Сейчас на рынке появляются решения, которые позволяют максимально сократить расходы предпринимателя на покупку кассовой техники, отказаться от устаревших (морально и законодательно) ККМ и использовать понятные всем инструменты. Речь идет об облачных решениях для планшета, которые, что называется, малой кровью позволяют организовать полноценную POS-систему. Это оптимальное решение для среднего и малого бизнеса: и по цене, и по соответствию новому законодательству, и по возможностям интеграции со складскими программами. О преимуществах POS-систем нового поколения рассказывает Семен Окороков, директор по развитию EKAM.ru.
Чего хотят в ФНС
Сейчас в Госдуме на рассмотрении находится 54-ФЗ о применении ККТ. Законопроект, обязывающий всех ритейлеров использовать кассы нового поколения, уже прошел первое чтение. C 2017 года частично, а с 2018 года абсолютно все онлайн- и офлайн-магазины должны быть оборудованы так называемыми онлайн-кассами, которые должны уметь:
- Передавать электронную версию чека в ФНС в режиме реального времени
- Передавать на e-mail покупателя электронную версию чека, в случае запроса покупателя
- Печатать на чеке наименование товара или оказанной услуги
Для розничной торговли и пунктов самовывоза интернет-магазинов этот закон обернется требованием оборудовать место кассира онлайн доступом, заменой или доработкой кассового оборудования и необходимостью интеграции кассового ПО и товароучетной системы магазина.
Кроме того, все интернет-магазины должны будут решить проблему отправки электронной версии чека после оплаты заказа, снабдить онлайн-кассами курьеров и для печати чека при передаче заказа клиенту.
К чему готовиться малому и среднему бизнесу
Для малого и среднего бизнеса новые требования к кассовому оборудованию могут обернуться дополнительными затратами на покупку новой кассовой техники. С вступлением нового законодательства в силу все автономные кассовые аппараты типа «Меркурий» и «Элвес» нужно будет заменить, а остальные доработать. Но проблема в том, что дорабатывать придётся не только кассовые аппараты, но и товароучетную систему.
Новое законодательство требует, чтобы ритейлеры печатали и отправляли в ФНС чеки с указанием наименования товара. Если в ассортиментной линейке много товаров или они постоянно меняются, то вам потребует товароучетная система, интегрированная с кассовым ПО. Без этого очень сложно будет контролировать правильное написание товаров, т.к. их придется добавлять вручную в сам кассовый аппарат, каждый раз перепрошивая его. А это колоссальные затраты времени при широком или меняющемся ассортименте. Не говоря уже о плавающем курсе рубля. А товароучетная система, интегрированная с POS-системой, обновит названия автоматически сразу на всех кассах магазина.
Что касается крупных розничных сетей, то их кассовое оборудование в большинстве своем либо уже готово к нововведениям, либо находится в стадии тестирования. Стационарные POS-терминалы, которыми оборудованы рабочие места кассиров крупных ритейлеров, как правило, дорабатываются до новых требований системными интеграторами. Существенный минус этих решений — высокая цена, которая неприемлема для малого и среднего бизнеса.
Какие требования предъявлять к кассовому оборудованию
На что должен обращать внимание предприниматель, выбирая кассовое оборудование, помимо соответствия требованиям 54-ФЗ? Во-первых, простота работы и легкость при обучении. Кассиру должно быть удобно работать, а менеджеру — удобно проверять работу кассира. Кроме того, менеджер не должен тратить много времени на обучение кассиров-стажеров. Во-вторых, кассовое решение должно иметь максимальное количество интеграций. Новое законодательство требует от бизнеса достаточно высокого уровня автоматизации в сфере складского учета. Касса должна «вписаться» в эту автоматизацию. В-третьих, стоимость POS-системы и сервисного обслуживания должны быть относительно низкими.
POS-система, которую можно организовать на планшете, соответствует всем этим требованиям. Кроме указанных преимуществ, она позволяет генерировать чеки требуемого ФНС формата, обмениваться данными с товароучетной системой о количестве проданного товара, и быстро формировать X- и Z-отчеты. Кроме того, облачное решение позволяет менеджеру или директору магазина с любого устройства контролировать работу кассира.
Преимущества кассы на планшете
Простота самого устройства. Планшет — это понятный всем инструмент, который с легкостью осваивают даже маленькие дети. Время, которое требуется взрослому человеку на освоение кассы на планшете занимает не более 20 минут. Кассиру-стажеру не нужно разбираться, как это оборудование работает, потому что решение имеет интуитивный, понятный интерфейс.
Когда на обучение тратится много времени, это влечет за собой дополнительные расходы в виде потраченного времени старшего кассира или администратора и в виде очередей на кассе из-за медленной работы стажера. Экран планшета привычнее и понятнее для любого человека, чем клавиатура, поэтому обучение нового сотрудника не займет много времени. Новичку даже не потребуется бейдж «кассир-стажер».
Возможность подключения торгового оборудования. Помимо простоты работы на кассе, преимуществом кассы на планшете является возможность работы с максимальным количеством оборудования (при условии правильно выбранного поставщика программного обеспечения).
Джентельменский набор для организации работы POS-системы на планшете включает следующее оборудование: фискальный накопитель, сканер штрих-кодов, аппарат для приема безналичных средств (эквайринг) и, разумеется, сам планшет. В зависимости от требований бизнеса, оборудование должно подключаться к планшету либо с помощью USB-порта, либо по Bluetooth, либо с помощью Wi-Fi. Кроме того, качественное решение для кассы должно легко адаптироваться под любой вид бизнеса. ПО должно поддерживать то количество оборудования, которое необходимо предпринимателю. Если ассортимент небольшой, то необходимость в сканере штрих-кодов отпадает: кассир знает в каком разделе каталога искать продаваемый товар.
Если бизнес связан с продажей «весового» товара (например, продажа кондитерских изделий), то очень удобно, если весы можно подключить к планшету: касса автоматически фиксирует вес и рассчитывает сумму покупки. Есть другой вариант, когда информация о весе «зашита» в штрих-код.
Простая интеграция с товароучетной системой и контроль за персоналом. Касса на планшете позволяет отслеживать работу кассира с любого устройства, подключенного к интернету. Эта задача реализуется за счет интеграции с облачной системой учета торговли. За сравнительно небольшую ежемесячную плату, вы автоматизируете свой бизнес так, как того требует новое законодательство: POS-система на планшете интегрированная с товароучетной системой поможет сгенерировать и отправить в ФНС электронную версию чека нужного формата.
Облачная система учета торговли работает из любого браузера, поэтому для предпринимателя она всегда будет удобнее и дешевле стационарного кассового решения. При этом не надо заботиться о приобретении и обслуживании сервера, как в случае с коробочным решением.
Риски облачного ПО
Любое облачное решение предполагает ежемесячную абонентскую плату, и есть мнение, что такая форма взаимодействия с подрядчиком подсаживает предпринимателя на крючок. Но это не так. Все, чем рискует предприниматель, когда подключает облачную товароучетную систему — это сумма, которую он оплатил за месяц обслуживания по выбранному тарифу.
При возникновении любых претензий к работе товароучетной системы или кассовому ПО, предприниматель просто экспортирует все данные в Excel и меняет одну систему на другую.
Разработчики облачного ПО крайне заинтересованы в предоставлении услуг высокого качества, иначе клиенты попросту уйдут к конкурентам.
