«Вымрут» ли печатные пользовательские инструкции?

В эпоху цифровизации техническая документация меняет свои формы и функции. Печатные издания, когда-то считавшиеся основным источником информации, постепенно уступают место онлайн-форматам. Однако остаётся вопрос: есть ли будущее у печатных документов, или их неизбежно ждёт забвение? В этой статье мы разберём преимущества и недостатки обоих форматов, а также рассмотрим современные инструменты, которые помогают создавать качественную и удобную документацию.

Привет всем!

Концепция «быть онлайн» — это не просто модная фраза. Она стала синонимом «быть живым» в нашем цифровом мире. Странно, но теперь без активного присутствия в сети ты как бы и не существуешь. 

И ведь так же может быть и с другими видами информации, например, с печатными изданиями. Когда-то их роль в нашей жизни была незаменимой. Но с ростом Интернета и цифровых технологий, когда новости и статьи мгновенно оказываются у нас на экранах, а под рукой всегда доступна электронная версия любого издания, возникает вопрос: не окажутся ли печатные журналы, газеты и даже инструкции такими же вымершими динозаврами?

Тема того, вымрут ли печатные издания в эпоху цифровых технологий, волнует многих. Мы все привыкли к мгновенному доступу к информации, а чем дальше, тем сложнее представить, что еще можно сделать с бумажными страницами. Постараемся разобраться, что стоит за этой тенденцией и есть ли у печатных технических документов шанс выжить в будущем или их действительно ждет неизбежный конец.

Роль технической документации

Печатные инструкции, как и газеты, с каждым годом теряют свою актуальность. Множество компаний теперь предлагают пользователям просто скачать PDF-файл или перейти по ссылке на сайт с онлайн-руководством. Это быстро, удобно и экологично. 

Как все знают – техническая документация очень важна для пользователей.  Она помогает им получать знания о продуктах и услугах, а также является основным ресурсом для решения проблем и изучения функциональности. Вот несколько ключевых аспектов технической документации:

• Образовательная функция: Документация помогает пользователям понять, как правильно использовать продукт. Это может быть особенно важно для сложных технологий, таких как программное обеспечение или оборудование.

• Улучшение услуг: Хорошо написанная документация может снизить количество обращений в службу поддержки, так как пользователи смогут находить ответы на свои вопросы самостоятельно.

• Адаптация к изменениям: В быстро меняющемся мире техническая документация должна быть актуальной. Это особенно важно для технологий, где часто выходят обновления и изменения.

Если такие элементарные вещи как инструкция к лекарственным препаратам, прекрасно работают на бумаге, то в случае с технической документацией объем информации, который необходимо предоставить, часто так велик, что лучше сделать его доступным онлайн (хотя ГОСты пока “держатся” и сохраняют печатный формат). 

Особенности печатных технических документов

Печатные технические документы сохраняют определенные преимущества даже в эпоху цифровизации:

• Надежность: Печатные версии не требуют электричества или интернета, что делает их незаменимыми в ситуациях, где доступ к электронике ограничен (например, в полевых условиях или на производстве).

• Юридическая сила: В ряде случаев бумажные документы обладают большей юридической значимостью, особенно в регламентированных отраслях, таких как авиация, медицина или строительство.

• Устойчивость к изменениям: В некоторых сценариях важна стабильность документа. Печатные версии остаются неизменными и не подвержены случайному редактированию.

Однако существуют и очевидные недостатки:

• Сложности обновления: Любые изменения требуют повторной печати и доставки обновленных копий, что увеличивает затраты и время.

• Ограниченный доступ: Печатные документы доступны только тем, у кого они есть под рукой, в отличие от онлайн-версий, которые можно открыть с любого устройства.

Бумага против Интернета

В то время как традиционные бумажные руководства когда-то были основным способом передачи информации, их актуальность уменьшается. Рассмотрим основные преимущества онлайн-формата:

• Гибкость: Онлайн-документацию можно легко обновить в любой момент, в то время как бумажная документация требует печати новых копий и их распространения.

• Интерактивность: Онлайн-контент может быть интерактивным, позволяя пользователям взаимодействовать с материалом и получать дополнительную информацию по мере необходимости.

• Доступность: Онлайн-документация доступна с любых устройств — смартфонов, планшетов, компьютеров — что делает ее более удобной для пользователей.

Онлайн-инструменты для техписов

Современные инструменты для онлайн-авторинга значительно упрощают процесс создания документации:

• Интуитивный интерфейс: Многие платформы предлагают интуитивно понятный интерфейс, позволяющий даже людям без технического опыта создавать качественный контент.

• Адаптивный дизайн: Большинство онлайн инструментов для авторов автоматически адаптируют контент под различные устройства, что экономит время и усилия авторов.

• Поддержка мультимедиа: Инструменты позволяют легко интегрировать изображения, видео и другие мультимедийные элементы, что повышает качество и привлекательность контента.

С учетом таких аргументов, нетрудно понять, почему большинство требований к кандидатам на должность технического писателя включает знание или желание работать со специальными инструментами для создания пользовательской документации и баз знаний.

Онлайн сервисы для технических писателей

Современный мир предлагает обширный выбор инструментов для создания технической документации. Эти сервисы помогают авторам работать быстрее, эффективнее и удобнее. Они предоставляют возможность создавать интерактивный и адаптивный контент, который легко обновлять и использовать. Рассмотрим некоторые из них:

Notion — это универсальный инструмент, который сочетает в себе функции заметок, управления проектами и базы данных. Он позволяет создавать структуры документации, использовать шаблоны и интегрировать мультимедийные элементы. Пользователи могут легко делиться своими документами и работать совместно в реальном времени. Однако в настоящее время Notion недоступен в России. В связи с этим, стоит рассмотреть альтернативные инструменты, которые могут предложить похожие функции

Read the Docs — это бесплатный хостинг для документации, который позволяет разработчикам легко создавать и размещать документацию для своих проектов. Платформа поддерживает автоматическую генерацию документации из исходного кода, что упрощает процесс обновления.

GitBook — это инструмент для создания документации, который предлагает простой интерфейс и поддержку Markdown. Он идеален для разработчиков и команд, которые хотят создавать красивую и читаемую документацию. GitBook также позволяет интегрировать комментарии от пользователей и сотрудничество в реальном времени.

Документерра – это российская платформа для ведения документации, которая позволяет создавать и редактировать тексты, добавлять изображения и таблицы. Документерра предлагает удобный интерфейс и поддержку совместной работы, что делает ее полезной для команд, работающих над проектами.

Zoho Wiki — это платформа для создания корпоративной документации. Она позволяет создавать вики-страницы, где пользователи могут добавлять информацию, редактировать ее и работать совместно. Zoho Wiki особенно полезна для больших организаций с многочисленными командами.

Microsoft OneNote — это инструмент для заметок, который может быть использован для создания и организации документации. Он позволяет пользователям добавлять текст, изображения, аудио и видео, а также легко организовывать информацию по разделам и страницам.

GitHub – платформа предоставляет обширную документацию, включая учебные пособия и примеры кода. Пользователи могут находить информацию по конкретным запросам и получать актуальные данные о последних обновлениях. Кроме того, GitHub поддерживает возможность комментирования и редактирования документации, что делает ее динамичной и постоянно обновляемой.

Slack – это инструмент для командного общения, который также может использоваться для хранения и организации документации. Команды могут создавать каналы, посвященные конкретным проектам или темам, а также использовать интеграции с другими приложениями для быстрого доступа к информации.

Zoom – это платформа для видеоконференций, которая часто используется для проведения обучающих сессий и вебинаров. Zoom позволяет записывать встречи, что дает возможность пользователям создавать видеоуроки и учебные материалы для дальнейшего изучения.

Miro — это онлайн-доска для совместной работы, которая позволяет командам визуализировать идеи и создавать структурированные документы. Пользователи могут добавлять текст, изображения, заметки и ссылки, что делает Miro отличным инструментом для мозговых штурмов и планирования.

Coda — это мощный инструмент, который позволяет создавать документы, сочетающие текст, таблицы и базы данных. Coda поддерживает автоматизацию и интеграцию с другими сервисами, что позволяет пользователям создавать интерактивную и функциональную документацию.

Будущее печатной документации

Несмотря на то что печатные руководства пользователя вряд ли исчезнут в ближайшее время, очевидно, что тенденция идет в сторону онлайн-документации. Она стала неотъемлемой частью технического общения и представляет собой необходимый инструмент для обучения и поддержки пользователей. Тем не менее, в условиях, где критически важна надёжность, печатные документы по-прежнему остаются востребованными.

Бумага и интернет не обязательно конкуренты — они могут сосуществовать, дополняя друг друга в зависимости от задач и контекста.