Электронная подпись: страшно удобно или удобно, но страшно?
Надоело подписывать документы в бумажном виде? Вроде уже давно электронная подпись введена, а все равно страшно. С бумагой как-то надежнее. Или нет?
Что такое электронная подпись?
Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).
Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.
Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.
Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?
Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).
Какие есть виды подписи и электронной подписи?
Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.
Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.
Что такое простая электронная подпись?
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Может ли e-mail быть простой электронной подписью?
Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).
Какие есть еще виды простой электронной подписи?
Пароль и логин от аккаунта в интернет-сервисе.
Что такое ключ электронной подписи?
Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.
При каких условиях действует электронная подпись?
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:
— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Какие условия нужно предусмотреть в соглашении об использовании простой электронной подписи?
Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:
- в договоре должно быть указано, что электронный документ сопровождается электронной подписью;
- Соглашение об использовании электронных подписей (далее – Соглашение) можно включить в договор или сделать его отдельным соглашением о применении электронных подписей;
- в Соглашении нужно предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ, чтобы можно было точно сопоставить электронную подпись и конкретное лицо – сторону договора;
- в Соглашении нужно предусмотреть обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (хранить пароль, не передавать третьим лицам и т.д.), а в случае утери пароля или доступа к электронному адресу почты немедленно сообщить другой стороне. До получения такого сообщения все исходящие от утратившей доступ к почте стороны будут считаться по-прежнему ее электронной подписью.
Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?
Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.
Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
Заменяет ли простая электронная подпись печать?
К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.
Можно ли отказаться от использования печати? Вроде Медведев отменил печать?
Да, можно.
Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?
Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).
Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?
Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.
Пример формулировки
Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.
В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов. На самом деле можно пользоваться и общедоступными бесплатными почтовыми сервисами, но с корпоративного адреса заключение договора выглядит действительно более логичным.
Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Можно ли заключить договор в Skype, WhatsApp, Viber, Telegram и т.д.?
Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон. А значит, будет повод усомниться в достоверности данных сообщений. В таких случаях можно прибегнуть к дублированию сообщений по электронной почте.
А что я в налоговую буду представлять – компьютер ваш или пароль от почты? (вы уже поняли, что вопрос из бухгалтерии)
Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).
Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).
В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.
А можно еще удобнее? Можно!
Поскольку достоверность электронной почты каждой из сторон все-таки при определенных условиях можно поставить под сомнение, не лучше ли будет размещать договор на ресурсе третьего независимого от сторон лица? А договор подписывать электронной подписью не в виде e-mail, а логином и паролем для входа в аккаунт пользователя интернет-сервиса. Такой вид электронной подписи прямо предусмотрен ФЗ «Об электронной подписи» (п.2 ст. 5 Закона об электронной подписи).
Такие решения уже есть, например, на сайте fl.ru и в сервисе «Контракты» Арбитража WebMoney. Сервис дает возможность пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи.
А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?
Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.
- Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
- При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
- Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
- Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
- Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
- Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
- Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
- Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»
(с) Кирилл Митягин
Автор: ФрешДок
