Каждый мой рабочий день на протяжении нескольких месяцев начинается с того, что я открываю интеллект-карту с многообещающим названием «Задачи». Карта постоянно развивается, обрастает новыми веточками и идеями. Несколько месяцев назад этот способ систематизации всего на свете пришёлся мне по вкусу, показался очень естественным и окончательно въелся в сознание.
Интеллект-карты пригодятся, чем бы вы ни занимались. Особенно, если ваша деятельность связана планированием, проект-менеджментом, организацией мероприятий, копирайтингом, проектированием сайтов и т.п. В чём фишка mindmaps, что стоит описывать с помощью интеллект-карт, как они помогают в работе, и чем хороша свободная программа FreeMind — читайте под катом.
Немного предыстории
Моё знакомство с концепцией mindmaps началось с книжки «Майнд-менеджмент» Бехтерева, которую я случайно выиграла в лотерею (и такое бывает!) на проходившей в октябре московской выставке Softool. Костя — мой муж и по совместительству руководитель в Etersoft'е (на Softool'е мы выставлялись со стендом) — очень обрадовался такому приобретению. К идее интеллект-карт он как раз недавно начал присматриваться.
Надо отдать должное автору, даже на уставший после выставочного дня информация из книжки воспринималась довольно легко. И на следующий день основные тезисы можно было без проблем восстановить в памяти.
Ближе к середине книжки ожидаемо начала появляться разной степени навязчивости реклама платной софтины MindManager и тренингов «Организации Времени». Но у нас иммунитет к подобным уловкам. Во-первых, ко всяческим тренингам мы относимся скептически. Во-вторых, на тот момент мы уже были в курсе существования неплохой свободной программки для построения интеллект-карт FreeMind. А мы всегда за Opensource, когда это оправданно. Функционала FreeMind нам оказалось вполне достаточно, и смысла платить 150$ за лицензию на MindManager мы для себя не нашли.
А что из этого всего получилось? Если вкратце, то за эти несколько месяцев интеллект-карты стали одним из наших основных рабочих инструментов.
Пара слов об интеллект-картах
Концепция интеллект-карт, предложенная в своё время Тони Бьюзеном, основана на особенностях восприятия информации человеческим . Всё дело в том, что нашему тяжеловато воспринимать линейную символьную информацию в виде текстов, списков и таблиц — то есть именно так, как принято представлять информацию в нашем мире. Намного естественнее и проще сознанию переваривать информацию, которая:
- основана на ассоциациях;
- Задействует иерархическое ;
- Визуализирована, дополнена цветом и картинками в соответствии с ассоциациями.
Согласно этим принципам строятся интеллект-карты. Вокруг основной задачи/объекта/идеи, располагаются связанные с ней элементы, логически сгруппированные. В результате получается «дерево-звезда». В качестве примера — карта-план статьи в самом начале. Начинать построение карты предлагается с «хаоса идей», который создаётся путём мозгового штурма. Со временем, обдумывая какой-то проект, вы уже в голове начинаете выстраивать структуру карты и прикидывать элементы. Главное — создавая черновик, не бояться, что придуманная структура окажется недостаточно логичной. Если вы не забудете про свою карту сразу после создания, а будете работать с ней, периодически править и уточнять, правильная структура получится естественным образом.
Пара слов о FreeMind
В первую очередь нужно понимать, что программа для построения интеллект-карт — это ни что иное, как способ автоматизировать рисование карт вручную. В неё можно встроить и более сложные функции вроде синхронизации с Outlook в MindManager, но базовыми всегда останутся инструменты для рисования и добавления элементов.
Интерфейс FreeMind'а незамысловат и вполне интуитивно понятен. Через несколько дней активного использования в нём начинаешь ориентироваться чуть ли не с закрытыми глазами. А до тех пор вам в помощь неплохая документация, кстати, тоже оформленная в виде интеллект-карты.
В силу этой простоты про интерфейс программы интересного рассказать особо нечего. Узлы добавляются и удаляются Insert/Delete'ом, перетаскиваются c помощью Drag-and-drop. Можно добавлять ссылки на web, различные файлы и другие интеллект-карты. На случай, если вы захотите поделиться своим творением с коллегами или партнёрами, у которых не установлен FreeMind, карты можно экспортировать в HTML, JPEG, PNG, PDF и другие форматы файлов.
Надписи и ветви можно раскрашивать, выделять и добавлять иконки. В соответствии с основной идеей mindmaps, что креативное левое полушарие лучше воспринимает информацию за счёт ассоциативных цветов и картинок, я активно использую эти функции.
Помимо разных цветов основных узлов, я выделяю красным задачи, которые требуют срочного решения и оранжевым с иконкой «Лампочка» идеи на обдумывание.
У Кости, напротив, карты преимущественно в ч/б, и всё довольно строго. И это не значит, что кто-то из нас делает неправильно. Интеллект-карты отлично подстраиваются под конкретного человека, под его стиль и работы.
Скачать эту чудо-программку можно, скажем, со страницы FreeMind на Sourceforge.
Когда интеллект-карты помогают работать
Для начала поясню идею той самой «Задачи», которая фактически является основой моего рабочего мироздания. К счастью, даже если что-то случится с нашим сервером, и заветный файлик потеряется, мироздание не рухнет, потому что я смогу без проблем восстановить всю структуру по памяти. В этом плюс интеллект-карт.
Как уже было сказано, карта «Задачи» не является законченным документом и каждодневно динамически обновляется. При создании карты я набросала список рабочих задач, которые были на тот момент, и разбила их по направлениям. Постепенно задачи уточнялись, решались. Решённые — помечались галочками и удалялись, когда теряли актуальность. Добавлялись новые, постепенно уточнялась структура карты.
Таким образом, сформировалась общая картинка всей моей деятельности, которая помещалась в экран (или почти помещалась). В связи с чем намного удобнее стало планировать, расставлять приоритеты и воспринимать все направления работы как единое целое.
Ниже — несколько весомых преимуществ и бонусов использования интеллект-карт на работе.
1. Интеллект-карты — отличное начало вашего дня. Не знаю, как вам, а мне обычно довольно сложно начать работать с наскока. То есть, например, прийти на работу, открыть OpenOffice и начать писать статью. Требуется время, чтобы включиться в рабочий процесс. Потратить это время с толком как раз помогает базовая интеллект-карта. Открыть, спланировать задачи для решения на день, выделить наиболее приоритетные, добавить новые, в том числе записать идеи, возникшие за вечер-ночь-утро-выходные.
2. Интеллект карты — это копилка идей. Да, если у вас возникла классная идея, не стоит надеяться исключительно на свою память, а при первой же возможности занести в интеллект-карту на правах идеи. Если кто-то из коллег пришёл к вам и сказал, что такую-то задачу хорошо бы решить, добавьте в карту обязательно. То, что не внесено в карту, почти гарантированно забывается (проверено). И задачи, попавшие в mindmap, намного сложнее игнорировать и задвигать в долгий ящик.
3. Интеллект-карты хороши для очень масштабных проектов, к которым непонятно, с какой стороны подступиться. На время забудем про сводную интеллект-карту и перейдём к картам конкретных проектов. Например, вам нужно организовать мероприятие или открыть новое направление разработки, но пока весь проект представляется вам в виде Великой и Ужасной Идеи. Смело разбивайте её на элементы, фиксируйте в интеллект-карте. Например, в случае с мероприятием в интеллект-карте потребуется расписать спикеров, целевую аудиторию, темы, возможные места проведения и т. п. Фронт работ конкретизируется, и вам будет намного проще перейти к реализации.
4. Интеллект-карты спасут в случаях, когда задач слишком много или наоборот, когда все задачи внезапно оказались решены (и такое бывает). Преимущество относятся ко всё тем же возможностям планирования, расстановки приоритетов и видения единой картинки.
Что можно систематизировать с помощью интеллект-карт
Как уже было сказано, практически всё. Можно выделить следующие наиболее подходящие области применения:
1. Всевозможные проекты (рабочие). Будь то проекты по разработке, внедрению, организационные изменения, мероприятия… Костя систематизирует в интеллект-картах каждый крупный этерсофтовский проект по внедрению или разработке. А так, например, выглядит кусочек карты, посвящённой реорганизации тех.поддержки.
2. Проекты жизненные. С помощью интеллект-карт можно упорядочить организацию свадьбы, покупку квартиры или выезд загород на шашлыки. Задачи вроде переезда офиса я бы тоже отнесла к этой категории. Мне приходило в голову, что с помощью mindmap можно описать, скажем, поход в магазин за продуктами, но я пока обхожусь списком :)
3. ToDo списки. Масштабным примером такого списка является моя карта «Задачи».
4. Любые структуры, например, устройство компании: отделы, области ответственности, направления деятельности и т.п.
5. Думаю, что интеллект-карты неплохо подходят для проектирования структуры/меню сайтов, интерфейсов, хотя сама не пробовала.
6. Тексты. Особенно масштабные вроде научной работы или книги, где важно не потерять логики изложения. Так же можно составлять планы выступлений или, например, повестку дня для совещания.
7. Презентации. Как способ визуализировать и сделать доступной информацию презентации чем-то похожи на интеллект-карты. Так почему бы не набросать структуру презентации с помощью mindmap? У Бехтерева предлагается сами презентации показывать в виде интеллект-карт. Но здесь мне пока сложно перебороть свой консерватизм.
8. Обучение. Конспектировать лекции и структурировать информацию, которую во что бы то ни стало нужно запомнить — вот для чего пригодятся интеллект-карты студентам. На себе попробовать не удалось, так как познакомилась с концепцией mindmaps я уже после того, как перестала быть студентом.
Заключение
Когда в университете требовалось что-нибудь спроектировать или описать предметную область, мне всегда нравилось рисовать диаграммы. Поэтому, наверное, неудивительно, что интеллект-карты отлично вписались в мой образ мыслей. При этом в mindmaps нет чётких нотаций и правил описания, как, например, в UML. Не нужно специально учиться и перестраивать , чтобы уметь представить реальность в виде интеллект-карты. Всё очень естественно.
Интеллект-карты — это всего-навсего идея, как повысить эффективность схемок-каракулей, которые нам время от времени приходится рисовать на листочке. Так почему бы не взять эту идею на заметку?
Надеюсь, в скором будущем интеллект-карты станут в Etersoft'е если не корпоративным стандартом, то по крайне мере подспорьем в работе для многих сотрудников.
Автор: redpolly
