Сегодня нам хочется поговорить о семействе решений SAP Ariba, которые предлагают интересные технологии для развития процесса взаимодействия между компаниями в области закупок. В этом посте мы коснемся принципов работы относительно нового для России решения на платформе SAP и поговорим о парочке уже реализованных проектов с готовыми результатами.
Источник
Если говорить кратко, то в 2012 году компанию Ariba приобрел SAP. И на то были веские причины. В основе семейства продуктов Ariba лежит Ariba Network – глобальная бизнес-сеть, которая демонстрирует высокую динамику развития и на сегодняшний день уже «пустила корни» в России. В Ariba Network зарегистрировано более 2,5 миллионов компаний, и каждый год через нее проходит 50 миллиардов долларов платежей. Согласитесь, любопытный актив для работы на международном уровне? Однако нам, специалистам компании НОРБИТ, как российскому интегратору, который входит в группу ЛАНИТ и вносит большой вклад в ее первые позиции в авторитетных рейтингах рынка ИТ-услуг (кстати, вот результаты самого свежего исследования IDC), было интереснее всего разобраться, чем SAP Ariba может быть полезна в нашей стране.
Проблема закупок
В России сфера закупок – одна из самых зарегулированных в мире. На законодательном уровне постоянно появляются изменения и дополнения нормативной базы, которые касаются государственных закупок и закупок компаний с государственным участием. Поэтому нужно постоянно актуализировать бизнес-процессы и менять взаимодействие с внутренними и внешними информационными системами. Как вы понимаете, это требует значительных трудовых и финансовых затрат.
Расходы получаются значительными. Проанализировав опубликованные планы различных организаций на развитие и сопровождение процессов закупочной деятельности, мы пришли к выводу, что крупные компании тратят на это от нескольких миллионов до нескольких десятков миллионов рублей в год, а у некоторых затраты превышают и 100 млн рублей на поддержку закупочной деятельности. И это не считая дополнительных затрат на содержание штата специалистов, обеспечивающих поддержку.
- развитие и доработка систем, автоматизирующих закупочную деятельность;
- развитие или доработка собственных электронных площадок;
- закупка различных услуг и сервисов, необходимых для организации закупочной деятельности (сервисы проверки поставщиков, взаимодействие со сторонними электронными площадками, взаимодействие с операторами электронного обмена документами, сервисы агрегаторов информации о закупках и др.);
- привлечение специализированных организаций для проведения закупок;
- обучение собственного персонала в области закупочной деятельности.
Но самая большая проблема заключается в том, что теряется драгоценное время, и оперативное реагирование на меняющуюся ситуацию становится невозможным. В результате компании оказываются заложниками сложных циклов бюджетирования, процедур выбора поставщиков и требований к документации (по ГОСТ), даже в случае доработки отдельных функций решения и оптимизаций. Существующий акцент на поддержании операционного контура во многом не позволяет сконцентрироваться на решении других актуальных проблем, и в этом контексте SAP Ariba может оказаться очень полезным решением для изменения «правил игры».
Динамика бизнес-процессов в системе позволяет провести модернизацию процедуры закупок, в том числе решая актуальные потребности отдела закупок:
- переход к единой стратегии закупочной деятельности,
- снижение затрат за счет автоматизации,
- поддержка актуальности и точности данных,
- поиск и быстрая квалификация поставщиков,
- повышение операционной эффективности,
- обучение на рабочем месте.
В российских компаниях продолжает превалировать бумажный документооборот, в лучшем случае промежуточные документы пересылаются по почте, а итоговые документы сканируются и размещаются в системе документооборота.
Из-за этого возникает потребность в разработке или внедрении готового единого инструмента для управления закупками и его интеграции с различными ИТ-системами компании — от ERP и бухгалтерии до склада и логистики. И часто оказывается, что нужно изменить всю цепочку передачи данных и согласований. Ведь если упрощенно представить типовой процесс закупок, он будет выглядеть примерно так:
Как вы можете видеть, работа с документацией многократно переходит от одного подразделения к другому, проводится несколько циклов согласования, не всегда формализована зона ответственности и попытка внедрить ИТ-решение, которое объединит все процессы, связанные с закупками в текущем виде, превращается в настоящий ад. Гораздо проще было бы создать схему, при которой не требуется многократная передача документов друг другу и множество согласований — чтобы ИТ-инструмент сам регламентировал все процессы и помогал проводить закупки с большей эффективностью.
Такая же проблема возникает у российских компаний при взаимодействии с контрагентами. Для этого обычно разрабатываются, а потом на протяжении многих лет поддерживаются различные решения по организации взаимодействия с поставщиками: интеграция с электронными площадками, разработка порталов поставщиков, подключение к маркет-плейсам, взаимодействие с операторами электронного обмена информации и так далее. Вместо этого использование SAP Ariba Network позволяет исключить посредников, сократить расходы на интеграцию и сопровождение сложных процессов взаимодействия с поставщиками, а также сформировать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников процесса как внутренних, так внешних.
Стоит ли изобретать велосипед?
SAP Ariba содержит шаблоны, которые уже успели обкатать на себе другие компании. Система постоянно обогащается новыми подходами к закупочной деятельности для компаний различного размера и отраслевой принадлежности, которые сохраняются участниками как наборы бизнес-правил. Говоря другими словами, SAP Ariba позволяет вести закупки согласно уже имеющимся регламентам, но учитывая положительный опыт проведения закупок другими организациями, а также автоматизировать процессы проведения тендеров и выставления счетов. Как пример уже заложенных практик закупочной деятельности ниже представлена типовая структура компании с централизованной системой управления закупками на базе Ariba.
Плюс заключается в том, что здесь ничего не нужно интегрировать — все интерфейсы уже реализованы, а процессы согласования поддерживаются внутри системы. Например, одна достаточно крупная финансовая группа столкнулась с проблемами в вопросах заключения контрактов. Исторически в организации сложилась практика различных подходов в работе с контрактами, В результате их количество достигло 240 видов, а цикл заключения каждого нового соглашения стал занимать несколько месяцев. При этом у компании насчитывается на сегодняшний день более 6 000 клиентов и свыше 25 000 активных контрактов, требующих администрирования.
На базе SAP Ariba нам удалось поэтапно перейти на типовые контракты, а также создать единый реестр и перенести в него все контрактные данные. На самом деле для решения вопроса был использован всего один модуль решения — SAP Ariba Contract Management. Вместе с формированием типовых договоров и миграцией данных, его внедрение заняло всего 5 месяцев. А уже через год 55% договоров в компании стали типовыми, для них было создано 6 универсальных схем согласования, а время заключения договоров в среднем сократилось на 32%.
Другой показательный пример — крупная транспортная компания, в которой работает более 6 000 сотрудников, включая региональные подразделения. По мере роста организации отсутствие единой цифровой схемы закупок привело к увеличению затрат на обслуживание заказов и счетов (которых было порядка 250 000 и 420 000 в год). Для решения задач этого заказчика использовались уже четыре компонента — Ariba Supplier Management, Ariba P2P с интеграцией в ERP-систему, Ariba Sourcing и Ariba Spend Visibility.
Внедрение всей системы заняло 6 месяцев, за которые компания получила готовое решение для электронного проведения закупок и оптимизации работы с контрагентами. Всего к системе были подключены 350 пользователей, а результаты оказались следующими: затраты уменьшились на 8,5% за первый год работы, количество поставщиков уменьшилось на 14%, время закупки сократилось на 48%, а эффективность сотрудников выросла на 40%.
Если предметно говорить о внедренных модулях, то они решают у заказчика следующие задачи.
- Ariba Supplier Management позволяет управлять взаимоотношениями с заказчиками и была внедрена за 3 месяца.
- Ariba P2P, которая обеспечивает прямое взаимодействие с контрагентами через сеть Ariba Network, была внедрена за 4,5 месяца, включая интеграцию с используемой заказчиком ERP-системой.
- Ariba Sourcing — это решение, которое помогает искать новых поставщиков, и его внедрение заняло 2,5 месяца.
- Аналитический модуль Spend Visibility как раз стал ключевым элементом для сокращения затрат, так как позволил отслеживать все расходы компании в привязке к взаимодействию с различными поставщиками. Его интеграция в инфраструктуру компании заняла 3 месяца.
Интересный потенциал
По итогам уже реализованных и находящихся в стадии внедрения проектов мы обнаружили интересную особенность SAP Ariba. Эта система позволяет достаточно быстро оптимизировать процессы управления закупками, предлагая при этом целый ряд дополнительных «плюшек», которые могли бы и не внедряться компаниями, но оказываются весьма полезны на практике.
Во-первых, Ariba открывает доступ к международным процессам закупок и позволяет поставщикам предложить свои услуги компаниям в регионах, о которых они даже не задумывались. В свою очередь, российские компании могут найти новых, но при этом уже проверенных поставщиков, например, в Китае, и заключить более выгодные контракты.
Во-вторых, Ariba позволяет оценивать риски, которые могут возникнуть из-за проблем у поставщиков. Интеллектуальная система анализирует данные из более сотни тысяч источников и информирует о том, что кто-то из ваших поставщиков столкнулся с проблемой. В частности, можно моментально остановить закупки у него, чтобы серьезная проблема не коснулась вашей компании.
В-третьих, автоматические инструменты подготовки контрактов помогают обеспечить соответствие требованиям регуляторов в зависимости от региона, в котором работает компания, а также выставлять счета согласно правилам местных налоговых органов. Уже созданная разработчиками система уведомлений и напоминаний информирует о необходимых действиях всех участников согласования и аудиторов, сокращая сроки выполнения бюрократических процедур.
Четвертое, что мы отметили — так это уже готовый процесс поэтапного перехода от бумажной документации к электронным контрактам, а далее — к внедрению, так называемых «интеллектуальных договоров». При этом имеется возможность работы с самыми разными поставщиками услуг электронной подписи, в том числе с российскими — в полном соответствии с требованиями ФСБ и других регуляторов.
Наконец, пятый плюс — это возможность расширения функций Ariba на базе SAP Cloud Platform. Благодаря облачной платформе SAP систему можно адаптировать под практически любую специфику, причем не попадая в зависимость от конкретной компании, осуществляющей доработку. А уже встроенная в решение бизнес-ориентированная система администрирования процессов, позволяющая осуществлять настройку и имплементацию бизнес-процессов без привлечения специалистов ИТ-подразделений.
В то же время, учитывая что решения SAP Ariba не так давно внедряются на российском рынке, существуют направления, по которым функциональность SAP Ariba может потребовать дополнительной адаптации в российских компаниях под требования регулирующих документов. Дорабатывать систему придется при организации юридически значимого документооборота с учетом требований ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и подключении к оператору обмена электронными документами. Также к Ariba придется «прикручивать» сервисы сбора информации по поставщикам, учитывающие российскую практику (данные ЕГРЮЛ, информацию ФНС, реестры недобросовестных поставщиков и др.).
Впрочем, интересных особенностей у системы оказалось достаточно много, если уважаемая Хабр-аудитория захочет узнать о том, как организованы процессы управления рисками, передачи информации, интеграции и другие элементы архитектуры успешного в мире и достаточно нового для России решения, мы расскажем о них в следующих постах.
Автор: norbit
