Функция согласования и подписания документов в EOS for SharePoint

Привет! Сегодня мы хотим поговорить о принятии решений — но в психологическом смысле, а в самом практическом, бюрократическом смысле. Думаем, все, кто работал в компнии, в которой больше 20 сотрудников, знакомы с подводными камнями принятие решения в них. Психология тут бессильна: чем крупнее организация, тем сильнее в ней сроки совместного принятия решений зависят от внутренних регламентов, количества принимающих решение, быстроты их реакции и степени автоматизации процесса. В этом посте мы хотим рассказать о том, как устроена функция согласования и подписания электронных документов в нашей системе электронного документооборота (СЭД) EOS for SharePoint: на кого она ориентирована, что из себя представляет, и как настраивается.

Цепочка согласований не должна напоминать лабиринт без выхода

Функция согласования и подписания документов позволяет согласовывать любые типы текстовых, табличных, графических, а по запросу и аудиоматериалов по заранее настроенному маршруту принятия решений. EOS for SharePoint 2013 автоматизирует работу с документами, позволяя создавать их, в том числе шаблонизировано (уже в коробке доступны шаблоны договора, счёта, приказа, служебной записки, исходящих писем), совместно редактировать без пересылки, обсуждать, утверждать, подписывать квалифицированной электронно-цифровой подписью (ЭЦП), отправлять контрагентам по e-mail, размещать на внутреннем корпоративном портале – и все это с использованием платформы SharePoint 2013, с возможностью интеграции с 1С, CMS, ERP и прочим программным обеспечением.

Процедура согласования и подписания электронных документов в EOS for SharePoint 2013

Подписание документов в СЭД EOS for SharePoint 2013 с точки зрения пользователя, создавшего документ, выглядит следующим образом:

1. Авторизация на РМ, после которой на dashboard-е доступны основные блоки необходимой информации (настраивается), в частности возможность создать проект документа.
2. При активации последней открывается карточка проекта документа с возможностью выбора доступных по правам групп документов (например, исходящие письма, приказы по основной деятельности, счета на оплату, договоры поставки и т.д. в зависимости от настроек), выбираем нужную.

   

3. Заполняем поля карточки документа (поля также предварительно настраиваются под группу документа), допустим, это: дата проекта, тип договора (с преднастроенной возможностью выбора), предмет договора, содержание, корреспондент (организация и ФИО) с возможностью выбора из справочника (если компания / лицо занесены) путем ввода первых букв или созданием новой карточки контрагента / контактного лица, номенклатура дела (выбор из справочника дел, возможность создания). Сохраняем.

   Нумерация проекта документа происходит автоматически и может быть сквозной, например, назначение разных префиксов для разных групп документов. Вы, как системный технолог, можете организовать автозаполнение полей, обозначить обязательность заполнения полей.

   

4. Открывается готовый проект документа, над которым пользователь при помощи ribbon-а может произвести на одноименной вкладке ряд действий, а именно:
   • изменить, удалить
   • положить в личную папку,
   • настроить уведомления,
   • переслать пользователям (как таковой пересылки не происходит, получателю – владельцу учетной записи приходит оповещение на рабочий стол СЭД в блок «Новые») и на электронную почту,
   • отправить (это отправка на e-mail, например, внешнему получателю, при активации открывается pop-up с предварительно настроенными полями, автоматической простановкой темы письма – например, название договора, его номер и дата, возможностью включения полей карточки документа),
   • настроить рабочие процессы (об этом чуть ниже),
   • выдачу дополнительных разрешений,
   • экспортировать в Excel,
   • распечатать.

   

   Ниже, в основном блоке содержатся настраиваемые подвкладки, юзабильно размещенные в ряд под основной линией информации о проекте документа, содержащей его название, дату планируемого и фактического утверждения и текущий автоматически обновляемый статус: в разработке/на согласовании/утвержден. По дефолту в коробке преднастроены подвкладки:

   • общие сведения (то есть то, что пользователь-инициатор ввел на третьем этапе),
   • файлы (сюда после создания – о нем ниже – подгружаются все файлы проекта документа с указанием имени файла, времени создания, автора, версии файла, его размера и наличия / отсутствия ЭЦП; таким образом, любое изменение-сохранение документа участниками согласования нумеруется соответствующей версией),
   • этапы (используется для отслеживания этапов исполнения документов, например, закрытия актов, оплаты счетов),
   • ссылки (здесь отображаются все связки документа с другими),
   • подписи (вкладка отвечает за отображение процедуры согласования, в любой момент времени инициатор проекта договора может увидеть, на какой стадии согласования находится документ, какие лица процесса уже выполнили свою задачу по проекту, а какие еще нет; по факту утверждения участниками здесь же формируется «Журнал Согласования», при клике на «Печать» — > «Лист согласования» получаете бумажный экземпляр в заранее настроенном дизайне),
   • обсуждения (здесь вы можете увидеть все комментарии, оставленные исполнителями проекта договора в процессе его согласования).

5. Добавить файлы – непосредственно документы для согласования — во вкладке «Создать» можно с помощью drag-and-drop. Соседняя кнопка «Создать файл» генерирует документ на основании заданного для этой группы документов шаблона, подставляя данные из Справочника по выбранному пользователем на этапе 3 контрагенту. Здесь же пользователь может:
   • добавить этапы задач по документу,
   • связать документ с другим, например, для указания подчиненности (согласование доп. соглашений к основному договору),
   • распечатать журналы по документам.

   

   А на вкладке «ЭЦП и шифрование» любой, кому доступна такая возможность, может подписать документ квалифицированной ЭЦП или зашифровать для защиты данных. Каждый участник может проверить ЭЦП кликом на одноименном пункте этой вкладки.

6. Настройка параметров рабочего процесса. Гибкая настройка маршрутизации («Параметры рабочего процесса») порядка согласования документов позволяет задать любые правила. По умолчанию доступно пять этапов согласования: подготовка проекта, рецензирование, заверение, согласование, утверждение, — вы можете добавить, изменить или удалить часть из них. Вам будет предложено выбрать:
   • тип этапа: внутренний или внешний, тип участников: пользователи или группы, роли из документа, роли из оргструктуры (подразделение / сотрудник / руководители) или роли из «справочного поля» документа;
   • опции, доступные исполнителям на этом этапе согласования: создание новых редакций, разрешение на редактирование файлов, запись подписи в журнал, автоматическое исполнение задач по истечении срока, требование ЭЦП, требование комментария при отрицательном результате;
   • длительность этапа для каждого участника;
   • порядок выполнения задач на этапе (если участников несколько – параллельное либо последовательное согласование);
   • условия прерывания процесса (то есть условия возврата на доработку автору): без прерывания, если 1 участник отклоняет задачу, все отклоняют или если один отклоняет – ожидать решения от всех;
   • переход по окончанию этапа: при положительном и отрицательном результате, с возможностью зацикливания процесса.

   Помимо этого в настройке параметров рабочего процесса по согласованию вы можете:

   • указать неограниченное количество дополнительных условий при помощи операторов «и», «или». К примеру, можно задать конфигурацию так, чтобы при сумме договора до 1 млн. руб. – в согласовании участвовал главный бухгалтер, а свыше – ком. директор.
   • попросить участников этапа заполнить определенные поля или запустить сторонний рабочий процесс.

   Перечисленные настройки доступны для каждого этапа согласования. Однотиповых этапов может быть несколько.

   

   

Что в свою очередь видят участники процесса согласований?

Участник процесса согласования, отвечающий за один из его этапов, получает уведомления на почту, в трее и в блоке «Новое» рабочего стола в СЭД. При переходе в проект документа пользователь видит те вкладки и поля, которые ему позволено видеть настройками рабочего процесса. Согласующий может прочитать документ и выполнить разрешенные ему действия, а также обязан заполнить требуемые от него на этом этапе поля и поставить согласующую подпись, выбрав один из вариантов: согласен, согласен с замечаниями, не согласен, вопрос вне компетенции или переназначить. При выборе каждого из вариантов активируются требуемые рабочим процессом поля, например, поле комментария или ввода суммы договора. В случае переназначения, то есть делегирования задачи согласования появляется поле выбора сотрудника, ввода комментария, а также опция выбора последующих действий: вернуть на проверку или перейти к следующему этапу без проверки делегировавшим лицом. Как и любое действие по согласованию, процесс делегирования и его атрибуты заносится в журнал согласования, с которым может ознакомиться любой из участников процесса.

Значения утверждающей подписи различаются в зависимости от типа этапа, например, для задачи «Утверждение» опции выбора будут иными, а именно: утверждено, отклонено, вне моей компетенции и переназначить.

После того, как проект документа сменил свой статус на «Утверждено», он поступает на автоматическую регистрацию (можно и вручную), при этом меняется номер, то есть документ из статуса проекта переходит в статус зарегистрированного, появляются новые подвкладки (настраивается), и в подвкладку «Файлы» выносится утвержденная версия документа.

Видеоверсия обзора:

Аналогичным образом происходит работа и в приложениях: на iPad и Windows-планшетах, а очень скоро и на Android (следите за нашими анонсами в блоге).

Спасибо что прочитали, ждём ваши комментарии.