Интранет, внутренняя корпоративная сеть компании, предоставляет уникальные возможности для HR-специалиста. Он является эффективным инструментом формирования необходимых корпоративных атрибутов, начиная от внедрения корпоративных стандартов и заканчивая управлением информационными каналами и бизнес-процессами.
Особую необходимость в наличии портала имеют, как правило, крупные организации, имеющие региональные, а в некоторых случаях, и международные представительства. Но, к сожалению, не все руководители таких компаний уверены в этой необходимости. Вот тогда-то и возникает труднорешимая задачка для HR-специалиста, как убедить начальника в эффективности использования этого инструмента.
В данной статье я опишу реальный опыт создания корпоративного портала в крупной холдинговой компании. Эта обязанность легла тяжким грузом на плечи моего коллеги, на тот момент занимавшего пост директора HR-отдела. В силу некоторых обстоятельств раскрывать название фирмы мы не станем, вдруг кому из уважаемых читателей придется там работать.
Бодрое начало
Опустим ту часть описания, которая посвящена целям, выбору портала, этапу подготовки и внедрения, т.к. в нашей статье они играют второстепенную роль. Взамен предлагаю остановится на «проблемных» пунктах, которые в теории не вызывают лишних вопросов, а на практике – труднодостижимы.
Здесь стоит отметить, что по итогам долгих обсуждений и согласований было принято решение приобрести готовое портальное решение. Это был своеобразный конструктор с интуитивно-понятным интерфейсом, он позволял управлять внутренним порталом без специальных знаний программирования и навыков верстки. К тому же, он состоял из элементов, известных всем пользователям интернета, — поиск, блоги, теги, социальные сервисы и т.п. Как оказалось, эти «социальные» принципы с легкостью переносятся в корпоративную среду и помогают работать с информацией – собирать, структурировать, публиковать, редактировать, искать и пр.
Так и хочется, написать, работа закипела – инструмент выбран, бюджет выделен – и вот тут-то наш энтузиазм был прерван вопросом гендира: «Вы уверены, что это нам нужно. Докажите?» — и это в компании, где на тот момент насчитывалось более пяти сотен сотрудников только в главном офисе, не считая региональных филиалов!
Экономическое обоснование
Принято считать, что кадровики только и делают, что тратят деньги компании. Но не в этом случае, уж поверьте. Поэтому, определившись с выбором, мой коллега стал готовить «железобетонное» обоснование своей «затеи»:
1. Экономия рабочего времени:
• поскольку вся необходимая для работы информация будет аккумулирована на одном ресурсе, сократятся затраты на поиск нужных в определённый момент времени данных. С течением времени это приведет к ускорению бизнес-процессов компании;
• снизится риск утечки корпоративной информации за счет общения сотрудников в интранете, а также значительно уменьшится количество конфликтных ситуаций между сотрудниками;
• адаптация новичков будет проходить в ускоренном режиме – исчезнет необходимость поиска нужного HR, вся документация (список документов для оформления, трудовой договор, положение об отпуске, премировании и т.д.) будет доступна на внутреннем ресурсе.
2. Оптимизация бизнес-процессов:
• корпоративный портал дает возможность сотрудникам одновременно работать над документами, благодаря чему компания значительно сэкономит в скорости процессов согласования;
• горизонтальные связи между подразделениями станут намного эффективнее и сплотят коллектив;
• исчезнет потребность в командировках при территориально-распределенной структуре компании.
3. Повышение качества управленческих решений:
• результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность за счет совместного обсуждения в рабочих группах;
• решения типовых бизнес-задач сотрудники смогут находить в корпоративной библиотеке.
4. Повышение эффективности сотрудников:
• опыт работы будет накапливаться и храниться в корпоративной библиотеке, а также будет использоваться повторно и более эффективно внутри компании. Как следствие, кадры будут постоянно обучаться и проходить профпереподготовку.
5. Обеспечение контроля и управляемости:
• внутренняя переписка сотрудников будет под контролем, что позволит избежать шумных обсуждений в курилке.
• занятость и отсутствие сотрудников можно будет контролировать;
• обратная связь с персоналом станет оперативнее и эффективнее.
6. Эффективность бизнеса:
• увеличится качество выполняемой работы и обслуживания клиентов компании и возрастет конкурентоспособность компании на рынке;
• имидж компании поднимется в глазах сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов (все передовые компании имеют свой корпоративный портал).
Структурированной презентации, убедительной аргументации и нужных цифр в разделе «Экономия/Выгода» стало достаточно для утверждения сметы бюджета и запуска проекта, который принес в результате ощутимые дивиденды.
«Деньги сэкономленные есть деньги заработанные»
Корпоративный портал – это решение для экономии ресурсов и увеличения производительности работы сотрудников. Любая организация, идущая по верному пути развития, измеряет экономию в денежном эквиваленте. В отношении сотрудников, их рабочее время – это деньги. Если они тратят меньше времени на поиск информации для работы и другие рутинные ежедневные операции, следовательно, они больше времени тратят на саму работу.
За счет использования возможностей портала каждый сотрудник экономит хотя бы 5 минут в день….А теперь посчитайте и сравните, в какую сумму обойдется внедрение портала с учетом экономии 5 минут рабочего времени всех сотрудников в год! А если еще чуть-чуть подумать, то можно рассчитать рентабельность от внедрения данного решения! Согласитесь, весомый аргумент в его пользу!
Автор: oleg20014
