Которые все совершают, и из-за которых потом приходится все переделывать
Подавляющее большинство ИТ-инфраструктур малого бизнеса, с которыми мне пришлось сталкиваться, имеют один существенный недостаток – они не масштабируемы. Нет, нет, проблема не в том, что к имеющимся в настоящий момент 50-ти компьютерам вы не можете подключить 51-й. Проблема в том, что заложенная изначально архитектура создает с ростом бизнеса непропорционально больше проблем и затрат, нежели приносит пользы.
У молодого бизнеса горизонт планирования, как правило, ограничен годом, а то и парой месяцев, и построение ИТ-инфраструктуры является далеко не самой насущной проблемой. Если есть быстрое и дешевое решение, пусть и с побочными эффектами в будущем, бизнес выберет его, чем более дорогое, но правильное с точки зрения дальнейших перспектив. И в этом нет ничего плохого. Плохо, когда данная практика продолжается уже после того, как бизнес окреп и уверенно смотрит в будущее.
В данной статье я освещу несколько моментов, на которые стоит вовремя обратить внимание, и которые могут помочь компаниям избежать потерь, связанных с полным переделыванием ИТ-инфраструктуры по мере роста бизнеса:
1. «Зоопарк» оборудования и несистемные закупки компьютерной техники
В малом бизнесе оборудование обычно покупается и меняется по мере надобности и ровно в тех количествах и качествах, в которых оно нужно прямо здесь и сейчас. Модели же компьютерной техники, представленные на рынке, меняются порой по несколько раз в год, заменяясь более новыми или более дешевыми. В таких условиях в небольших компаниях неизбежно появление «зоопарка» компьютерной техники, когда в сети невозможно найти два одинаковых сервера или даже два одинаковых компьютера, но это не является особой проблемой, пока возникающие задачи обслуживания носят исключительно «разовый» характер.
По мере роста бизнеса разные модели оборудования помимо линейного увеличения задач обслуживания создают дополнительные сложности при планировании и проведении изменений, формировании резервов и даже модернизации компьютерного парка, требуя точного учета и анализа каждого элемента. Все это повышает затраты и негативно влияет на качество проводимых работ. На стандартизацию же используемой техники могут потребоваться годы, пока приобретенное ранее оборудование выработает свой ресурс.
Чтобы не встать однажды перед выбором выкинуть старое оборудование или переплачивать за его обслуживание, растущему бизнесу необходимо при закупках компьютерной техники руководствоваться в первую очередь вопросами совокупной стоимости владения, а не сиюминутными потребностями. Проведение ежегодных или хотя бы ежеквартальных закупок компьютерной техники позволит значительно сократить «разнообразие», упростив тем самым как задачи регулярного обслуживания, так и планирования, и проведения изменений в сети.
2. Кабельная сеть, сделанная по количеству сотрудников.
Почему-то практически всегда при аренде нового офиса руководство малого бизнеса старается сэкономить на монтаже слаботочной (да и электрической) проводки суммы, которые зачастую не превышают и 10% месячного платежа за аренду. Обычная аргументация: у нас в этом кабинете (30 квадратных метров) будет сидеть только два человека. Убедить руководство бизнеса в чем-либо не представляется возможным, т.к. они точно знаю, что компания «если и вырастет, то на 1-2 человека».
Естественно через пару лет все помещения заполняются под завязку. Потребности снимать новый офис нет, а вот старый обрастает грудой проводов, коммутаторов и удлинителей, валяющихся на полу и стремящихся сломаться в самый неподходящий момент. Переделать кабельную сеть в плотно набитом мебелью офисе, да еще когда работы можно проводить только в выходные или даже ночью стоит на порядок (да, да, именно на порядок) дороже, чем стоил первоначальный монтаж.
Признайтесь уже себе, что вы снимаете новый офис в четыре раза больше предыдущего не для того, чтобы переплачивать за пустующие площади. Делайте силовую и слаботочную разводку, исходя из максимально возможной набивки помещений, и делайте ее сразу.
3. Отсутствие структуры хранения данных на файловом сервере
Файловый сервер в малом бизнесе зачастую представляет собой «сетевой диск» с 200 папками в корне и тысячами документов, назначение которых уже мало кто понимает. Инструктаж по работе с файловым сервером нового сотрудника обычно выглядит так: зайди на сервер в папку «Иванов» и найди в ней такой то-то файл, при этом сам Иванов был уволен из компании еще 6 лет назад. И, тем не менее, это прекрасно работает и решает свои функции до тех пор, пока компания остается маленькой.
Когда же компания вырастает, на подобном файловом сервере начинают происходить чудеса – то кто-то выделит часть папок и перенесет их куда-то, то кто-то перезапишет документ, над которым неделю корпел другой сотрудник, или вообще удалит что-то «ненужное». Регулярные резервные копии позволяют исправить ситуацию, но не повышают доверие к ресурсу. Распределить же права доступа в рамках существующей структуры файлового сервера не представляется возможным, т.к. всем нужны все папки. Единственный выход – спроектировать и запустить в работу новый файловый сервер, перенести на него нужные данные со старого, а старый убрать в архив.
Если вы создаете у себя в компании централизованное хранение документов, то, пожалуйста, проработайте его структуру и распределение прав доступа сразу так, чтобы сотрудники могли вносить и изменять только свои данные (либо данные своего подразделения). Структура файлового сервера и распределение прав доступа – это не вопрос доверия или недоверия к сотрудникам, а в первую очередь вопрос структурирования хранения данных, когда каждый сотрудник уверен, что его труд не исчезнет по чьей-то ошибке и знает, кто отвечает за бардак в той или иной папке.
4. Безлимитные почтовые ящики
Принято считать, что ограничения на размер почтового ящика – это пережиток прошлого, когда диски были дорогие и Интернет медленным. В маленьких компаниях зачастую отсутствуют какие-либо ограничения на размер хранимой переписки, и пользователи не напрягают себя вопросами регулярной очистки почтового ящика от ненужных писем, а нужные письма смело хранят только в почте, т.к. «их там всегда можно найти если что». Даже при наличии собственного почтового сервера почтовые ящики по 30 Гбайт размером не представляют никакой проблемы, если в компании работает всего 5 человек.
При этом картина кардинально меняется, когда с почтой начинают работать одновременно хотя бы 100-200 пользователей. Размер почтовой базы становится настолько большим, что для создания (и хранения) ее регулярных резервных копий требуется не только огромное дисковое пространство, но и производительные (и дорогостоящие) системы резервного копирования. И это все нужно только для того, чтобы хранить 90% никому ненужной информации. Заставить пользователей самостоятельно очистить почтовые ящики нереально — ни один человек в здравом уме не сможет просмотреть свою переписку за последние 5-6 лет (в среднем 50-100 тысяч писем). Просто удалить ее также нельзя, т.к. там действительно лежат важные документы, которые были оставлены на случай «если что» и о которых вспомнить можно только когда это «что» случится. Единственный выход – выгрузить все архив, и подключить всем пустые ящики с настроенными ограничениями, стимулирующими пользователей сразу удалять ненужную переписку, а важные документы сохранять туда, где им действительно место.
Ограничения на размер почтового ящика – это не атавизм, это стимул для сотрудников использовать почту только для текущей переписки, своевременно очищая ящики от мусора и помещая важную информацию туда, где ей действительно место: на файловый сервер (в папки проектов, контрагентов, договоров), в систему управления предприятием или корпоративный портал. Политика ограничения позволяет вам при любых модернизациях легко мигрировать существующие почтовые ящики и, что главное, покупать оборудование и лицензии, которые будут обслуживать действительно полезный объем данных, а не огромные архивы котиков и пятничных видеороликов.
5. Права локальных администраторов у сотрудников
Возможность сотрудников самостоятельно устанавливать «все что нужно для работы» в лучшем случае превращает компьютер в рассадник конфликтующего друг с другом и контрафактного ПО, а в худшем — в центр распространения вирусов. Наличие самой возможности у пользователя влиять на работу операционной системы на компьютере по статистике не прибавляет стабильности и скорости к ее работе, а проблемы создает гарантировано. По мере роста бизнеса такие избыточные права будут все яснее отражаться в стоимости поддержки. Чтобы устранить последствия такой политики и избавиться от накопленных ошибок может потребоваться полная переустановка операционных систем на рабочих местах.
Разделение прав доступа придумали не для того, чтобы ущемлять чувства тех, кто в душе родился системным администратором. Возможность ограничения доступа к системным настройкам позволяет исключить влияние некомпетентных действий или просто ошибок пользователей на качество работы операционной системы. Практика ограничения прав доступа позволяет не только сэкономить на стоимости поддержки, но еще и значительно повысить стабильность работы компьютерных систем.
6. Разработка и построение ИТ-систем без документации
К моему удивлению, малый бизнес не испытывает совершенно никаких проблем с тем, чтобы найти гениального программиста, который сделает сайт, корпоративный портал, систему управления или даже просто напишет парочку простеньких отчетов. Документация на код и разработку никого не волнует – ведь и так видно, что сделано качественно, работает как часы и стоит недорого. Со временем первый программист куда-то пропадает и появляется второй не менее гениальный, который также быстро, четко и недорого делает все, что у него попросят и, конечно же, без всякой документации – к черту эти формальности.
Но чем крупнее бизнес, тем все сложнее ему найти гениальных программистов. Компания растет и изменяется, в ней меняются бизнес-процессы и тут выясняется, что эти бездари за небольшое изменение функции, которую вам когда-то целиком сделали за 2 часа и тысячу рублей, требуют месяц работы и сумму на два нуля больше. Более того, ваша система, которая прекрасно работала на стареньком компьютере в сети из 20 пользователей, вдруг начала тормозить при 100, хотя вы уже давно перенесли ее на несравнимо более быстрые сервера. Сисадмины говорят, что сервера не загружены, а программисты что-то неуверенно мямлят про архитектуру, запросы и какие-то блокировки таблиц. Разработанная ранее система превращается из инструмента повышения эффективности бизнеса в денежный пылесос, без которой бизнес уже не может функционировать.
Документация на системы в целом и на разработку в частности – это не дополнительный, а не необходимый атрибут качественно выполненной работы. Для специалиста составить документацию не представляет особой сложности. Наличие же документации позволяет не только проще передавать дела новым разработчикам, но и привлекать внешних экспертов для независимой оценки качества выполненного проекта.
7. Вера в бренды и покупка оборудования только под текущие задачи
Нередко после очередного сбоя малый бизнес покупает «ну очень качественное оборудование», ожидая, что теперь у них точно ничего не сломается. Т.к. бизнес все еще маленький, а оборудование дорогое, то покупаются модели поскромнее, «содержащие весь необходимый функционал». Так в компании появляются двухъюнитовые сервера HP с одним процессором, двумя дисками и 4 гигабайтами оперативной памяти и это, зачастую, достаточно для решения стоящих задач.
По мере роста компании выясняется, что даже «ну очень качественное оборудование» иногда все же ломается и необходимо обеспечивать как минимум подмену, а в идеале горячее резервирование. Кроме того, приобретённое ранее оборудование имеет недостаточную мощность, а стоимость ее увеличения (добавить оперативную память, поставить дополнительные диски и процессор) сравнима с покупкой нового, но не столько брендового аналога. При этом бюджеты на ИТ все еще ограничены и встает вопрос как ими правильно распорядиться. Выбор не самый простой – держаться за бренд или построить сеть на более доступных устройствах, но с полным резервированием, выкинув приобретенные ранее устройства.
Принимая решение о приобретении того или иного оборудования следует исходить не из функций, которые оно будет обслуживать сейчас, а из функций, которые оно будет обслуживать ближе к списанию. Брендовое оборудование, безусловно, качественное оборудование, но покупать его стоит только тогда, когда уже по-другому качество работы ИТ-инфраструктуру нельзя улучшить. Если же у вас стоит выбор между покупкой единственного, но брендового сервера, и двух маркой попроще, то стоит выбрать последнее – пользы будет больше.
8. Заправка картриджей
Небольшие компании, приобретая принтеры, зачастую руководствуются вопросами эстетичного вида, скорости печати и цены самого принтера, не обращая внимания на стоимость отпечатка и планируемые объемы печати – ведь заправка картриджей решает любые вопросы.
При увеличении компании, использование оригинальных расходных материалов не становится дешевле, при этом объемы печати увеличиваются настолько, что специалисты по заправке картриджей и инженеры по ремонту принтеров появляются в офисе чуть ли не ежедневно. Понятие «грязный отпечаток» становится фирменным стилем компании. Сотрудники стараются не приходить в офис в белой рубашке, опасаясь запачкать ее при печати документов. Необходимость менять приобретенные ранее принтеры становится очевидной.
Даже если вы супер-маленькая компания, выбирая себе принтер руководствуйтесь тем, чтобы картриджи в нем нужно было менять не чаще одного раза в месяц, а стоимость отпечатка была посильной для покупки оригинальных расходных материалов. Приобретение такого принтера, зачастую, окупится вам с первого же картриджа и избавит вас в дальнейшем от необходимости выкидывать из целей экономии все купленные ранее аппараты.
9. Использование решений для малого бизнеса
На рынке огромное количество решений, разработанных специально для малого бизнеса – это лицензии на программное обеспечение, облачные сервисы, аналоговые телефонные станции, это сканеры и принтеры, не поддерживающие работу по сети, это неуправляемые коммутаторы и небольшие сетевые хранилища. Всех их объединяет одно – их функционал и возможности строго ограничены. И что самое плохое, некоторые из этих ограничений, зачастую, невозможно убрать ни за какие деньги. По этой причине, когда бизнес вырастает и начинает упираться в них, он встает перед выбором: либо смириться и жить с ними дальше, либо переделать все полностью.
Решения для малого бизнеса – отличная штука для компаний, которые всегда будут маленькими. Но если бизнес растет, то, принимая решения о покупке тех или иных систем, стоит ориентироваться не только на функциональные возможности решения сейчас, но и на возможности данного решения потом. Это позволит не тратить деньги на покупку тех систем, которые потом придется списать, но, что самое главное, позволит сэкономить деньги на их внедрении и последующем отказе от их использования.
Заключение:
Программное и аппаратное обеспечение имеет срок полезного использования в диапазоне от 3 до 5 лет, а бизнес-приложения рассчитаны на десятилетия работы. Списание ИТ-систем ранее их срока полезного использования означает потерянные деньги. Малый же бизнес, принимая решения о тех или иных инвестициях в ИТ, ориентируется, зачастую, на один-два года их использования, а то и несколько месяцев. Такой горизонт планирования неизбежно приводит к ошибочным действиям и, как следствие, потерянным деньгам в будущем. Стоимость же исправления допущенных на старте ошибок может значительно превышать стоимость правильной организации ИТ-инфраструктуры в самом начале.
Успехов!
Автор: ikormachev
