Альберт Эйнштейн писал, что безумие делать одно и то же, и каждый раз ожидать разного результата. Очевидно, справедливо и обратное: для достижения результата необходимо опробовать разные подходы и получить бесценный опыт, который, как известно, “сын ошибок трудных”.
Адаптация нового программного продукта в компании – дело непростое, как может показаться на первый взгляд. Здесь нужен и соответствующий опыт и особый подход. Вполне типична ситуация, когда такая инициатива наталкивается на стену непонимания сотрудников, которые не желают пробовать что-то новое. Большинство просто боится перемен! Даже если, в результате, работа может стать легче и приятнее.
Какой же выход? Ведь оптимизировать работу рано или поздно все равно придется, чтобы не остаться за бортом, и лучше это сделать раньше, чтобы максимально использовать конкурентные преимущества.
Давайте рассмотрим условия, при которых сотрудники сами бы выступали сторонниками такой интеграции, а не делали это по приказу сверху. Итак, в первую очередь следует:
- Наладить контакт с коллегами
Развертывание программного продукта не должно происходить исключительно по воле руководства. Это, в большинстве случаев, обречено на провал. Люди должны понимать, какие преимущества новое решение им даст и что в результате они получат. Необходимо анализировать различные мнения, и на основании них выстраивать стратегию поведения. Если сотрудникам не совсем ясно для чего затевается весь этот процесс, стоит рассказать, какие преимущества обеспечит продукт и в чем выражается польза конкретно для каждого из них. Тесный контакт очень важен для эффективной командной работы и напрямую влияет на успешность интеграции.
Я отлично помню время, когда у нас в компании все общались посредством ICQ (да-да, через фактически забытую уже “аську”). Но в какой-то момент руководство решило, что это не достаточно безопасно и следует перевести всех на Jabber c настройкой собственного сервера для безопасного обмена информацией. Сотрудники сначала сопротивлялись, но когда провели наглядный ликбез и всем стало понятно, что речь идет об информационной безопасности компании, осознали, что это единственно верный вариант.
- Ставить четкие цели
Программная автоматизация как дань моде – бессмысленная трата денег и времени. Надо четко осознавать, какую проблему призван решать данный конкретный продукт и каким образом. Иначе вы просто не сможете массово использовать его на постоянной основе.
Из-за жесткой конкуренции в своей сфере, компания Harsh International, ведущий производитель оборудования для подачи кормов животным, вот уже на протяжении более 70 лет постоянно прибегает к инновационным идеям, чтобы выделиться среди конкурентов. Последней крупной задачей было развертывание системы автоматизированного проектирования (САПР) на базе Solid Edge от Siemens, которая позволила при помощи 2D и 3D моделей быстро менять исходную конструкцию оборудования исходя, из запросов заказчика. В результате компания прочно заняла нишу сложных, индивидуальных проектов, недоступных для большинства конкурентов.
- Осознанно выбирать решение
Обычно поставленную цель можно достичь разными способами и существует множество программных альтернатив. Здесь важно не растеряться и не запутаться. Самый оптимальный вариант выбора: с точки зрения конечного пользователя. От того, насколько понятно и удобно пользоваться системой во многом зависит эффективность такого проекта.
- Обучать работе с продуктом
Какой бы легкой и интуитивно понятной ни была система, всегда нужна четкая инструкция для ее использования. Не лишним будет создать регламент работы в ней, с которым следует ознакомить каждого сотрудника. Кроме того, можно заказать консультацию специалиста: в большинстве случаев она стоит сравнительно недорого и окупится с лихвой.
По данным ассоциации ATD (The Association for Talent Development), в 2013 году в США организации тратили в среднем 1208$ в год на сотрудника для обучения и развития персонала. При этом 2/3 бюджета уходило на внутреннее обучение. В России этот показатель пока намного скромнее — в 2012 году средние расходы компаний составляли соответственно 9 900 рублей на сотрудника в год (что по средневзвешенному курсу доллара США за 2012 год составляло 318$), но при этом инвестиции в обучение персонала растут гораздо быстрее в России, чем в США (+30% против скромных +1%).
- Отслеживать регулярность использования
Мало развернуть IT-систему на предприятии, надо еще и создать предпосылки для ее регулярного использования. Если это инструмент, без которого невозможно представить работу того или иного сотрудника, то здесь не требуется много усилий, чтобы наладить регулярную активность в нем. Если же программный продукт имеет какую-либо альтернативу (например, CRM и MS Excel, Pyrus и электронная почта, и т.п.), создайте условия, при которых сотруднику будет более комфортно использовать соответствующее решение. Здесь можно пойти на определенные стимулирующие шаги и даже применить метод «кнута и пряника»: к примеру, рассчитывать бонусы лишь по проектам, заведенным в CRM (в нашем случае это amoCRM) или по задачам (в Pyrus), успешно выполненным в срок.
А каков ваш опыт интеграции новых программных продуктов?
Автор: Pyrus
