Решил я поискать работы Sci-Fi-художников прошлого и настоящего, которые рисовали реактивные ранцы. Нашел группу в ВК «Музей будущего», а там — 15 000 фотографий. Пришлось пересмотреть все вручную, навыбирал несколько десятков с джетпакоподбными аппаратами, а потом задумался, а как же бедные фотографы? Или прочие товарищи, которые работают с тоннами фото/аудио/видео, да еще не в одиночку, а командами, удаленно и пр и пр.
Поспрашивал у знакомых фотографов — они пользуются эдаким миксом лайтрума, гуглдрайва и съемных жестких дисков. Говорят, полный ад.
Поинтересовался у знакомой, которая коммьюнити-менеджер русскоязычного сообщества игр крупной компании в гейм-индустрии на букву «B». Им нужно каталогизировать и искать среди огромного количества аудио- и видео-материалов. Создают много трейлеров к видео, game captures, звуковых эффектов, музыки. Куча файлов, относящихся к разным проектам, которые нужно побороть для дальнейшего кросс-проектного поиска. Не столько важно быстро находить, сколько находить в принципе.
Спросил ещё у архитекторов, у которого в базе 120 000 фоток объектов, как они живут с этим.
Оказывается вся эта область называется digital asset management. Вот список с рейтингами 30+ решений для управления цифровыми ресурсами (англ).
К цифровым ресурсам (digital asset) может относятся любой цифровой файл, и они обычно используются творческими и маркетинговыми командами. Программное обеспечение для управления цифровыми ресурсами помогает организовывать, классифицировать, искать, извлекать и архивировать цифровые файлы, такие как изображения, документы, творческие файлы, аудио и видео клипы.
Менеджер цифровых ресурсов может поддерживать сложные процессы приема, документирования, каталогизации, редактирования, поиска, обработки и управления цифровым контентом и мультимедиа.
Что такое софт для управления цифровыми ресурсами
Типичные возможности этого программного обеспечения — хранение ресурсов в облаке, поиск, совместное использование ресурсов и управление брендом. А так же архивирование и резервное копирование, автоматизация рабочего процесса, отслеживание использования и электронную коммерцию. Можно размещать водяной знак на ваших цифровых ресурсах, таких как изображения, для защиты авторских прав — распространенная проблема в творческой индустрии. Программа также запускается и позволяет устанавливать параметры, которые предоставляют доступ только определенным пользователям.
Существует несколько типов этих программ, основанных на функциональности:
- система, которая управляет ресурсами библиотеки,
- система, которая управляет ресурсами бренда,
- система, которая управляет ресурсами в облаке,
- и система, которая управляет производственными ресурсами.
ПО облегчает планирование управления всеми этапами жизненного цикла цифрового ресурса.
Типы ПО для управления цифровыми ресурсами
Каждый из этих типов ориентирован либо на оперативное использование, либо на творческое производство. Тип творческого производства является высокотехнологичным и обычно сложным в использовании, в то время как рабочий тип удобен для пользователя и позволяет им в любое время получить доступ к ресурсам.
- Система управления библиотечными ресурсами: она сосредоточена на хранении и извлечении огромного количества медиаресурсов, которые не часто меняют свой размер.
- Система управления ресурсами бренда: она фокусируется на повторном использовании контента, используемого в продажах и маркетинге материалов. Они включают изображения продуктов, рекламные материалы и логотипы.
- Система управления производственными ресурсами: она сосредоточена на хранении, организации и пересмотре контроля цифровых носителей, которые часто меняются.
- Система управления маркетинговыми ресурсами: она управляет всеми маркетинговыми ресурсами, такими как маркетинговые планы, цифровые файлы, руководящие принципы бренда и другие маркетинговые ресурсы.
- Система управления цифровым контентом: она управляет всеми цифровыми ресурсами имеет возможность встраивать контент на веб-сайты.
- Система управления медиа ресурсами: она управляет большими файлами аудио и видео контента.
Основные функции
- Загрузка ресурсов: эта функция предоставляет пользователям отличную платформу для загрузки отдельных файлов или даже тысяч файлов в пакетном режиме. Функция также имеет возможность извлекать метаданные во время процесса загрузки.
- Управление ресурсами: оно состоит из нескольких инструментов, идеально подходящих для управления цифровыми ресурсами, преобразования файлов, редактирования метаданных, управления версиями и управления цифровыми правами. Инструменты, предоставляемые этой функцией, также помогают повысить безопасность ресурсов, а также упростить их поиск и позволяют делиться ими с другими пользователями.
- Панели мониторинга: отображает различные типы данных о цифровых ресурсах, представлениях, количестве ресурсах, а также выгрузках или загрузках, а также действиях других пользователей. Панели также предлагают превью и уведомления о недавно добавленных ресурсах.
- Поиск: предоставляет пользователям отличную платформу для поиска контента с помощью ключевых слов, дат загрузки, типов файлов, метаданных или с помощью флажков для фильтрации ресурсов. Функция поиска также позволяет автоматизировать тегирование с помощью контролируемых значений метаданных и целевых ресурсов с помощью коллекций и поисков.
- Совместное использование ресурсов: эта функция облегчает совместное использование ресурсов несколькими способами. Способы включают в себя код для вставки, электронную почту, поделиться через социальные сети или прямые ссылки для скачивания. Функция совместного использования ресурсов также облегчает совместное использование ресурсов через страницу загрузки с помощью предварительного просмотра.
- Управление версиями ресурсов: предоставляет инструменты, позволяющие публиковать контент в Интернете. Инструменты позволяют автоматически обрезать и изменять размеры цифровых ресурсов и вставлять их на любую веб-страницу, получать представление об использовании вашего ресурса с помощью карты географического местоположения и URL-адресов с встраиваемыми кодами.
- Управление именами файлов: предоставляет отличную платформу для выявления дубликатов файлов, сохранения значений метаданных для каждой версии ресурса и контроля версий ресурсов с помощью встроенных кодов.
- Управление ролями и разрешениями: оно позволяет вам контролировать доступ к вашим цифровым ресурсам, устанавливая роли пользователей и уровни разрешений.
Выгоды использования софта по управлению Data Asset
- Улучшает совместную работу и доступ к критически важным ресурсам: предоставляет инструменты, облегчающие взаимодействие между пользователями. Это также упрощает доступ к критически важным ресурсам, поскольку все пользователи с разрешения имеют возможность мгновенно загружать ценные материалы, как только они становятся доступными.
- Устраняет избыточность рабочего процесса: эта программа предоставляет вам центральный контроль, который помогает упростить общение и гарантирует, что все участники команды находятся на одной странице одновременно. Благодаря этому программное обеспечение снижает неэффективность и значительно снижает вероятность дорогостоящего дублирования рабочего процесса.
- Ускоряет творческие и производственные циклы. Инструменты, предоставляемые этим программным обеспечением, помогают вашей команде быстро создавать и повторно использовать цифровые ресурсы, а также обеспечивают более плавный рабочий процесс и одобрение. Программное обеспечение также дает вам конкурентное преимущество в ваших производственных циклах по сравнению с другими компаниями.
- Устраняет стоимость потерянной или неуместной работы. Одна из основных проблем при работе с цифровыми ресурсами — их потеря. Это было обычным делом, так как стало легче проектировать качественные цифровые ресурсы. С помощью этой системы предприятия творческой индустрии имеют отличную платформу для устранения затрат, связанных с потерей ценных ресурсов, благодаря тому, что их легко найти.
Тренды в области Data Asset
- Искусственный интеллект: ИИ берет на себя все аспекты бизнеса. В этом программном обеспечении искусственный интеллект заменит ручной труд сотрудников. Технология, предоставляемая искусственным интеллектом, позволит программному обеспечению автоматически сканировать контент и создавать соответствующие теги метаданных. Таким образом, это позволит бизнесу быстро находить то, что ему нужно, экономя часы организации ресурсов.
- Автоматизация и использование алгоритмов машинного обучения: это позволит ПО для управления цифровыми ресурсами рекомендовать конкретные задачи в рамках действия или кампании. Алгоритмы машинного обучения также позволят программному обеспечению извлекать из системы более подходящие ресурсы, извлекая уроки из данных и моделей использования.
- Управление метаданными: благодаря новейшей технологии ПО для управления цифровыми ресурсами будет иметь возможность прогнозировать ассоциации между цифровыми ресурсами и, следовательно, позволит программному обеспечению автоматически предлагать варианты метаданных.
Критерии выбора
- Программное обеспечение как услуга (SaaS): у вас может быть компьютер, на котором недостаточно места, чтобы освободить место для постоянно растущих файлов. Поэтому рассмотрим программное обеспечение, которое позволяет хранить файлы онлайн, а не локально (SaaS). Программное обеспечение, как правило, должно предоставлять вам облачную систему хранения.
- Совместная работа и обмен. Выбранное вами программное обеспечение должно позволять пользователям просматривать и комментировать ваши проекты. Разрешение пользователям просматривать ваши документы и оставлять комментарии к ним жизненно важно для совместной работы и совершенствования.
- Удобные функции: Ваш идеальный выбор для этой программы должен быть удобным для пользователя, поскольку это означает, что вам будет легко научить других, как легко и эффективно использовать программное обеспечение. Программное обеспечение с функциями сторонних интеграций также облегчает жизнь ваших пользователей.
- Доступность системы поддержки. Выбранное вами программное обеспечение должно иметь службу поддержки. Служба поддержки идеально подходят для ответов на острые вопросы ваших пользователей. Служба поддержки также предлагает специализированное обучение для ваших сотрудников, чтобы расширить их знания об использовании программного обеспечения.
Кейс Jetpack
Задача: найти картины художников с реактивными ранцами, собрать в одном месте.
Решение: есть хороший паблик в ВК «Музей Будущего», 217 альбомов, 16 000 фотографий. За полдня «вручную» пересмотрел все фотографии и выбрал из них 53, оформил подборку в альбом.
Кейс архитектурной компании
Организация цифрового архива архитектурной компании
Проблема:
- 120 000 фотографий, которые хранится на файловом сервере и организованы по папкам
- Поиск необходимых файлов для маркетинговых проектов занимает неоправданно большое количество времени
- Маркетологи ищут файлы, кликая по папкам. К некоторым файлам присвоены ключевые слова в Windows Explorer, но поиск по тегам в Windows Explorer нерезультативный
- Маркетологи копируют файлы из общего хранилища себе на ПК, чтобы не искать из повторно, тем самым создавая дубликаты и захламляя свои ПК
Задача:
- Создать централизованное место хранения и поиска файлов
- Найти софт, который мог бы эффективно организовать архив путем присвоения различных тегов (ключевые слова, места, проект и т.д.)
- Софт должен распознавать теги, которые уже содержатся в файлах
- Импортировать файлы по ссылкам (= не хранить оригинальные файлы в программе), чтобы не создавать дубликаты и не выделять дополнительное место для хранения 120К+ файлов
- Распознавать имеющиеся дубликаты файлов
- Многопользовательский доступ
Решение: Daminion
- Импортирует файлы по ссылкам, сохраняя файловую структуру. При необходимости во время или после импорта файлы можно реорганизовать — переименовать, переместить в другие папки, создать новую папочную иерархию, например, организовав файлы по годам, месяцам и дням.
- В программе есть около 50 дефолтных тегов для организации архива (ключевые слова, категории, место, проекты, авторские права, название, описание и тд), но также есть возможность создавать пользовательские теги для более детальной организации. Например, мы создали пользовательские теги Project Type, Building Type и Building Sector
- Программа распознает теги, которые уже содержатся в файлах. С самого первого дня можно использовать эти теги для поиска файлов, продолжая процесс тегирования архива. Очень удобно искать файлы по дате создания, так как она подтягивается из метаданных файла. Если маркетологам нужен файл в определенном разрешении или определенного размера, его очень просто найти в Daminion (например, найти фото квартиры размером больше 1000 Кб)
- Многопользовательский доступ — пока несколько человек тегируют архив, другие могут заходить в каталог и искать файлы
- Распознает дубликаты файлов
- Полностью русифицирован. При желании можно сменить язык на русский
Итог
Наряду с 30-ю платными решениями есть 4 бесплатных варианта — Google Photos, Apple iCloud Photos, XnView Mp, darktable, можно выбирать среди продуктов наиболее подходящий под текущие задачи. Прошерстив разок 16 000 фоток, я уже больше не хочу совершать такие подвиги и если мне бы пришлось каждый день с этим работать, наверняка выбрал бы себе какую-то автоматизацию. У кого есть опыт работы с управлением цифровыми активами (грабли, лайвхаки, инсайты) — делитесь в комментариях.
Автор: Алексей JetHackers Стаценко
