Мы опросили экспертов, которые на проведении митапов собаку съели (а кое-кто и питоном закусил!), и узнали, как устраивают такие мероприятия они, какие схемы организации и лайфхаки наработали, от чего предостерегают и на что обращают внимание сами. Это, конечно, не исчерпывающая инструкция по проведению митапа, а подборка советов, которые, тем не менее, могут сберечь вам много денег, личного времени и нейронов.
В IT митап больше чем митап: он и инструмент нетворкинга, и источник знаний, и формат досуга. А для организатора — способ показать свой профессионализм, усилить личный бренд в отрасли, завести полезные знакомства. Кажется, все вокруг проводят митапы, и возможно, вам тоже хочется свой. Вопрос только, с чего начать и где потом подстелить соломки.
Вот те, кто с нами поделился своим богатым опытом:
Григорий Петров (eyeofhell), DevRel в Evrone, руководитель программного комитета Moscow Python Conf++, один из организаторов сообщества Moscow Python. С 2012 года сообщество провело 72 митапа для Python-разработчиков в Москве.
Павел Макаров, директор учебного центра «Мастер ИТ» (Ульяновск). Шестнадцать лет занимается организацией митапов для двух аудиторий — IT-специалисты и предприниматели (на площадках ульяновской Точки кипения — около двух лет, где провел в общей сложности более 150 митапов).
Александр Попов, предприниматель, руководитель сообщества «Бизнес-среда» (Волгоград), проводит десятки мероприятий в год.
Прежде всего поймите, что не так страшен движ, как его малюют
Организация митапа не требует фундаментальных навыков, экстраординарных личностных черт и собрать его гораздо проще, чем устроить даже маленькую конференцию. Да, и ломать себя «ради великой цели» и подавно не нужно: организатору-интроверту незачем пытаться «включать экстраверта».
Григорий Петров:
В 2020 году в Москве и Питере собрать митап сравнительно просто. Главное — желание. В регионах сложнее, но не катастрофически сложнее.
Складывается митап из трёх основных составляющих: площадки, гостей, спикеров. Обычно на митапах делают от трёх до четырёх докладов, а сами доклады, конечно, лайтовее и лаконичнее, чем на конференциях, в среднем на 15–20 минут. Плюс формат митапа подразумевает больше общения. Взять те же наши Moscow Python Meetup и Moscow Python Conf++. Лейтмотив у них единый: мы собираем разработчиков главным образом ради общения.
Разница в одном. На конференцию приходят профессиональные разработчики, которым их наниматель покупает билет, причём приходят с конкретными вопросами и получают ответы на них от профи, включая CTO и ведущих инженеров мировых компаний. А митапы посещают и начинающие, и те, кто хочет войти в профессию, и айтишники из смежных областей, в первую очередь чтобы поговорить друг с другом.
Даже не всегда, чтобы задавать предметные вопросы, а, например, чтобы узнать, с чего начать обучение в том или ином технологическом стеке или по какой-либо специальности.
Александр Попов:
Будьте смелее. Да, готовиться к любому мероприятию нужно ответственно, но в случае с митапом от организаторов люди ждут меньшего, чем когда приходят на большую конференцию.
Если что-то пойдёт не по плану, даже не факт, что аудитория это заметит: например, что нет маркеров, спикер выступает без презентации или отсутствует проектор. Никаких канонов нет. Люди общаются на дружеской волне и обычно не ищут подводных камней и нестыковок в вашей подготовке: «Ну, наверное, так задумано».
Не обязательно иметь за спиной команду единомышленников, тем более наёмных сотрудников, да и фрилансеров стоит привлекать сугубо по необходимости
Никто не мешает вам собрать и провести митап в одиночку. Многие так и делают. Более того, такой подход разумен в том смысле, что практически всегда в команде организаторов выделяется кто-то один, «кому больше всех надо». При этом абсолютно нормально делегировать часть задач отдельным сторонним исполнителям, партнёрам или волонтёрам.
Александр Попов:
Чтобы организовать митап, может быть достаточно и одного человека. Мы занимаемся мероприятиями втроём: я, моя помощница и представитель площадки-партнёра. Ещё два человека «на подхвате»: помогают с составлением описаний событий, работают с соцсетями, контролируют технические аспекты (на месте ли флипчат, включён ли перед стартом проектор с заставкой мероприятия, сидит ли человек на регистрации, расставлены ли стулья или пуфики).
По максимуму используйте готовые решения
Причём на всех стадиях подготовки мероприятия. При желании митапы, во всяком случае небольшие, и тем более в городах с высокой концентрацией IT-компаний, можно устраивать почти без финансовых затрат. По крайней мере, с минимальными. Но поначалу есть риск либо по незнанию либо ради перестраховки пустить деньги на то, без чего легко было бы обойтись.
Собирать заявки спикеров, равно как и получать фидбэк от гостей митапов, имеет смысл с помощью обычных гугл-форм. Для регистрации посетителей на мероприятие подходят Timepad или Meetup.com.
Когда дело доходит до конкретики, начинайте организацию со сбора аудитории
Самое сложное — понять, кого пригласить на митап, а дальше разобраться, где таких людей найти и как их завлечь к себе. Пожалуй, этот этап сопряжен с самыми острыми рисками. Увы, обычное дело: площадка найдена, спикеры «заряжены», нагрянуть обещают все друзья-коллеги. Организатор сделал в Facebook-группе митапа объявление и публиковал «подогревающие» аудиторию посты. В итоге зарегистрировалось 15 человек, пришло трое. Случается, ничего не поделаешь. Как бы там ни было, даже при наличии базы контактов и при разумном промо на бесплатное мероприятие приходит гораздо меньше человек, чем зарегистрировалось, — в среднем 30–45%.
Ред.: процент пришедших называется индексом планирования. Мы изучали его отдельно в посте со статистикой с наших 18 тыс. мероприятий.
Григорий Петров:
Прежде чем делать свой митап или серию митапов, займитесь нетворкингом сами. Приходите на другие митапы, к друзьям, в университеты, на профессиональные тусовки и собирайте контакты.
Конкуренции бояться не нужно. И того, что вы без опыта окажетесь первопроходцем, тоже. Хотите, например, устроить Rust-митап, а их нет? Прикидываете, между программирующими на каких языках распределены «растовцы». Смотрите, на каких ближайших конференциях будет много «питонистов» и «плюсовиков». Идёте на конференцию, обращаетесь к организатору: «Привет, я хочу сделать митап по Rust, можно мне со сцены объявить про него и пригласить на него слушателей?» Кто-то наотрез откажется, боясь, что вы уведёте его аудиторию, а кто-то охотно согласится.
То же с личными приглашениями. Подходите к человеку и говорите: «Привет. Хочу сделать митап про рефакторинг кода в Python. Тебе интересно?» Если ему интересно, предлагаете ему обменяться контактами в Telegram. Добавляете его туда с тегом meetup. Как только вхождений тега наберётся больше сотни — бинго. Дальше намечаете дату ивента, чтобы он не пересекался с крупнейшими конференциями в индустрии, с календарными праздниками и т. д. И отправляетесь договариваться с площадкой. Затем методично обходите протегированных в Telegram: «Привет, у нас первый митап такого-то числа, буду рад видеть», — со ссылкой на страницу события. Первые года два, так или иначе, потенциальных гостей нужно будет обрабатывать преимущественно через мессенджер и с помощью email-рассылки.
Не упускайте из виду, для кого именно делаете конкретный митап
Например, для джуниоров, пред-миддлов или миддлов и т. д. Возможно, при регистрации на событие целесообразно будет попросить людей указывать уровень компетенций. Как вариант, и основные профессиональные интересы — однако здесь важно не переборщить: подробнее расспрашивать стоит тех представителей аудитории, которые уже посетили одно-два ваших мероприятия и хоть в какой-то степени лояльны вам, иначе большое число дополнительных вопросов грозит убить у человека желание зарегистрироваться.
Заранее подумайте, какие возможности для общения вы дадите гостям митапа и как можно упростить им нетворкинг
Намеренно, форсированно сводить людей — не лучший вариант. Однако если митап подразумевает интерактив или некую совместную деятельность участников, отдельные инструменты для упрощения знакомства, бывает, оказываются полезными.
Александр Попов:
Если аудитория небольшая, человек тридцать, каждому из собравшихся вначале уделяем 20–30 секунд, чтобы он представился по определённому алгоритму: сказал, где работает, какой у него опыт, каков его актуальный запрос и чем он может быть полезен другим. Обычно я начинаю с себя и передаю эстафету кому-то из зала. На это уходит порядка 15 минут. Когда посетителей больше (от 20 человек), эта техника требует много времени. Тогда делим людей на группы по шесть-восемь человек, и они общаются по такому же сценарию, но внутри своего кружка. Потом прошу всех участников перемешаться и образовать новые круги таким образом, чтобы незнакомых людей в их группе было максимальное количество.
Митапы — это главным образом «про поговорить», но не забывайте о спикерах и темах
Вместе с тем, как спикеры, так и темы должны работать на то, чтобы участникам… да, было о чём плодотворно поговорить.
Григорий Петров:
В случае с митапами не столь важна звёздность спикера. Важнее, способен ли он подтолкнуть людей к продуктивному общению, поднимает ли горячие для индустрии темы. Например, на наших Python-митапах самый живой интерес у публики вызывают темы, которые инициируют обучение, вовлекают человека во взаимодействие: действительно ли Python хорош для новичков, правда ли он годится только для ML. Или, грубо говоря, «Python vs. Go в бэкенде», «Как в 2020 году обстоит дело с разработкой мобильных приложений на Python» и так далее. Если вы разбираетесь в теме (а лучше всего и правда делать мероприятия по теме, в которой ориентируешься и которой заряжен), то и сами прекрасно знаете, что в связи с ней сейчас у комьюнити «подгорает», что самое горячее. <…> Спикеры же — наименее проблематичная из трёх главных составляющих митапа. Выступаете сами, ищете кандидатов среди знакомых, в своей компании, на других профильных конференциях и митапах. Оптимально, когда на митапе три спикера. Не пришёл один — ничего страшного. Со временем у вас сформируется резерв, из которого в случае внезапной болезни спикера можно будет быстро «выдернуть» запасного.
Разумный способ подобрать удачные темы для митапа — «просто спросить» у своей целевой аудитории, что её занимает, тревожит, привлекает
Александр Попов:
Когда мы разрабатывали обучающий курс для предпринимателей, опросили 150 человек. Говорили с каждым от 10 до 30 минут и задавали им открытые вопросы, которые выявляли их «боли» и потребности, «хотелки». На основе их ответов мы составили «матрицу смыслов», опираясь на которую во многом и формулировали темы следующих мероприятий.
При выборе площадки проверьте, насколько «человекопригодные» на ней условия
Легко ли будет гостям добираться до места и будет ли им потом комфортно провести в пространстве те два, три, четыре часа, которые вы выделили на митап.
Павел Макаров:
Убедитесь в том, что вашей аудитории удобно добираться до места проведения митапа — как на общественном транспорте, так и на личном. Имеются ли поблизости парковки, есть ли рядом кафе — в том случае, если митап у вас длиннее обычного и предусматривает перерыв на обед. Проверьте, насколько светло в помещении и насколько хорошо оно затемняется (достаточно ли для нормальной работы с проектором). Наконец, нет ли рядом с локацией серьёзного источника шума. Например, стройка рядом — огромный минус. <…> А ещё мало кто из организаторов, помимо температуры в помещении, обращает внимание на то, насколько оно насыщено кислородом. Зал, где собралось 50–80 человек, быстро «выдыхивается». Я специально купил анализатор воздуха и проверил сам: через полчаса в помещении вдвое превышается норма содержания углекислого газа. А значит, у посетителей падает работоспособность, им труднее фокусироваться на материале. Так что заранее проверьте, насколько хорошо проветривается помещение. Мы с коллегами сразу смотрим, открываются ли окна в зале так, чтобы не было сквозняка, есть ли куда в перерыве во время проветривания переместиться гостям.
Ред.: если ваш митап некоммерческий, вы всегда можете провести его в одной из ближайших Точек кипения.
Во многих есть хороший выбор помещений и оборудования. Денег за это не возьмут.
Крайне предпочтительна площадка с лаундж-зоной, где посетители смогут вольготно общаться между собой и со спикерами
Григорий Петров:
Если в пространстве один зал с креслами, экраном, проектором… и всё — то это крайне плохо для митапа. Площадка должна быть приспособлена для общения. Так уж устроен наш : когда рядом несколько человек, они друг с другом разговаривают, а когда их 100–150, им друг с другом тяжело просто начать что-нибудь обсуждать. В том числе поэтому нужна зона для общения, желательно с чаем и кофе. Пусть даже кофейные бойлеры забрендируют владельцы пространства, ничего страшного.
Фиксируйте на видео, что происходит на митапе
Что потом делать с видео, зависит от того, эксклюзивна ли контент-часть митапа, высокое ли качество у записи, кто собрался на мероприятии (и нужен ли будет им такой контент впоследствии). Рабочий вариант — загружать выступления спикеров на YouTube-канал с доступом по прямой ссылке и делиться записями со своей аудиторией (например, давать ссылку на видео в email-рассылке). Кроме того, посмотреть на митап со стороны постфактум бывает полезно для работы над ошибками.
Здорово, если видеозаписью занимается администрация площадки и у неё есть необходимая техника и человек, ответственный за неё (такое не редкость). Нет — и не беда: достаточно выбрать для съёмки точку с мало-мальски приличным обзором, поставить простенькую зеркалку или даже смартфон на треногу и включить запись. Для начала — абсолютно нормально.
Заведите чеклист по подготовке митапов
Даже если в сценарии вашей подготовки к событиям, которые вы устраиваете, пока мало пунктов, лучше составьте сводный документ, где будут перечислены:
— все основные действия, которые необходимо предпринять при организации ивента;
— все, с кем вы регулярно взаимодействуете при организации митапов;
— предметы, в наличии которых на площадке нужно проверить (запасные батарейки для микрофона, кабели и переходники, кликер, переключатель слайдов и т. п.).
Благодаря такому чеклисту вам в том числе будет проще оперативно подключаться к работе новых людей, присоединившихся к вашей команде.
Александр Попов:
В чеклисте нашей команды расписаны все активности и зоны ответственности по митапу. Что к какому числу должно быть выполнено — и кем. В частности, кто и когда договаривается со спикерами, описывает событие и создаёт страницу регистрации, заказывает и принимает у дизайнера визуалы, размещает рекламные и информационные посты, подготавливает зал к мероприятию и прочее.
Длительность митапа зависит от многих факторов, но лучше всего, чтобы он укладывался в пределы от полутора до двух — двух с половиной часов
Меньше — вряд ли удастся успеть сделать что-то осмысленное, больше — увеличивается риск того, что у собравшихся начнётся «расфокус», да и не каждый заинтересованный готов выделить большую часть дня или целый вечер под локальный IT-ивент.
Павел Макаров:
Есть не только разумный максимум, но и разумный минимум длительности митапа. По моему опыту, это приблизительно полтора часа. В конце концов, если мероприятие более короткое, люди даже при неплохой программе могут быть разочарованы тем, что потратили время на дорогу и отказались от других занятий ради слишком малого. Оптимально — два-три часа. Но если митап длится три часа и больше, то через полтора часа (плюс-минус) стоит сделать перерыв.
Григорий Петров:
Бесплатные митапы более или менее стандартного формата чаще принято проводить в будни после работы, приблизительно с 19:00 до 21:00 (самые активные по своей инициативе продолжают общаться на афтепати). Понятно, какое-то время следует закладывать на «усушку» (в случае чего заменить микрофон, чуть-чуть подождать опоздавших и т. д.). Спикерам выделяем минут по двадцать, между их выступлениями — перерывы для общения на 10-15 минут. Можно устраивать такие мероприятия и в пятницу вечером, только тогда велик риск, что люди предпочтут вашему митапу иное времяпрепровождение.
Не стоит начинать продвигать митап раньше чем за три недели до его старта
А вот минимальный срок зависит от вашей базы контактов, от её «прогретости», от репутации ваших митапов, от того, насколько быстро вы умеете собрать мероприятие и т. д.
Павел Макаров:
В 2019 году мы, случается, начинали подготовку за неделю, даже меньше. Но у нас большая база, да и опыт в проведении митапов порядочный. Тем, кто только пробует свои силы в их организации, я бы посоветовал закладывать на всё про всё две с половиной — три недели. Такого периода достаточно, чтобы придумать позиционирование мероприятия, создать посадочную страницу, построить цикл сообщений, начать собирать регистрации и т. д. Стартовать раньше смысла нет: народ остынет и не придёт.
Но продвигать митап нужно, сам себя он не продвинет
(это работает только у тех, кто делает крутые митапы много лет кряду, и то с оговорками). Лучше всего по детальному плану.
Павел Макаров:
Перед каждым митапом мы определяем, какие каналы будем использовать и что куда станем закидывать. Обычно первый — электронная почта: отправляем письма с информацией о грядущем событии тем участникам прошлых мероприятий, которые дали согласие на получение email-рассылки. Второй — ВК-рассылка от имени группы тем её участникам, кто подписался на определённую тему (у нас несколько линеек мероприятий). Третий — SMS. Четвёртый — голосовые сообщения на телефонный номер. У каждого из четырёх каналов не стопроцентные доходимость и открываемость, поэтому комбинируем их в разных пропорциях.
Далее делаем посты в Facebook и во «ВКонтакте». Таргетированную рекламу в некоторых случаях дополнительно покупаем, в некоторых нет (на участников предыдущих митапов, на аудиторию look-alike и т. д.). Чтобы не «перегреть» аудиторию, не частим. Голосовые сообщения на телефон — от силы раз в месяц. Текстовые — не чаще раза в неделю, а обычно даже реже. Получается, что при организации митапа мы можем потревожить людей максимум двумя «волнами». Причём вторая проходит обычно за три дня до события (многие оставляют регистрацию «на потом», вот на них здесь и расчёт). С теми, кто зарегистрировался, ведется дополнительная работа. Им накануне обязательно необходимо напомнить, что завтра состоится митап: почтовой рассылкой, SMS, сообщением во «ВКонтакте», — в зависимости от ситуации и истории ваших коммуникаций.
Опережая возможное возмущение по поводу голосовых рассылок: периодически мы опрашиваем свою аудиторию, не раздражает ли её такой формат. Интересно, что почти никого не раздражает, при условии что голосовое от нас приходит не чаще раза в месяц.
Если вы не собираетесь ограничиться одним-двумя ивентами, лучше проводите митапы с заранее заданной регулярностью
Например, раз в три месяца. Если митап и его организатор исчезают из поля зрения аудитории, та быстро отвыкает от него, и вы начинаете терять с таким трудом собранную базу.
Григорий Петров:
Чтобы митап рос, нужно очень внимательно собирать аудиторию early adopters, заботиться о ней и отслеживать ее динамику. Очень важно подписывать визитеров и заинтересовавшихся на список рассылки и анонсы следующих мероприятий. Хорошо раз в месяц отсылать им дайджест, включающий в себя анонс следующего митапа, а если вы снимали видео, то можно дать ссылку и на него. Это важно: люди привыкают к тому, что им приходит рассылка. Мало-помалу вы будете наращивать эту аудиторию early adopters. Может быть, на первый митап зарегистрируется 100 человек, но придёт 30; посетить второй «подпишется» 110, а доберутся до вас 27; на третий зарегистрируется 130, и только 40 вы увидите в зале и так далее. Через несколько лет у вас сложится лояльная — и обширная — аудитория. Если заниматься работой с ней системно, в какой-то момент осознаешь, что очередной митап «как-то сам» собрал сотню человек.
Это работа, приносящая плоды in the long run. Заниматься ею имеет смысл постоянно. Скажем, каждый день пять-семь минут тратить на добавление контактов потенциальных гостей в мессенджер, раз в две-три недели — ходить на другие митапы и договариваться с площадками.
P.S. Возможно, вам также будет интересна всевозможная статистика по различным мероприятиям, начиная от среднестатистического числа участников и заканчивая индексом планирования. Мы собрали таковую с 18 тыс. ивентов и написали отдельный пост.
Ну а если вы ищите площадку для своего митапа (лекции, семинара, конференции), присмотритесь к нашим Точкам. It’s all for free!
Автор: SvetBolgova
