В связи с активным развитием программных решений многих насущих проблем в области ИТ-технологий, которые на данный момент широко применяются в различных сферах деятельности, в первую очередь, в таких немаловажных, как производство, малый бизнес, образование и многие другие. Везде из перечисленного используются различные нормативные акты, заявления, договора и прочие бумажные документы.
Сейчас, становится очень модной тенденцией переводить предприятие (учреждение) на Систему Электронного Документооборота. Это не только модно, но, и, практично и удобно.
В связи с этим, появляются компании, которые предоставляют свои программные продукты – СЭДы, которые, порой шокируют своими ценами. Однако, не всё так плохо, т.к. благодаря инициативным и некорыстным людям, на свет появляются бесплатные и открытые продукты. Примерами тому, могут является две отличных, на мой взгляд, СЭД: NauDoc и Alfresco.
NauDoc — программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный компанией NAUMEN. NauDoc позволяет управлять процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.
Используя NauDoc, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в любое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки найти всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.
Наличие у NauDoc средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения, направлять документы на согласование и рассылать согласованные документы для ознакомления другим пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движения документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.
Все действия с документами и заданиями выполяются через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, тем самым создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных сотрудников.
Технологические особенности системы
* 100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.
* система интегрирована с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader Scripting Edition;
* система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, например LDAP или Microsoft Active Directory;
* в системе имеется модуль работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и заложена возможность использования ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI.
Возможности системы электронного документооборота NauDoc
* Упрощение работы с организационно-распорядительными документами.
Электронные документы создаются по заранее определённому шаблону. При создании документа пользователю необходимо только указать значения реквизитов в регистрационной карточке документа, эти значения будут автоматически добавлены в текст документа. При необходимости можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
Для каждого типа документов может быть задан специфический набор реквизитов (реквизитные карточки легко могут быть изменены пользователем с правами «Технолога»).
После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на согласование определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
Порядок согласования хранится в системе: ведется автоматический контроль регламентных сроков, проводится уведомление ответственных лиц и оповещение о ходе процедуры согласования документа
Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата регистрации.
* Управление процессами.
NauDoc позволяет автоматизировать документооборот, связанный с производственными или управленческими процессами компании. Для каждого процесса есть возможность настроить его представление в системе, включая отдельные этапы, ответственных лиц и регламентные сроки. Имеющиеся в NauDoc средства формирования отчетов позволяют контролировать, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и выявлять ответственных лиц, из-за которых происходит срыв регламентых сроков. На основе собранных данных может быть проведен анализ процесса перед внесением изменений.
* Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами.
После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
При коллективной работе все действия выполняются с одним и тем же экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к документу в ходе процедуры визирования.
На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа.
* Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе.
Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединен графический образ документа, полученный путем сканирования.
* Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию.
NauDoc позволяет оперативно найти документ по значению определённого реквизита (например, регистрационному номеру или краткому описанию).
Система позволяет вести поиск по содержанию документов или содержанию вложенных файлов.
* Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
NauDoc позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией, получая и отправляя электронную почту через почтовый сервер компании. Каждое письмо обрабатывается в системе как обычный документ.
При обработке входящей корреспонденции письма поступают к секретарю, который регистрирует их в журнале входящей корреспонденции. Документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
При обработке исходящей корреспонденции сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в журнале и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.
* Создание корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании.
NauDoc позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и управлять размещением контента (функционал CMS). В роли контента могут выступать документы, графические изображения и другие объекты NauDoc.
Удобная разработка и редактирование страниц сайта во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
Управление публикацией новостей, анкет и голосований.
Встроенные возможности разработки и изменения дизайна страниц сайта.
Централизованное управление доступом в разделах сайта, возможность проведения согласования документов перед публикацией на сайте.
NauDoc существует в 2-х редакциях: NauDoc Free и NauDoc Enterprise (о тех «плюшках», что предоставляет коммерческая версия, можно ознакомится на официальном сайте; все ссылки найдёте в конце поста)
Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как «отцом» и основным проектировщиком системы Alfresco и по сей день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum – мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба предприятий. С системой успешно работают такие компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных. Ряд систем Alfresco без труда справляются с нагрузкой миллионов хранимых документов и десятков тысяч пользователей.
Малая известность системы в России является следствие того, что до последнего времени не было компаний способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.
Преимущества Alfresco
Alfresco — это СЭД с web-доступом. Это удобно потому что:
* не надо ставить на машины пользователей дополнительного П.О;
* нет проблем с обновлением клиентского П.О;
* возможна работе из любой точки мира, в том числе с мобильных устройств;
* Alfresco имеет самый передовой web-интерфейс: удобный быстрый и красивый.
Но Европейские и Американские СЭД, в том числе и Alfresco уже 3 года назад перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его поддержка конечно есть, но он используются для удаленного доступа к документам и только.
Потому что когда человек находится в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и проще чем работать с папками и файлами привычным ему образом. Редактировать документы в офисных приложениях. Люди так работать привыкли, так работать умеют и так работать будут. А использование любых других интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и, как результат, саботаж внедрения.
Но как работать со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?
Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД! Представьте, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или другое количество папок, это только пример):
«Документы для рассмотрения»
«Корпоративные документы»
Открываете первую. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там оказались, Вы должны вынести по ним решение. Открываем их в привычном MS Word двойным кликом. И, о чудо, Вы можете не только читать текст документа, но открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отправлять документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point). Более того, там же Вы видите Ваши задачи, входящие и исходящие.
Нужно создать и запустить новый договор на согласование? Нет ничего проще. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сначала создайте файл и просто скопируйте в папку «Корпоративные документы» / «Проекты договоров». Документ сразу сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.
От Web-интерфейса также никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco можно выполнять все перечисленные функции и много больше. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с телефона или ноутбука, для выполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.
Существует 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.
Community Edition полностью бесплатна, может быть скачена и установлена в любой компании. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco. Но несмотря на это редакция Community остается одной из самых распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на облаке серверов или кластере, тем самым являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и PostgreSQL.
Enterprise Edition – промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Такие системы сертифицируются Alfresco и пользователи систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.
Основные особенности системы Alfresco
* полноценный web-интерфейс;
* полнотекстовый поиск документов;
* интеграция с LDAP, Sharepoint, MS Office, Email, Firefox&IE, Google Gadget;
* версионность документов;
* сравнение версий;
* гибкий ролевой доступ к документам;
* поддержка графического редактора бизнес-процессов JBoss jBMP;
* поддержка простых workflow Создаваемых с помощью «мастера создания»;
* встроенная система управления проектами на базе микросайтов.
Заключение
Окончательное решение за тем, какую систему выбрать решает каждый сам, однако, напоследок я дам рекомендацию в отношении NauDoc: во-первых, система достаточно удобная и имеет довольно простой интерфейс. Во-вторых, быстро ставится без всяких «танцев с бубном» (c Alfresco придётся немного похлопотать и «пораскуривать» мануалы). В-третьих, имеет официальную поддержку русского языка (что не мало важно!), т.к разрабатывается у нас в России, чего нельзя сказать об Alfresco (русский язык есть, но поддержка ведётся энтузиастами).
P.S.: Есть множество и других открытых и бесплатных систем электронного документооборота, но для рассмотрения я выбрал двух, на мой взгляд, лидеров в этой области.
P.P.S: Я не знал в какой раздел перенести топик, т.к. раздела с названием «СЭДы» или «ECM» я не нашёл (есть повод задуматься об этом для администрации Хабра), поэтому он оказался здесь.
Источники
www.doc-online.ru/
www.naudoc.ru/
www.alfresco.com
wiki.alfresco.com/
myalfresco.blogspot.com
www.sql.ru/Forum/
Автор: LordNAM
