В эпоху социальных сетей (ВКонтакте, Facebook, Одноклассники и др.) и мессенджеров (ICQ, Skype и др.) большинство отечественных компаний запрещают своим сотрудникам пользоваться ими в рабочее время, потому как считают это нецелесообразной тратой ресурса и никакие объяснения сотрудников типа «этот вопрос оперативно и качественно я могу решить в личке» не считается весомым аргументом, способным убедить руководителя в обратном.
Некоторые топ-менеджеры более гибки и готовы идти на уступки своим подопечным пусть не в полной мере, но готовы. Так, например, в компании, где работают более 200 сотрудников, доступ к социальным сетям открыт только для некоторых отделов (как правило, связанных с пиаром компании – отдела маркетинга, пресс-службы, штата дизайнеров и программистов и т.д.); в другой компании доступ сотрудников к социальным сетям закрыт с 10:00 утра и до 17:00 вечера, политика руководства здесь жесткая: «Все личные вопросы Вы можете решить либо до 10:00 утра, либо после 17:00 вечера! Все остальное время используйте электронную почту и мобильный телефон!». В то время как в третьей компании руководство и сотрудники единогласно утверждают, что не мыслят рабочий процесс без использования и «помощи» социальных сетей.
Помимо этих трех групп есть еще четвертая, сумевшая объединить плюсы и минусы social media и наладить эффективный процесс работы всех сотрудников своей организации. К ним относятся компании, имеющие свой собственный корпоративный портал.
Как видно по итогам нашего мини-исследования, мнения руководителей разделились: первые заняли жесткую позицию — «никаких социальных сетей, это зло мешает моим сотрудникам эффективно работать, они впустую тратят время»; вторые твердо уверены, что без использования социальных сетей их работа невозможна и была бы менее эффективна; ну а третие заняли серединную позицию и периодически балуют своих специалистов открытым доступом во всемирную социальную паутину; и наконец, четвертые сумели найти оптимальный выход из сложившейся «социальной» ситуации, внедрив корпоративный портал.
Итак, давайте остановимся на последней позиции более подробно. Что такое корпоративный портал? Каким образом он заменяет социальную сеть? Зачем нужно внедрять функцию социальной сети в корпоративном портале?
Простым языком, корпоративный портал – это внутренний сайт компании, имеющий большое количество всевозможных сервисов. Основная задача любого корпоративного портала – это предоставление доступа к информации, относящейся к производственным процессам предприятия или связанной с ними. В зависимости от сферы деятельности компании и задач внедрения, он помогает выполнять разные функции:
— предоставление справочной информации о сотрудниках, о структуре компании и ее подразделениях, месторасположении департаментов (особенно актуально для предприятий с большим штатом специалистов);
— интеграция с узкоспециализированными информационными системами и сервисами, такими как: ГИС, PDM или СЭД, САПР, системами финансового и бухгалтерского учета и планирования, системами управления проектами, файлообменниками и пр. (более подробно о функциях корпоративного портала можно почитать здесь).
Но вернемся к функции социальной сети в портале.
1. Большинство корпоративных порталов дают возможность сотрудникам иметь свой профиль в нем. Конечно, он отличается от профиля социальной сети в его классическом понимании (как в ВКонтакте и Facebook), но функционально предоставляет те же возможности и даже больше:
• Имея профиль в корпоративном портале, сотрудники могут выкладывать свои фотографии, а их коллеги комментировать, обмениваться мнениями и «лайкать». Это компенсирует нехватку общения, которую ранее они искали в сети, а также способствует укреплению корпоративного духа.
• Для удобства пользования можно создать функцию поиска сотрудника и его координат в офисе по ФИО (как показывает практика, эта опция занимает твердое место в тройке финалистов). Особой популярностью она пользуется у новичков компании, которые еще никого/ ничего не знают.
• В профиле можно разместить информацию профессионального характера: должность, компетенции, номер кабинета и как пройти, а также личного: увлечения, интересы, хобби. Первое позволит сократить цепочку согласований документов и минимизировать временные затраты, а второе – выстроить дружные, командные коммуникации между сотрудниками.
2. По аналогии с функцией уведомления в социальных сетях, зарегистрировавшись на портале, сотрудник будет своевременно получать информацию о корпоративных изменениях и нововведениях (уставы/регламенты/положения/приказы), акциях, новых и уволенных сотрудниках, планах мероприятий, уведомления о дне рождения коллег и пр. В отношении документов можно ввести функцию скачивания с дальнейшим протоколированием «кто/ когда/ откуда скачал». Таким образом, исчезнет необходимость в объяснениях «у меня письмо в спам попало», «потерялось в электронных проводах», «мне не дошло», «я не в курсе» и пр.
3. На корпоративном портале так же, как и в социальных сетях, есть возможность подписаться на необходимые сервисы: библиотека, планы работы сотрудников своего отдела, график отпусков, поступление внутренней документации – приказы, распоряжения, положения, регламенты и пр. Главное различие в том, что в социальных сетях пользователи, как правило, подписываются на группы, исходя из своих интересов; а на корпоративном портале, в первую очередь, отталкиваясь от своих должностных обязанностей и компетенций.
4. Так же, как и в соцсети, можно вести одновременно несколько чатов, причем, эффект очевиден: на корпоративном портале сотрудник может общаться только с коллегами и ни с кем из вне, поэтому руководитель может быть спокоен, что его специалисты вовлечены в рабочий процесс, а не «чатятся с френдами на отвлеченные темы».
Помимо чата в корпоративном портале можно организовать дополнительную «общалку», если, например, у предприятия еще нет своих мессенджеров (MS Link, ICQ и пр.). Эксперты рекомендуют создавать такой инструмент корпоративного общения, в котором имелась возможность создания конференций и видеосвязи. Это даст возможность сотрудникам не прибегать к помощи сторонних сервисов (Skype, QIP и пр.), обеспечит вовлеченность компетентных специалистов в рабочий процесс, позволит принять оптимальное решение за короткий промежуток времени, сократив процесс согласования.
Вышеперечисленные характеристики – далеко не все показатели эффективного использования функции социальной сети в корпоративном портале. Для каждой компании они будут сугубо индивидуальными, поскольку зависят от потребностей организации, ее вида деятельности, количества сотрудников и пр.
Как когда-то сказал Стив Джобс: «Если вашей компании нет в интернете, значит, ее не существует!» То же самое можно сказать и в отношении социальных медиа сейчас! Они покорили миллионы пользователей, которые сутками не отходят от компьютера. Это их виртуальный мир, и они им живут! Наверняка каждый из читающих эту статью слышал: «Сфотографируй меня: пора сменить аватарку» или «Ура, я собрал 50 лайков!» и т.п. И чаще всего на вопрос «Почему ты сидишь ВКонтакте?», можно услышать ответ: «Это удобно! Там все мои друзья! Можно быстро быть в курсе всех событий, а также узнавать что-нибудь новое, например, о завтрашнем фестивале короткометражек, а пройдя по ссылке, получить всю информацию об этом мероприятии, просмотреть список участников, а также дать ответ!»
Ключевые слова – «удобно, оперативно, коммуникативно (хоть и иллюзорно)». Так сделайте жизнь своих сотрудников «комфортной, оперативной и общительной». Дайте им то, что дают им социальные сети. Только направьте этот процесс в рабочее русло и увидите, как взлетит их KPI.
Главное помните, что корпоративный портал – это не развлечение, а в первую очередь, ваш рабочий инструмент для получения необходимой информации.
Автор: oleg20014
