бы дать, — постарайтесь попасть под вычет. Скорее всего, дефицита оборудования в этом году не будет, но можно столкнуться с дефицитом рук, готовых работать с автоматизацией товарного учета. До 1 июля осталось менее четырех месяцев.
Автор: atol_company
