FeatureWeek: как мы повысили вовлеченность команды и заполнили бэклог

Привет! Я Саша Пургина, руководитель отдела развития data-продуктов в Lamoda. В этой статье хочу рассказать, как мы использовали экспертизу разных команд для генерации 200+ новых гипотез и сплотили весь отдел вокруг решения пользовательских проблем.

Статья будет полезна продактам, проджектам и лидам команд, которые ищут варианты роста вовлеченности коллег на базе продуктовых вопросов в условиях удаленной работы и без больших затрат. В конце вас ждет чек-лист и шаблон презентации, чтобы было проще реализовать похожую идею у себя.

Кому статья точно НЕ будет полезна: компаниям, которые не готовы брать гипотезы от разработки и других отделов в продуктовый бэклог для проверки и реализации.

Первый FeatureWeek офлайн

Четыре года назад я работала продактом в новосибирской компании по поиску недвижимости N1.RU. Тогда мы все ходили в офис, могли обнимать коллег при встрече, угощать шоколадками и играть в теннис по вечерам. Но даже в те времена у продуктовой команды стоял вопрос о большей вовлеченности команд.

При этом, мы знали, что у коллег есть много экспертизы за пределами зоны ответственности, но нет понятной и системной точки приложения этих знаний и опыта. Ребята обсуждали идеи между собой, но дальше кухни эти мысли не шли, так и оставались витать в воздухе.

Тогда-то мы с продактами и придумали формат FeatureWeek. Ивент, помогающий людям увидеть, что компания ценит их идеи и инициативы. И при этом, не требующий много усилий на организацию и перестройку процессов внутри команд. 

FeatureWeek в N1.RU: в течение рабочей недели каждый сотрудник предлагал идеи по развитию продукта в рамках ключевых для компании направлениям в формате: что делаем, какую проблему решаем, на сколько сильно проблема мешает целевым сценариям использования. 

Особенности формата: 

• офлайн;

• максимальная простота донесения своих идей; 

• публичность; 

• система мгновенного подкрепления активности подарками;

• реализация предложенных идей. 

Мероприятие затронуло всю компанию (50+ участников). Мы получили множество восторженных отзывов и сотни гипотез для проверки и реализации. А в долгосрочной перспективе — коллег, которые не боятся высказывать свои продуктовые идеи продактам и ожидают на них прозрачного фидбека, внесения в бэклог, проверки.

FeatureWeek в Lamoda онлайн

Три года назад я устроилась продактом в отдел R&D (research and development) в Lamoda. Время шло, но проблемы в продуктовой разработке оставались все те же, а за счет удаленки они еще и усугублялись.

Когда на очередной встрече лидов мы начали обсуждать методы повышения вовлеченности команд, я вспомнила про FeatureWeek, и коллеги согласились попробовать его, немного изменив формат из-за удаленки. Остановлюсь на этом опыте подробнее, чтобы вы могли пользоваться статьей, как туториалом, если понадобится.

FeatureWeek в Lamoda — это рабочая неделя, во время которой все сотрудники отдела R&D, независимо от роли и должности, в онлайне обсуждают проблемы пользователей и предлагают решения. 

Впервые мы провели FeatureWeek в августе 2021 года. Событие длилось 5 рабочих дней, три из которых были нерабочими в обычном смысле, потому что целиком были посвящены брейнштормам. Организаторами выступили 5 человек — два продакт-менеджера и три тимлида. 

Участие принял весь отдел R&D и часть IT-департамента. Суммарно 40+ сотрудников из разных команд — разработчики, тестировщики, аналитики, дата-сайентисты, продакты, дизайнеры.

Какие задачи мы перед собой ставили, организуя ивент:

• повысить вовлеченность команд, дать возможность каждому применить свою экспертизу за пределами привычной сферы влияния;

• немного развлечься в условиях удаленки;

• наполнить бэклог новыми гипотезами для проверки.

Задействованные инструменты:

• Zoom. В нем запускали презентации, разделяли участников по сессионным залам во время брейнштормов и записывали видеообращения, в которых объявляли победителей. 

• Miro. Использовали как инструмент для визуализации наших мыслей и идей в процессе брейнштормов.

• Google Таблицы. Структурировали идеи, чтобы в дальнейшем их обсуждать, а также выявлять победителей и распределять подарки.

• Google Презентации. Рассказывали про формат, подводили результаты каждого дня и суммарно по всей неделе.

• Google Формы. Через них собирали идеи и гипотезы, которые появлялись за пределами брейнштормов.

• Slack. Здесь в специально созданном общем чате ежедневно анонсировали события недели.

• YouTube. На нашем канале каждый день публиковали итоги.

Как готовились к неделе брейнштормов

Вся подготовка заняла две недели и несколько встреч оргсоставом. Нужно было позаботиться о следующем:

Узнать, есть ли у коллег интерес к подобному формату. Для этого описали идею и закинули с опросником в рабочий чат. Отклик был позитивным, потому что на удаленке все подустали, хотели какого-то движа. 

Найти единомышленников для организации. Нужно было заручиться поддержкой лидов и продактов. Продакт обязательно нужен, чтобы выбрать проблемы для брейнштормов и чтобы потом сгенерированные идеи не ушли в стол, а их реально обсудили и зафиксировали в бэклоге на проверку гипотез или разработку. 

Составить план мероприятия, определить ответственных. Нужно было решить, кто будет каждое утро отправлять анонсы на день, а кто подводить итоги дня, кто какую роль занимает на брейнштормах. Мы распределились следующим образом: продакты погружали в проблематику и фасилитировали встречи, тимлиды помогали с генерацией идей и выбором наилучшего решения, а также с подсчетом результатов и техническими нюансами, а все вместе мы подводили итоги дня и благодарили ребят за участие.

Выбрать формат брейнштормов. Мозговые штурмы проводили по концепции Уолта Диснея. Ее суть в том, что при обсуждении идей участники одну за другой примеряют на себя роли Мечтателя, Реалиста и Критика. Это позволяет не пропустить смелую идею, а развить ее, обдумать и записать оптимальные решения.

Поставить встречи в календари. Так все могли заранее спланировать свое время и уделить внимание FeatureWeek. Как мы поняли позже, лучше не ставить три дня брейнштормов подряд. На третий день все уже подустали и генерировали меньше идей.

Настроить геймификацию. Наша гипотеза — если дать людям поработать в необычном формате и дарить подарки за активность, то общая вовлеченность в мероприятие будет выше. Главный вопрос — за что давать ачивки и подарки? Хотелось прозрачности и скорости в их присуждении, поэтому мы отказались от идеи с «судьями-организаторами» и заглядыванием в будущее для анализа что из идей сработает, а что — нет, в пользу общего голосования участников за лучшие идеи. Для подарков взяли мерч Lamoda: толстовки, футболки и фляжки. А еще специально для этого события сделали рюкзаки с уникальным логотипом FeatureWeek. 

Сохранить в тайне изюминку вечера. Мы до последнего не говорили коллегам про ачивки и подарки, что впоследствии создало искренний вау-эффект. Ребята не просто пришли на встречу пообщаться, но еще и получили подарки! Целью события ставили — провести время вместе, познакомиться, словить синергию и совместно придумать что-то крутое, полезное для пользователей.

Разработать и нарисовать ачивки. Можно было обойтись и без уникальных ачивок и просто скачать картинки из интернета, но мы зажглись энтузиазмом и сами визуализировали номинации. Поэтому во время подведения итогов каждого дня фотографии победителей обрамляли ачивки.

А еще договориться, что мы не идеальны. Что-то может пойти не так, может не появиться ни одной гениальной идеи. Главная наша задача — сплотить коллег вокруг продукта, который мы делаем для пользователей.

FeatureWeek

Понедельник. Встреча-знакомство

На ней мы поделились планом на неделю и открыли сбор идей по улучшению продукта через Google форму. Большинство сотрудников Lamoda пользуются сайтом, приложением и сами могут подсказать, что и где стоит улучшить. Поэтому в этом блоке, намеренно не ограничивали людей и дали возможность писать идеи, которые помогли бы в решении наболевших проблем.

Вечером узким кругом организаторов подвели первые итоги по Zoom, записав их на видео.  Самому быстрому участнику, первым приславшему идею, «вручили» подарок. 

Итоги каждого дня решили именно записывать, а не подводить в онлайне, потому что собрать одновременно всех ради 5-минутной встречи было слишком сложно. К тому же формат записи позволял делать несколько дублей и проводить встречу, словно в эфире радио: «Всем привет! С вами R&D радиоволна и ее ведущий …».

Вторник. Первый брейншторм и результаты прошлого дня 

Утром мы отправили видео-результаты первого дня коллегам. Только тогда команды впервые узнали, что за активность им полагаются подарки. Это их очень удивило и обрадовало. Дальше наши «радиоэфиры» каждое утро встречали ребят и рассказывали, кто же теперь оказался победителем и в какой именно номинации.

Днем прошел полномасштабный брейншторм, который занял 6 часов: 

• 0,5 ч — совместное погружение в проблему и задание вектора идей сегодняшнего брейншторма;

• 1,5 ч — генерация идей, работа в группах: сбор и первичная валидация идей, голосование за лучшие. На группы делили случайным образом, но за каждой был закреплен один из фасилитаторов. Максимально выходило 5 групп;

• 0,5 ч — совместное озвучивание лучших идей другим командам и добавление новых мыслей от слушателей;

• 1,5 ч — перерыв;

• 1,5 ч — работа в группах: более подробная проработка идей, обсуждение рисков и их перенос в бэклог;

• 0,5 ч — подведение итогов дня.

Вечером узким кругом организаторов записали в Zoom результаты этого непростого дня.

Ачивки выдавали по такой механике: в конце этапа генерации идей каждая группа оценивала идеи внутри. У каждого участника группы было 5 голосов и он мог отдать их за самые лучшие на его взгляд решения (за свои просили не голосовать). Дальше эти данные перенесли в таблицу и сделали различные срезы для распределения ачивок.

Выданные ачивки:

• лидер по количеству предложенных решений;

• решение, набравшее больше всего лайков;

• лидер по количеству лайков в сумме за все решения.

Среда и четверг. Еще два дня брейнштормов

Их вели продакты: погружали в проблемы, задавали цели и направления идей, отвечали на вопросы и вовлекали ребят в брейншторм. Лиды помогали добавить технической составляющей, уточнить решения и фасилитировали работу в группах. Ачивки были те же, что и в первый день брейншторма.

На третий день брейнштормов пришло в два раза меньше людей, чем на первый. Это было связано с тем, что тема брейншторма оказалась сложнее для понимания и все уже немного подустали. В следующий раз мы откажемся от трех брейнштормов подряд.

Пятница. Подведение итогов

В завершение недели мы выбрали лучшие гипотезы, подарили мерч самым активным участникам и собрали фидбек от ребят.

Ачивки недели:

• «Сеньор стабильность» — человек, посетивший все брейнштормы и активно предлагавший идеи каждый день;

• «Генератор идей» — лидер по количеству предложенных идей суммарно за 3 дня;

• «Любимец публики» — лидер по количеству голосов за все предложенные идеи на этой неделе.

Что произошло с идеями после события

Помимо моря положительных эмоций и укрепления связей в командах, мы положили в бэклог 210 идей. После FeatureWeek потребовалось еще несколько недель, чтобы просмотреть их все с проектными командами и выбрать те, которые хотим проверить или реализовать в ближайшем квартале.

Многие требовали аналитической проработки, часть идей дополняли друг друга и вместе образовывали полноценные проекты. Например, на брейншторме про определение размера пользователя — одну из самых важных проблем при покупке одежды в интернете, — было высказано несколько мыслей: 

1. Можно спрашивать у пользователя про вещи, которые он носит прямо сейчас –  размер, стиль и таким образом больше узнавать о человеке;

2. Различать на сайте те товары, которые пользователь купил именно себе, а не в подарок или другим членам семьи/друзьям;

3. Дать удобные инструменты для заполнения предпочтений в продукте.

В сумме они легли в основу продукта, где мы напрямую спрашиваем у пользователя о его покупках и вещах, которые он носит. Затем используем его ответы в рекомендации размера. Часть решений уже в проде, часть — еще тестируется, часть — ждут своей очереди в бэклоге.

Еще пример: на одном из брейнштормов мы пришли к тому, что для качественного ранжирования каталога, рекомендаций и работы фильтров, нам не хватает разметки атрибутов товаров. Например, это вырез воротника, длина рукава, высота каблука, наличие рюш и другое. На брейншторме мы искали варианты, откуда можно было бы узнавать эти атрибуты и были высказаны следующие идеи:

1. Разметить вручную, используя толокеров (тех, кто за вознаграждение выполняют задания по тестированию и улучшению системы на краудфандинговой площадке Яндекс.Толока);

2. Стимулировать поставщиков по максимуму заполнять информацию о товаре. Например, показывая хорошо описанные товары выше в выдаче;

3. Сделать отдельный инструмент, чтобы пользователи могли размечать недостающие, но важные атрибуты товаров.

В итоге эти идеи навели проектную команду на мысль, что множество информации о товаре скрыто в самой его фотографии. И нам осталось только научиться определять атрибуты по фотографии товара и использовать их в своих целях. Этот функционал мы также частично внедрили и продолжаем тестировать, считаем его одним из драйверов дальнейшего развития продукта в целом.

Что хотелось бы улучшить в следующий раз

По итогам события мы провели ретроспективу и решили улучшить следующее: 

1. Готовить материалы и проводить обучение фасилитаторов за день до начала мероприятия, а не день в день;

2. На самом брейншторме разбивать группы на основе активности и экспертизы (фасилитатор + очень активный, разговорчивый участник + эксперт по теме + остальные участники);

3. Написать четкую инструкцию, как голосовать, потому что в процессе были выявлены несостыковки голосований разными группами;

4. Найти инструментарий для переноса идей из Miro в Google Таблицы — это было одной из самых трудоемких задач;

5. При раздаче ачивок презентовать сами идеи, за которые участники получают ачивки;

6. Не проводить 3 брейншторма подряд, лучше третий брейншторм перенести на пятницу и подвести итоги в понедельник;

7. Сходить с итогами FeatureWeek к продактам из других функций и если какие-то сгенерированные идеи ложатся к ним в бэклог, сообщить участникам брейншторма.

Применение и шаблоны для вас

В текущих реалиях у вас может не быть необходимости наполнять бэклог идеями на год вперед, а больше интересуют быстрые, простые решения, которые помогут бизнесу прямо сегодня. В этом случае скорректируйте темы брейнштормов под свой бизнес-запрос и продолжите FeatureWeek Хакатоном (или любым другим форматом, стимулирующим быструю разработку и проверку появившихся гипотез). Мы, например, недавно провели Хакатон.

Если вам понравился формат и вы решите применить его у себя, то:

• вот шаблон презентации, который можно просто открыть и рассказывать по нему, зажигая коллег идеей;

• а здесь шаблон для организации всего процесса с чек-листами и примерами таблиц для сведения результатов.