Да и не только дата-центре. Мнение, которое формируется ниже, относится ко всем типам бумажной регистрации в любых компаниях. Несмотря на то, что за последние несколько десятков лет технологии шагнули настолько далеко вперед, что такой прорыв даже фантасты оказались не в состоянии предсказать, одно остается неизменным — вот эти вот журналы регистрации. Бумажные журналы, где требуется вписывать свое имя, проставлять время посещения объекта и ставить подпись.
Система регистрации такого типа остается неизменной десятки, а то и сотни лет. Но все это — просто реликт уходящей эпохи бумажной работы. В наше время появилось несколько надежных цифровых систем регистрации посетителей, о которых стоит сказать, что они упрощают жизнь компании.
Такие системы просты в установке и настройке, и порча локальной копии журнала посетителей обычно ни на что не влияет — данные также хранятся в общем центре (облако или общий для компании сервер). Особенно актуальной цифровая регистрация посетителей является для дата-центров, где безопасность и надежность — критически важны. В дата-центрах, практически во всех, тщательно регистрируется уход и приход штатных сотрудников и сторонних посетителей. Входишь в ДЦ — регистрируйся, выходишь из него — то же самое. Без регистрации никуда, но о бумаге нужно уже забывать.
Цифровые системы посетителей, по мнению многих пользователей, очень удобны. Они позволяют обеспечить надежную и быструю фиксацию гостей и штатных сотрудников дата-центра. Это удобно во многих случаях. Например, частенько руководство компаний, арендующих мощности в ДЦ, запрашивает у компании-оператора список своих сотрудников, посещавших дата-центр за последние пару недель или месяцев. Причин может быть много: мониторинг эффективности работы сотрудников, расследования, соображения безопасности. Такие компании запрашивают имена, e-mail, подписи сотрудников — и предоставить все это в виде бумажных документов бывает затруднительно. А вот система цифровой регистрации обеспечивает быструю передачу необходимых данных. Представьте себе, что компании, владеющей дата-центрами, размещенных в нескольких странах или областях одной страны, необходимо предоставить данные партнерам о сотрудниках партнерской компании, посетивших ДЦ в последние пару месяцев. Если учёность ведется бумажная, подготовка выборки данных может надолго затянуться.
Но если все хранится в цифровом виде — система может без проблем сформировать выборку любого типа, сколь угодно сложную, с разбиением данных по разным дата-центрам. Если бы речь шла о бумаге, то это потребовало бы работы многих сотрудников ДЦ с бумажными регистрационными книгами. Это долго, дорого и неэффективно.
В некоторых случаях оператор ДЦ должен предоставлять описанные выше данные из соображений безопасности. Сертификация определенных уровней требует фиксации всех действий сотрудников компании гостей. Сканирование бумажных журналов с записями — это непрактично. А вот цифровые системы, постепенно приходящие на замену бумаге, подходят для этого идеально.
Еще одна причина ввести у себя систему цифровой регистрации — первое впечатление. Дата-центр, сам по себе — это высокотехнологической объект, внутри которого находится масса оборудования, выполняющего важную задачу. И вход в дата-центр должен быть таким же современным, как и оборудование, в нем размещенное. Посетители (партнеры и клиенты), которым приходится расписываться в бумажном журнале, понимают, что вы несколько отстали от жизни. Цифровая регистрация не только выглядит новой и современной, она еще и позволяет формировать мнение о компании со стороны посетителя. Если театр начинается с вешалки, то ДЦ — с процедуры регистрации посетителей (не всегда и не везде, конечно, но во многих случаях дело обстоит именно так). Первое впечатление очень важно, а в ДЦ это впечатление формируется уже при регистрации. Многие системы цифровой регистрации работают автоматически, распознавая сотрудников, например, по бейджу или лицу (сетчатке и т.п.).
Автоматическая цифровая система регистрации посетителей заменяет собой секретаря, который, кстати, может допускать ошибки. В случае необходимости система даст знать персоналу о том, что на входе — грузовик с прибывшим оборудованием или представитель партнерской компании, пришедший что-то обсудить.
Плюс ко всему, экономится бумага (хотя это и не так существенно для многих компаний). Та же компания Equinix имеет много серверов почти на всех континентах. Если бы этой компании пришлось работать с бумагой, учет, аудит и мониторинг сотрудников и посетителей был бы крайне сложной операцией. Плюс ко всему, на такую работу уходила бы масса бумаги. И для Equinix то, что бумагу можно не использовать, стало решающим моментом в плане выбора замены своей текущей системы регистрации. Аналогичным образом поступили и некоторые другие компании-операторы дата-центров.
Для «цифрового консьержа» не нужно сверх-сложное оборудование. Достаточно планшета и центрального сервера. В панели инструментов будет фиксироваться каждый регистрирующийся человек — причем видеть можно будет фото, имя и время прихода или ухода. Систему можно интегрировать с некоторыми другими объектами в ДЦ. Это нужно, например, для выставления приоритетов для посетителей. У сотрудника компании — один приоритет, у посетителя — другой. Соответственно, за выполнением настроенных политик безопасности может следить описанная цифровая система.
В целом, она снимает нагрузку со штатных сотрудников компании и здорово облегчает работу. Плюс ко всему, цифровая система такого типа надежнее бумаги, которую можно украсть или сфотографировать.
Автор: King Servers
