Склад компании, магазина, завода часто воспринимается как что-то неприкосновенное, тайное. Практически как пещера с сокровищами или трюмы с золотом на пиратском корабле. В советское время заведующий складом всегда бы птицей высокого полёта, поскольку мог «достать» и «подогнать» нужную вещь, которую на прилавках не сыщешь. Сейчас значимость этой должности уменьшилась, что, тем не менее, не исключает старых привычек. Самое страшное, что зачастую от ревизии до ревизии жизнь склада остаётся тайной даже для руководства компании, в то время как неграмотное управление складом или халатность могут привести к солидным убыткам. В то же время сделать складской учёт прозрачным просто — достаточно полностью автоматизировать процессы и наблюдать за товародвижением в режиме онлайн.
Немного складской теории
Поскольку управление складом является довольно специфической темой, расскажем немного о том, как же работает склад. Конечно, универсальную схему представить невозможно, поскольку каждая компания имеет свои особенности и масштабы: от двух комнат при розничном магазине до огромных складов с аллеями, по которым ездят погрузчики и где человеку помогает огромное количество умных и сильных машин. Однако в целом работа склада выглядит как товародвижение, обеспеченное потребностью и закрывающееся набором документации.
Задачи организации склада:
- оперативное бесперебойное снабжение производства/внешних клиентов ресурсами: материалами, комплектующими, готовой продукцией и т.д.
- оценка наличия товара, остатков, информация о движении товаров
- обеспечение сохранности товара и комплектующих, построение системы контроля за материально-ответственными лицами (МОЛ)
- переоценка товаров в зависимости от набора факторов, влияющих на стоимость
Существует два основных метода складского учёта: сортовой и партионный. При выборе системы автоматизации склада важно обратить внимание на то, чтобы система поддерживала тот метод, который вы используете. Сортовой метод складского учёта предполагает, что товар хранится и учитывается по наименованиям. Каждому виду товара присваивается номенклатурный номер (артикул), новый товар присоединяется к товарам того же наименования. МОЛ (материально ответственные лица) ведут учёт товаров в натуральном выражении (штуки, килограммы, блоки и т.д.) Учёт ведётся на основании приходных и расходных документов. При партионном учёте каждая новая партия хранится отдельно от уже поступившего на склад товара. На поступившую партию заводится карточка учёта с указанием товара, его количества, даты поступления. Метод используется в случаях, когда, например, на склад поступает всего один вид продукции.
Если ассортимент товаров значительный, то лучше организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризации. Система автоматизации склада или складской модуль в xRM должны обязательно учитывать возможность работы с ячейками.
Например, мы в Рули24 реализовали это так. При организации ячеистого (адресного) учета после регистрации приходного ордера товар приходуется на склад, указанный в документе в зону приёмки. Для дальнейшего перемещения данного товара в необходимую ячейку нужно воспользоваться документом движение по складу, которым осуществляется движение товаров по складу между ячейками склада. После регистрации документа товар будет перемещён между ячейками и это будет отраженно в разделе состояния склада. При организации на складе ячеистого (адресного) учета имеется возможность автоматического распределения товара по ячейкам. Свободные пространства ячеек по весу и объёму пересчитываются в автоматическом режиме.
Со склада товары отпускаются по накладным, любое движение товара должно быть задокументировано. В дальнейшем все складские документы передаются в бухгалтерию, где они проверяются и товар ставится на учёт или списывается с учёта (в зависимости от того, приходный или расходный документ).
Важный аспект работы склада — перманентный контроль. Периодически проводится полная инвентаризация склада (минимум ежегодно). В процессе инвентаризации происходит сверка фактического наличия товара и учёта заведённых в систему автоматизации (CRM, xRM, ERP) данных по наличию товаров. Наличие расхождений должно стать сигналом для проверки несоответствия в том числе с целью выявления хищений, организованных сотрудниками склада (увы, это совсем не редкость).
Склад может занимать разное место в цепочке бизнес-процесса компании. Например, если компания производственная, склад обеспечивает комплектующими и материалами производство. Если речь о торговой компании, имеющей розничные магазины, то склад накапливает и передаёт в розницу готовые товары из ассортимента. Соответственно, и задачи складского менеджмента стоят разные. В случае производства важно учитывать наличие необходимых запчастей, анализировать остатки и отправлять заказы поставщикам в случае недостатка нужных наименований. Если речь идёт о товарном складе, то важно учитывать остатки и дополнительно анализировать структуру покупок в рознице, чтобы своевременно поставлять востребованные наименования и выявлять позиции номенклатуры, спрос на которые упал, и выводить их из ассортимента. Если не управлять ассортиментом, можно столкнуться с затовариванием и затем со списанием просроченного/неликвидного товара, а это потенциальный источник убытка компании.
Самый честный сотрудник склада — система автоматизации
Дополнительная ценность управления складом особенно ощущается в современном мире развитого ритейла, когда несколько поставщиков (десятков, сотен поставщиков) формируют складской запас торговой сети. Но ещё больше системы управления складами нужны интернет-магазинам, имеющим собственные склады и пунктам доставки, представляющим собой ни что иное, как склад. Важность оперативного и точного складского учёта для онлайн-ритейлеров обусловлена необходимость быстро и полностью обеспечивать формирование и отправку заказов клиентам. Поэтому управление современными складами без автоматизации и соответствующего софта практически невозможно.
Автоматизировать склад просто. И это серьёзно. Просто, потому что все процессы на складе можно описать стандартной схемой и вмешательство сторонних сил в их ход затруднительно, в отличие, например, от рекламного отдела или отдела разработки. Главное, правильно подготовиться к внедрению и грамотно реализовать этапы. Подготовка к внедрению должна стать важным процессом внутри компании, так как от её результатов будет зависеть изменение качества и скорости работы, а также стоимости операций в важном и для многих компаний ключевом подразделении.
- Разработка основных этапов внедрения и составление календарного плана работ по внедрению, установление ответственных и их обязанностей на каждом этапе.
- Сбор требований от владельцев бизнес-процессов, связанных со складом (бухгалтерия, логистика, транспорт, производство, отдел продаж и проч.) Фактически, все бизнес-процессы, связанные с товародвижением, должны быть подвергнуты детальному аудиту.
- Выбор системы автоматизации с особым вниманием к оборудованию, которое будет необходимо для комплексной автоматизации (кассы, POS, принтеры этикеток, считыватели штрих-кодов). В случае, если склады между собой или склады и магазины/производство удалены друг от друга, продумайте, каким образом будет организована работа с системой автоматизации. Для серверных решений это возможности с использованием VPN, для облачных всё гораздо проще — нужно только подключение к Интернету.
Ключевые функции программы автоматизации склада выглядят следующим образом:
- автоматизация складских операций: приёмка, комплектация заказов, учёт в разрезе мест хранения (в том числе управление распределёнными складами), отгрузка товаров и формирование закрывающей документации, работа с браком
- быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения
- точное ведение всей складской документации
- своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек)
- наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации
- представление и обработка системы складских помещений
- управление персоналом склада
- анализ складского процесса и выбор лучшего варианта организации бизнес-процессов, увязанных со складом
- отслеживание результатов работы склада и анализ товаропотока
- повышение производительности работников склада
- повышение качества выполнения складских операций за счёт высокой точности обработки и значительного сокращения человеческого фактора
- сбор и обработка данных по складским операциям и возможность воздействия на управление складом (мотивация и проч.).
Когда не стоит внедрять автоматизацию склада? Бывают и такие ситуации — мы честно заявляем об этом, если с ними сталкиваемся.
- Склад работает с однотипным товаром, движение товаров на складе простое и линейное (одно наименование).
- Склад товара очень небольшой и на нём работают надёжные люди. В случае небольшого склада внедрение системы может не окупиться.
В остальных случаях, как правило, автоматизация решает колоссальные проблемы, значительно облегчает труд работников склада, помогает перераспределить нагрузку на персонал и избавиться от многочисленных и запутанных бумажных журналов и книг учёта. Вы не поверите, но до сих пор на многих складах магазинов встречается учёт, в ходе которого приход и расход товара записывается в разлинованную тетрадь шариковой ручкой. И происходит это не в глухих деревнях, а в компаниях городов-миллионников.
Как реализована система управления складом в Рули24?
Когда мы разрабатывали модуль управления складом, то ставили перед собой важные задачи.
Включить автоматизацию склада в комплексную систему автоматизации всех бизнес-процессов компании. Несмотря на то, что Рули24 достаточно легко интегрируется с 1С и сервисом «Мой склад», мы пришли к пониманию, что xRM всё же должна быть единой IT-инфраструктурой для целей управления. Нам удалось построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления контактами и продажами, заканчивая HR-функционалом. Очевидно, что представить такой комплекс без складской программы было странно.
Улучшить качество обслуживания внутреннего (в случае производства) и внешнего клиента за счёт оперативного формирования заказов с учётом того, что именно комплектация заказа является самой трудоёмкой и дорогостоящей операцией на складе, особенно в случае интернет-магазина. Кстати, ведение истории заказов также положительно сказывается на клиентской лояльности.
Повысить ответственность МОЛ (материально-ответственных лиц) и одновременно облегчить работу персонала склада. Когда ведётся электронный учёт в режиме реального времени, шансы хищения сокращаются, а вот продуктивность и количество совершаемых в единицу времени операций растёт, по оценкам пользователей, до 30%. В своё время был такой кейс: на складе эмалированной, металлической и пластиковой посуды была хроническая недостача. Инвентаризации и проверки не помогали, к тому же постоянно приходилось списывать эмаль с внешними сколами. После того, как на складе внедрили систему учёта, штрих-коды и поставили камеры наблюдения доля брака резко сократилась, недостачи упали почти до нуля, а заведующая складом упреждающе уволилась. Чуть позже при общении руководителя и кладовщиков выяснилось, что она активно «брала со склада», а сколы организовывала, чтобы списывать посуду и сбывать её по сниженной цене. Рядом с системой учёта её «дела по-старинке» выгорать перестали.
Внедрить максимум возможностей для складского учёта: работу с серийными номерами, штрих-кодами, артикулами; партионный учёт и учёт по ячейкам; работу с торговым оборудованием, прайс-листами, дисконтными картами; формирование всего пакета необходимой документации при поступлении на склад и дальнейшем товародвижении.
Обеспечить интеграцию с Интернет-магазинами и Битрикс24 для тех, кто предпочитает использовать их корпоративный портал+CRM и наш складской модуль. Мы это успешно реализовали посредством API.
В ходе решения задач возникали новые, мы активно апробировали решение и в итоге получилась довольно глубокая система складского учёта, которая отлично вписалась в остальные модули нашей xRM Рули24. В Рули24 можно вести неограниченное количество складов, вам всегда будет доступна информация об остатках в режиме реального времени, а для внутренних и внешних клиентов всегда будет обеспечена быстрая комплектация заказов.
Схема настройки и работы с системой довольно простая — все данные хранятся и обрабатываются в таблицах, информация заводится в систему с помощью понятных форм с набором необходимых полей. Для работы со складским модулем Рули24 необходимо минимальное знание компьютера и умение работать с устройствами ввода, мышкой и клавиатурой.
В самом начале работы в складском модуле регистрируются материально-ответственные лица, которые закрепляются за складом. Затем в зависимости от типа управления складом определяются правила хранения и размещения товара. Так, при ячеистой организации хранения можно не только привязывать товар к ячейкам, но и определять, как будет организовано товародвижение на складе, с каким приоритетом размещения в ячейках (в свободных, в однородных по товару, с заполнением не до конца заполненных и проч.).
Товар может заводиться в систему по штрих-коду (более популярно) и по серийному номеру.
В прямой взаимосвязи со складскими функциями находится раздел номенклатуры, данные номенклатурных справочников используются во всех задачах системы, в которых ведётся учёт и регистрация движений товарно-материальных ценностей и услуг. Рули24 Склад позволяет вести учёт номенклатуры по её характеристикам, под номенклатурой понимается совокупность названий и параметров каких-либо предметов, товаров, продукции и так далее.
Отдельно стоит сказать о возможностях партионного учёта в Рули24, который, как правило, применяется для товаров с ограниченным сроком годности, например продовольственных товаров. Система Рули24 Склад позволяет вести учет партий товаров посредством документа «Партионная карта». Партионная карта указывается при оформлении приходного ордера или создаётся автоматически при установке соответствующего признака в приходном ордере. Наличие товара хранится в регистре «Состояние склада» в разрезе партий. В расходных документах при вводе количества товара с признаком «Партионный учет» по методу FIFO автоматически рассчитывается количество по партиям и записываются в детальную таблицу «Количества по партиям» в базовых единицах, при этом есть возможность ручного указания партий и количеств по ним.
Таким образом, внутри системы формируются карточки товаров (партий товаров), по которым можно легко находить нужное, формировать заказы, проводить инвентаризацию.
Все действия с товарами сопровождаются документами, предусмотренными для целей складского учёта: актами списания, накладными на реализацию и перемещение, инвентаризационными ведомостями. Прямо в системе проводится обработка заказов и реализация товаров (как оптовая, так и розничная), оформляется возврат товаров и осуществляется резервирование, если есть такая необходимость. Ну и конечно, оговоримся ещё раз, что модуль Рули24 Склад является частью комплексной системы автоматизации, а значит, на практике позволяет управлять товародвижением исходя из сделки, клиента, структуры заказа или особенностей производства.
Во времена наших бабушек было такое понятие — «снимать склад». В любой организации, от строительной до молокозавода, эти простые слова были синонимом гигантского аврала, с непременными последующими разборками, недостачами, излишками и списаниями.Тем не менее, как мы уже говорили выше, до сих пор многие не спешат расстаться с ручным учётом. Причина в этом чаще всего одна — жажда наживы и стремление обмануть руководителя. Бывает так, что автоматизация склада на какое-то время вносит сумятицу в работу и сотрудникам порой даже кажется, что работы стало больше. Это проходит по мере адаптации к новой информационной среде. Эффект от автоматизации склада видно сразу: в ассортиментном отношении и стоимостном выражении, в оптимизации труда работников. Если компания сталкивается с саботажем складской программы, это сигнал к тому, что что-то идёт не так. И верный шаг тут один: автоматизировать складской учёт, обучать сотрудников и видеть позитивные итоги. Короче, не позволяйте нечистоплотному персоналу ловить рыбку в мутной воде ручного складского учёта.
Автор: ООО «ИЛАДА»
