Решение проблем, связанных с созданием и обеспечением корпоративных инфраструктур печати, начинается с их мониторинга. Отслеживать состояние устройств печати настоятельно рекомендуется даже в том случае, если компания невелика и все ее потребности закрывает одно единственное сетевое МФУ с общим доступом. Даже в этой ситуации можно в один прекрасный день остаться вообще без принтера, занявшись поисками способов ремонта «по факту». Если же в организации имеется полноценная инфраструктура из нескольких (будь то 10 или 100) принтеров и МФУ, то аудит такого парка – задача не из простых. И здесь не обойтись без специальных программных решений и сервисов, о кторых и пойдет речь под катом.
Если верить аналитикам из Gartner или Nuance, в российских офисах в среднем 60% сотрудников в день печатают от 11 до 50 страниц. При этом, разумеется, большую часть из них совершенно не волнует объем затрат работодателя на печать. А они [затраты], кстати, могут достигать в компаниях с большими объемами печати нескольких сотен долларов ежегодно в пересчете на каждого сотрудника.
Эти расходы можно и сократить, и грамотно распределить. В первую очередь, необходимо избавиться от нецелевого использования устройств печати («анкета на паспорт»), забытых распечаткок в лотках принтеров, нецелесообразной печати в цвете, возможного воровства (перезаправка или совместимый картридж вместо оригинального), возможного жульничества и завышенных счетов от компаний-аутсорсеров, если вы пользуетесь их услугами.
Нас отговаривали упоминать тему нечистоплотности сотрудников, чтобы не вызвать негатив читателей Geektimes, но это действительно распространенный случай, и без него сегодняшний пост был бы как борщ без сметаны. Как это происходит? Сотрудник, отвечающий за работу печатной техники в офисе, заявляет, что расходные материалы закончились. Компания по этой заявке закупает оригинальные картриджи. Получив картриджи, сотрудник обращается в специальную фирму, занимающуюся скупкой оригинальных (читай, ворованных) картриджей. По нашим данным, средняя стоимость оригинального тонер-картриджа Hewlett-Packard, например, составила в 2016 году 10 500 рублей. Оригинальный картридж сотрудник продает со значительным дисконтом, а потом за еще существенно меньшие деньги покупает совместимые или заказывает перезаправку.
А ведь есть еще такие задачи, как технический контроль устройств и состояния расходных материалов, организация использования принтеров и т.д. Обойтись без специальных средств тут просто невозможно.
Мы в своей практике предлагаем заказчикам разные средства, исходя из тех задач, которые они решают, и состава их инфраструктуры печати. Ведущие вендоры, как правило, имеют в своих портфелях собственные разработки. Но подойдут они только тем редким компаниям, которые используют технику только от одного производителя. Таких – единицы. Парк принтеров и МФУ формируется годами, и в нем в подавляющем большинстве случаев присутствуют устройства разных производителей и разной степени «свежести». Поэтому вполне логично обсудить универсальные решения.
FollowMe (компания Ringdale)
Одно из них, FollowMe, обеспечивает решение сразу нескольких задач, таких как учет печати и контроль доступа к устройствам, а также маршрутизацию заданий в соответствии с выставленными настройками. Учет использования всех принтеров и МФУ на предприятии, отслеживание активности отдельных пользователей или рабочих групп и интерактивная печать – для таких задач FollowMe подходит лучше всего.
MegaTrack (компания Fontware)
Это приложение ведет мониторинг устройств печати и собирает статистику для последующего создания отчетов и анализа. Достоинство этого решения – возможность работать не только с сетевыми, но и локальными принтерами. В настройках для каждого принтера можно ввести стоимость одного отпечатка, и система будет выдавать еще и экономические выкладки по каждому устройству. Решение поддерживает кластерную конфигурацию Windows Cluster Server 2000/2003, мультиязычно и имеет веб-интерфейс для удаленного доступа.
Pcounter (компания A.N.D. Technologies)
Особенность Pcounter – очень простая интеграция в существующую инфраструктуру и последующее масштабирование. Система учитывает все задания печати, отправленные на устройство, собирает статистику его использования, а в качестве дополнительной функции имеет возможность перенаправления заданий. Помимо печати Pcounter способен организовать и сканирование. Дополнительно загружаемое приложение собирает статистику копирования, сканирования и отправки факсов с использованием корпоративных МФУ.
JetAdvice 2.0 (компания EuroForm A/S)
Еще один простой продукт для сбора информации о корпоративных устройствах печати и расходных материалах. JetAdvice 2.0 ведет мониторинг состояния расходных материалов в устройствах, подключенных к корпоративной сети, и при снижении уровня тонера до критической отметки отсылает на электронную почту уведомление сотрудникам, ответственным за поддержку или контакт с внешней сервисной службой. Поддержка широкого спектра марок особенно будет ценна компаниям, располагающим «зоопарком» принтеров и МФУ разных вендоров, в том числе и нестандартизированными устройствами.
Equitrac (компания Nuance)
Ценность этого решения – в возможности проводить с его помощью кампании по поощрению ответственного отношения сотрудников компании к печати. Equitrac создает виртуальную очередь печати, когда документ следует за пользователем и может быть распечатан на любом принтере, подключенном к корпоративной сети. Речь идет и о сознательном выборе пользователем наиболее подходящего устройства для конкретного задания. Equitrac при этом не требует отдельного сервера и легко устанавливается на любой сетевой принтер или МФУ.
Все это – простые решения, предлагающие разный набор возможностей. Но есть среди средств управления печатью и те, что позволяют решать самый широкий круг задач – от мониторинга всей инфраструктуры до обеспечения доступа к принтерам и МФУ в соответствии с корпоративными политиками и правами.
PrintStat (компания Nicotech)
PrintStat – программное решение для мониторинга принтеров и МФУ всех известных на рынке производителей. Это решение действительно универсально – база моделей насчитывает более 1000 пунктов и, с обновлением своих линеек производителями, пополняется. Это позволяет использовать PrintStat даже в той компании, где работает целый парк устройств, от совсем старых до новейших.
Принцип работы PrintStat прост – данные собираются со встроенных датчиков печатающих устройств, консолидируются системой и визуализируются при помощи настраиваемого интерфейса. Доступ к системе можно получить из любого компьютера в сети через веб-интерфейс, можно и настроить периодическую отсылку уведомлений по электронной почте.
Какие данные позволяет получить PrintStat? Их состав практически полностью покрывает потребности, обеспечиваемые мониторингом печати в компании. Первый комплекс данных – мониторинг состояния расходных материалов. Система оценивает ресурс установленных картриджей, прогнозирует их расход в соответствии с нагрузкой на принтер или МФУ и может даже отправить заявку в адрес поставщика расходных материалов. Пресловутые склады в коридорах офиса из коробок с картриджами становятся неактуальными. Помимо оптимизации затрат при отсутствии запаса расходных материалов и его хранения, происходит высвобождение человеческих ресурсов.
Естественно, мониторингом одних только расходных материалов PrinStat не ограничивается. Решение постоянно контролирует данные, поступающие со счетчиков отпечатанных страниц и ресурсных деталей. Благодаря этому отслеживается и текущая нагрузка на устройство, и его ресурс. Эта информация крайне важна для оптимизации печати в офисе. Сравнив нагрузку двух одинаковых или сходных по своим возможностям МФУ можно, например, оптимизировать их расположение в помещении для того, чтобы сотрудники использовали оба аппарата равномерно.
Существует масса примеров, когда один из сетевых принтеров простаивал, в то время, как другой использовался чрезмерно много, и причиной такой неравномерности в нагрузке была необходимость сделать к одному из устройств несколько лишних шагов.
Планирование текущего обслуживания – столь же важная задача при управлении офисной печатью и мониторинг печати позволяет в значительной мере предугадать выход из строя ресурсных деталей и спланировать их замену. Такой подход к техническому обслуживанию дает возможность проводить бюджетирование расходов на заблаговременно, а не «по факту» поломки. Результат тоже очевиден – планомерные и планируемые расходы для любой компании всегда проще и удобнее экстренных.
Явное достоинство PrintStat – возможность отдать процесс сбора и анализа информации компаниям-аутсосерам, которые занимаются обслуживанием техники. Для того чтобы прогнозировать обслуживание, им вполне достаточно будет отслеживать уведомления по электронной почте, не получая доступа в корпоративную инфраструктуру заказчика.
И еще одно достоинство PrintStat – автоматическое масштабирование при расширении или обновлении парка устройств в компании. Система самостоятельно определяет вновь установленный принтер и начинает отслеживать его использование.
Print Manager Plus (компания Print Manager)
Второй из числа наиболее популярных и универсальных продуктов, предназначенных для мониторинга корпоративной инфраструктуры печати. Print Manager Plus (PMP) обладает большими возможностями, чем PrintStat. Она может использоваться, в том числе, и крупными компаниями с большим и разнообразным парком принтеров и МФУ. Поддерживаются устройства всех основных производителей, что гарантирует от сложностей при расширении или обновлении парка. PMP может не просто собирать статистику и контролировать расходные материалы, но и помогает организовать доступ к принтерам и МФУ с отслеживанием использования техники пользователями и политик доступа.
К примеру, PMP позволяет и отследить, кто, что и на каком принтере печатал, и рассчитать стоимость печати для конкретного пользователя или отдела. И даже распределять задания по устройствам в зависимости от заданных условий. К примеру, для печати объемных документов лучше использовать более производительные устройства, и PMP позволяет настроить их автоматическую отсылку на мощные принтеры, а распределение по типу файла даст возможность соблюдать требования конфиденциальности внутри офиса.
Явное достоинство – собственный модуль статистики, который позволяет проводить анализ состояния инфраструктуры печати непосредственно в PMP. При этом есть еще и генератор отчётов на основе Crystal Reports, и больше сотни вариантов визуализации. При всей сложности PMP проста в использовании и совместима практически с любым платформенным ПО – от UNIX до Windows-серверных систем (сертификат совместимости от Microsoft у системы, кстати, имеется). Устанавливается на сервер за минуту, настраивается еще за пять.
В принципе, последние два решения способны обеспечить все потребности, связанные с мониторингом печати и решить попутно еще и дополнительные задачи, вроде обеспечения прав доступа к принтерам и МФУ. Одно из них больше подойдет для крупных компаний, другое лучше соответствует потребностям СМБ-сегмента. Но, прежде чем разворачивать любое из них, стоит провести предварительную процедуру аудита инфраструктуры – вполне возможно, что наилучшим окажется другая разработка, предлагаемая специализированными интеграторами.
Постепенно мы подобрались к самому интересному – к оптимизации затрат на расходные материалы, но об этом поговорим в следующем посте.
Автор: Бизнес-Фабрика
