Кажется странным, когда об эффективной работе с удаленными сотрудниками пишет сам сотрудник, а не умудренный опытом руководитель? Все равно, что записывать рецепт запекания картофеля со слов самого картофеля? Может быть. Но с другой стороны, кому, как не картофелю, знать все тонкости и секреты своего приготовления? Так что нет ничего странного, что я попыталась суммировать свои многолетние наблюдения и заметки для создания некоего приблизительного алгоритма, позволяющего мне выстраивать работу с коллегами наиболее эффективно.
1.Четкая постановка задачи
Казалось бы — это прописная истина, но ее почему-то очень часто игнорируют. Особенно часто этим грешат «новенькие», недавно пришедшие в компанию специалисты по продвижению: «название сайта клиента, ключевые слова, частотность…все». И что хочешь с этими данными, то и делай. Хорошо, когда такому «новенькому» достается старый и знакомый копирайтеру проект. А если нет? На моей памяти над удобным брифом мы бились пару лет. Методом проб и ошибок, пришли примерно к такой форме постановки задачи для копирайтера:
• правильное название клиента (ООО «Суперлучшийвмире магазин сантехники», объединенный холдинг «Корова»),
• целевая аудитория,
• тип текста (продающий/PR/описание нозологии/информационный и пр.),
• назначение (для размещения на сайте или стороннем ресурсе),
• УТП,
• источники (если есть),
• ссылки на страницы, для которых пишется текст или указание, что текст пишется на новую страницу,
• ключевые слова (если есть) с частотностью,
• объем и сроки.
Такая форма только на первый взгляд кажется громоздкой. Для клиента, с которым ведется длительная планомерная работа, первые два пункта и УТП заполняются только один раз – при постановке задачи. Остальные меняются по мере корректировки стратегии продвижения.
Об УТП и целевой аудитории хотелось бы поговорить отдельно. Как ни крути, эти данные серьезно облегчают жизнь. Ведь одно дело писать под аудиторию двадцатипятилетних любителей картинга и совсем другое работать с текстами для крупнооптовых покупателей термоизоляции. И клиент, как никто другой, знает свою аудиторию. Так что, хотя бы приблизительный соц-дем, нужно уточнять именно у него.
УТП вообще вещь крайне необходимая при использовании тактики отстройки от конкурентов. Так вот если владелец проекта даже не намекнул на наличие УТП, при написании текстов использование приема отстройки превращается в кошмарную проблему.
Это лет 5 назад бесплатная доставка или возможность оплатить заказ в интернет-магазине тремя разными способами были конкурентными преимуществами. Сейчас же нужно нечто большее, чтобы отстроиться от тысяч схожих сайтов и магазинов. Конечно, можно придумать УТП и самостоятельно. Приходилось, и не раз. Но для этого копирайтеру придется долго «ползать» по сайту (если он есть, конечно) в поисках крупиц информации, из которых потом нужно попытаться «слепить конфетку». Но далеко не факт, что «слепленное» копирайтером УТП будет соответствовать представлению заказчика. И начинается…согласование, переделка, пересогласование, корректировка…Зачем тратить столько времени, если можно в самом начале работы с клиентом поинтересоваться его УТП? Или разработать его совместными усилиями. В конце концов, УТП пригодится и самому клиенту, даже если он спустя какое-то время расстанется с веб-студией.
2. Четче, еще четче
У меня есть собственная градация задач: типовые (конвейерные) и нетиповые. Именно по поводу нетиповых проектов одно время в моем Skype красовался статус: «Четкая постановка задачи – оперативное выполнение, минимум вопросов, максимум качества».
К типовым задачам отношу те, для которых длительное время актуальны однажды поставленные требования. Например, требования к текстам для «Миралинкс» меняются крайне редко. То же касается новостей и информационных текстов для сайтов клиентов с многолетним стажем сотрудничества. И менеджер, и я знаем, что хочет видеть клиент на сайте, поэтому со временем необходимость сверяться с однажды составленным брифом отпадает вовсе. Такие задачи выполняются «на потоке», быстро, без консультации с менеджером, запросов дополнительной информации и согласований. Все четко, ясно и понятно.
К нетиповым относятся задачи, требования к которым четко не определены или часто меняются. Например: «привести в порядок библиотеку на сайте». Исходя из собственного разумения, работник может проверить орфографию, пунктуацию и стилистику, выровнять иллюстрации. А окажется, что имелось в виду всего-навсего хронологически рассортировать публикации. Предполагается, что копирайтер или контент-менеджер телепат? Не знаю кто как, но я ни разу не телепат. Причем как удаленный работник, то еще и «глухой на оба уха» не телепат. Потому как работающие в офисе сотрудники, так или иначе, в курсе работы с клиентом. Пусть поверхностно, урывками, но они обладают хоть какой-то информацией по проекту. Тогда как удаленный сотрудник находится в полном информационном вакууме. Так что для задач, которые выходят за рамки стандартных «конвейерных» заданий, необходимо максимально четкое ТЗ и проработанная схема согласования: кто что правит и кто что с кем согласует. Потраченные на детальную прорисовку задачи 10 минут будут совсем не лишними, ведь ответы на вопросы и уточнения, не обладающего телепатическими наклонностями удаленщика, отнимут в разы больше времени.
3.Группируйте и компонуйте
На включение в тему требуется какое-то время. Лично мне, в зависимости от проекта, нужно от 10 до 45 минут, чтобы поймать нужный стиль и слог, отобрать информацию, проанализировать ее и начать работу. И если сегодня в работе два информационных текста по одному проекту, два пресс-релиза по другому, один PR по третьему и интенсивная переписка с партнерами по четвертому, то эффективность заметно снижается. Переключение с проекта на проект, с задач одного типа на задания другого, занимает определенное время. Поэтому удобнее группировать проекты по типу. Например, два дня на «потоковые» информационные тексты, день новостям для всех клиентских сайтов, день на статьи для главных, пресс-релизы и продающие тексты. Пару дней отводим мелочам, отнимающим на самом деле кучу времени: написанию писем, мониторингам, отчетам, правкам, нестандартным задачам, обучению.
Группы стандартных типовых заданий, если есть возможность и не горят сроки, лучше не разбавлять сложными проектами, требующими многочисленных согласований и запросов дополнительной информации. А в ситуации, когда от конвейерных задач «замыливается» глаз и начинает подташнивать, работу стоит разнообразить задачей, не требующей глубокого погружения в тему или просто доставляющей удовольствие: размещение готовых текстов на сайте, поиск информации для публикации в соцсетях, заполнение фотогалереи и пр.
4.Дайте человеку отдушину
У каждого из вас есть любимый проект, задачи, которые доставляют удовольствие, или хотя бы нравятся. У вашего удаленного контенщика или копирайтера такие задачи тоже есть. Если нет, то вы либо не пытались об этом узнать, либо неправильно спросили. Если таких задач у сотрудника нет, и не было — человек, скорее всего, просто не на своем месте.
Любимые задачи становятся своеобразной разрядкой в череде проектов, не располагающих к творчеству. Такие проекты позволяют реализовывать свои творческие задатки, выпускать пар и чувствовать себя нужным. К числу проектов, от которых лично я получаю искренне удовольствие относится, например, «Клуб читателей Булгакова» — некоммерческий проект в соцсетях. Обычно я начинаю им рабочий день, для тонуса. 20 минут на «работу в кайф» с Булгаковым, и уже со спокойной душой и чистым сердцем приступаю к череде текстов про бетон и мебель.
5.Добавьте по щепотке интереса и признательности
Все-таки Д. Карнеги был очень умным человеком! Буквально в нескольких словах он сформулировал основные принципы выстраивания взаимоотношений с людьми. В том числе и теми, кто работает в качестве удаленного сотрудника.
Программист соорудил изящный скрипт, упрощающий рутинную работу? Удаленный дизайнер проявил незаурядную фантазию? Не надо лести и похвалы по каждому этапу проекта. Три-четыре слова признания действительно достойного качества работы, и вы получаете сотрудника, заряженного позитивом как минимум на неделю. Не считаю себя сентиментальной, но до сих пор храню в архивах письмо руководства, в котором всего 4 слова: «Хороший текст получился, молодец!» В минуты моральной усталости или когда две недели до отпуска тянутся уж очень долго, я его иногда просматриваю. Бодрит.
«Проявляйте искренний интерес к другим» — это тоже Карнеги. И этот принцип тоже имеет прямое отношение к работе с удаленными сотрудниками. Даже ярые противники офиса и отъявленные социопаты, время от времени нуждаются в ощущении единства с командой. И честно сказать меня радует, когда коллеги делятся смешным видео или ссылкой по теме проекта, выкладывают в корпоративной группе Вконтакте фотографии своих сабантуев, праздников и пикников. Даже не очень, а очень-очень-очень приятно, когда я получаю на день рождения из далекого Зеленограда букет с запиской «от коллег из «Интернет-клиент»». Чуточку неформального отношения сплачивает, спаивает, формирует корпоративную лояльность.
Ничего нового? Для зубров интернет-маркетинга и опытных руководителей веб-студий — возможно. Ведь все эти моменты применимы и к работе с офисным персоналом. Однако что касается создания системы четкой и эффективной работы с удаленными сотрудниками, эти принципы жизненно важны. И, возможно, пригодятся кому-то из начинающих.
Автор: ndemina
