Методика вычисления оптимального уровня затрат на корпоративное ИТ

Как перестать бояться технологий и начать их эффективно применять

Луддиты в 1812 году разрушали станки. Примерно также сейчас поступают руководители компаний и технические специалисты при оптимизации расходов на ИТ.

Сколько нужно специалистов для обслуживания 268 компьютеров? 14 серверов на 450 пользователей — это много или мало? Наши админы купили такую-то программу — это правильное решение? — подобные вопросы задают мне руководители компаний, когда пытаются разобраться, оптимальны ли затраты их компании на корпоративное ИТ или нет. Лично у меня на эти вопросы нет односложных ответов. Но даже более — я считаю, что односложные ответы на подобные вопросы только навредят компании.

Все дело в том, что корпоративное ИТ — это не просто набор оборудования, программ и небритых людей в свитерах с оленями. Это еще и рабочий инструмент, от которого зависит эффективность работы компании. По этой причине говорить об оптимальности затрат на ИТ, не понимая, как эти самые затраты влияют на бизнес, мягко говоря, недальновидно.

Ниже я хочу поделиться своим подходом к оптимизации расходов на корпоративное ИТ. Для этого я постараюсь доходчиво объяснить, какую пользу бизнес получает от информационных технологий, как считать эту пользу и соотносить с затратами, и предложу один из методов вычисления оптимального уровня затрат на ИТ. Надеюсь, что моя статья поможет некоторым руководителям компаний и техническим специалистам пересмотреть свои взгляды как на корпоративное ИТ в целом, так на оптимизацию связанных с ним расходов в частности. На этом вступление заканчиваю и перехожу к сути:

Все изложение я разбил на пять последовательных вопросов:

• Когда расходы на ИТ в компаниях оптимальны, и что такое точка оптимальных затрат?
• Как считать пользу для бизнеса от информационных технологий и затраты на них?
• Как связаны затраты на ИТ и польза для бизнеса?
• Как вычислить текущее значение оптимальных затрат на ИТ?
• Как надо, как не надо и зачем вообще оптимизировать затраты на ИТ?

Итак, по порядку:

Когда расходы на ИТ в компаниях оптимальны, и что такое точка оптимальных затрат?

Никто никогда не запрещал компаниям работать «по старинке» — составлять договоры от руки, ездить в банк с платежками, делать копии документов “под копирку”. Никто никогда не требовал от компаний покупать компьютеры и нанимать админов. Почему тогда компьютеры применяются в бизнесе повсеместно?

Все дело в том, что информационные технологии изменили парадигму офисного труда так же, как когда-то станки изменили парадигму производства. Компьютеры позволили сократить штат сметчиков, машинисток, учетчиков, бухгалтеров и понизили профессиональные требования к офисным профессиям, сведя их, по сути, к операторам ПК. Там, где раньше требовалось несколько квалифицированных специалистов, теперь достаточно одного пользователя с компьютером.

Компании все еще могут работать «по старинке» и содержать огромный штат офисных сотрудников, но при текущем уровне развития технологий, такие затраты на офисное делопроизводство получатся несоразмерными результату или неоптимальными. Также компании могут попытаться заменить всех офисных сотрудников роботами с искусственным интеллектом, но при текущем уровне развития технологий, такие затраты на офисное делопроизводство также получатся несоразмерными результату или неоптимальными.

Информационные технологии повышают производительность труда офисных сотрудников, но пока не способны заменить их полностью. Поэтому экономический эффект от применения информационных технологий зависит от баланса между затратами на офисных сотрудников и затратами на информационные технологии. Как всегда, при выборе между двумя крайностями существует некая золотая середина, которую я называю точкой оптимальных затрат:

Точка оптимальных затрат на ИТ – тот уровень затрат на ИТ, при котором общие расходы на офисное делопроизводство, включая расходы на ИТ, достигают минимального возможного значения.

Стоит отметить, что за любой точкой оптимальных затрат стоит вполне определенное оборудование, программы и технические решения. Но технический прогресс, как и бизнес не стоит на месте, и точка оптимальных затрат изменяется со временем, в то время как приобретенное когда-то оборудование и программы остаются неизменными. И если переход в новую точку оптимальных затрат связан с отказом от сделанных ранее инвестиций, то это только ухудшает экономический эффект от применения информационных технологий. По этой причине при оценке оптимальности расходов на ИТ я использую следующий критерий:

Текущие расходы на ИТ оптимальны, когда они приближают компанию к достижению точки оптимальных затрат и позволяют ей удерживаться в этой точке в долгосрочной перспективе.

Тут я рискую совершенно вас запутать, поэтому давайте начнем с малого – с вычисления точки оптимальных затрат для компании в текущий момент времени. А для этого придется научиться считать создаваемую информационными технологиями пользу для бизнеса и корректно соотносить ее с затратами на ИТ. Поэтому переходим к следующему вопросу:

Как считать пользу для бизнеса от информационных технологий и затраты на них?

Информационные технологии повышают производительность труда офисных сотрудников, упрощая и автоматизируя повседневную офисную рутину. За счет применения информационных технологий компания снижает трудозатраты на офисное делопроизводство и экономит рабочее время офисных сотрудников. Именно поэтому пользу от информационных технологий для бизнеса я предпочитаю считать в сэкономленном за счет их применения рабочем времени офисных сотрудников.

Чтобы сравнивать пользу от информационных технологий с затратами на них, обе эти величины необходимо привести к единой системе изменения. Для этого можно сэкономленное время офисных сотрудников преобразовать в деньги, но подобные абсолютные показатели отличаются от одной компании к другой и мало информативны. По этой причине, я предпочитаю измерять расходы на ИТ и сэкономленное время сотрудников в относительных величинах – в процентах от среднемесячного фонда оплаты труда офисных сотрудников (ФОТ).

Поскольку затраты на ИТ делятся на операционные и капитальные, то для корректного сравнения пользы для бизнеса с затратами на информационные технологии, я придерживаюсь следующих принципов расчета этих величин:

При вычислении затрат на ИТ необходимо нормировать все расходы на ИТ на срок их полезного использования. Если сервер покупается на 5 лет, то он обходится компании в 1/60 (5*12 месяцев) от стоимости своего приобретения ежемесячно. Если проект делается на 3 года, то он обходится компании в 1/36 своей стоимости ежемесячно. Полученные среднемесячные затраты необходимо соотнести со среднемесячным ФОТ офисных сотрудников.

При вычислении пользы для бизнеса от ИТ необходимо измерить, сколько времени ежедневно/еженедельно/ежемесячно экономит ИТ офисным сотрудникам, и соотнести полученную цифру с общим временем работы сотрудников за эти периоды. Если сотрудники в среднем работают 8-9 часов в день или около 500 минут, то каждые 5 минут повседневной рутины обходятся компании в 1% от ФОТ. Если информационные технологии сокращают повседневную рутину хотя бы на час в день, то они экономят компании 12% от ФОТ офисных сотрудников.

Далее в статье под затратами на ИТ и пользой от него для бизнеса я буду подразумевать величины, вычисленные по принципам выше.

Для компаний, которые работают не первый год, затраты на ИТ можно примерно оценить, посчитав все расходы на оборудование, программы, админов, каналы связи и картриджи за 4-5 лет и соотнеся их с фондом оплаты труда офисных сотрудников за тот же период. По моему опыту, для большинства компаний затраты на ИТ при такой модели расчета находятся в диапазоне от 5 до 15% от ФОТ. Причем, зависит это соотношение в основном от среднего размера оплаты труда в компании, а не от крутости внутреннего ИТ.

В случае подсчета абсолютной пользы от ИТ все несколько сложнее. За давностью лет уже мало кто помнит, сколько времени уходит на составление договоров на печатной машинке, переписку с клиентами через почту России, черчение на кульманах и ведение складского учета в тетрадке. Абсолютная пользы от ИТ уже давно обесценилась. Но если попытаться представить себе жизнь без компьютеров, то станет ясно, что даже самый простой компьютер и принтер (не более 4% от ФОТ в долгосрочной перспективе), экономит, как минимум, пару часов работы в день (каждый час работы — это 12% от ФОТ).

Если бы моей задачей сейчас было обосновать выгодность корпоративного ИТ, то на этой ноте можно было бы и заканчивать статью. Но моя задача – найти тот уровень затрат на ИТ, который принесет компании максимальный экономический эффект. А для этого придется разобраться со следующим вопросом:

Как связаны затраты на ИТ и польза для бизнеса?

Все параметры информационных систем, которые влияют на производительность труда офисных сотрудников, можно разбить на пять общих категорий:

1. Функциональные возможности информационных систем

   Функциональные возможности – это набор действий, которые могут выполнять пользователи в информационной системе. Именно от функциональных возможностей информационных систем (и умения их применять) зависит какие офисные задачи удастся упростить или вовсе автоматизировать, а какие придется делать «по старинке».

2. Простота рабочего окружения

   Простота рабочего окружения – это количество действий, затрачиваемых на достижение нужного результата. Необходимость постоянно искать документы на «файлопомойке», вводить десятки логинов/паролей на доступ к разным системам, заходить в меню энной степени вложенности, или бегать до принтера в дальний конец коридора только усложняет рабочее окружение и отнимает рабочее время сотрудников.

3. Эргономичность рабочих мест пользователей

   Эргономика – это соответствие рабочего места физиологическим особенностям человека. Если сотрудникам неудобно сидеть за компьютером, если у них болят глаза от монитора или пальцы от клавиатуры, то они чаще отвлекаются и меньше работают. Ни одна система мотивации не устоит перед резью в глазах от дешевого монитора или перед болью в спине из-за неудобного кресла.

4. Скорость информационных систем

   Со скоростью работы информационных систем все просто — приходится сотрудникам ждать, когда система сообразит (запустится/посчитает/выдаст нужную информацию) или не приходится. Чем выше скорость систем, тем меньше времени офисные сотрудники теряют в ожидании отклика от нее.

5. Надежность информационных систем и оперативность техподдержки

   От надежности информационных систем и оперативности технической поддержки зависит, сколько времени офисным сотрудникам приходится тратить на общение с айтишниками, вместо работы. Правда помимо общения с админами, в некоторых случаях, офисным сотрудникам приходится еще и переделывать работу, которая потерялась в результате сбоя, или извиняться перед клиентами за срыв сроков.

Каждая из перечисленных выше категорий может ограничивать полезный эффект от других категорий. Если информационные системы в компании или постоянно ломаются, или дико тормозят, или не имеют нужного в работе функционала или если рабочее окружение офисных сотрудников слишком сложное или неудобное, то не имеет значения, насколько хорошо сделано все остальное – производительность офисных сотрудников будет низкая.

Если перейти к аналогиям, все перечисленные выше критерии влияют на производительность труда офисных сотрудников также, как пять вентилей на одной трубе влияют на объем пропускаемой через нее жидкости. Если какой-то из вентилей закручен на полную, то не имеет значения, насколько широко открыты остальные четыре – объем пропускаемой жидкости будет низким.

Но если в случае трубы достаточно раскрутить все пять вентилей, то в случае информационных систем, раскрутить все пять категории качества на полную катушку не по карману большинству компаний. В итоге, каждая из категорий остается «полуоткрытой», и следствие такой «полуоткрытости» — наличие перекосов, при которых одна из категорий ограничивает производительность остальных. Такой перекос означает, что вложенные в ИТ деньги не дают полной отдачи или, по-другому, — вложенные в ИТ деньги работают не эффективно. И тут мы приходим к следующему важному определению:

Эффективная конфигурация информационных систем – это такой набор технических решений, а также параметров их настройки и обслуживания, которые для текущего уровня затрат на ИТ обеспечивают максимально возможную производительность труда офисных сотрудников.

Если теперь составить зависимость пользы для бизнеса от затрат на ИТ, в которой каждому уровню затрат соответствует наиболее эффективная конфигурация информационных систем, то получим некую оптимальную зависимость, которую я в дальнейшем буду обозначать как P(x):

Оптимальная зависимость пользы для бизнеса (P) от затрат на информационные технологии (x) – это такая зависимость, в которой каждому уровню затрат на ИТ соответствует наиболее эффективная для такого уровня затрат конфигурация информационных систем.

Если эскизно представить зависимость пользы для бизнеса от затрат на ИТ, то оптимальная зависимость P(x) на графике будет выглядеть примерно так (красный пунктир):

Рисунок 1. Эскиз оптимальной зависимости пользы для бизнеса от затрат на информационные технологии (P(x) – красный пунктир на графике).

Несколько пояснений по эскизу выше:

1. Поскольку я измеряю пользу для бизнеса в сэкономленном фонде оплаты труда офисных сотрудников, то максимальный прирост пользы для бизнеса от применения информационных технологий относительно текущего значения не может превышать текущие трудозатраты на офисное делопроизводство. Или иначе, функция P(x) имеет предельное значение. Правда чтобы достичь этот предел, придется заменить всех офисных сотрудников на роботов и нейронные сети.
2. Существует такой уровень затрат на ИТ, при котором затраты и польза для бизнеса от информационных технологий равны. Для обозначения этой точки на эскизе я провел линию P=x (синий пунктир). При текущем уровне развития технологий, замена офисных сотрудников на роботов и нейронные сети уверенно переходит в правую часть графика.
3. Линия x=xcur и точка Pcur – это положение текущего уровня затрат на ИТ и пользы для бизнеса от использования информационных технологий. Обычно в компаниях польза от ИТ меньше своего возможного эффективного значения – ранее я объяснял почему так происходит.
4. Точка P0, x0 – это и есть точка оптимальных затрат на ИТ, в которой затраты на офисное делопроизводство, включая затраты на ИТ, достигают минимального возможного значения. После точке x0 любые дополнительные инвестиции в ИТ не окупают себя.

Теперь, чтобы найти точку оптимальных затрат, нам достаточно построить оптимальную зависимость P(x) и найти на ней такое минимальное значение точки x0 для которой при любых x>x0 отношение (P(x)-P(x0))/(x-x0)<1. Самое время переходить к математике:

Как вычислить текущее значение оптимальных затрат на ИТ?

Тут я должен оговориться, что построить оптимальную зависимость P(x) для абстрактной компании – задача не из легких, если вообще решаемая. При построении оптимальной зависимости P(x), мне лично проще отталкиваться от текущего положения дел в компании. В этом случае зависимость P(x) можно представить в следующем виде:

P(x)=Pcur+P(x1,x2,x3,x4,x5)

где:

P(x) — итоговая польза от ИТ для бизнеса,
Pcur — текущая польза от ИТ для бизнеса,
x=xcur+x1+x2+x3+x4+x5 — суммарные затраты на ИТ,
xcur — текущие затраты на ИТ,
P(x1,x2,x3,x4,x5) — функция экономии рабочего времени сотрудников в зависимости от улучшения одной из пяти категорий качества информационных систем (функциональность, простота, скорость, эргономичность, надежность информационных систем и оперативность техподдержки),
x1, x2, x3, x4, x5 — дополнительные затраты на каждую из категорий качества.

Поскольку в рамках уравнения выше Pcur – это константа, то для нахождения точки оптимальных затрат достаточно построить оптимальную зависимость функции P(x1,x2,x3,x4,x5) от дополнительных затрат на ИТ (x1+x2+x3+x4+x5).

Все дальнейшее решение основывается на методе динамического программирования, который применяется как в теории вычислительных систем, так и в такой увлекательной дисциплине как «исследование операций» (в википедии есть история появления данной дисциплины – рекомендую почитать).

Для вычисления оптимального вида функции пяти переменных P(x1,x2,x3,x4,x5) следует сначала вычислить оптимальный вид пяти функции одной переменной: P(x1,0,0,0,0), P(0,x2,0,0,0), P(0,0,x3,0,0), P(0,0,0,x4,0), P(0,0,0,0,x5). Для этого нужно разобраться, что компания недополучает в текущий момент по каждой из категорий качества, с чем связаны эти потери и сколько стоит их устранить.

Для измерения текущих потерь по каждой из категорий качества нужно найти ответы на пять вопросов:

1. Сколько сотрудники теряют времени из-за недостатка функциональности?
2. Сколько времени отнимает у сотрудников излишняя сложность систем?
3. Сколько сотрудники тратят времени на “ожидание отклика системы”?
4. Сколько времени сотрудники отдыхают от компьютера в течение дня?
5. Сколько времени сотрудники простаивают из-за сбоя систем или необходимости общаться с техподдержкой?

Для ответа на эти вопросы можно использовать системы мониторинга, системы заявок, опрос пользователей, сравнительное тестирование и анализ рабочих процессов. Определяя текущие потери рабочего времени, необходимо находить и источники этих потерь и анализировать стоимость их устранения.

Составив полный список потерь и стоимостей их устранения, а также сведя эти значения к единой системе измерения (в тысячных от ФОТ), можно переходить к следующему шагу – к составлению оптимальных численных последовательностей пяти функций одной переменной. Для этого необходимо перебирать с равномерным шагом возможный размер инвестиций в каждую из категорий качества и для каждого размера инвестиций выбирать те технические решения, которые сулят максимальный экономический эффект. Полученные по таким принципам численные функции будут выглядеть примерно так (цифры ниже выдуманы и используются для демонстрации дальнейших расчетов):

Таблица 1. Иллюстрация численной зависимости каждой из категорий качества информационных систем от дополнительных инвестиций в них. Цифры в таблице используются для иллюстрации вычислений и являются вымыслом автора.

Небольшое уточнение — xi — это объем дополнительных инвестиций в каждую из категорий качества, относительно текущего размера затрат. Определять ее нужно как разницу между стоимостью используемого решения и нового. То есть xi — это не стоимость новой крутой железки или программы, а разница в стоимость новой крутой и старой попроще (с учетом их полезного срока использования).

Если предположить, что все шесть категорий качества не влияют друг на друга и являются аддитивными (на практике это не совсем так), то функцию P(x1,x2,x3,x4,x5) можно представить в следующем виде:

P(x1,x2,x3,x4,x5)=P(x1,0,0,0,0)+P(0,x2,0,0,0)+P(0,0,x3,0,0)+P(0,0,0,x4,0)+P(0,0,0,0,x5)

Опираясь на это допущение и зная численные зависимости каждой из пяти функций одной переменной, можно составить оптимальную зависимость P(x1,x2,x3,x4,x5) от ∆x=x1+x2+x3+x4+x5, подбирая для каждого размера инвестиций такую конфигурацию функций одной переменной, которые дают максимальный экономический эффект:

Таблица 2: Иллюстрация методики поиска оптимальной зависимости пользы для бизнеса от ИТ в зависимости от затрат. Все значения — в тысячных от ФОТ.

Таблицу выше я построил из предположения, что все пять категорий качества не зависят друг от друга и аддитивны. На практике это не совсем так, поэтому полученное пространство оптимальных решений нужно дополнительно проверять на аддитивность. По результатам проверки, некоторые из максимальных решений могут уменьшиться из-за эффекта диссинергии, а другие наоборот, вырасти из-за эффекта синергии.

Проверив все промежуточные решения на синергию/диссинергию, можно переходить к вычислению точки оптимальных затрат. Для этого, двигаясь в направлении возрастания затрат, для каждой точки нужно проверять значение правой производной dP/dx. Точки, в которых значение правой производной меньше или равно единице, нужно проверять на соотношение (P(x)-P(x0))/(x-x0)<1, для всех x>x0, где x0 – текущая точка. Первая точка, в которой это соотношение выполнится, и будет точкой оптимальных затрат.

На эскизе ниже я отмечу, как будет выглядеть рассчитанная область:

Рисунок 2. Иллюстрация оптимальной зависимости P(x) по результатам вычисления (синяя линия на графике).

Теперь осталось только рассказать, что с этой точкой оптимальных затрат делать дальше:

Как надо, как не надо и зачем вообще оптимизировать затраты на ИТ?

Как я и говорил ранее, точка оптимальных затрат со временем изменяется в связи с изменением бизнеса или изменением технологий. Неизменными остаются лишь приобретенное ранее оборудование, программы и технические решения. Поэтому, чтобы добиться от корпоративного ИТ максимального экономического эффекта, необходимо учитывать возможное изменения точки оптимальных затрат в будущем. На практике это означает, что:

• Капитальные расходы на ИТ должны быть не ниже текущего значения точки оптимальных затрат и учитывать ее возможное изменение в будущем, если такое изменение может привести к преждевременному списанию связанных с капитальными расходами технических решений.
• Операционные расходы на ИТ должны обеспечивать максимальный долгосрочный экономический эффект для компании, с учетом как возможного изменения значения точки оптимальных затрат в будущем, так и дополнительных затрат, которые могут потребоваться для такого изменения.

Но зачастую, компаниям нет дела до экономического эффекта от применения информационных технологий, и под оптимизацией затрат на информационные технологии подразумевается только одно – снижение расходов на ИТ. Принципы такой оптимизации несколько отличаются:

• Вкладывать деньги в ИТ только в случае крайней необходимости.
• Приобретать технические решения в достаточном для решения стоящих проблем размерах, но не более того.
• Жесткий ценовой ценз — выбирать наиболее дешевые решения из всех возможных альтернатив.
• Капитальные затраты по возможности переводить в операционные за счет аренды оборудования и программ, подписки на облачные сервисы.
• Настраивать и развивать информационные системы исключительно силами штатных специалистов, без привлечения внешних подрядчиков.

Проблема в том, что подобная оптимизация не дает желаемой экономии – приобретенное по таким принципам оборудование и программы приходится списывать раньше времени, аренда в долгосрочной перспективе съедает больше денег, а штатным специалистам не хватает сил, чтобы реализовать весь заложенный в информационные системы функционал. В долгосрочной перспективе компания ничего не экономит, зато свою эффективность уменьшает значительно.

Сегодня многие уверены, что конкурентные преимущества создает умение экономить на ИТ, но на практике, подобная экономия только усугубляет финансовое положение в компании. Конкурентные преимущества сегодня создает умение выжимать из информационных технологий максимум пользы для бизнеса за вычетом затрат на них. Вот только между теоретическим знанием, как это сделать, и практической реализацией лежит пропасть из проб и ошибок.

Темой поиска баланса между пользой для бизнеса и затратами на ИТ я занимаюсь с 2007 года, и тем, кто решит заняться этим у себя в компании, я хочу посоветовать только одного – не бойтесь ошибаться. Как бы взвешено вы не принимали решения, ошибок вам не избежать, но бояться надо не ошибок, а того, что вы их не увидите и не сможете извлечь из них опыт. Вся теория выше – это высокоуровневое осмысление полученного мной опыта, и, возможно, в этой теории также есть ошибки. Именно по этой причине я делюсь ей, чтобы узнать о допущенных мной ошибках как можно раньше, и чуть раньше приблизить своих клиентов к достижению точки оптимальных затрат на ИТ.

Жду ваших комментариев!

Автор: ikormachev

Источник