Как не завязнуть в болоте рутины и оставаться эффективным

С того момента, как я начал работать IT менеджером, число связей и объем информации, потребляемой в единицу времени, начали кратно возрастать. В моей оперативной памяти перестали умещаться запланированные дела, в долговременной памяти стала теряться важная информация, да и в принципе вся структура хранения данных в голове стала не оптимальной.

Я начал задаваться вопросом, а как успешные люди ведут свои дела? Оказалось, что некоторые вообще ничем не пользуются, кроме телефона, но в большинстве своем люди используют различные инструменты и техники. На эту тему есть куча книг, статей и тренингов, где обстоятельно и глубоко рассматриваются процессы, на изучение которых нужно потратить 100500 часов. Но ведь это же не сама цель, а только инструмент, который должен помочь выполнять свою работу, то есть должен быть очень простым в эксплуатации и не требующим глубокого погружения и досконального изучения.

В данной статье я делюсь списком простых и полезных инструментов, которые проверил на себе. Для тех, кто как и я не может жить без четкой структуры и плана.

Календарь

Я заметил, что большинство моих коллег пользуются календарем только для того, чтобы поставить созвоны или встречи. Но что если записывать в него вообще все дела, которые запланировал?

Как говорят шахматисты: "плохой план на игру лучше, чем его отсутствие". Каждый день у меня под завязку распланирован, поэтому мне не нужно на ходу принимать решение, чем сейчас заняться, тратить на это время и энергию. Каждый день менеджер принимает множество решений, это и большая ответственность и серьезный расход внутренних ресурсов.

Вторая цель, которую я преследую ведением расписания - это освободить свою память для важной работы. Я стараюсь ничего не держать в своей оперативке, поэтому если мы прямо сейчас договорились созвониться на следующей неделе с Петей, то я сразу же добавляю это событие в календарь.

Мой рабочий календарь выглядит приблизительно так (пример демонстрационный, но приближенный к действительности):

Конечно же я не всегда четко следую плану, какие-то события занимают гораздо больше времени, чем планировалось, приходится переносить, перекраивать, реализовывать план Б, когда все пошло не так, как ожидалось. Все эти недостатки я пытаюсь нивелировать дисциплиной, это база, вокруг которой уже строится все остальное.

Скоринг личной эффективности

Думаю, что часто со многими бывало, что в начале года/месяца/квартала ставишь цели, потом засасывает рутина и в лучшем случае пару раз за все время к ним возвращаешься.

Бывают дни, когда много чем занимался, весь в мыле, но непонятно то ли продвинулся, то ли нет, да и вообще непонятно насколько полезным оказался день. "Измерить все, что поддается измерению, а что не поддается - сделать измеряемым" - с этим слоганом Галилео Галилея я решил начать оцифровывать рабочие итерации длиною в день, чтобы понять насколько же я был сегодня эффективен. Я выделил 4 ключевых пункта, по которым хочу себя трекать:

1. Ключевые проекты. Написал дорожную карту проекта, поработал с реестром рисков, доказал необходимость выполнения проекта и т.п.

2. Профессиональное развитие. Прочитал n страниц из книги (бросил читать бесполезную книгу тоже считается), попробовал новую технологию, углубил свои знание в конкретной технологии и т.п.

3. Процессы. Любые активности, приводящие к улучшению ключевых процессных и бизнес метрик команды. Внедрил практику 3 amigo, провел продуктивное ретро, отладил WIP лимиты и т.п.

4. Люди. На мой взгляд одна из основных обязанностей менеджера - развитие подчиненных. Сюда попадают любые активности, в результате которых сотрудники моей команды становились в чем-то лучше: составил индивидуальный план развития, помог подготовить доклад на митап, согласовал участие в конференции и т.п. (Поболтал за жизнь на 1:1 не считается:))

По будильнику в конце каждого рабочего дня задаю себе вопрос: "Сделал ли я сегодня что-то стоящее по этому вопросу?". Здесь самое главное честно самому себе на него ответить. Если ответ да, то ставлю 1, если нет - 0. Получается вот такая табличка:

Есть дни, где я набираю по 3 балла, есть где только 1, но это не значит, что такие дни хуже или лучше. Самое главное - избегать нулей, потому что скорее всего либо меня сжирает операционка, либо я прокрастинирую. Также, просуммировав баллы за промежуток времени, можно увидеть, что конкретный блок западает и надо уделить ему больше внимания.

Obsidian

Мощнейший инструмент для систематизации знаний и создания нейронных связей. Фактически второй мозг.

В интернете полно информации о том, как пользоваться, какой есть функционал, здесь не буду останавливаться, опишу лишь несколько базовых принципов, которыми я руководствуюсь.

1. Любую книгу я считаю прочитанной, если я ее "обработал" и сделал заметку. Тезисно своими словами я выписываю то, что сейчас прочитал своими словами. Так образуются нейронные связи, информация лучше усваивается и достигается максимальный эффект от обучения.

2. Для всех повторяющихся действий я делаю шаблон. Это экономит массу времени, а также энергии на том, что надо думать что конкретно в какой последовательности записать:

   • meeting notes

   • прочитанная статья

   • просмотренное видео

   • и т.п.

3. Для любой заметки проставляю ссылки, так лучше образуются логические связи

Списки

В моем vault'e в Obsidian есть папка со всевозможными списками:

• Список книг для прочтения

• Список интересных постов

• Список видео

• Список конференций

• и т.д.

Раньше, натыкаясь на интересную статью или видео, я думал что-то наподобие "сейчас разгребусь и обязательно прочитаю/посмотрю". Но как только наступало это самое время конечно же я забывал, что конкретно я хотел сделать. Я начал вести всевозможные списки, вычеркивать оттуда то, что уже прочитано/просмотрено/неактуально. Веду подобные списки в отдельных заметках в obsidian.

Трекер времени

Однажды я проходил обучение и одним из заданий было посчитать сколько в процентном соотношении времени уходит на внешние коммуникации. Это упражнение навело меня на очень интересный момент. Часто мне казалось, что я много работаю над тем или иным проектом, но почему-то все двигалось очень долго. Трекинг времени показал, что из всего рабочего дня проекту я уделял 30-40 минут! Время уходило на операционку, на другие проекты, еще на что-нибудь, но только не на то, что должно было быть в фокусе. Я был в ловушке позитивной оценки.

Другим интересным выводом стало то, что после того, как я ввел эту практику на регулярную основу, у времени появилось новое свойство - качественное/не качественное. Можно просидеть за монитором целый час, периодически переключаясь между задачами, а можно сконцентрировано полчаса поработать. Можно потратить кучу времени на написание письма для руководства или же за пару часов собрать прототип работающего приложения для показа. Согласитесь, что длительность у задач одна, но их качество разительно отличается.

Для трекинга я использую приложение Toggl, его ключевые преимущества:

• Есть приложение для смартфона, расширение для браузера

• Можно трекать время в онлайне или постфактум

• Есть встроенные отчеты, по которым можно построить любую необходимую аналитику

Необязательно трекать каждую минуту, достаточно измерить только то, что действительно важно. Если выходит, что за неделю ты фактически поработал над важным проектом 1 час, то скорее всего и результат будет соответствующий.

Я знаю, что многие пользуется техникой помидорки, но у меня она не прижилась - я работаю не интервалами, а столько, сколько работается или сколько нужно для результата.

Просмотр отчетов помогает мне правильно формулировать задачи. Допустим у меня стояла задача изучить технологию. Я потратил 1 час и прочитал 20 страниц из книги, в которой всего 100 страниц. После этого я трансформировал цель из "изучить технологию" в "найти 4 часа на следующей неделе".

Вместо заключения

Все описанные инструменты - это помощники, которые высвобождают время и силы на основную работу. Они помогают мне, как IT менеджеру, больше внимания уделять стратегическому планированию, развитию и эффективности команды. Думаю, что все вышеперечисленное подойдет не только руководителям, но и всем, кто интересуется темой личной эффективности.