Запуская корпоративный портал у себя в компании, я подумал о том, а какие собственно его возможности мне интересны. Действительно, если описывать все, что могут современные порталы, не хватит места и на великой китайской. С другой стороны, мы все прекрасно знаем, что большинство сотрудников использует лишь 15-20 % от этих возможностей.
Как же сфокусироваться именно на тех функциях порталов, которые покрывают потребности большинства пользователей? Очевидно, что потребности менеджера по персоналу и ИТ директора при работе с системой будут отличаться кардинально. Поэтому я выделил несколько групп пользователей, описал наиболее характерные для них потребности и, исходя из этого, выбрал подходящее решение.
Сразу оговорюсь, вопросы стоимости владения порталом, длительность проекта внедрения и отказоустойчивости системы выходят за рамки этой статьи. Я постараюсь описать их в следующих постах в ближайшее время.
Исходя из принципов работы с порталом, я выделил следующие группы пользователей:
- обычные пользователи;
- менеджеры по персоналу;
- менеджеры по коммуникациям и связям;
- ИТ-специалисты;
- топ-менеджеры, руководители подразделений.
Теперь опишем ключевые потребности для каждой из выделенных групп (если потребность характерна для нескольких групп, например быстрый поиск информации, она будет описана в первой из этих групп):
- Для обычных пользователей характерны следующие потребности:
- быстрый поиск требуемой информации (шаблоны документов, рабочие инструкции, регламенты и СТП, документы к тендерам и др.);
- автоматизация рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.);
- обмен информацией друг с другом (сообщения, фото с отпуска, фото новой машины, обсуждение новостей и событий и др.);
- информация о поступлении/наличии книг и/или периодических изданий в библиотеку компании, доступ к электронным версиям книг и/или периодических изданий (новости о поступлении, каталог книг и журналов, сколько экземпляров у кого находится, краткое описание, комментарии пользователей).
- Для менеджеров по персоналу характерны следующие потребности:
- опросы и анкетирование сотрудников компании (удобный механизм подготовки опросных листов и анкет, автоматическая рассылка выбранной группе пользователей, простой механизм заполнения анкет и опросников, предварительная обработка результатов);
- архив организационно-правовых документов (должностные инструкции, положения об отделе, организационная диаграмма);
- информированность и/или адаптация новых сотрудников (электронная экскурсия по компании, перечень социальных объектов: музей, столовая или где можно пообедать, санчасть, профсоюз — где находится, режим работы, образцы заявлений. По каким вопросам к кому обращаться, например, что делать, если забыл пропуск? и др.);
- динамика численности (средства визуализации принятых и уволенных сотрудников в разрезе возраста, профессии, подразделения и др.);
- фотография рабочего дня (удобный механизм заполнения справочника функций по профессиям/должностям, простой механизм заполнения фотографии рабочего дня, возможность нормирования функций, предварительная обработка результатов).
- Для менеджеров по коммуникациям и связям характерны следующие потребности:
- информирование сотрудников компании (о мероприятиях, в которых участвует компания, о новых видах продукции и услугах — ориентация всех сотрудников компании на конечный результат);
- оценка внутрикорпоративных настроений (сбор и обработка мнения сотрудников компании о социальных условиях, качестве питания, о кадровых перестановках и др.);
- внутренние маркетинговые кампании (сбор и обработка мнения сотрудников компании о новых выпускаемых товарах и услугах и др.);
- сбор информации об увлечениях сотрудников компании (внутренних ценностях, мотивации).
- Для ИТ-специалистов характерны следующие потребности:
- удобный механизм обработки заявок в тех.поддержку (принцип одного окна, интеграция с существующими helpdesk системами — если они есть, информирование пользователей об изменении статуса заявки, статистическая обработка результатов);
- удобная адресная книга с возможностью быстрого поиска ФИО, должности, телефона и места расположения любого пользователя (в том числе с отображением на карте);
- анализ и отображение статистики количества обращений в службу тех поддержки, интернет трафика, телефонной связи и печати.
- организация единой точки доступа ко всем информационным системам компании;
- вывод с камер видеонаблюдения.
- Для руководителей и топ-менеджеров характерны следующие потребности:
- анализ информации (предварительная обработка и визуализация любой доступной информации — финансовых показателей, коммерческой информации, количества сбоев и аварий на производстве, текучесть кадров и др.);
- обратная связь с сотрудниками компании (возможность узнать мнение сотрудников компании по любому вопросу напрямую);
Причем для того, чтобы потребности не были мной надуманы, я выбрал экспертов из каждой группы и попросил их предложить свои варианты.
Эту процедуру полезно делать всем кто стоит перед выбором корпоративного портала. Тем самым закрываем сразу несколько вопросов: определяем основных заказчиков/потребителей портала у себя в компании, находим союзников при внедрении, формируем команду внедрения и вовлекаем их в проект с нулевой стадии, четко формулируем основные потребности и при выборе поставщика просим показать, а как обозначенные задачи реализованы в предлагаемом им решении.
P.S. Группы пользователей и потребности могут отличаться для каждой компании.
P.P.S. Буду благодарен если кто-то еще поделится потребностями и задачами решенными при помощи корпоративного портала.
Автор: oleg20014
