Что общего у кухонного комбайна и ChatGPT, или 5 задач проджект-менеджера, которые выполняют нейросети

Про нейросети уже сгенерировали написали массу статей. Зачем еще одна? Проблема в том, что большая часть материалов содержит лишь общие тезисы в духе «автоматизируйте свои рутинные задачи». А какие именно задачи? Нейросеть сходит за меня дейлик? Задачки в таск-трекере поставит? Если нет, чем реально мне поможет ChatGPT? 

Меня зовут Настя Негрей, 6-лет в IT, 5 из них — в управлении проектами, сейчас я руковожу проектами в Kokoc Group и сегодня расскажу, чем мне и другим проджектам буднично помогают нейросети. Разберём конкретные задачи с примерами на пальцах, яблоках и кухонных комбайнах. Поехали!

Введение

Представьте, что вы покупаете кухонный комбайн. При этом думаете: «Ну всё, теперь буду готовить как шеф-повар, да еще и в три раза быстрее!». Распаковываете, ставите на самое видное место, чтобы вдохновлял… и всё. Начинается классика: тяжелый, места занимает много, насадок куча, инструкции непонятные. Мыть его еще потом! Бррр… Проще ножом порезать, чем разбираться, какой диск для морковки, а какой для сыра. В итоге комбайн пылится, а вы натираете салат на бабушкиной терке.

Нейросети — такой же комбайн. Вроде бы гениальная штука, но для применения нужно выработать привычку. Иначе так и будут «пылиться» где-то в закладках вашего браузера. 

Прежде чем начнем, напомню: 

• Осторожнее с чувствительной информацией. Не передавайте нейросети персональные данные, названия проектов, экономические показатели и другие важные коммерческие данные.

• Учитывайте, что нейросети могут «галлюцинировать» — ответы ChatGPT всегда следует проверять и подвергать критическому анализу.

Все индивидуально

Для меня главная польза нейросетей — возможность «подумать об них», найти новые идеи или наиболее точные формулировки. Пример про комбайн в начале статьи, кстати, предложил ChatGPT. Мое изначальное сравнение с швейной машинкой не было столь удачным.

Я провела опрос (вопросы для которого подготовила с помощью ChatGPT) среди проджектов Kokoc Group о том, как они чаще всего используют нейросети в работе. Далее в статье будут как примеры из моего личного опыта, так и моих коллег.

GPTs

Залог качественного результата от нейросети — продуманный промпт. В сети немало ресурсов с подборками промптов для определенных задач. Однако частый камень преткновения — именно необходимость составлять подробные описания задач или искать готовые промпты. Создание собственной мини-GPT, натасканной на определенный контекст и типовые задачи, помогает устранить это препятствие. Ваша мини-GPT будет помнить заданные ей инструкции, и вам не придется каждый раз расписывать все заново. 

Вот пример моего ассистента:

Как создать такого помощника:

• В основном меню по клику на аватарку вашей учетки выбираем «Мои GPT».

• На открывшейся странице нажимаем «Создать GPT».

• Попадаем на страницу конфигурации помощника. Там два режима: «Создать» и «Конфигурация». 

Я использую оба — основные инструкции задаю в режиме «Конфигурация», а дополняю в режиме «Создать» (в нем нужно быть внимательным, требуется не только вести диалог, но и четко прописывать для GPT, что следует обновить инструкции в соответствии с новыми данными. Фиолетовый значок гаечного ключа будет означать, что все ок, инструкции обновляются).

• В области справа, похожей на обычный интерфейс ChatGPT, можно тестировать заданные инструкции.

Задачи, которые можно решать с помощью ChatGPT 

Погружение в предметную область

От менеджеров зачастую требуется глубокое погружение в предметную область реализуемого проекта. Помню, как приходилось разбираться в нюансах производства гофротары и разнообразии оборудования для нефтедобычи, когда я работала в заказной разработке. С ChatGPT стало проще: вы получаете краткую выжимку из множества источников, поиск и изучение которых заняли бы в разы больше времени. 

Рекомендации по промптированию:

Задайте контекст, в рамках которого вам нужна информация. Пример: «Расскажи об особенностях пряжи для вязания, которые могут быть важны при разработке интернет-магазина товаров для рукоделия». Чтобы было проще проверить достоверность выжимки от нейросети, попросите ее приложить ссылки на ключевые источники информации. 

Управление личной эффективностью

Представим ситуацию: у вас завал, вы пытаетесь планировать, но ничего не успеваете. Прекрасно знаете о приоритезации задач по матрице Эйзенхауэра или о подходе GTD (getting things done), но от этого не легче. 0% осуждения, 100% понимания.

Что делаем? Выбираем подход к тайм-менеджменту, который больше нравится, и просим GPT помочь спланировать рабочие будни. Делать это лучше через настроенную ранее собственную мини-GPT в роли ассистента проджект-менеджера.

Лайфак: что делать, если лень писать промпт? 

1. Не пытайтесь выгрузить все вводные в один промпт. Это слишком сложная задача, которая отнимет уйму ресурсов. Пример первичного промпта может быть таким: «В последнее время я ничего не успеваю — кажется, что задач слишком много. Помоги мне организовать мои рабочие задачи в течение дня, основываясь на подходе GTD. Чтобы это сделать, задавай мне вопросы, а я буду отвечать».

2. Нейросеть предложит вопросы. Ответьте на них. 

3. Используйте текст ответов, чтобы обновить инструкции своей мини-GPT. 

Теперь в любое время можно попросить нейросеть помочь с составлением расписания, не тратя время на передачу общей информации о вашем режиме работы, инструментах планирования и прочих деталях. 

Документы для команды

Состав команды на проектах нередко меняется. Для новых участников процесса полезно иметь под рукой актуальный документ по каждому проекту. За составлением такого материала или помощью с проработкой его структуры удобно обратиться к нейросети. Требуется лишь кратко описать проект, рассказать, для кого это будет онбординг, попросить задать вопросы и предложить варианты структуры документа.

Первичный анализ резюме

Если вы принимаете участие в собеседованиях новых членов команды, можете сэкономить время на этапе отбора резюме. Главное, помнить о том, что данные о соискателе должны быть обезличенными.

«Возможности AI проверяла уже после того, как кандидат прошел отбор. Было интересно сравнить результат, который выдаст бот, с тем, как я сама обрабатываю резюме (и на это тратится около 10 минут на одного кандидата)».

Вера Соенкова, проджект-менеджер Kokoc Group, о своем опыте использования ChatGPT для оценки резюме.

Пример промпта:

Результат:

«Сейчас я уже не участвую в подборе сотрудников, но если вернусь к задаче анализа резюме, точно буду обращаться к ChatGPT. Промптом поделилась с нашими рекрутёрами и надеюсь, что для них ИИ тоже стал верным помощником.»

Вера Соенкова, проджект-менеджер Kokoc Group.

Создание презентаций

Если нужно быстро подготовить презентацию, можно отдать нейросети сайт или блок текстовой информации, на основе которого необходимо сделать слайды. Если хотите получить не просто структуру и текст презентации, то добавьте в промпте фразу «Сделай код pptx для этой презентации». 

Пример промпта:

Скрытый текст

«https://mbnrus.ru/

Сделай презентацию из 5-7 слайдов о проекте "Мусора Больше нет" основываясь на информации с сайта. Ключевые пункты, которые следует осветить в презентации:

• что такое "Мусора Больше нет"

• какие проекты она реализует

• информация для волонтеров

• контакты

Сделай pptx код для этой презентации». 

Важный нюанс. Иногда ChatGPT дает ссылку на скачивание pptx-файла, но почему-то пишет примечание, что это не реальный файл, а пример. Хотя все отлично скачивается.

Что еще полезного можно сделать через ChatGPT

Вот еще ряд задач, которые удобно делегировать нейросетям:

• Работа с опросами: набросать план вопросов для брифа с заказчиком, подготовить список вопросов для опросника, загрузить файл с результатами опроса и попросить сделать выводы.

• Перевод с ИТ-шного на русский (или тот язык, который вам нужен): донести заказчику информацию об особенности реализации той или иной фичи на понятном ему языке с наглядными примерами, подготовить блоки информации о проекте для написания кейса копирайтером.

• Помощь с настройкой инструментов, используемых менеджером в работе: написать JQL-запрос для фильтра в Jira или помочь с настройкой автоматизаций, сгенерировать формулу для excel.

• Работа с текстами: перефразировать, сократить текст, «причесать» под определенную стилистику, сформировать один текст на основе другого (например, чеклист или тесткейс).

Заключение

Мои выводы об использовании нейросетей в работе менеджера: 

• Нужно для самого себя определиться набором задач, которые удобно делегировать ChatGPT. При этом важно не только изучать материалы и статьи, но и делиться опытом с коллегами, и экспериментировать самостоятельно.

• Чтобы можно было говорить о пользе от ChatGPT в работе, необходимо выработать привычку отдавать нейросети задачи, что по сути схоже с навыком делегирования.

• Настроенная под нужную тематику и формат задач мини-GPT упрощает процесс выработки привычки, потому что на формулировку промпта тратится меньше времени, а в процессе работы можно еще и обновлять инструкции вашего помощника.

Хотелось бы привести тут какие-то красивые цифры об экономии времени на определенные виды задач, но правда в том, что это тоже индивидуально. 
Если у вас есть боязнь «чистого листа» и вы тратите много времени на обдумывание и сомнения, прежде чем начать набрасывать, например, черновой вариант опросника, то в этом случае ChatGPT точно сэкономит вам массу времени и снимет часть стресса от прокрастинации подобной задачи. 

Но даже если вы и без нейросетей щелкаете рутинные задачи как орешки, это не повод отказываться от поиска тех видов задач, для которых именно вам будет полезнее всего использовать ChatGPT. Главное — начать, ведь аппетит приходит во время еды)

Поделитесь в комментариях, в каких задачах помогают нейросети именно вам! Быть может, мы найдем еще множество нетривиальных способов использования ИИ в работе)