От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за пост (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.
Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.
Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?
Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.
Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.
Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.
Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.
Внедрение систем управления записями (records management) всегда сопряжено с работой организационно-методологического характера, в частности с работой по созданию политик и процедур. Без проведения такой работы вряд ли можно говорить об эффективном использовании ECM-системы. При грамотно разработанной системе политик и процедур. ECM-система может вполне успешно работать даже при недостаточном бюджете.
В чем же проблема?
В большинстве случаев сотрудники организаций ничего не имеют против четкого следования политикам и процедурам, однако в процессе работы им приходится сталкиваться со следующими проблемами:
- недостаточное внимание к вопросам политик и процедур (в т.ч. в областях, в которых важную роль играет использование записей в электронном виде)
- отсутствие в организации коммуникации по вопросам политик и процедур
- недостаточное понимание сотрудниками вопросов политик и процедур, которое в большинстве случаев обусловлено двумя названными выше причинами
- ситуация, при которой прописанным на бумаге нормам невозможно следовать на практике
Как решить проблему?
1. Проясните иерархию целей, для достижения которых создается система политик и процедур. Во многих организациях приходится сталкиваться с непониманием реальной значимости для деловой активности систем управления записями, а также соответствующих политик. Вследствие этого отсутствует четкое видение целей, что, в свою очередь, может приводить к возникновению конфликтных ситуаций. Отстуствие ясно сформулированной цели может стать причиной дополнительных финансовых затрат, а также существенно понизить продуктивность. При определении целей необходимо расставлять приоритеты: начинать нужно с первичных, самых важных целей. На наш взгляд, основные цели управления записями выглядят следующим образом:
- обеспечить соответствие хранимой документации юридическим нормам
- обеспечить снижение финансовых затрат по приведению документации в соответствие с имеющимися требованиями
- обеспечить соответствие стратегий и политик управления записями миссии организации;
способствовать оперативному внедрению новых инициатив - повышать результативность деятельности организации
2. Четко определите предметную область. Всю информацию, имеющуюся в организации, можно условно разделить на три части:
- вся информация
- информация, находящаяся в работе в данный момент
- информация, получившая статус записи
Одной из важных целей внедрения систем управления записями как раз является обеспечение возможности четкой классификации всей информации организации. На практике лишь очень немногие организации осуществляют классификацию имеющейся информации.
Одним из возможных подходов к вопросу классификации является оценка информации с точки зрения значимости, риска и возможностей управления. Есть информация, обладающая исключительной ценностью с точки зрения всех трех названных параметров — это, как правило, важнейшие документы организации; с точки зрения управления записями работа с ними не вызывает никаких проблем. Важность других документов с точки зрения этих трех параметров крайне низка: такими документами часто бывают засорены корпоративные серверы, жесткие диски рабочих компьютеров и ящики электронной почты. Основная часть информационных активов организации с точки зрения риска имеет неопределенную ценность с точки зрения значимости, риска и возможностей управления. Очень многие документы из основного массива могут быть переведены в разряд записей. Когда информационные активы организации ранжированы по значимости и степени риска, разработка соответствующих политик и процедур существенно упрощается.
Не следует придерживаться слишком узкого понимания и сведения корпоративной информации лишь к документам, имеющим статус записей.
В то же время не следует придерживаться слишком широкого понимания и придавать статус записи каждому документу. Еще одной распространенной ошибкой является применение одного и того же подхода к разным документам (с разным статусом, содержанием, структурой и т. п.)
Грамотная позиция заключается в том, чтобы не склоняться к крайностям и адекватно оценить и ранжировать всю имеющуюся информацию. Можно выделить следующие типы документов:
- документы, имеющие в данный момент статус записей и введенные в ECM-систему организации
- документы, не получившие статус записей, но при этом обладающие большой ценностью (они должны быть введены в корпоративную ECM-систему, а их статус должен быть пересмотрен)
- документы, не имеющие статуса записей, но управляемые с помощью ECM-системы
- документы, не имеющие статуса записей, хранение и обработка которых осуществляются при помощи специализированного программного обеспечения (например, CAD-программ)
- документы, хранимые на корпоративных жестких дисках. Как правило, они имеют не имеют особой ценности
3. Разрабатывайте политики и процедуры, имеющие четкую и логичную структуру. Политики управления записями должны быть согласованы с целями управления записями и общими целями организации. Нужно, чтобы любая политика способствовала в первую очередь достижению целей. Политики, в свою очередь, связаны с процедурами, в соответствии с которыми осуществляются конкретные действия. Выполнение процедуры по определению представляет собой следование регламентирующей ее политике.
Автор: AndreiYemelianov
